How to navigate to the module activation

To start the module Activation for visitors, we have to:

1. Navigate to the startBoard.

2. Click on the “Module activation” tile

3. Select the “Available modules to roll out” and select Visitors.

4. Click on the “Rollout selected module” button

This will provide you with a short explanation like the one below.

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After this a new page will open:

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Steps to follow

Step 1 Settings to be determined

Setting

Options

Description

Use recurring visitors

Yes/No

If set to yes makes it possible to change a visitor in a recurring visitors (e.g. a visitor that visits every week until date x)

Register visitors in reservation

Yes/No

If set to yes when creating new visitors Workplace will register the arrival and departure of visitors.

In the pre-defined settings tab we go over some settings that cannot be changed in the module activation.

There are some predefined settings. If these need to be adjusted this should be done via the "Module settings" button on your startBoard > “Visitors” tab.

Setting

Options

Description

Use visitors

Yes/No

Allows the use of visitors.

Automatically anonymize visitors

Yes/No

Anonymize visitors x days after departure. The name of the visitor will be replaced by a '-'. This is done automatically by a planning script that is created via the initialization wizard. So make sure not to delete this script

Anonymize after x days

Integer

Determine after how many days the visitors need to be anonymized. The minimum value is 10 days. If a value lower than 10 is registered, 10 days will be used.

Print visitor badges

Yes/No

Enable the possibility to print badges for arriving visitors, the function will be enabled on the FMBVisitor page for the reception employee group.

Register visitors with an expected arrival time in the past

Yes/No

If set to Yes, it is permitted to register visitors with an expected arrival time in the past.

Step 2 Start this module activation

What happens when clicking the green Start button in this wizard step?

• You move on to the next page of the Wizard.

The following groups can be assigned to users:

Group

Reference

Comment

1. Create visitors

GOB-G004

Gives access to visitors (object and navigation menu options)

1. Create recurring visitor

FMB-G115

Gives the option to create a recurring visitor (schedule) from a visitor)

4. Reception employee

GOB-G026

Gives access to visitors. Create new visitors and register the arrival and departure of visitors for yourself and other employees.

Step 3 Close module activation

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No further actions are necessary, so the module activation can be closed.

Summary

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So navigieren Sie zur Modulaktivierung

Um das Modul Aktivierung für Besucher zu starten, müssen wir:

1. Navigieren Sie zum StartBoard.

2. Klicken Sie auf die Kachel "Modulaktivierung".

3. Wählen Sie die "Verfügbaren Module zum Ausrollen" und wählen Sie Besucher.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Ausgewähltes Modul ausrollen".

Dort finden Sie eine kurze Erklärung wie die folgende.

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Daraufhin wird eine neue Seite geöffnet:

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Zu befolgende Schritte

Schritt 1 Noch zu bestimmende Einstellungen

Note
Tipp: In der folgenden Tabelle werden die Einstellungen erläutert. Wenn Sie mit dem Mauszeiger über das Feld fahren, das Sie ausfüllen, erhalten Sie oft denselben Hilfetext.

Einstellung	Optionen	Beschreibung
Wiederkehrende Besucher verwenden	Ja/Nein	Wenn auf ja gesetzt, ist es möglich, einen Besucher in einen wiederkehrenden Besucher zu ändern (z.B. einen Besucher, der jede Woche bis zum Datum x besucht)
Besucher in der Reservierung registrieren	Ja/Nein	Wenn diese Option beim Anlegen neuer Besucher auf "Ja" gesetzt wird, registriert Workplace die Ankunft und Abreise von Besuchern.

Auf der Registerkarte "Vordefinierte Einstellungen" werden einige Einstellungen erläutert, die bei der Aktivierung des Moduls nicht geändert werden können.

Expand
title Vordefinierte Einstellungen
Es gibt einige vordefinierte Einstellungen. Wenn diese angepasst werden müssen, sollte dies über die Schaltfläche "Moduleinstellungen" auf Ihrem startBoard > Registerkarte "Besucher" erfolgen. Einstellung Optionen Beschreibung Besucher benutzen Ja/Nein Erlaubt die Nutzung von Besuchern. Automatisch Besucher anonymisieren Ja/Nein Anonymisierung der Besucher x Tage nach der Abreise. Der Name des Besuchers wird durch ein '-' ersetzt. Dies geschieht automatisch durch ein Planungsskript, das über den Initialisierungs-Assistenten erstellt wird. Stellen Sie also sicher, dass Sie dieses Skript nicht löschen. Anonymisierung nach x Tagen Integer Legen Sie fest, nach wie vielen Tagen die Besucher anonymisiert werden sollen. Der Mindestwert ist 10 Tage. Wenn ein Wert unter 10 eingetragen wird, werden 10 Tage verwendet. Besucherausweise drucken Ja/Nein Aktivieren Sie die Möglichkeit, Ausweise für ankommende Besucher zu drucken. Die Funktion wird auf der Seite FMBVisitor für die Mitarbeitergruppe am Empfang aktiviert. Registrieren Sie Besucher mit einer voraussichtlichen Ankunftszeit in der Vergangenheit Ja/Nein Bei der Einstellung Ja ist es erlaubt, Besucher mit einer erwarteten Ankunftszeit in der Vergangenheit zu registrieren.

Schritt 2 Starten Sie die Aktivierung dieses Moduls

Was passiert, wenn Sie auf das grüne Start Schaltfläche in diesem Wizard-Schritt?

• Sie fahren mit der nächsten Seite des Wizard fort.

Expand
title Berechtigungen
Die folgenden Gruppen können den Benutzern zugewiesen werden: Gruppe Referenz Kommentar 1. Besucher anlegen GOB-G004 Ermöglicht den Zugang zu Besuchern (Objekt- und Navigationsmenüoptionen) 1. Wiederkehrende Besucher erstellen FMB-G115 Bietet die Möglichkeit, einen wiederkehrenden Besucher (Zeitplan) aus einem Besucher zu erstellen) 4. Angestellter an der Rezeption GOB-G026 Ermöglicht den Zugang zu Besuchern. Legen Sie neue Besucher an und registrieren Sie die Ankunft und Abreise von Besuchern für sich und andere Mitarbeiter.

Schritt 3 Modulaktivierung beenden

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Es sind keine weiteren Aktionen erforderlich, so dass die Aktivierung des Moduls abgeschlossen werden kann.

Zusammenfassung

Rw ui textbox macro
Schritte zur Aktivierung des Moduls: Einstellungen festlegen Start der Modulaktivierung Daten prüfen und schließen

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