Versions Compared

Version Old Version 1 New Version 2
Changes made by

Lango: Language and translation manager

Lango: Language and translation manager

Saved on

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.

DifficultyMoeilijkheidsgraad: novicebeginner

Content

Inhoud

Table of Contents
minLevel1
maxLevel1

Learning Objectives

After reading this article you will be able to:

  • Tell the difference between document categories and document folders.

  • Make use of the document management system.

Have you read: Uploading and viewing documents? The article below repeats some of the information from that article and goes into further depth.

Managing documents in Workplace

All document that are uploaded in, and created by the system are found in the DOCUMENTS module. When a document is created or uploaded this is done in a certain document category (allowing for all the benefits that categories have). It is also possible to store these documents in a specific document folder. These folders work the same as the document folders you have on your computer. By managing the access rights on document category level and or document folder level, we can make sure documents are available for the correct users.

Document folders and access

  • Document folders in Workplace are comparable to document folders that you use to store your documents in on your computer.

  • It is possible to upload a document without storing it in a folder. This is for example common when uploading a document to a request, reservation, or perhaps a work order. In this case the document is linked that specific object.

Where do I find document folders

Document folders are found in three places:

  1. In the menu option DOCUMENTS > Documents > press the ‘Folder’ button in the document include.

  2. In the context of an object, for example:

    1. menu option PROPERTIES > Properties > open a property > Documents tab > press the ‘Folder’ button in the document include.

    2. menu option ASSETS > Assets > open an asset > Documents tab > press the ‘Folder’ button in the document include.

  3. Custom/ baseline specific pages or menu options

Creating or editing document folders

  1. Navigate to a folder page (see steps in the section above).

  2. Determine on what hierarchical level the folder should be created. The new folder is always a child of the folder you’ve selected. For example:

    1. Select “Document” (Grey rectangle around the text) to create the folder at the highest level. See screenshot.

    2. When you want to create a sub-folder, make sure to select the folder under which the new folder needs to be created. If you select ‘Logos’, the new folder will be created as a child of the ‘Logos’ folder

  3. Press the plus icon on the top right.

  4. Press New to create a new folder. Or Edit to edit the folder.

Image Removed
Info

When you want to ‘move’ an existing folder you can press ‘edit’ as described above. In the folder settings you can change the parent folder using the ‘Parent’ setting.

Adding documents to folders

There are two ways to to add documents to folder:

  1. Upload a document directly into a folder. This is described in the Uploading and viewing documents article.

  2. Add a document to a folder after it was uploaded. For this there are two ways:

    1. Navigate to the folder to where you to move the document > press ‘the assign document to folder’ button on the top right > look up the document

      Image Removed

    2. Open the document > press ‘Move to’ function button > search folder > select a folder using the checkbox > Ok . Note: by default this function button is hidden.

      Image Removed
Image Removed
Image Removed

Setting the access to a folder

  1. Select the folder you wish to set the access rights on;

  2. Press the Edit icon on the top right (hidden behind/ next to the '+' symbol);

  3. Press the Folder icon (top right) with the help text ‘Access to folder’;

    1. This will set the access right on the folder level.

Document categories and access

  • Even though it is possible to upload documents without using the document folder system, it is not possible to upload documents without having access to document categories.

  • If no category is/ can be specified when uploading a document, Workplace decides the category.

    • When uploading a document to a request, the category will be set to ‘Request document’.

    • When uploading a document via DOCUMENT > Document, the default category could for example be ‘Document’. If a user is allowed to change the document category, a pulldown to change the category is available.

Workplace is using document categories to manage access rights to documents. It is likely that not all users should have access to all documents in the environment. By storing documents in explicit categories, access rights can be set on the objects within the document category.

Image Removed

Access to the document categories

A document category is created in the same way as any other category in Workplace. Please read

Leerdoelen

Na het lezen van dit artikel zul je in staat zijn om:

  • Vertel het verschil tussen documentcategorieën en documentmappen.

