Moeilijkheidsgraad: beginner

1. Selecteer de map waarvoor je de toegangsrechten wilt instellen;

2. Druk op de Bewerk pictogram rechtsboven (verborgen achter/naast het '+'-symbool);

3. Druk op de Map pictogram (rechtsboven) met de helptekst 'Toegang tot map';

   1. Hiermee wordt het toegangsrecht op mapniveau ingesteld.

Documentcategorieën en toegang

• Hoewel het mogelijk is om documenten te uploaden zonder het documentmappensysteem te gebruiken, is het niet mogelijk om documenten te uploaden zonder toegang te hebben tot documentcategorieën.

• Als er geen categorie is/kan worden opgegeven bij het uploaden van een document, bepaalt Workplace de categorie.

  • Als je een document uploadt naar een verzoek, wordt de categorie ingesteld op 'Document verzoek'.

  • Bij het uploaden van een document via DOCUMENT > Document is de standaardcategorie bijvoorbeeld 'Document'. Als een gebruiker de documentcategorie mag wijzigen, is er een pulldown beschikbaar om de categorie te wijzigen.

Workplace gebruikt documentcategorieën om toegangsrechten tot documenten te beheren. Het is waarschijnlijk dat niet alle gebruikers toegang moeten hebben tot alle documenten in de omgeving. Door documenten op te slaan in expliciete categorieën, kunnen toegangsrechten worden ingesteld op de objecten binnen de documentcategorie.

Image Removed

Toegang tot de documentcategorieën

Een documentcategorie wordt op dezelfde manier aangemaakt als elke andere categorie in Workplace. Lees /wiki/spaces/KB/pages/93913144 om te zien hoe je een categorie instelt, bewerkt en verwijdert.

Om de categorieën op documenten te vinden:

1. Navigeer naar Documenten in het navigatiemenu;

2. Klik op Documenten;

3. Klik op de Map pictogram (rechterbovenhoek).

• Door de toegangsrechten voor de inhoud binnen een expliciete categorie aan te passen, is het mogelijk om te bepalen welke gebruikersgroepen toegang hebben tot de documenten in deze categorie. Lees ook hier /wiki/spaces/KB/pages/93913144 voor meer informatie over het configureren van deze functie.

• Bij het uploaden van een document in de omgeving is het (vaak) mogelijk om de categorie van het document te wijzigen.

Image Removed

Versiebeheer

Een nieuwe versie van een bestaand document maken:

Managing documents in Workplace

Documents are created or uploaded via multiple options:

• Uploaded by a user from within an object (for instance a photo or PDF within a request)

• Uploaded by a user directly within the document module as a stand alone document

• Automatically generate by the system (for instance certain import log files or the invoice document that gets automatically generated in outgoing invoices)

When a document is created or uploaded this is done in a certain document category (allowing for all the benefits that categories have). By default, Workplace management has a pre-defined set of categories. In most cases the category is automatically determined. For instance, a document uploaded in the context of a contract, automatically get the ‘Contract document’ category.

It is possible to upload a document without storing it in a folder. This is for example common when uploading a document to a request, reservation, or perhaps a work order. In this case the document is linked that specific object.

General document search via navigation menu

All document that are uploaded in Workplace Management (Either within the context of an object, created as a stand alone document or automatically generated by the system), can be found in the Documents module via the navigation menu:

Image Added

This navigation menu option is only visible to administrators and users with the system group: 4. Document manager (FMB-G067)

Using Document Folders

It is also possible to store these documents in a specific document folder. These folders work similar as the document folders on a computer.

Document folders are found in two places:

1. In the menu option DOCUMENTS > Documents > press the ‘Folder’ button in the document include.

2. In the context of some types of objects, for example:

   1. Nagivation menu option Buildings > Buildings > open a building > Documents tab > press the ‘Folder’ button in the document include.

   2. Navigation menu option ASSETS > Assets > open an asset > Documents tab > press the ‘Folder’ button in the document include.

Creating or editing document folders

Document folders can be created and edited by administrators and users with the system group 1: create document folders:

1. Navigate to a folder page (see steps in the section above).

2. Determine on what hierarchical level the folder should be created. The new folder is always a child of the folder you’ve selected. For example:

   1. Select “Document” (Grey rectangle around the text) to create the folder at the highest level. See screenshot.

   2. When you want to create a sub-folder, make sure to select the folder under which the new folder needs to be created. If you select ‘Logos’, the new folder will be created as a child of the ‘Logos’ folder

3. Press the plus icon on the top right.

4. Press New to create a new folder. Or Edit to edit the folder.

Image Added

Adding documents to folders

There are two ways to to add documents to folder:

1. Upload a document directly into a folder. This is described in the Uploading and viewing documents article.

2. Add a document to a folder after it was uploaded. For this there are two ways:

   1. Navigate to the folder to where you to move the document > press ‘the assign document to folder’ button on the top right > look up the document
      

      Image Added

   2. Open the document > press ‘Move to’ function button > search folder > select a folder using the checkbox > Ok . Note: by default this function button is hidden.
      

