Versions Compared

Version Old Version 1 New Version 2
Changes made by

Lango: Language and translation manager

Lango: Language and translation manager

Saved on

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.

DifficultyMoeilijkheidsgraad: starter/ novicebeginner/ expert/ legendlegende

Content

Inhoud

Table of Contents
minLevel1
maxLevel1

Learning Objectives

After reading this article, you’ll be able to:

  • Schedule an invoice run

  • Edit a invoice run

Invoice runs

Image Removed

An invoice run is a batch job for generating invoices in bulk. You can generate invoices ad hoc or schedule the periodic invoicing of your contracts. You can create weekly, quarterly, and yearly (depending on the agreements stated in the contract) invoice runs, which activates X days, a setting you can change before the period needs to be invoiced.

Invoice runs are always part of an invoice run schedule. The period and number of invoice runs that need to be generated are determined by the invoice run schedule

Leerdoelen

Na het lezen van dit artikel zul je in staat zijn om:

  • Een factuurrun plannen

  • Een factuurrun bewerken

Factuurverwerking

Image Added

Een factuurrun is een batchtaak voor het genereren van facturen in bulk. Je kunt ad hoc facturen genereren of de periodieke facturatie van je contracten plannen. Je kunt wekelijkse, driemaandelijkse en jaarlijkse (afhankelijk van de afspraken in het contract) factuurruns aanmaken, waarbij X dagen worden geactiveerd, een instelling die je kunt wijzigen voordat de periode moet worden gefactureerd.

Factuurruns maken altijd deel uit van een factuurrunschema. De periode en het aantal factuurruns die moeten worden gegenereerd, worden bepaald door het factuurschema.

Expand
titleOpening an invoice run (schedule)

To open an invoice run:

  1. Navigate to the option “Invoice runs” in the menu under “Invoicing”

  2. In the search box you can search for invoice runs

  3. Click the IVR-reference to open an invoice run

Image Removed

To open an invoice run schedule:

  • Navigate to the option “Invoice runs” in the menu under “Invoicing”

  • Click on the ‘Invoice run schedules’ button

  • In the search box you can search for invoice run schedules

    • Click the IRS-reference to open an invoice run schedule

    Om een factuurrun te openen:

    1. Navigeer naar de optie "Factuurruns" in het menu onder "Facturering".

    2. In het zoekvak kun je zoeken naar factuurruns

    3. Klik op de IVR-verwijzing om een factuurrun te openen

    Image Added

    Een factuurschema openen:

    1. Navigeer naar de optie "Factuurruns" in het menu onder "Facturering".

    2. Klik op de knop 'Factuur run schema's'.

    3. In het zoekvak kun je zoeken naar factuur run schema's

    4. Klik op de IRS-verwijzing om een factuurschema te openen

    Note: at this stage, no invoices have been created. Invoices need to be created manually or are created automatically depending on the module setting 'Automatically generate invoices run 

    Een factuurrun (schema) maken

    1. Navigeer naar de optie "Factuurruns" in het menu onder "Facturering".

    2. Klik op de knop "Factuur run schema's".

    3. Klik op de knop "Factuur run schedule maken".

    4. Na het invullen van de gegevens voor je factuurrun: genereer de factuurruns door op de knop "Genereer factuurruns" te drukken.

      1. Opmerking: als je de factuurruns nog niet wilt maken, klik je op 'Opslaan en terug'.

    5. Onderaan de pagina zie je een lijst met de gegenereerde factuurruns voor dit schema.

    Expand
    titleCreating an invoice run (schedule)

    Creating an invoice run (schedule)

    1. Navigate to the option “Invoice runs” in the menu under “Invoicing”

    2. Click on the button “Invoice run schedules”

    3. Click on the button “Create invoice run schedule”

    4. After filling in the details for your invoice run: generate the invoice runs by pressing the button “Generate invoice runs”

      1. Note: if you do not want to create the invoice runs yet, click ‘Save and return’

    5. On the bottom of the page you can see a list of the generated invoice runs for this schedule.

    Info
    Info

    Opmerking: in dit stadium zijn er nog geen facturen aangemaakt. Facturen moeten handmatig worden aangemaakt of worden automatisch aangemaakt, afhankelijk van de module-instelling 'Automatisch facturen genereren run = yes/no'.

