1. Waar gaat deze module over

Met de module Projectbeheer kunnen medewerkers/gebruikers alle (grote of kleine) projecten beheren. Via projectsjablonen kunnen verschillende projecttypes worden aangemaakt met alle relevante projectfasen. Nieuwe projecten kunnen worden aangemaakt vanuit een projectsjabloon met vooraf gedefinieerde projectfasen. Vraag uw projectbudget aan, keur het goed en verdeel het over de verschillende projectfasen en registreer de werkelijke kosten met werkorders die vanuit de projectfasen zijn aangemaakt. Houd de tijdlijn van het project bij via verschillende rapporten en een Gantt-diagram.

In de volgende onderdelen worden enkele kernbegrippen van deze module uitgelegd. Voor een volledig overzicht van het gebruik van deze module zie: Projectbeheermodule voor gebruikers

1.1 Project- en projectfasesjablonen

Met projectsjablonen kunnen gebruikers snel een nieuw project aanmaken op basis van een projectsjabloon met relevante projectfasen die vooraf zijn gedefinieerd. Als een renovatieproject bijvoorbeeld altijd of meestal uit 10 hoofdfasen bestaat en elk van de hoofdfasen 4 subfasen heeft, dan is het een heel gedoe om voor elk nieuw project steeds opnieuw de hoofd- en subfasen aan te maken. Voor dit "type" project kan een projectsjabloon worden gemaakt. Wanneer een nieuw renovatieproject moet worden gemaakt, kan een renovatieprojectsjabloon (met alle projectfasen vooraf gedefinieerd) worden gebruikt om het nieuwe project te maken, waarbij alle project(sub)fasen van de projectsjabloon worden overgenomen naar het nieuwe project.

Het is ook mogelijk om individuele projectfasesjablonen te maken. Deze sjablonen voor individuele projectfasen kunnen worden gebruikt om projectfasen in elk project te genereren.

Belangrijke documenten (bijv. veiligheidsinstructies) kunnen ook worden geüpload en gekoppeld aan de sjablonen. Deze documenten worden ook overgenomen in het gegenereerde project en de projectfasen.

Op een project sjabloon is het mogelijk om project budget goedkeuring aan of uit te zetten. Op deze manier kan de goedkeuring van het projectbudget afwijken van de algemene klantinstellingen voor goedkeuring van het projectbudget.

Gebruikers met de systeemgroep 'Projectsjablonen beheren' (FMB-G157) kunnen project- en projectfasesjablonen aanmaken en beheren. Project- en projectfasesjablonen kunnen worden aangemaakt vanuit:

• Het navigatiemenu 'Projecten

• Het 'dashboard voor projectbeheer

Open

Open

Een nieuw project kan worden aangemaakt vanuit het navigatiemenu 'Projecten' en het 'Dashboard projectbeheer'. Er zijn twee opties om een nieuw project aan te maken:

• Nieuw project (een nieuw leeg project moet handmatig worden ingevoerd)

• Nieuw project van sjabloon (Projectgegevens (naam, beschrijving, enz.), project(sub)fasen en documenten worden automatisch overgenomen van de sjabloon)

1.2 Deelnemers aan het project

Naast de hoofdverantwoordelijke van het project (geregistreerd op het tabblad 'Algemeen' van het project) kunnen extra projectdeelnemers worden toegevoegd via het tabblad 'Team' van het project. Er zijn twee soorten projectdeelnemers die kunnen worden toegevoegd:

• Projectverantwoordelijken: Voeg extra projectverantwoordelijken toe die projectworkflowtaken kunnen uitvoeren, projectbudget kunnen aanvragen, projectdeelnemers kunnen toevoegen, alle projectfasen kunnen beheren, enzovoort.

• Projectdeelnemers: Voeg projectdeelnemers toe die kunnen worden gekoppeld aan projectfasen waardoor ze verantwoordelijk worden voor die projectfasen. De projectdeelnemers kunnen alleen projectfasen bewerken waarvoor ze verantwoordelijk zijn.

1.3 Projectbegroting

Op projectniveau kan het projectbudget worden geregistreerd. Het projectbudget is een schatting van de kosten die nodig zijn om het project succesvol af te ronden. Het omvat alle uitgaven die nodig zijn om de projectdoelen te bereiken, zoals arbeid, materialen, apparatuur, diensten en andere middelen.

Goedkeuring projectbudget mogelijk maken

Goedkeuring van projectbudgetten kan worden ingeschakeld via 'Module-instellingen' → 'Projecten'. De systeemgroep voor goedkeuring van het projectbudget kan worden geselecteerd. Standaard is de systeemgroep '4. Project budget approver' beschikbaar en kan worden toegewezen aan de relevante gebruiker.

