DifficultySchwierigkeitsgrad: starterEinsteiger
| Info |
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Creating new folders is usually limited to a very small group of users. So it’s very likely that you can only make use of existing document folders. |
Summary
| Rw ui textbox macro |
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Exercise
- Upload a document using drag and drop
- Open the document you just uploaded and upload a new version with a upload method of your choosing.
Inhalt
| Table of Contents | ||||
|---|---|---|---|---|
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Learning Objectives
After reading this article, you’ll:
Know everything there is to know about uploading documents.
How can I upload a document?
Documents can be uploaded in all places where you see a document tab, tab, field, or document upload button.
| Info |
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Depending on your access right it could be that you are only allowed to view and not upload documents. |
Uploading a document in a drag and drop tab/ include
Often the drag-and drop functionality will be available. There are more ways to use this field:
Drag and drop a document from your computer to the drag and drop field.
Press ‘select files’ > a sceen now pops up > select one or more files from your computer > press ‘open’.
Copy a file to your clipboard (right mouse click > copy) > right mouse click in the drag and drop field > paste > now press the ‘Upload’ button that appear in the drag and drop box.
Press the ‘add/ upload’ button at the top of the drag and drop screen.
Multiple documents can be uploaded at the same time using drap and drop. Options 1 and 2 are the preferred methods for uploading.
Uploading a document in a document field
Some field exist specifically for uploading and displaying documents. There are three options to upload a document in this field:
Direct upload by drag and drop in the field.
Press '…' > the drag and drop - or a search screen now appears that can be used to upload the document.
Press the paper clip symbol > a screen pops up > select the image/ document from your computer > press 'open.
Change document display view
When enabled, users are allowed to switch from the default, to one of the other available document view options. The buttons to toggle between the views can be found at the top right of the document tab/include. If you see the toggle buttons, press them and see what happens!
New version vs new document
In some cases it’s better to upload a new version of a document than to create a new document. This is for example common practice for email and report templates.
New documents can be uploaded as previously explained in this article.
Uploading a new version of a document is explained below.
Uploading a new document version
Open the document by pressing the magnifying glass (if you’re on the instance page) or by looking up the existing document via the Document module.
Now press the ‘Upload’ button or navigate to the ‘Versions’ tab to upload a new version (usually the drag and drop functionality is available here).
Document folders
Documents can be organized in document folders, same as you would do on your own computer. If the folder functionality is available on the page you’re on you’ll find it as follow.
The folder structure is opened automatically upon opening a document tab/ page.
By pressing the ‘Folder’ button on the top of the include.
The folder structure now opens.
Select one of the folders
A document that is now uploaded is added to this folder.
Lernziele
Nachdem Sie diesen Artikel gelesen haben, werden Sie:
Erfahren Sie alles, was Sie über das Hochladen von Dokumenten wissen müssen.
Wie kann ich ein Dokument hochladen?
Dokumente können überall dort hochgeladen werden, wo eine Registerkarte, ein Register, ein Feld oder eine Schaltfläche zum Hochladen von Dokumenten angezeigt wird.
| Info |
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Je nach Ihren Zugriffsrechten kann es sein, dass Sie Dokumente nur ansehen und nicht hochladen dürfen. |
Hochladen eines Dokuments in einem Drag-and-Drop-Reiter/ Include
Oft ist die Drag-and-Drop-Funktionalität verfügbar. Es gibt weitere Möglichkeiten, dieses Feld zu verwenden:
Ziehen Sie ein Dokument von Ihrem Computer in das Drag & Drop-Feld.
Drücken Sie auf "Dateien auswählen" > es öffnet sich ein Fenster > wählen Sie eine oder mehrere Dateien von Ihrem Computer aus > drücken Sie auf "Öffnen".
Kopieren Sie eine Datei in die Zwischenablage (rechter Mausklick > Kopieren) > rechter Mausklick im Drag&Drop-Feld > Einfügen > drücken Sie nun die Schaltfläche "Hochladen", die im Drag&Drop-Feld erscheint.
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen/Hochladen" am oberen Rand des Drag&Drop-Bildschirms.
Sie können mehrere Dokumente gleichzeitig hochladen, indem Sie sie auf den Bildschirm ziehen und ablegen. Die Optionen 1 und 2 sind die bevorzugten Methoden für das Hochladen.
Hochladen eines Dokuments in ein Dokumentfeld
Einige Felder sind speziell für das Hochladen und Anzeigen von Dokumenten vorgesehen. Es gibt drei Möglichkeiten, ein Dokument in dieses Feld hochzuladen:
Direktes Hochladen durch Ziehen und Ablegen im Feld.
Drücken Sie '...' > die Drag & Drop - oder eine Suchmaske erscheint nun, mit der Sie das Dokument hochladen können.
Drücken Sie auf das Büroklammer-Symbol > ein Bildschirm wird angezeigt > wählen Sie das Bild/Dokument von Ihrem Computer aus > drücken Sie auf "Öffnen".
Ansicht der Dokumentanzeige ändern
Wenn diese Funktion aktiviert ist, können Benutzer von der Standardansicht zu einer der anderen verfügbaren Dokumentansichten wechseln. Die Schaltflächen zum Umschalten zwischen den Ansichten befinden sich oben rechts auf der Registerkarte "Dokument" bzw. "Einfügen". Wenn Sie die Schaltflächen zum Umschalten sehen, drücken Sie sie und sehen Sie, was passiert!
Neue Version vs. neues Dokument
In manchen Fällen ist es besser, eine neue Version eines Dokuments hochzuladen, als ein neues Dokument zu erstellen. Dies ist zum Beispiel bei E-Mail- und Berichtsvorlagen üblich.
Neue Dokumente können hochgeladen werden, wie bereits in diesem Artikel beschrieben.
Das Hochladen einer neuen Version eines Dokuments wird im Folgenden erläutert.
Hochladen einer neuen Dokumentversion
Öffnen Sie das Dokument, indem Sie auf die Lupe drücken (wenn Sie sich auf der Instanzseite befinden) oder indem Sie das vorhandene Dokument über das Dokumentmodul suchen.
Klicken Sie nun auf die Schaltfläche "Hochladen" oder navigieren Sie zur Registerkarte "Versionen", um eine neue Version hochzuladen (in der Regel ist hier die Funktion "Ziehen und Ablegen" verfügbar).
Dokumentenmappen
Dokumente können in Dokumentordnern organisiert werden, wie Sie es auch auf Ihrem eigenen Computer tun würden. Wenn die Ordnerfunktion auf der Seite, auf der Sie sich befinden, verfügbar ist, finden Sie sie wie folgt.
Die Ordnerstruktur wird automatisch beim Öffnen einer Registerkarte/Seite eines Dokuments geöffnet.
Durch Drücken der Schaltfläche "Ordner" oben auf dem Include.
Die Ordnerstruktur wird nun geöffnet.
Wählen Sie einen der Ordner
Ein Dokument, das jetzt hochgeladen wird, wird zu diesem Ordner hinzugefügt.
| Info |
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Die Erstellung neuer Ordner ist in der Regel auf eine sehr kleine Gruppe von Benutzern beschränkt. Es ist also sehr wahrscheinlich, dass Sie nur bestehende Dokumentenordner nutzen können. |
Zusammenfassung
| Rw ui textbox macro |
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Übung
- Hochladen eines Dokuments durch Ziehen und Ablegen
- Öffnen Sie das soeben hochgeladene Dokument und laden Sie eine neue Version mit einer von Ihnen gewählten Upload-Methode hoch.
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