Moeilijkheidsgraad: beginner

Inhoud

Leerdoelen

Na het lezen van dit artikel zul je in staat zijn om:

Vertel het verschil tussen documentcategorieën en documentmappen.
Maak gebruik van het documentbeheersysteem.

Heb je gelezen: Uploading and viewing documents? Het onderstaande artikel herhaalt een deel van de informatie uit dat artikel en gaat er dieper op in.

Documenten beheren op de werkplek

Alle documenten die worden geüpload in en aangemaakt door het systeem zijn te vinden in de module DOCUMENTEN. Wanneer een document wordt aangemaakt of geüpload, gebeurt dit in een bepaalde documentcategorie (met alle voordelen die categorieën hebben). Het is ook mogelijk om deze documenten op te slaan in een specifieke documentenmap. Deze mappen werken hetzelfde als de documentmappen die je op je computer hebt. Door de toegangsrechten op documentcategorie- en/of documentmapniveau te beheren, kunnen we ervoor zorgen dat documenten beschikbaar zijn voor de juiste gebruikers.

Documentmappen en toegang

Documentmappen in Workplace zijn vergelijkbaar met documentmappen die je gebruikt om je documenten in op te slaan op je computer.
Het is mogelijk om een document te uploaden zonder het op te slaan in een map. Dit is bijvoorbeeld gebruikelijk bij het uploaden van een document bij een aanvraag, reservering of misschien een werkorder. In dit geval is het document gekoppeld aan dat specifieke object.

Waar vind ik documentmappen

Documentmappen zijn te vinden op drie plaatsen:

In de menuoptie DOCUMENTEN > Documenten > druk op de knop 'Map' in het document onder andere.
Bijvoorbeeld in de context van een object:
1. menuoptie PROPERTIES > Eigenschappen > open een eigenschap > tabblad Documenten > druk op de knop 'Map' in het document onder andere.
2. menuoptie ASSETS > Assets > open een asset > tabblad Documenten > druk op de knop 'Map' in het document onder andere.
Aangepaste/basislijnspecifieke pagina's of menuopties

Documentmappen maken of bewerken

Navigeer naar een mappagina (zie stappen in het gedeelte hierboven).
Bepaal op welk hiërarchisch niveau de map moet worden aangemaakt. De nieuwe map is altijd een kind van de map die je hebt geselecteerd. Bijvoorbeeld:
1. Selecteer "Document" (Grijze rechthoek rond de tekst) om de map op het hoogste niveau te maken. Zie schermafbeelding.
2. Als je een submap wilt maken, moet je de map selecteren waaronder de nieuwe map moet worden gemaakt. Als je 'Logos' selecteert, wordt de nieuwe map aangemaakt als een kind van de map 'Logos'.
Druk op de plus pictogram rechtsboven.
Druk op Nieuw om een nieuwe map aan te maken. Of Bewerk om de map te bewerken.

Als je een bestaande map wilt 'verplaatsen' kun je op 'bewerken' drukken zoals hierboven beschreven. In de mapinstellingen kun je de bovenliggende map wijzigen met de instelling 'Ouder'.

Documenten toevoegen aan mappen

Er zijn twee manieren om documenten aan een map toe te voegen:

Upload een document rechtstreeks naar een map. Dit wordt beschreven in de Uploading and viewing documents artikel.
Een document toevoegen aan een map nadat het is geüpload. Hiervoor zijn er twee manieren:
1. Navigeer naar de map waarnaar u het document wilt verplaatsen > druk op de knop 'Document toewijzen aan map' rechtsboven > zoek het document op
2. Open het document > druk op de functietoets 'Verplaatsen naar' > zoek map > selecteer een map met het selectievakje > Ok . Opmerking: deze functieknop is standaard verborgen.

De toegang tot een map instellen

Selecteer de map waarvoor je de toegangsrechten wilt instellen;
Druk op de Bewerk pictogram rechtsboven (verborgen achter/naast het '+'-symbool);
Druk op de Map pictogram (rechtsboven) met de helptekst 'Toegang tot map';
1. Hiermee wordt het toegangsrecht op mapniveau ingesteld.

Documentcategorieën en toegang

Hoewel het mogelijk is om documenten te uploaden zonder het documentmappensysteem te gebruiken, is het niet mogelijk om documenten te uploaden zonder toegang te hebben tot documentcategorieën.
Als er geen categorie is/kan worden opgegeven bij het uploaden van een document, bepaalt Workplace de categorie.
- Als je een document uploadt naar een verzoek, wordt de categorie ingesteld op 'Document verzoek'.
- Bij het uploaden van een document via DOCUMENT > Document is de standaardcategorie bijvoorbeeld 'Document'. Als een gebruiker de documentcategorie mag wijzigen, is er een pulldown beschikbaar om de categorie te wijzigen.

Workplace gebruikt documentcategorieën om toegangsrechten tot documenten te beheren. Het is waarschijnlijk dat niet alle gebruikers toegang moeten hebben tot alle documenten in de omgeving. Door documenten op te slaan in expliciete categorieën, kunnen toegangsrechten worden ingesteld op de objecten binnen de documentcategorie.

Toegang tot de documentcategorieën

Een documentcategorie wordt op dezelfde manier aangemaakt als elke andere categorie in Workplace. Lees /wiki/spaces/KB/pages/93913144 om te zien hoe je een categorie instelt, bewerkt en verwijdert.

