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Reservierungen

Modifying or cancelling a reservation

Options to search for reservations

As a Reservation Coordinator, you can view and make changes to all reservations in the system. You can open the reservations using:

Searching via the menu option “Reservations”

Enter a query to search for a reservation or leave it empty (it will show all reservations). Press the “Search” button to start the search. You can also use the advanced search option.

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Searching using the “Reservation Calendar”

You can see the created reservations on the different time slots in the calendar. The initial view of the calendar is always the day-view. The options you have to change the view are explained in t

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title Modifying or cancelling a reservation
title Create new reservation
Create new reservation As key user you have multiple options to create a new reservation. You can use one of the four options explained below: Click the ‘Reservation+’ button on your startBoard. The same instructions apply as for regular users with the addition that you can change the ‘Requestor’ field which enables you to create a reservation for someone else. Menuoption ‘Reservations’ > ‘Reservations’ > click the button ‘Create new reservation’ Image Removed Menuoption ‘Reservations’ > ‘Reservation calendar’ > click the '+' symbol on the top right on your screen Menuoption ‘Reservations’ > ‘Reservation calendar’ > use drag and release option (see screenshot) Image Removed Info It`s also possible to limit the number of reservations of a “Workplace” per period. For example an end user can only reserve one workplace per day. An administrator can change this setting.
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title Options to search for reservations
The Reservations menu option, that shows a list The Reservation Calendar menu option, that returns a graphical view of the reservations The Reservations dashboard menu option. See separate section in this article.	Image Removed

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Neue Reservierung erstellen

Als Key-User haben Sie mehrere Möglichkeiten, eine neue Reservierung zu erstellen. Sie können eine der vier unten beschriebenen Optionen verwenden:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Reservierung+" auf Ihrem StartBoard. Es gelten die gleichen Anweisungen wie für reguläre Benutzer, mit dem Zusatz, dass Sie das Feld "Anforderer" ändern können, was es Ihnen ermöglicht, eine Reservierung für eine andere Person zu erstellen.

2. Menüpunkt 'Reservierungen' > 'Reservierungen' > Klicken Sie auf die Schaltfläche 'Neue Reservierung erstellen'.

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3. Menüpunkt 'Reservierungen' > 'Reservierungskalender' > Klicken Sie auf das '+'-Symbol oben rechts auf Ihrem Bildschirm

4. Menüpunkt 'Reservierungen' > 'Reservierungskalender' > Ziehen und Loslassen (siehe Screenshot)
   

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title Optionen für die Suche nach Reservierungen
Optionen für die Suche nach Reservierungen Als Reservierungskoordinator können Sie alle Reservierungen im System einsehen und Änderungen vornehmen. Sie können die Reservierungen mit öffnen: Die Reservierungen Menüpunkt, der eine Liste anzeigt Die Reservierungskalender Menüpunkt, der eine grafische Ansicht der Reservierungen liefert Die Dashboard für Reservierungen Menüoption. Siehe separater Abschnitt in diesem Artikel. Image Added Suche über den Menüpunkt "Reservierungen" Geben Sie eine Suchanfrage ein, um nach einer Reservierung zu suchen, oder lassen Sie diese leer (es werden dann alle Reservierungen angezeigt). Drücken Sie auf die Schaltfläche "Suchen", um die Suche zu starten. Sie können auch die Option "Erweiterte Suche" verwenden. Image Added Suche über den "Reservierungskalender" Sie können die erstellten Reservierungen in den verschiedenen Zeitfenstern des Kalenders sehen. Die Ausgangsansicht des Kalenders ist immer die Tagesansicht. Die Optionen, die Sie haben, um die Ansicht zu ändern, werden in t Info Doppelklicken Sie auf eine Reservierung, um sie zu öffnen. Image Added

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title Ändern oder Stornieren einer Reservierung
Ändern oder Stornieren einer Reservierung Nachdem Sie die Reservierung geöffnet haben, können Sie die Details der Reservierung ändern (indem Sie auf die Schaltfläche "Ändern" klicken). Einzelheiten zum Ändern von Reservierungen finden Sie im Artikel für Endbenutzer über Reservierungen: Reservations (incl. recurring) .