  • Maak gebruik van het documentbeheersysteem.

Heb je gelezen: Uploading and viewing documents? Het onderstaande artikel herhaalt een deel van de informatie uit dat artikel en gaat er dieper op in.

Documenten beheren op de werkplek

Alle documenten die worden geüpload in en aangemaakt door het systeem zijn te vinden in de module DOCUMENTEN. Wanneer een document wordt aangemaakt of geüpload, gebeurt dit in een bepaalde documentcategorie (met alle voordelen die categorieën hebben). Het is ook mogelijk om deze documenten op te slaan in een specifieke documentenmap. Deze mappen werken hetzelfde als de documentmappen die je op je computer hebt. Door de toegangsrechten op documentcategorie- en/of documentmapniveau te beheren, kunnen we ervoor zorgen dat documenten beschikbaar zijn voor de juiste gebruikers.

Documentmappen en toegang

  • Documentmappen in Workplace zijn vergelijkbaar met documentmappen die je gebruikt om je documenten in op te slaan op je computer.

  • Het is mogelijk om een document te uploaden zonder het op te slaan in een map. Dit is bijvoorbeeld gebruikelijk bij het uploaden van een document bij een aanvraag, reservering of misschien een werkorder. In dit geval is het document gekoppeld aan dat specifieke object.

Waar vind ik documentmappen

Documentmappen zijn te vinden op drie plaatsen:

  1. In de menuoptie DOCUMENTEN > Documenten > druk op de knop 'Map' in het document onder andere.

  2. Bijvoorbeeld in de context van een object:

    1. menuoptie PROPERTIES > Eigenschappen > open een eigenschap > tabblad Documenten > druk op de knop 'Map' in het document onder andere.

    2. menuoptie ASSETS > Assets > open een asset > tabblad Documenten > druk op de knop 'Map' in het document onder andere.

  3. Aangepaste/basislijnspecifieke pagina's of menuopties

Documentmappen maken of bewerken

  1. Navigeer naar een mappagina (zie stappen in het gedeelte hierboven).

  2. Bepaal op welk hiërarchisch niveau de map moet worden aangemaakt. De nieuwe map is altijd een kind van de map die je hebt geselecteerd. Bijvoorbeeld:

    1. Selecteer "Document" (Grijze rechthoek rond de tekst) om de map op het hoogste niveau te maken. Zie schermafbeelding.

    2. Als je een submap wilt maken, moet je de map selecteren waaronder de nieuwe map moet worden gemaakt. Als je 'Logos' selecteert, wordt de nieuwe map aangemaakt als een kind van de map 'Logos'.

  3. Druk op de plus pictogram rechtsboven.

  4. Druk op Nieuw om een nieuwe map aan te maken. Of Bewerk om de map te bewerken.

Image Added
Info

Als je een bestaande map wilt 'verplaatsen' kun je op 'bewerken' drukken zoals hierboven beschreven. In de mapinstellingen kun je de bovenliggende map wijzigen met de instelling 'Ouder'.

Documenten toevoegen aan mappen

Er zijn twee manieren om documenten aan een map toe te voegen:

  1. Upload een document rechtstreeks naar een map. Dit wordt beschreven in de Uploading and viewing documents artikel.

  2. Een document toevoegen aan een map nadat het is geüpload. Hiervoor zijn er twee manieren:

    1. Navigeer naar de map waarnaar u het document wilt verplaatsen > druk op de knop 'Document toewijzen aan map' rechtsboven > zoek het document op

      Image Added

    2. Open het document > druk op de functietoets 'Verplaatsen naar' > zoek map > selecteer een map met het selectievakje > Ok . Opmerking: deze functieknop is standaard verborgen.

