Module Compliance
- Lango: Language and translation manager
Dit artikel gaat over het gebruik van deze module als applicatiebeheerder, voor meer informatie over hoe je de concepten in deze module kunt gebruiken als gebruiker (bijvoorbeeld details over hoe je een object kunt maken), zie de gerelateerde module in het gedeelte Gebruikers van deze kennisbank: Users
1. Waar gaat deze module over
De module Compliance is ontworpen om het effectieve beheer van wetgevingsdocumentatie voor gebouwen en onderdelen van gebouwen (bedrijfsmiddelen) te vergemakkelijken, zodat ze aan de wet- en regelgeving voldoen. In de kernfunctionaliteit biedt de module toegang tot standaardwetgeving (op dit moment is alleen de Nederlandse wetgeving beschikbaar, maar het is ook mogelijk om je eigen set voorschriften te maken) met betrekking tot gebouwen en onderdelen van gebouwen.
De volgende delen gaan dieper in op enkele kernconcepten van deze module:
1.1 Wetgeving
Een wetgevingsobject bestaat voornamelijk uit een PDF-document met de details van de wetgeving en een lijst met documenttypes die nodig zijn om aan deze wetgeving te voldoen. Een voorbeeld is de 'Lift' wetgeving met 8 documenttypes. Enkele voorbeelden van documenttypes zijn:
Inspectierapport' dat elke 3 maanden nodig is
Logboek beschikbaar' dat eenmaal nodig is
De wetgeving als geheel of het specifieke documenttype kan gerelateerd zijn aan een gebouw, een goed of beide. Dit bepaalt welke wetgeving kan worden gekoppeld aan welk type object (gebouw, bedrijfsmiddel of beide) en voor welke documenttypen de wetgevingsdocumenten automatisch worden gegenereerd.
1.2 Gebouwen en activa
De compliance module is gericht op het naleven van regels en voorschriften voor gebouwen en bouwelementen, daarom is het gebruik van de modules 'Gebouwen en gebieden' en 'Activa' altijd nodig in combinatie met de compliance module.
1.3 Wetgeving koppelen
Gebouwen en bedrijfsmiddelen hebben beide een tabblad 'Compliance', dat wordt gebruikt om de relevante wetgevingsobjecten te koppelen aan het specifieke gebouw of bedrijfsmiddel. Het is mogelijk om meerdere wetgevingen te koppelen aan één gebouw of bedrijfsmiddel.
Als een wetgeving is gekoppeld aan een gebouw of bedrijfsmiddel, worden de relevante documenttypes automatisch gegenereerd als wetgevingsdocumenten, gerelateerd aan het gebouw of bedrijfsmiddel.
Het tabblad Compliance voor gebouwen wordt automatisch ingeschakeld bij het activeren van de compliance module. Voor bedrijfsmiddelen moet de gebruiker via een Ja/Nee-veld aangeven of het bedrijfsmiddel in aanmerking komt voor compliance. Als compliance van toepassing is voor het specifieke bedrijfsmiddel, wordt het tabblad Compliance zichtbaar.
Als de klant bijvoorbeeld ook de reserveringsmodule gebruikt, vallen de te reserveren bedrijfsmiddelen mogelijk niet onder de compliance (bijv. Beamers, laptops, enz.).
Codes gebruiken
Het koppelen van wetgevingsobjecten aan een gebouw of bedrijfsmiddel kan worden gedaan door de hele lijst met wetgevingen te doorzoeken, maar in de context van bedrijfsmiddelen is het ook mogelijk om een code te koppelen (op het tabblad Compliance). Deze wordt gebruikt als filter bij het koppelen van wetgevingsobjecten aan het object (alleen wetgevingsobjecten die gerelateerd zijn aan de code via het wetgevingsobject of het bovenliggende wetgevingsobject worden getoond).
Voor de Nederlandse wetgeving wordt de code gebruikt voor de NL-SfB codes. De lijst met NL-SfB-codes kan worden gegenereerd via de navigatiemenuoptie Compliance -> Compliance codes.
Suggesties voor wetgeving
Als er codes zijn gekoppeld aan de bedrijfsmiddelen, is het ook mogelijk om de functionaliteit 'Wetgevingssuggesties' te gebruiken. Deze functionaliteit suggereert automatisch toepasselijke wetgevingsobjecten voor elk van de relevante bedrijfsmiddelen op basis van de code. Wetgevingssuggesties worden alleen gegenereerd als het object nog geen gekoppeld wetgevingsobject heeft. Als er meer dan één wetgevingsobject van toepassing kan zijn op basis van de code, moet de gebruiker een keuze maken.