      Image Added

Document versions

Samenvatting

Oefening

•  Maak een nieuwe documentmap.
•  Maak een nieuwe documentcategorie.
•  Sla een document op in zowel je nieuwe documentmap als je documentcategorie.

Zoek op

• When creating a document in Workplace, it receives a unique reference number and is created as version 1.0

• It is possible to upload a new version of the same document. This is for example the preferred way for templates (as the link to other objects remains in tact)

• To create a new version of an existing document:

  • open the document

  • press ‘Upload’ button

  • upload a new version of the document

  • Via the client setting 'Version numbering' you can determine the version numbering. The default is 1.1, 1.2, 1.3, enzetc.

• Workplace zorgt ervoor dat de nieuwste versie (tenzij anders aangegeven) wordt ingesteld als actieve versie.

• Door de laatste versie te verwijderen, gebruikt Workplace automatisch de nieuwste versie die in het document is geüpload.

• De oude versie kan worden bekeken op het tabblad 'Versies'.

Documentinstellingen op de omgeving

Hieronder staan de meest gebruikte instellingen voor documenten.

Om toegang te krijgen tot deze instellingen:

1. druk op de Klantinstellingen knop op uw startbord

2. Klik op de Tabblad Documenten.

3. Door een paar seconden met de muis over de instellingen te bewegen, wordt de uitleg van de instellingen weergegeven.

ALGEMEEN

PDF

Deze instelling bepaalt of een document moet worden geconverteerd naar PDF na een upload. Opmerking: Als deze instelling op "Ja" staat, neemt het opslaggebruik toe. Deze instelling is standaard ingesteld op "Ja".

Opmaak

Wanneer "PDF = ja". Deze instelling bepaalt of voor elke pagina een afbeelding met hoge resolutie moet worden gegenereerd voor opmaak en contractabstractie. Het opslaggebruik zal toenemen met 100-200 Kb voor elk document.

Verberg thumbnail plaatshouder

Wanneer een verwijzing naar een document wordt weergegeven als een miniatuurafbeelding, maar er geen document is geselecteerd, moet er dan wel of geen plaatshouder voor de miniatuurafbeelding worden weergegeven?

Versienummering

Als je een nieuwe documentversie uploadt, wordt het versienummer automatisch verhoogd. Je kunt aangeven welk nummeringsschema moet worden gebruikt. Als je een ander bestandsformaat naar een document uploadt, wordt de versienummering opnieuw ingesteld.

Gerelateerde documenten

Je kunt aangeven hoe je wilt navigeren door de gerelateerde documenten in submenu's, zoals projecten, eigenschappen en contracten. Als je meestal een klein aantal objecten hebt, kun je kiezen voor de lijstoptie. Als je met mappen werkt kun je direct de hoofdmap tonen. Standaard wordt er een zoekscherm getoond.

Erven alleen "geen" toegang

Documenten kunnen de toegang erven van de objecten waaraan ze gekoppeld zijn. Het maximum van de toegang tot de gerelateerde objecten wordt gebruikt. Als deze instelling is ingeschakeld, wordt de toegang alleen geërfd van de gerelateerde objecten als het maximum "geen" is. Als het maximum "view" of "full" is, wordt de toegang niet geërfd. In dat geval wordt alleen rekening gehouden met de toegangsrechten voor het document zelf.

UPLOADEN/DOWNLOADEN

Categorie opgeven bij uploaden

Bij het uploaden van een document moet de gebruiker opgeven naar welke categorie het document moet worden geüpload.

Standaardcategorie bij uploaden

Als de instelling op "Ja" staat, wordt de standaardcategorie (gebruikersafhankelijk) gebruikt bij het uploaden van documenten zonder categorie. Als de instelling op "Nee" staat, is het verplicht om de categoriemap op te geven bij het uploaden.

Slepen en neerzetten

Je kunt aangeven of de sleepfunctie voor het uploaden van documenten moet worden geactiveerd. Hiervoor wordt een ondertekende java-applet gebruikt. De hier ingestelde waarde is de standaardwaarde voor

Maximale uploadgrootte MB

De maximale uploadgrootte van een document in MB's.

• makes sure that the latest version (unless specified otherwise) is set as active version.

• By deleting the latest version, Workplace automatically uses the newest version uploaded in the document.

• Old version can be viewed in the ‘Versions’ tab.