    Field nameNaam veld

    DescriptionBeschrijving

    Name Naam (1)

    The name of the invoice run schedule

    Description De naam van het factuurschema

    Beschrijving (1)

    The description of the schedule

    From

    The start date of the first invoice period

    To and including

    The end date of the first invoice period. For a monthly run, this will be one month after the ‘From’ date

    Name (2)

    The name of your invoice run template

    Description (2)

    The description of your invoice run template

    Cycle

    The cycle of your invoice run (Weekly/Monthly/Yearly etc.)

    Invoice name

    The name of your invoice

    Invoice name format

    You can select a format for the invoice name:

    • Invoice name + contract name

    • Invoice name + contract name + debtor

    • Invoice name + debtor

    Invoice category

    Select the invoice category

    Invoice date 

    Select the invoice date for the first invoice run. If the invoice periode is 4/1/23 to 4/30/23, the invoice day could for example be 4/3/23.

    Due date 

    Set the due date of the first of the first invoiceDe beschrijving van het schema

    Van

    De begindatum van de eerste factuurperiode

    Tot en met

    De einddatum van de eerste factuurperiode. Voor een maandelijkse run is dit één maand na de 'Vanaf'-datum.

    Naam (2)

    De naam van je factuurrunsjabloon

    Beschrijving (2)

    De beschrijving van je factuurrunsjabloon

    Fiets

    De cyclus van je factuurrun (wekelijks/maandelijks/jaarlijks enz.)

    Naam factuur

    De naam van je factuur

    Formaat factuurnaam

    Je kunt een formaat selecteren voor de factuurnaam:

    • Naam factuur + naam contract

    • Factuurnaam + contractnaam + debiteur

    • Factuurnaam + debiteur

    Factuurcategorie

    Selecteer de factuurcategorie

    Factuurdatum 

    Selecteer de factuurdatum voor de eerste factuurrun. Als de factuurperiode 4/1/23 tot 4/30/23 is, kan de factuurdag bijvoorbeeld 4/3/23 zijn.

    Vervaldatum 

    Stel de vervaldatum van de eerste van de eerste factuur.

    Expand
    titleCreate invoices via the invoice run (automatic)

    Create invoices via the invoice run (automatic)

    It is possible to automate the invoice generation proces using the settings below. If one of the settings is set to ‘no’ additional manual tasks need to be done. The manual tasks are explained in the next section

    Facturen aanmaken via de factuurrun (automatisch)

    Het is mogelijk om het genereren van facturen te automatiseren met behulp van de onderstaande instellingen. Als een van de instellingen op 'nee' staat, moeten er extra handmatige taken worden uitgevoerd. De handmatige taken worden in de volgende sectie uitgelegd.

    Create invoices via the invoice run (manual)

    When one of the following settings if set to ‘no’ a part of the proces needs to be done manually:

    • Automatically approve run

    • Automatically generate amounts invoice run, or

    • Automatically generate invoices run

    Opening an invoice run

    1. Navigate to the option “Invoice runs” in the menu under “Invoicing”

    2. In the search box you can now directly search for the invoice run OR open the invoice run via the invoice run schedule

    3. open the invoice run by clicking on the reference (the blue hyperlink) of the invoice.

    The steps of an invoice run

    1. An invoice run always starts in the status “Draft”, but will move to the next status straight away.

    2. The next status is “On hold” (awaiting activation) . When the activation date of the invoice run is reached the status changes (manual or automatic) to ‘Submitted’.

    3. The next step is to generate the amounts to be invoiced in the Amounts “Tab”.

      • Navigate to the tab “Amounts” > Press the “Generate” button

      • Note: generating the amounts can take a while, this is done in the background. Refresh the page if needed.

    4. If you want to see the details regarding the amounts, click on the magnifying glass behind “To be invoiced amounts. It will show an overview of the amounts.

    5. After the amounts are generated, the amounts can be deleted by using the “Delete amounts” button. A reason for deleting the amount is that mutations (deleted/ added/ amounts changed) where done to the contracts. This button is only available if the invoice run is not yet approved or if invoices are created.

      Image Removed

    6. After generating the amounts, the invoice run needs to be approved by the Invoice run reviewer. It is possible to automate this step in the settings.