De projectsjablonen nemen automatisch de algemene instellingen voor goedkeuring van projectbudgetten over, maar het is mogelijk om van deze algemene instellingen af te wijken. Voor specifieke projectsjablonen kan de goedkeuring van het projectbudget worden uitgeschakeld of door een andere systeemgroep voor budgetgoedkeuring worden gedaan. Een niveau 3-beheerder kan aangepaste systeemgroepen aanmaken onder de systeemgroep '4. Projectbudgetgoedkeurder'. Project budget approver', die vervolgens kunnen worden geselecteerd als systeemgroepen voor projectbudgetgoedkeuring.

Als een nieuw project wordt aangemaakt vanuit een projectsjabloon, dan worden de instellingen voor goedkeuring van het projectbudget van de sjabloon overgenomen naar het nieuwe project. Als een project helemaal opnieuw wordt aangemaakt, worden de algemene instellingen voor goedkeuring van het projectbudget overgenomen naar het nieuwe project.

Projectbudget aanvragen en beoordelen

Via het tabblad 'Budget' van de projecten kan een projectbudget worden aangevraagd door de projectverantwoordelijke(n). Als goedkeuring van het projectbudget is ingeschakeld, moet het aangevraagde projectbudget worden goedgekeurd door een gebruiker uit de vooraf gedefinieerde systeemgroep voor goedkeuring van het projectbudget nadat het project is ingediend.

Nadat het project is ingediend, krijgt de relevante systeemgroep voor goedkeuring van het projectbudget de taak om het projectbudget te beoordelen en het aangevraagde budget goed of af te keuren.

Als een project zich in de uitvoeringsfase bevindt, is het mogelijk dat het oorspronkelijk aangevraagde projectbudget ontoereikend is om het project af te ronden. In dat geval kan een aanpassing van het projectbudget worden aangevraagd.

Het vorige goedgekeurde projectbudget blijft van toepassing totdat de gevraagde aanpassing van het projectbudget is goedgekeurd.

1.4 Projectfasen

Een project bestaat meestal uit een of meer projectfasen. Elke fase heeft zijn eigen taken en doelen die moeten worden voltooid om het hele project succesvol af te ronden. Bekende voorbeelden van projectfasen zijn initiatie, planning, uitvoering, bewaking/beheersing en afsluiting.

Als een nieuw project wordt aangemaakt op basis van een vooraf gedefinieerde sjabloon, dan worden de projectfasen van de sjabloon automatisch overgenomen in het nieuwe project. Extra projectfasen kunnen handmatig worden toegevoegd of kunnen ook worden gegenereerd vanuit de beschikbare projectfasetemplates.

Het goedgekeurde projectbudget kan worden toegewezen aan de verschillende hoofdfasen van het project. Het totale budget dat is toegewezen aan de hoofdprojectfasen mag het goedgekeurde projectbudget niet overschrijden. Het budget dat is toegewezen aan de hoofdprojectfasen kan worden toegewezen aan de subprojectfasen. Het totale budget dat aan de subprojectfasen wordt toegewezen, mag het toegewezen budget van de hoofdprojectfasen niet overschrijden.

Leden van het projectteam (projectverantwoordelijke en projectdeelnemers) kunnen worden toegevoegd als de projectfaseverantwoordelijke. De gebruiker die verantwoordelijk is voor de projectfase kan:

• Voer de details van de projectfase in, zoals de naam, beschrijving, startdatum, einddatum, enz.

• Het budget toewijzen

• Subfasen maken

• Werkorders voor projecten maken

• Documenten en notities toevoegen

De subfasen die worden aangemaakt vanuit de hoofdsubfase waar de gebruiker verantwoordelijk voor is, kunnen ook door deze gebruiker worden beheerd.

Bijvoorbeeld:

• Belangrijkste projectfase → Verantwoordelijk: Gebruiker 1

  • Subfase 1 → Verantwoordelijk: Gebruiker 2

  • Subfase 2 → Verantwoordelijk: Gebruiker 3

    • Subfase 2.1 → Verantwoordelijk: Gebruiker 2

  • Subfase 3 → Verantwoordelijk: Gebruiker 3

Gebruiker 1 kan de hoofdprojectfase, subfase 1, subfase 2, subfase 2.1 en subfase 3 beheren.

Gebruiker 2 kan subfase 1 en subfase 2.1 beheren.

Gebruiker 3 kan subfase 2, subfase 2.1 en subfase 3 beheren.

1.5 Werkorders voor projecten

De feitelijke uitvoering van het werk dat gedaan moet worden om alle projectfasen en het project als geheel te voltooien, gebeurt via werkorders voor projecten. Werkorders voor projecten kunnen worden aangemaakt vanaf het laagste hiërarchische niveau van de projectfasen.

