| Table of Contents | ||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
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| Info |
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This article is about activating this module as an implementation consultant. For more detailed information on how to manage or use the concepts in this module as an application manager or a user (for instance, details on how to create an object), see the related module in the application managers and/or Users part of this knowledge baseDieser Artikel befasst sich mit der Aktivierung dieses Moduls als Implementierungsberater. Ausführlichere Informationen zur Verwaltung oder Verwendung der Konzepte in diesem Modul als Anwendungsmanager oder Benutzer (z. B. Details zur Erstellung eines Objekts) finden Sie in dem entsprechenden Modul im Teil Anwendungsmanager und/oder Benutzer dieser Wissensdatenbank: Application Managers / Users |
1.
...
Compliance management involves establishing processes, policies, and controls to ensure that an organization operates within the legal and regulatory boundaries that apply to its operations.
This includes activities such as monitoring, reporting, and taking corrective actions to ensure that the organization and its employees are conducting their activities in accordance with the required rules and regulations.
Compliance is crucial for maintaining ethical practices, minimizing risks, and avoiding legal and financial penalties.
2. What is this module about
For more information on the content of this module, including detailed descriptions of some of the core components, see: Compliance module in the 'Application Managers' section.
3. Why use this module
There are multiple reasons for a customer to use this module next to the modules they already use, or even as a complete stand-alone solution:
Complex & changing regulations
Regulations can vary significantly and may change over time, making it difficult for stakeholders to keep track of the latest requirements.Lack of awareness
Building owners and managers might not be aware of the legislation that applies to their specific building or the latest updates in building codes, environmental standards, safety requirements, etc.Inadequate Documentation
Keeping track of all compliance-related documentation, permits, and certifications can be cumbersome, and failing to maintain accurate records may lead to compliance issues.
...
By using a workflow to track the status and control the actions for each document it is also possible to:
Specify in general, per building or even per asset which users will be able to upload, approve, or completely manage the documents
Make sure users get tasks and weekly e-mail overviews to notify them on time for the specific tasks they need to execute.
| Info |
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Available and up-to-date legislation is currently only available for Dutch legislation. However, it is |
3.1 Choices to be made within the module
The most relevant choices that can be made when using this module are the following:
Does the customer want to use the available standard legislation, or do they want to create their own regulations?
In case the customer is not from a country that has available default legislation, or the customer wishes to keep track of different types of rules and legislations (for instance, only company-specific regulations), it is out of the box possible to create your own regulations and related document types via the legislation navigation menu option. This is also possible in combination with the default legislation).
In case the customer does want to use the default legislation, make sure to enable it for the required country(s). This can be enabled directly via the module activation process or later on via the Compliance settings:
Does the customer want to let every involved user manage their own tasks for the entire portfolio of assets and buildings, or do they want to split this up per (subset of) buildings or even assets?
If the customer only has a few users managing the complete compliance process for every building, the easiest option is to add the relevant user groups to one general profile, or make general profiles per role (upload documents and legislation document approval) and assign this profile to the users. Each user will have access to and will get all relevant tasks for every building and asset.
If the customer has many users each managing only a part of the entire portfolio of buildings and assets, or perhaps wants to give suppliers access to upload documentation for some specific legislation(s), buildings or even assets, it is possible to assign certain compliance related systemgroups in the context of legislation, buildings or even specific assets. For more information on this, see User groups down below.
4. How to activate this module
...
There are two options to activate the Compliance module:
As a complete solution (Complete solutions can only be rolled out initially if no other module has been activated yet).
As a module (The compliance module is rolled out as an additional module next to other already activated solutions or modules).
In a new environment both the solution and individual module can be activated. If another solution or module is already activated, the compliance module can only be activated.
4.1 Prerequisites before enabling this module
The following prerequisites only apply to enabling the module and not to the complete solution, since the solution activation already takes all prerequisites into account.
The following modules need to be activated before the Compliance module can be activated:
Masterdata: Buildings and areas
Masterdata: Assets
4.2 Module activation
For this specific module activation, only one setting applies:
Enable default legislation. This is used to enable country-specific legislation. It is always possible to create your own regulations apart from or next to country-specific legislation.