      Image Added


Image Added
Image Added


De toegang tot een map instellen

  1. Selecteer de map waarvoor je de toegangsrechten wilt instellen;

  2. Druk op de Bewerk pictogram rechtsboven (verborgen achter/naast het '+'-symbool);

  3. Druk op de Map pictogram (rechtsboven) met de helptekst 'Toegang tot map';

    1. Hiermee wordt het toegangsrecht op mapniveau ingesteld.

Documentcategorieën en toegang

  • Hoewel het mogelijk is om documenten te uploaden zonder het documentmappensysteem te gebruiken, is het niet mogelijk om documenten te uploaden zonder toegang te hebben tot documentcategorieën.

  • Als er geen categorie is/kan worden opgegeven bij het uploaden van een document, bepaalt Workplace de categorie.

    • Als je een document uploadt naar een verzoek, wordt de categorie ingesteld op 'Document verzoek'.

    • Bij het uploaden van een document via DOCUMENT > Document is de standaardcategorie bijvoorbeeld 'Document'. Als een gebruiker de documentcategorie mag wijzigen, is er een pulldown beschikbaar om de categorie te wijzigen.

Workplace gebruikt documentcategorieën om toegangsrechten tot documenten te beheren. Het is waarschijnlijk dat niet alle gebruikers toegang moeten hebben tot alle documenten in de omgeving. Door documenten op te slaan in expliciete categorieën, kunnen toegangsrechten worden ingesteld op de objecten binnen de documentcategorie.

Image Added

Toegang tot de documentcategorieën

Een documentcategorie wordt op dezelfde manier aangemaakt als elke andere categorie in Workplace. Lees /wiki/spaces/KB/pages/93913144 to see how to set up, edit, and delete a category om te zien hoe je een categorie instelt, bewerkt en verwijdert.

Info

Acces rules for documents

  • Access to the category decides if a user has acces to a document.

  • However, to be able to view a document the user needs a way to find it (e.g. via a menuoption, folder, or report).

  • A folder can store multiple documents that have different categories.

  • A document can be linked to one or more folders.

  • If a user has access to the category of a document, but not to the folder, the document:

    • cannot be viewed via that specific folder;

    • can be viewed via a folder that the user does have access to;

    • can be viewed via other way, such as: via the document search in the navigationMenu (DOCUMENTS > Documents) or a report.

To find the categories on documents:

  1. Navigate to Documents in the navigation menu;

  2. Click on Documents;

  3. Click on the Folder icon (top right corner).

By adjusting the access rights to the content inside an explicit category, it is possible to control which user groups have access to the documents in this category. Again, please read

Toegangsregels voor documenten

  • Toegang tot de categorie bepaalt of een gebruiker toegang heeft tot een document.

  • Om een document te kunnen bekijken, moet de gebruiker het echter kunnen vinden (bijvoorbeeld via een menuoptie, map of rapport).

  • Een map kan meerdere documenten met verschillende categorieën opslaan.

  • Een document kan gekoppeld worden aan één of meerdere mappen.

  • Als een gebruiker toegang heeft tot de categorie van een document, maar niet tot de map, dan wordt het document:

    • kan niet worden bekeken via die specifieke map;

    • kan worden bekeken via een map waartoe de gebruiker wel toegang heeft;

    • kunnen op een andere manier bekeken worden, zoals via de documentzoekfunctie in het navigatiemenu (DOCUMENTEN > Documenten) of via een rapport.

Om de categorieën op documenten te vinden:

  1. Navigeer naar Documenten in het navigatiemenu;

  2. Klik op Documenten;

  3. Klik op de Map pictogram (rechterbovenhoek).

  • Door de toegangsrechten voor de inhoud binnen een expliciete categorie aan te passen, is het mogelijk om te bepalen welke gebruikersgroepen toegang hebben tot de documenten in deze categorie. Lees ook hier /wiki/spaces/KB/pages/93913144 to learn more about how to configure this feature. When uploading a document in the environment, it is (often) possible to change the category of the document voor meer informatie over het configureren van deze functie.

