Moeilijkheidsgraad: starter/ beginner/ expert/ legende
Inhoud
Leerdoelen
Na het lezen van dit artikel zul je in staat zijn om:
Een factuurrun plannen
Een factuurrun bewerken
Factuurverwerking
Een factuurrun is een batchtaak voor het genereren van facturen in bulk. Je kunt ad hoc facturen genereren of de periodieke facturatie van je contracten plannen. Je kunt wekelijkse, driemaandelijkse en jaarlijkse (afhankelijk van de afspraken in het contract) factuurruns aanmaken, waarbij X dagen worden geactiveerd, een instelling die je kunt wijzigen voordat de periode moet worden gefactureerd.
Factuurruns maken altijd deel uit van een factuurrunschema. De periode en het aantal factuurruns die moeten worden gegenereerd, worden bepaald door het factuurschema.
Om een factuurrun te openen:
Navigeer naar de optie "Factuurruns" in het menu onder "Facturering".
In het zoekvak kun je zoeken naar factuurruns
Klik op de IVR-verwijzing om een factuurrun te openen
Een factuurschema openen:
Navigeer naar de optie "Factuurruns" in het menu onder "Facturering".
Klik op de knop 'Factuur run schema's'.
In het zoekvak kun je zoeken naar factuur run schema's
Klik op de IRS-verwijzing om een factuurschema te openen
Een factuurrun (schema) maken
Navigeer naar de optie "Factuurruns" in het menu onder "Facturering".
Klik op de knop "Factuur run schema's".
Klik op de knop "Factuur run schedule maken".
Na het invullen van de gegevens voor je factuurrun: genereer de factuurruns door op de knop "Genereer factuurruns" te drukken.
Opmerking: als je de factuurruns nog niet wilt maken, klik je op 'Opslaan en terug'.
Onderaan de pagina zie je een lijst met de gegenereerde factuurruns voor dit schema.
Opmerking: in dit stadium zijn er nog geen facturen aangemaakt. Facturen moeten handmatig worden aangemaakt of worden automatisch aangemaakt, afhankelijk van de module-instelling 'Automatisch facturen genereren run = yes/no'.
Naam veld | Beschrijving |
|---|---|
Naam (1) | De naam van het factuurschema |
Beschrijving (1) | De beschrijving van het schema |
Van | De begindatum van de eerste factuurperiode |
Tot en met | De einddatum van de eerste factuurperiode. Voor een maandelijkse run is dit één maand na de 'Vanaf'-datum. |
Naam (2) | De naam van je factuurrunsjabloon |
Beschrijving (2) | De beschrijving van je factuurrunsjabloon |
Fiets | De cyclus van je factuurrun (wekelijks/maandelijks/jaarlijks enz.) |
Naam factuur | De naam van je factuur |
Formaat factuurnaam | Je kunt een formaat selecteren voor de factuurnaam:
|
Factuurcategorie | Selecteer de factuurcategorie |
Factuurdatum | Selecteer de factuurdatum voor de eerste factuurrun. Als de factuurperiode 4/1/23 tot 4/30/23 is, kan de factuurdag bijvoorbeeld 4/3/23 zijn. |
Vervaldatum | Stel de vervaldatum van de eerste van de eerste factuur. |
Facturen aanmaken via de factuurrun (automatisch)
Het is mogelijk om het genereren van facturen te automatiseren met behulp van de onderstaande instellingen. Als een van de instellingen op 'nee' staat, moeten er extra handmatige taken worden uitgevoerd. De handmatige taken worden in de volgende sectie uitgelegd.
Facturen maken via de factuurrun (handmatig)
Als een van de volgende instellingen op 'nee' staat, moet een deel van het proces handmatig worden uitgevoerd:
Automatisch run goedkeuren
Automatisch factuurbedragen genereren of
Automatisch facturen genereren uitvoeren
Een factuurrun openen
Navigeer naar de optie "Factuurruns" in het menu onder "Facturering".
In het zoekvak kun je nu direct zoeken naar de factuurrun OF de factuurrun openen via het factuurrunschema
open de factuurrun door op de referentie (de blauwe hyperlink) van de factuur te klikken.
De stappen van een factuurrun
Een factuurrun begint altijd in de status "Ontwerp", maar gaat meteen door naar de volgende status.
De volgende status is "In de wacht" (in afwachting van activering) . Wanneer de activeringsdatum van de factuurrun is bereikt, verandert de status (handmatig of automatisch) in 'Ingediend'.
De volgende stap is het genereren van de te factureren bedragen in het tabblad Bedragen.
Blader naar het tabblad "Bedragen" > Druk op de knop "Genereren
Opmerking: het genereren van de bedragen kan even duren, dit gebeurt op de achtergrond. Vernieuw de pagina indien nodig.
Als je de details van de bedragen wilt zien, klik je op het vergrootglas achter "Te factureren bedragen". Er wordt een overzicht van de bedragen weergegeven.
Nadat de bedragen zijn gegenereerd, kunnen de bedragen worden verwijderd met de knop "Bedragen verwijderen". Een reden om het bedrag te verwijderen is dat er mutaties (verwijderen/toevoegen/bedragen wijzigen) hebben plaatsgevonden in de contracten. Deze knop is alleen beschikbaar als de factuurrun nog niet is goedgekeurd of als er facturen zijn aangemaakt.
Nadat de bedragen zijn gegenereerd, moet de factuurrun worden goedgekeurd door de beoordelaar van de factuurrun. Het is mogelijk om deze stap te automatiseren in de instellingen.
De laatste stap is het genereren van de factuur(en) in het tabblad "Facturen".
Blader naar het tabblad "Facturen" > Druk op de knop "Genereren
Opmerking: het genereren van de facturen kan even duren, dit gebeurt op de achtergrond.
Na het genereren van de facturen is de volgende stap het verzenden van de facturen. Dat wordt in een apart artikel uitgelegd.
Instellingen voor de factuurruns zijn te vinden in het menu via Admin - Module-instellingen - Contracten:
Activeer factuurrun x dagen voor startdatum
Automatisch run goedkeuren
Automatisch factuurbedragen genereren
Automatisch facturen genereren uitvoeren
Samenvatting
Zoek op