Bij het maken van een werkorder voor een project kunnen de kostenposten worden toegevoegd, kan een interne verantwoordelijke worden toegewezen en kan de aannemer worden geselecteerd.

De werkelijke kosten van de werkorders worden beschouwd als de realisatie van het budget. In het projectfaseoverzicht van het project is direct inzichtelijk wat het toegekende budget was, de realisatie (uit de projectwerkorders) en het resterende budget per projectfase.

Alle werkorders van een project zijn ook zichtbaar op het tabblad 'Werkorders' van het project, zodat je snel een overzicht hebt van alle werkorders van het hele project.

1.6 Werkstroomprocessen

1.6.1 Projectstroomproces

Het volgende deel beschrijft de workflow voor een project vanuit een high-over oogpunt. Raadpleeg de gebruikershandleiding voor een gedetailleerde beschrijving Projectbeheermodule voor gebruikers.

Het project maken en indienen
Een gebruiker kan een nieuw project aanmaken vanuit het niets of op basis van een projectsjabloon. De gebruiker die het project aanmaakt, wordt automatisch ingesteld als hoofdverantwoordelijke (via het overeenkomstige veld op het project). De gebruiker kan de details van het project invoeren (naam, beschrijving, startdatum, einddatum, enz.), een projectbudget aanvragen, projectdeelnemers toevoegen en de projectfasen aanmaken. Zodra het project volledig is ingevuld, kan het project worden ingediend.

Evaluatie projectbudget
Als het aangevraagde projectbudget > 0 is en budgetgoedkeuring is ingeschakeld, moeten de goedkeurders van het projectbudget het aangevraagde budget bekijken. Als het budget 0 is of goedkeuring van het budget is uitgeschakeld, wordt deze stap in de workflow overgeslagen.

De budgetgoedkeurders kunnen het aangevraagde budget goedkeuren of afwijzen. In het geval van een afwijzing moet de budgetgoedkeurder een verplichte reden invoeren waarom het aangevraagde budget wordt afgekeurd. Als het aangevraagde budget wordt afgekeurd, gaat het project terug naar de projectverantwoordelijke om het aangevraagde budget aan te passen en het project opnieuw in te dienen.

Toewijzing van budget en projectfase
Zodra het projectbudget is goedgekeurd, kan het projectbudget worden toegewezen aan alle hoofd- (of bovenliggende) projectfasen. Het budget dat is toegewezen aan alle hoofdprojectfasen mag het projectbudget niet overschrijden. Het budget dat is toegewezen aan de hoofdprojectfasen kan vervolgens worden toegewezen aan alle subfasen (indien van toepassing). Het budget van de subfasen kan nooit groter zijn dan het budget van de hoofdprojectfasen.

Projectdeelnemers kunnen worden toegewezen aan elk van de projectfasen en verantwoordelijk worden voor die projectfase. Projectfaseverantwoordelijken kunnen de projectfasen beheren waarvoor ze verantwoordelijk zijn en kunnen extra subfasen aanmaken en het budget over deze subfasen verdelen.

Na het toewijzen van het projectbudget en het toewijzen van de eerste of belangrijkste projectfasen aan de verantwoordelijke gebruikers, kan het project van start gaan.

Verzoek om budgetaanpassing
Als het projectbudget ontoereikend is, kan de projectverantwoordelijke een budgetaanpassing aanvragen. De projectverantwoordelijke ziet het reeds goedgekeurde budget en kan een nieuw budget invoeren en het verzoek tot budgetaanpassing bevestigen. De budgetgoedkeurder moet deze budgetaanpassing bekijken en kan de budgetaanpassing goedkeuren of afwijzen.

Terugtrekken
Als het project per ongeluk wordt gestart of als het project moet worden aangepast, kan het gestarte project worden teruggetrokken.

Het project afhandelen en afsluiten
Het project is in uitvoering. Alle projectdeelnemers moeten de projectfasen afhandelen waarvoor ze verantwoordelijk zijn en kunnen werkorders aanmaken om het werk met betrekking tot de projectfase toe te wijzen aan de relevante gebruikers of leveranciers.

Het project kan worden afgesloten zodra het project is afgerond en alle projectfasen zijn voltooid.

1.6.2 Projectfase workflowproces

De projectfasen hebben ook een workflow, maar deze workflow wordt alleen gebruikt om onderscheid te maken tussen open en gesloten fasen. Het percentage voltooid van een projectfase kan handmatig worden ingevoerd. Je kunt de projectfase sluiten via een knop, waardoor de projectfase automatisch op 100% wordt gezet.