  • Bij het uploaden van een document in de omgeving is het (vaak) mogelijk om de categorie van het document te wijzigen.

Version control

When creating a document in Workplace, it receives a unique reference number and is created as version

Versiebeheer

  • Bij het maken van een document in Workplace krijgt het een uniek referentienummer en wordt het gemaakt als versie 1.0

  • It is possible to upload a new version of the same document. This is for example the preferred way for templates (as the link to other objects remains in tact)

  • To create a new version of an existing document:

  • open the document

  • press ‘Upload’ button

  • upload a new version of the document

    • Via the client setting 'Version numbering' you can determine the version numbering. The default

    Het is mogelijk om een nieuwe versie van hetzelfde document te uploaden. Dit is bijvoorbeeld de voorkeursmethode voor sjablonen (omdat de link naar andere objecten intact blijft).

  • Een nieuwe versie van een bestaand document maken:

    • het document openen

    • druk op de knop 'Uploaden

    • een nieuwe versie van het document uploaden

    • Via de clientinstelling 'Versienummering' kun je de versienummering bepalen. De standaardinstelling is 1.1, 1.2, 1.3, etcenz.

  • Workplace makes sure that the latest version (unless specified otherwise) is set as active version.

  • By deleting the latest version, Workplace automatically uses the newest version uploaded in the document.

  • Old version can be viewed in the ‘Versions’ tab.

Document settings on the environment

Below are the most commonly used settings on documents.

To access these settings:

  • press the Client settings button on your startBoard

  • Click on the Documents tab.

    • By hovering over the settings for a few seconds, the explanation of the settings are presented

    • zorgt ervoor dat de nieuwste versie (tenzij anders aangegeven) wordt ingesteld als actieve versie.

    • Door de laatste versie te verwijderen, gebruikt Workplace automatisch de nieuwste versie die in het document is geüpload.

    • De oude versie kan worden bekeken op het tabblad 'Versies'.

    Documentinstellingen op de omgeving

    Hieronder staan de meest gebruikte instellingen voor documenten.

    Om toegang te krijgen tot deze instellingen:

    1. druk op de Klantinstellingen knop op uw startbord

    2. Klik op de Tabblad Documenten.

    3. Door een paar seconden met de muis over de instellingen te bewegen, wordt de uitleg van de instellingen weergegeven.

    Expand
    titleThe most commonly used settings on documents

    GENERALALGEMEEN

    PDF

    This setting specifies if a document should be converted to PDF after an upload. Note: If set to “Yes” the storage use will increase. It is set to “Yes” by default.

    Markup

    When “PDF = yes”. This setting specifies if for each page a high-resolution image should be generated for markup and contract abstraction. The storage usage will increase with 100-200 Kb for each document.

    Hide thumbnail placeholder

    When a document reference is shown as a thumbnail image, but no document has been selected, should a thumbnail placeholder be shown or not?

    Version numbering

    If you upload a new document version the version number is automatically increased. You can specify which numbering scheme should be used. If you upload a different file format to a document, the version numbering will reset.

    Related documents

    You can specify how you want to navigate the related documents in sub menus, such as projects, properties and contracts. If you typically have a small number of objects you can choose the list option. If you work with folders you can directly show the main folder. By default a search screen is shown.

    Only inherit “none” access

    Documents can inherit the access from the objects that they are linked to. The maximum of the access to the related objects is used. If this setting is turned on, the access is only inherited from the related objects if the maximum is “none”. If the maximum is “view” or “full”, the access is not inherited. In that case only the access rights related to the document itself are considered.

    UPLOAD/DOWNLOAD

    Specify category on upload

    When uploading a document, the user has to specify which category the document should be uploaded to.

    Default category on upload

    When the setting is “Yes”, the default category (user dependent) will be used when uploading documents without a category. If the setting is on “No” it is mandatory to specify the category folder when uploading.