Reservation calendar

In the reservation calendar, you have an overview of the created reservations on the date and time of the different reservable objects. You can modify your view to see the reservations for one specific property or change from a daily, weekly, or monthly overview.  It is also possible to filter on a specific text or name.

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• If you click on a reservation it will open it and you will be able to edit the details.

• Another way to create a reservation is to select a time slot in the row of the area you want to reserve. (See screenshot below:the red box is the selected time slot, a reservation will be created for that period.) This is also possible in the weekly and monthly view. But beware of the the selected period if you use this other than on the daily view , you can adjust it the time period in the reservation creation view.

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Colors of a reservation

The status of a reservation determines the color of the reservation in the calendar.

• Light yellow: Reservation that has not yet been submitted (status ‘Draft’)

• Orange: Reservation that is submitted, but not yet approved (status ‘Requested’ or ‘Change’)

• Green:  Approved reservation

Also:

A small red line indicates that catering is added to the reservation (see screenshot)

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title Reservation Calendar details	Details zum Reservierungskalender
Reservierungskalender Im Reservierungskalender haben Sie einen Überblick über die erstellten Reservierungen zu Datum und Uhrzeit der verschiedenen reservierbaren Objekte. Sie können Ihre Ansicht ändern, um die Reservierungen für ein bestimmtes Objekt zu sehen oder von einer Tages-, Wochen- oder Monatsübersicht zu wechseln. Es ist auch möglich, nach einem bestimmten Text oder Namen zu filtern. Image Added Wenn Sie auf eine Reservierung klicken, wird diese geöffnet und Sie können die Details bearbeiten. Eine andere Möglichkeit, eine Reservierung zu erstellen, besteht darin, ein Zeitfenster in der Zeile des Bereichs auszuwählen, den Sie reservieren möchten. (Siehe Screenshot unten: das rote Kästchen ist das ausgewählte Zeitfenster, für das eine Reservierung erstellt wird). Dies ist auch in der Wochen- und Monatsansicht möglich. Achten Sie jedoch auf den ausgewählten Zeitraum, wenn Sie diesen nicht in der Tagesansicht verwenden, Sie können ihn in der Ansicht zur Erstellung der Reservierung anpassen. Image Added Farben einer Reservierung Der Status einer Reservierung bestimmt die Farbe der Reservierung im Kalender. Hellgelb: Reservierung, die noch nicht eingereicht wurde (Status 'Entwurf') Orange: Reservierung, die eingereicht, aber noch nicht genehmigt wurde (Status 'Beantragt' oder 'Änderung') Grün: Genehmigte Reservierung Auch: Stornierte Reservierungen werden im Kalender ausgeblendet Eine kleine rote Linie zeigt an, dass das Catering zur Reservierung hinzugefügt wurde (siehe Screenshot). Hinweis: Es gibt keine Zeile zur Kennzeichnung anderer reservierbarer Gegenstände wie Besucher und Ausrüstung.

Recurring reservations

Search for these via the menuoption ‘Recurring reservations’. In this module, you will find all recurring reservations in the systems and can modify/cancel them.  Use the standard of advanced search functionality to find them.

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Changing a recurring reservation

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title Recurring Reservations	Wiederkehrende Reservierungen
Wiederkehrende Reservierungen Suchen Sie diese über die Menüoption 'Wiederkehrende Reservierungen'. In diesem Modul finden Sie alle wiederkehrenden Reservierungen in den Systemen und können sie ändern/stornieren. Verwenden Sie die Standard- oder erweiterte Suchfunktion, um sie zu finden. Image Added Ändern einer wiederkehrenden Reservierung Die Anweisungen zum Ändern von wiederkehrenden Reservierungen finden Sie im Artikel für Endbenutzer unter Reservations (incl. recurring). Again with the addition that you, as a key user, can also change other peoples recurring reservationsWiederum mit dem Zusatz, dass Sie als Key-User auch wiederkehrende Reservierungen anderer Personen ändern können.