...
After starting the module activation, the 'compliance assets' import is available to download in the next step. For more details, see further down (Data imports).
Starting the module activation will also enable the relevant user groups and these can be assigned to user profiles via the User profile management dashboard which can be found on the admins startboard. For more details, see further down (User groups and profile suggestions).
As a complete solution
If compliance is activated as a complete solution (instead of a module), the following additional actions are automatically executed:
In Dutch, the word ‘Inventaris' is translated to ‘Assets' (as that is the general term in Dutch for compliance as well)
Masterdata: Buildings and Areas module is activated
Masterdata: Assets module is activated
If no custom corporate identity is set (can be set in the initialization wizard), the ‘Compliance' logo will be set via the corporate identity (instead of the default ‘Workplace’ logo)
3 user profiles are generated:
Compliance manager: Users with this profile can view master data (Buildings and Assets), view legislations and manage their own regulations, view all compliance documents, view task lists and graphs, and assign suggested legislations. Users with this profile can also upload and approve documents.
Compliance document uploader: Users with this profile receive a task in the workflow to upload the actual document.
Compliance document approver: Users with this profile will get a task in the workflow to review the uploaded document if the document requires approval.
The ‘Compliance manager' profile is sufficient to manage the whole compliance module. The ‘Compliance document uploader’ and the 'Compliance document approver’ profiles can be assigned to users if you want to separate the tasks given to users in the legislation document workflow.
These profiles can be assigned to users (per user or via the user profile management dashboard).
Workflow Emails
There are no emails sent via the workflow. Only a weekly automatic email with a list of open tasks related to compliance is automatically sent to users with the system group FMB-G149 'Compliance tasks via email'. See down below in part 4.4 User groups.
4.3 Data imports
When activating this module, some data imports become available, which can be used to quickly import relevant data into the system (as opposed to manually entering this data, which is also possible).
Relevant data imports become available in the module activation after the activation has been started. Default data imports can also be found on the admins startboard (only for level 2 and level 3 administrators).
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If compliance is activated as a module, the following default import connectors become available:
...
Reference
...
Name
...
Description
...
FMB-F-200
...
Import compliance assets
...
This import can be used to import assets. This import is very similar to the regular asset import, but a bit more focused (also in the examples) towards building elements.
This import also has the 'Compliance applicable' setting, such that it can be indicated if compliance is applicable for the asset.
If all relevant assets where already imported via the default 'asset import', this compliance import is not necessary any more.
Available data imports for compliance as a complete solution
...
Reference
...
Name
...
Description
...
FMB-F-021
...
Import buildings
...
This (by default available import) can be used to import buildings of the customer.
...
FMB-F-022
...
Import areas
...
This (by default available import) can be used to import the areas of the building of the customer.
Areas are functionally not needed for compliance. It is adviced to only import areas which are actually relevant, for example to register where a certain asset is located.
...
FMB-F-200
...
Import compliance assets
...
This import can be used to import assets. This import is very similair to the regular asset import, but a bit more focused (also in the examples) towards building elements.
This import also has the 'Compliance applicable' setting, such that it can be indicated if compliance is applicable for the asset.
If all relevant assets where already imported via the default 'asset import', this compliance import is not necesarry any more.
4.4 User groups
When a module is activated, user groups become available that can be assigned to user profiles. These user groups will give users access to (a subset of) navigation menu options, startboard tabs, and tasks in the relevant workflow(s).
...
For the Compliance module, the following user groups become available:
...
Reference
...
Name
...
Description
...
License needed
...
FMB-G137
...
View Compliance
...
Group gives view rights to the Compliance module. Group can be given to users overall (to gain access to the entire Compliance module) or in the context of legislation, buildings or assets, giving specific access to the Compliance (documents) within that context
...
Limited user
...
FMB-G139
...
Compliance manage legislation
...
Group gives access to view the default (country specific) legislation and manage client specific regulations and the codes.
...
Full user
...
FMB-G145
...
Compliance manage documents
...
Group gives the rights to manage the Compliance documents. Also linking the legislation objects to buildings and assets, generating the documents needed per building or asset, indicating whether a document is applicable and whether approval is required. This role can be given to users in general or in the context of specific buildings or assets.