    Drag and drop

    You can specify if the drag and drop function for uploading documents must be activated. This uses a signed java applet. The value set here is the default value for

    Maximum upload size MB

    The maximum upload size a document is allowed to be in MB's.

    Summary

    Deze instelling bepaalt of een document moet worden geconverteerd naar PDF na een upload. Opmerking: Als deze instelling op "Ja" staat, neemt het opslaggebruik toe. Deze instelling is standaard ingesteld op "Ja".

    Opmaak

    Wanneer "PDF = ja". Deze instelling bepaalt of voor elke pagina een afbeelding met hoge resolutie moet worden gegenereerd voor opmaak en contractabstractie. Het opslaggebruik zal toenemen met 100-200 Kb voor elk document.

    Verberg thumbnail plaatshouder

    Wanneer een verwijzing naar een document wordt weergegeven als een miniatuurafbeelding, maar er geen document is geselecteerd, moet er dan wel of geen plaatshouder voor de miniatuurafbeelding worden weergegeven?

    Versienummering

    Als je een nieuwe documentversie uploadt, wordt het versienummer automatisch verhoogd. Je kunt aangeven welk nummeringsschema moet worden gebruikt. Als je een ander bestandsformaat naar een document uploadt, wordt de versienummering opnieuw ingesteld.

    Gerelateerde documenten

    Je kunt aangeven hoe je wilt navigeren door de gerelateerde documenten in submenu's, zoals projecten, eigenschappen en contracten. Als je meestal een klein aantal objecten hebt, kun je kiezen voor de lijstoptie. Als je met mappen werkt kun je direct de hoofdmap tonen. Standaard wordt er een zoekscherm getoond.

    Erven alleen "geen" toegang

    Documenten kunnen de toegang erven van de objecten waaraan ze gekoppeld zijn. Het maximum van de toegang tot de gerelateerde objecten wordt gebruikt. Als deze instelling is ingeschakeld, wordt de toegang alleen geërfd van de gerelateerde objecten als het maximum "geen" is. Als het maximum "view" of "full" is, wordt de toegang niet geërfd. In dat geval wordt alleen rekening gehouden met de toegangsrechten voor het document zelf.

    UPLOADEN/DOWNLOADEN

    Categorie opgeven bij uploaden

    Bij het uploaden van een document moet de gebruiker opgeven naar welke categorie het document moet worden geüpload.

    Standaardcategorie bij uploaden

    Als de instelling op "Ja" staat, wordt de standaardcategorie (gebruikersafhankelijk) gebruikt bij het uploaden van documenten zonder categorie. Als de instelling op "Nee" staat, is het verplicht om de categoriemap op te geven bij het uploaden.

    Slepen en neerzetten

    Je kunt aangeven of de sleepfunctie voor het uploaden van documenten moet worden geactiveerd. Hiervoor wordt een ondertekende java-applet gebruikt. De hier ingestelde waarde is de standaardwaarde voor

    Maximale uploadgrootte MB

    De maximale uploadgrootte van een document in MB's.

    Samenvatting

    Rw ui textbox macro

    • Workplace always stores documents in document categoriesslaat documenten altijd op in documentcategorieën.

    • It is highly recommended to also store documents using the folder management system.

    • It is possible to specify access rights on a document folder level as well as a document category level.

    Exercise

    •  Create a new document folder.
    •  Create a new document category.
    •  Store a document in both your new document folder and document category.

    Search

    • Het is sterk aanbevolen om ook documenten op te slaan met het mappenbeheersysteem.

    • Het is mogelijk om toegangsrechten op te geven op zowel documentmapniveau als op documentcategorieniveau.

    Oefening

    •  Maak een nieuwe documentmap.
    •  Maak een nieuwe documentcategorie.
    •  Sla een document op in zowel je nieuwe documentmap als je documentcategorie.

    Zoek op

    Live Search