So öffnen und ändern Sie die Einstellungen für ein reservierbares Objekt

1. Verwenden Sie den Menüpunkt "Reservierbare Objekte" im Menü unter "Reservierungen".

2. Wählen Sie optional einen Objekttyp und klicken Sie auf "Suchen".

3. Sie werden eine Liste der reservierbaren Objekte sehen, öffnen Sie ein Objekt, um es zu bearbeiten.

4. Sie können die Einstellungen eines reservierbaren Objekts ändern. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Optionen, um den Hilfetext anzuzeigen, in dem erklärt wird, was die jeweilige Option bewirkt.

5. Nachdem Sie eine Änderung vorgenommen haben, drücken Sie auf "Speichern und zurück", um Ihre Änderungen zu speichern.

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Manuelles Erstellen neuer reservierbarer Objekte

Die Methode zur Erstellung eines reservierbaren Objekts ist für alle Objekttypen gleich. Gehen Sie wie folgt vor, um ein Asset, einen Bereich oder einen Katalogartikel (nicht mehr) reservierbar zu machen:

1. Suchen Sie den Eintrag über die Menüoption:

   1. VERMÖGEN: Assets > Asset >Suchen

   2. EIGENSCHAFTEN: Eigenschaften > Eigenschaften > Eigenschaft öffnen > Registerkarte 'Bereiche'.

   3. KATALOGSTÜCKE: Assets > Katalog > Verwenden Sie die Stichwortsuche, um Ihren Catering-Artikel zu finden, oder verwenden Sie die Erweiterte Suche > "Kategorie = Reservierbare Artikel" > OK.
      Hinweis: Nur Katalogartikel der Kategorie "Reservierbare Artikel" können reservierbar gemacht werden.

2. Nachdem Sie den Artikel geöffnet haben > setzen Sie 'Reservierbar = ja'.

3. Die Registerkarte "Reservierungseinstellungen" wird nun angezeigt und der Artikel ist nun reservierbar. Sie können die Registerkarte öffnen und zusätzliche Einstellungen vornehmen, wenn Sie möchten.

4. Sie können nun das Objekt, das Sie reservierbar gemacht haben, über den Menüpunkt finden: Reservierungen > Reservierbare Objekte

Reservations dashboard

Assuming you have the required access rights, you have the menu option “Reservation dashboard”, when opening this, you’ll be presented with this overview page:

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title Reservations dashboard	Dashboard für Reservierungen
Dashboard für Reservierungen Vorausgesetzt, Sie verfügen über die erforderlichen Zugriffsrechte, haben Sie die Menüoption "Reservierungs-Dashboard". Wenn Sie diese öffnen, wird Ihnen diese Übersichtsseite angezeigt: Image Added Jede Schaltfläche führt Sie zu einer Übersichtsseite des angegebenen Themas:

Reservation types

While creating a reservation one of the mandatory fields is “Type”. System administrators (not for key users!) are able to created new, and edit existing, reservation types under the menuoption: Reservations > Reservation types.

Instructions on adding new reservations types are found in the reservation implementation article Reservations SBR.

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title Reservation TypesReservierungsarten	Image Removed

Reservierungsarten Bei der Erstellung einer Reservierung ist eines der Pflichtfelder "Typ". Systemadministratoren (nicht für Key-User!) können neue Reservierungstypen erstellen und bestehende bearbeiten unter dem Menüpunkt: Reservierungen > Reservierungstypen. Anweisungen zum Hinzufügen neuer Reservierungstypen finden Sie im Artikel über die Implementierung von Reservierungen Reservations module activation and information. Image Added

Zusammenfassung

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