1.6.3 Workflowproces projectwerkorders

Het volgende deel beschrijft de workflow van een werkorder voor een project vanuit een high-over oogpunt. Raadpleeg de gebruikershandleiding voor een gedetailleerde beschrijving Projectbeheermodule voor (eind)gebruikers.

Een werkorder voor een project maken
Vanuit een projectfase kan een nieuwe projectwerkorder worden aangemaakt. De naam van de projectfase wordt automatisch overgenomen in de nieuwe projectwerkorder. De gebruiker kan generieke items toevoegen met geplande hoeveelheden en prijzen.

Werkorders voor projecten kunnen alleen worden aangemaakt vanaf het laagste niveau van projectfasen.

Werkorders voor projecten indienen of direct doorsturen
Nadat de werkorder van het project volledig is ingevuld, kan de werkorder worden ingediend of direct worden doorgestuurd naar de aannemer.

• Als de aannemer nog niet is bepaald bij het aanmaken van de werkorder, kan de werkorder worden ingediend. De aannemer kan handmatig aan de werkorder worden gekoppeld of via een aanbestedingsproces tijdens de volgende stap.

• Als de gewenste aannemer al bekend is, kan de werkorder direct naar de aannemer worden doorgestuurd.

Optioneel: Start aanbestedingsprocedure
Een aanbestedingsproces kan worden gestart als een aannemer moet worden geselecteerd uit een lijst met potentiële aannemers. Het aanbestedingsproces kan een nieuw proces in Workplace Management zijn of volledig buiten de applicatie plaatsvinden. De aannemer met de beste offerte kan worden geselecteerd en aan de werkorder worden toegewezen.

Werkorders in uitvoering
De werkorder van het project is in uitvoering en de aannemer moet het werk afhandelen dat in de werkorder is gespecificeerd. Als de aannemer een gebruikersaccount heeft, kan de aannemer de werkorder direct in de applicatie afhandelen. Als de aannemer geen gebruikersaccount heeft, dan moet de intern verantwoordelijke de werkorder namens de aannemer afhandelen. De werkelijke hoeveelheid en prijzen die worden gebruikt tijdens de afhandeling van de werkorder voor het project kunnen worden geregistreerd.

Optioneel: Intrekken of verzetten

Als een werkorder voor een project in uitvoering is maar moet worden verplaatst naar een andere datum, kan de interne verantwoordelijke de werkorder opnieuw inplannen en doorsturen naar de aannemer. Als de werkorder moet worden toegewezen aan een andere interne verantwoordelijke, kan de werkorder worden ingetrokken en opnieuw worden toegewezen aan de hele servicegroep, klaar om te worden opgepakt en toegewezen aan een aannemer.

Einde werk en beoordeling

Nadat de werkorder is afgehandeld, kan de intern verantwoordelijke het uitgevoerde werk bekijken. De controle kan ook automatisch gebeuren (via een instelling). Als de interne verantwoordelijke het werk afkeurt, gaat de werkorder terug naar de aannemer met extra informatie over de afkeuring. De aannemer moet het werk in de order opnieuw afhandelen.

Optioneel: Financiële administratie
Als het uitgevoerde werk is goedgekeurd, kan de financiële administratie rond deze werkorder worden uitgevoerd als een taak in de werkstroom (afhankelijk van de algemene werkorderinstellingen). De aannemer kan een factuur sturen die moet worden geregistreerd en betaald.

1.7 Andere relevante opties

Gantt-diagram

Via het tabblad 'Gantt chart' van de projecten zijn de projectfasen zichtbaar in een kalenderweergave.

Gebouwen koppelen

Gebouwen die gerelateerd zijn aan het project kunnen worden gekoppeld via het tabblad 'Gerelateerde gebouwen' op het project.

2. Automatische e-mails die in de workflow(s) worden verzonden

Workflows kunnen automatisch e-mails versturen nadat een bepaalde taak is uitgevoerd of een workflow een bepaalde tijd in een status heeft gestaan. De standaard e-mails moeten per workflow worden geactiveerd. Zie voor meer informatie over het inschakelen van de standaard workflow e-mails Workflow e-mails.

Voor de projectmodule is een overzicht van de standaard workflow e-mails te vinden in de gebruikershandleiding: E-mails over projectworkflows

3. Aanvullende informatie over deze module

Meer informatie over de module Projectbeheer is te vinden in de volgende gerelateerde artikelen:

• Voor een gebruikershandleiding, zie: Projectbeheermodule voor gebruikers

• Voor meer gedetailleerde implementatie-informatie (inclusief hoe je de module inschakelt, welke systeemgroepen erbij betrokken zijn, gegevensimport en meer informatie over het startbord en de opties in het navigatiemenu) zie: Activering en informatie van de projectbeheermodule