1.4 Wetgevingsdocumenten
Zodra een wetgevingsobject is gekoppeld aan een object (gebouw of bedrijfsmiddel), worden wetgevingsdocumenten gegenereerd in de context van dit object, één voor elk van de documenttypes die zijn gerelateerd aan het wetgevingsobject. Dit wetgevingsdocumentobject is het object dat wordt gebruikt om het eigenlijke document te uploaden (bijv. een inspectie van een lift) en om de nalevingsstatus voor dit object en documenttype bij te houden.
1.4.1 Wetgeving documenteert workflowproces
De volgende stappen beschrijven het proces van het wetgevingsdocument op een hoog niveau. Zie Compliance gebruikershandleiding voor een meer gedetailleerde beschrijving.
Oorspronkelijke referentiegegevens registreren
Voor elk nieuw wetgevingsdocument moeten in de eerste stap de eerste referentiegegevens worden gespecificeerd. Deze datum is meestal de bouwdatum of de datum waarop het object in productie is genomen. De initiële referentiedatum en de voorwaarden voor het documenttype worden vervolgens gebruikt om de initiële vervaldatum van het wetgevingsdocument te berekenen. Deze voorwaarden bepalen onder andere of een document maar één keer nodig is, wanneer het eerste document nodig is, wat de frequentie van het document is, enz. Als een document onmiddellijk nodig is en er nog geen document is geüpload, zal de vervaldatum waarschijnlijk overeenkomen met de oorspronkelijke referentiedatum.
Document uploaden
Als het wetgevingsdocument is verlopen of bijna is verlopen, moet er een nieuw document worden geüpload. Dit document is meestal een nieuw certificaat of bewijs van inspectie. De uitvoeringsdatum van de inspectie moet worden opgegeven en wordt gebruikt om de nieuwe vervaldatum van het wetgevingsdocument te bepalen. De nieuwe vervaldatum wordt gegenereerd als er geen resterende punten zijn en er geen goedkeuring nodig is. Als een wetgevingsdocument moet worden goedgekeurd, wordt dit standaard bepaald in het documenttype, maar kan worden afgeweken van het wetgevingsdocument zelf.
Conform of verlopen
Op basis van de vervaldatum zal het wetgevingsdocument automatisch compliant worden of (als de vervaldatum in het verleden ligt) vervallen. Om te voorkomen dat wetgevingsdocumenten vervallen, kunnen de nalevingsoverzichten worden gebruikt om alle wetgevingsdocumenten te controleren en indien nodig nieuwe documenten (versies) te uploaden.
Overzichten Compliance
Er zijn verschillende overzichten en dashboards beschikbaar om alle relevante compliance-onderwerpen bij te houden. Het overzicht met compliancetaken toont de wetgevingsdocumenten waarvoor een taak moet worden uitgevoerd. Ofwel het registreren van de initiële referentiedatum, het uploaden van het initiële document, het uploaden van een nieuwe versie om compliant te blijven, wetgevingsdocumenten die goedgekeurd moeten worden, enz.
Het compliance-overzicht bestaat uit meerdere onderdelen met alle relevante informatie en is te vinden via het tabblad Startboard en het navigatiemenu.
1.5 Andere relevante opties
Om gebruikers te helpen grip te krijgen op de hele lijst van wetgevingsdocumenten en op tijd gewaarschuwd te worden voor nieuwe versies die nodig zijn. Er zijn twee instellingen beschikbaar op het niveau van wetgevingsdocumenten, die het vermelden waard zijn:
Vervaldatum herinnering: Dit geeft aan hoe lang voor de vervaldatum dit wetgevingsdocument wordt weergegeven in de wetgevingsoverzichten als een taak om een nieuwe versie te uploaden. Standaard staat dit op 30 dagen, maar dit kan per wetgevingsdocument worden aangepast.
Extra herinneringsdatum: Per wetgevingsdocument kan een extra herinneringsdatum worden ingesteld, waardoor het wetgevingsdocument vanaf deze datum in het nalevingsoverzicht wordt weergegeven. Bijvoorbeeld als een document maar één keer nodig is, maar er toch geadviseerd wordt om na x jaar een nieuwe versie te uploaden.
2. Automatisch e-mails verzenden in de workflow(s)
Er worden geen e-mails verzonden via de workflow. Alleen een wekelijkse automatische e-mail met een lijst van openstaande Compliance-taken wordt automatisch verzonden naar gebruikers met de systeemgroep FMB-G149 Compliance-taken.
3. Aanvullende informatie over deze module
Meer informatie over de module Compliance is te vinden in de volgende gerelateerde artikelen:
Voor een (eind)gebruikershandleiding, zie: Compliance module voor (eind)gebruikers
Voor meer gedetailleerde implementatie-informatie (inclusief hoe je de module inschakelt, welke systeemgroepen erbij betrokken zijn, gegevensimport en meer informatie over het startbord en de opties in het navigatiemenu) zie: Compliance: Module information and activation