Toegangsregels voor documenten

Toegang tot de categorie bepaalt of een gebruiker toegang heeft tot een document.
Om een document te kunnen bekijken, moet de gebruiker het echter kunnen vinden (bijvoorbeeld via een menuoptie, map of rapport).
Een map kan meerdere documenten met verschillende categorieën opslaan.
Een document kan gekoppeld worden aan één of meerdere mappen.
Als een gebruiker toegang heeft tot de categorie van een document, maar niet tot de map, dan wordt het document:
- kan niet worden bekeken via die specifieke map;
- kan worden bekeken via een map waartoe de gebruiker wel toegang heeft;
- kunnen op een andere manier bekeken worden, zoals via de documentzoekfunctie in het navigatiemenu (DOCUMENTEN > Documenten) of via een rapport.

Om de categorieën op documenten te vinden:

Navigeer naar Documenten in het navigatiemenu;
Klik op Documenten;
Klik op de Map pictogram (rechterbovenhoek).

Door de toegangsrechten voor de inhoud binnen een expliciete categorie aan te passen, is het mogelijk om te bepalen welke gebruikersgroepen toegang hebben tot de documenten in deze categorie. Lees ook hier /wiki/spaces/KB/pages/93913144 voor meer informatie over het configureren van deze functie.
Bij het uploaden van een document in de omgeving is het (vaak) mogelijk om de categorie van het document te wijzigen.

Versiebeheer

Bij het maken van een document in Workplace krijgt het een uniek referentienummer en wordt het gemaakt als versie 1.0
Het is mogelijk om een nieuwe versie van hetzelfde document te uploaden. Dit is bijvoorbeeld de voorkeursmethode voor sjablonen (omdat de link naar andere objecten intact blijft).
Een nieuwe versie van een bestaand document maken:
- het document openen
- druk op de knop 'Uploaden
- een nieuwe versie van het document uploaden
- Via de clientinstelling 'Versienummering' kun je de versienummering bepalen. De standaardinstelling is 1.1, 1.2, 1.3, enz.
Workplace zorgt ervoor dat de nieuwste versie (tenzij anders aangegeven) wordt ingesteld als actieve versie.
Door de laatste versie te verwijderen, gebruikt Workplace automatisch de nieuwste versie die in het document is geüpload.
De oude versie kan worden bekeken op het tabblad 'Versies'.

Documentinstellingen op de omgeving

Hieronder staan de meest gebruikte instellingen voor documenten.

Om toegang te krijgen tot deze instellingen:

druk op de Klantinstellingen knop op uw startbord
Klik op de Tabblad Documenten.
Door een paar seconden met de muis over de instellingen te bewegen, wordt de uitleg van de instellingen weergegeven.

The most commonly used settings on documents

ALGEMEEN
PDF	Deze instelling bepaalt of een document moet worden geconverteerd naar PDF na een upload. Opmerking: Als deze instelling op "Ja" staat, neemt het opslaggebruik toe. Deze instelling is standaard ingesteld op "Ja".
Opmaak	Wanneer "PDF = ja". Deze instelling bepaalt of voor elke pagina een afbeelding met hoge resolutie moet worden gegenereerd voor opmaak en contractabstractie. Het opslaggebruik zal toenemen met 100-200 Kb voor elk document.
Verberg thumbnail plaatshouder	Wanneer een verwijzing naar een document wordt weergegeven als een miniatuurafbeelding, maar er geen document is geselecteerd, moet er dan wel of geen plaatshouder voor de miniatuurafbeelding worden weergegeven?
Versienummering	Als je een nieuwe documentversie uploadt, wordt het versienummer automatisch verhoogd. Je kunt aangeven welk nummeringsschema moet worden gebruikt. Als je een ander bestandsformaat naar een document uploadt, wordt de versienummering opnieuw ingesteld.
Gerelateerde documenten	Je kunt aangeven hoe je wilt navigeren door de gerelateerde documenten in submenu's, zoals projecten, eigenschappen en contracten. Als je meestal een klein aantal objecten hebt, kun je kiezen voor de lijstoptie. Als je met mappen werkt kun je direct de hoofdmap tonen. Standaard wordt er een zoekscherm getoond.
Erven alleen "geen" toegang	Documenten kunnen de toegang erven van de objecten waaraan ze gekoppeld zijn. Het maximum van de toegang tot de gerelateerde objecten wordt gebruikt. Als deze instelling is ingeschakeld, wordt de toegang alleen geërfd van de gerelateerde objecten als het maximum "geen" is. Als het maximum "view" of "full" is, wordt de toegang niet geërfd. In dat geval wordt alleen rekening gehouden met de toegangsrechten voor het document zelf.

UPLOADEN/DOWNLOADEN
Categorie opgeven bij uploaden	Bij het uploaden van een document moet de gebruiker opgeven naar welke categorie het document moet worden geüpload.
Standaardcategorie bij uploaden	Als de instelling op "Ja" staat, wordt de standaardcategorie (gebruikersafhankelijk) gebruikt bij het uploaden van documenten zonder categorie. Als de instelling op "Nee" staat, is het verplicht om de categoriemap op te geven bij het uploaden.
Slepen en neerzetten	Je kunt aangeven of de sleepfunctie voor het uploaden van documenten moet worden geactiveerd. Hiervoor wordt een ondertekende java-applet gebruikt. De hier ingestelde waarde is de standaardwaarde voor
Maximale uploadgrootte MB	De maximale uploadgrootte van een document in MB's.

Samenvatting

Oefening

Maak een nieuwe documentmap.
Maak een nieuwe documentcategorie.
Sla een document op in zowel je nieuwe documentmap als je documentcategorie.

Zoek op