    7. The last step is to generate the invoice(s) in the “Invoices” tab.

      • Navigate to the tab “Invoices” > Press the “Generate” button

      • Note: generating the invoices can take a while, this is done in the background.

        Image Removed

    8. After generating the invoices the next step is to send out the invoices. That will be explained in separate article.

    Expand
    titleCreate invoices via the invoice run (manual)
    Info

    Settings for the invoice runs can be found through the menu via Admin - Module settings - Contracts:

    • Activate invoice run x days before start date

    • Automatically approve run

    • Automatically generate amounts invoice run

    • Automatically generate invoices run

    Summary

    Facturen maken via de factuurrun (handmatig)

    Als een van de volgende instellingen op 'nee' staat, moet een deel van het proces handmatig worden uitgevoerd:

    • Automatisch run goedkeuren

    • Automatisch factuurbedragen genereren of

    • Automatisch facturen genereren uitvoeren

    Een factuurrun openen

    1. Navigeer naar de optie "Factuurruns" in het menu onder "Facturering".

    2. In het zoekvak kun je nu direct zoeken naar de factuurrun OF de factuurrun openen via het factuurrunschema

    3. open de factuurrun door op de referentie (de blauwe hyperlink) van de factuur te klikken.

    De stappen van een factuurrun

    1. Een factuurrun begint altijd in de status "Ontwerp", maar gaat meteen door naar de volgende status.

    2. De volgende status is "In de wacht" (in afwachting van activering) . Wanneer de activeringsdatum van de factuurrun is bereikt, verandert de status (handmatig of automatisch) in 'Ingediend'.

    3. De volgende stap is het genereren van de te factureren bedragen in het tabblad Bedragen.

      • Blader naar het tabblad "Bedragen" > Druk op de knop "Genereren

      • Opmerking: het genereren van de bedragen kan even duren, dit gebeurt op de achtergrond. Vernieuw de pagina indien nodig.

    4. Als je de details van de bedragen wilt zien, klik je op het vergrootglas achter "Te factureren bedragen". Er wordt een overzicht van de bedragen weergegeven.

    5. Nadat de bedragen zijn gegenereerd, kunnen de bedragen worden verwijderd met de knop "Bedragen verwijderen". Een reden om het bedrag te verwijderen is dat er mutaties (verwijderen/toevoegen/bedragen wijzigen) hebben plaatsgevonden in de contracten. Deze knop is alleen beschikbaar als de factuurrun nog niet is goedgekeurd of als er facturen zijn aangemaakt.

      Image Added

    6. Nadat de bedragen zijn gegenereerd, moet de factuurrun worden goedgekeurd door de beoordelaar van de factuurrun. Het is mogelijk om deze stap te automatiseren in de instellingen.

    7. De laatste stap is het genereren van de factuur(en) in het tabblad "Facturen".

      • Blader naar het tabblad "Facturen" > Druk op de knop "Genereren

      • Opmerking: het genereren van de facturen kan even duren, dit gebeurt op de achtergrond.

        Image Added

    8. Na het genereren van de facturen is de volgende stap het verzenden van de facturen. Dat wordt in een apart artikel uitgelegd.

    Info

    Instellingen voor de factuurruns zijn te vinden in het menu via Admin - Module-instellingen - Contracten:

    • Activeer factuurrun x dagen voor startdatum

    • Automatisch run goedkeuren

    • Automatisch factuurbedragen genereren

    • Automatisch facturen genereren uitvoeren

    Samenvatting

    Rw ui textbox macro

    • An invoice run is a batch job for generating invoices in bulk.

    • Invoice runs are always part of an invoice run schedule.

    • It is possible to fully automate the invoice generation proces using the setting below

    • To create an invoice run navigate to the option “Invoice runs” in the menu under “Invoicing”

    Search

    • Een factuurrun is een batchtaak voor het genereren van facturen in bulk.

    • Factuurruns maken altijd deel uit van een factuurrunschema.

    • Het is mogelijk om het genereren van facturen volledig te automatiseren met onderstaande instelling

    • Om een factuurrun aan te maken navigeer je naar de optie "Factuurruns" in het menu onder "Facturatie".

    Zoek op

    Live Search