...
Full user
...
FMB-G144
...
Upload Compliance document
...
Group gives the task to upload the Compliance documents. This role can be given to users in general or in the context of specific legislations, buildings or even assets.
...
Limited user
...
FMB-G142
...
Compliance approve document
...
Group gives the task of approving the Compliance documents, after a new version has been uploaded and approval is applicable. This role can be given to users in general or in the context of specific buildings or assets.
...
Full user
...
FMB-G149
...
Compliance tasks via email
...
The users assigned to this group receive the tasks they have regarding Compliance in a total overview by email once a week. This is useful if users do not login regularly to check if they have open tasks related to compliance.
...
limited user
...
FMB-G146
...
View compliance navigationmenu
...
Group gives access to the navigation menu options surrounding the Compliance module and to the (country specific) legislation data. Other data surrounding the compliance module is made visible via the user groups mentioned above.
...
Limited user
...
FMB-G161
...
View compliance startboard
...
This group only provides access to the startboard tab 'Compliance dashboard' and all legislation. This group can be given to users who do not need a navigation menu, but want to be able to search all compliance documents to which they are authorized, without needing to wait until they receive a task in the workflow.
This is relevant in case a user is only authorized in the context of specific legislation(s) or building(s) and does not have any general access to compliance-related options (for instance suppliers)
...
Limited user
Via the 'User profile management' option on the administrator startboard, these user groups can be assigned to existing user profiles or add them to newly created user profiles.
If the Compliance module is activated as a complete solution, user profiles which contain the relevant compliance user groups, are automatically generated in the Module activation. Use the 'User profile management' option on the administrator startboard to assign these profiles to users.
4.4.1 Relevant user groups from other modules:
For some modules, other (masterdata) modules might be of importance, in order to be able to fully use this module.
For Compliance, the Masterdata modules ‘Buildings and areas’ and ‘Assets' are needed, therefore the following user groups also need to be assigned to users (If not already done in the past), to be able to create and edit (including linking legislation to buildings and Assets as well as marking assets as ‘Applicable’ for compliance:
...
Reference
...
Name
...
Description
...
License needed
...
GOB-G007
...
Edit buildings and areas
...
Group gives create and edit rights on buildings and areas
...
Full user
...
GOB-G008
...
Edit assets
...
Group gives create and edit rights on assets
...
Full user
When generating the user profiles, it is advised to also include these groups in the profiles or have dedicated profiles (and users) for these modules.
4.5 Navigation menu and startboard options
When a module is activated, the relevant navigation menu options become available to users with the correct authorizations (based on the user groups). Next to that, a module specific key user startboard tab becomes available for that particular module and is visible depending on the user's authorizations. This tab gives users insights and day-to-day work overviews relevant to the specific module.
...
Einhaltung der Vorschriften im Allgemeinen
Verwaltung der Einhaltung der Vorschriften umfasst die Einrichtung von Prozessen, Strategien und Kontrollen, um sicherzustellen, dass ein die Organisation innerhalb der rechtlichen und regulatorischen Grenzen arbeitet die für ihre Tätigkeit gelten.
Dazu gehören Aktivitäten wie Überwachung, Berichterstattungund Ergreifen von Abhilfemaßnahmen um sicherzustellen, dass die Organisation und seine Mitarbeiter führen ihre Aktivitäten in Übereinstimmung mit den erforderlichen Regeln und Vorschriften.
Die Einhaltung von Vorschriften ist von entscheidender Bedeutung für die Aufrechterhaltung ethischer Praktiken, die Minimierung von Risiken und die Vermeidung rechtlicher und finanzieller Strafen.
2. Worum geht es in diesem Modul?
Weitere Informationen über den Inhalt dieses Moduls, einschließlich detaillierter Beschreibungen einiger Kernkomponenten, finden Sie unter: Compliance module im Abschnitt 'Anwendungsmanager'.
3. Warum dieses Modul verwenden
Es gibt zahlreiche Gründe, warum ein Kunde dieses Modul neben den bereits verwendeten Modulen oder sogar als eigenständige Lösung einsetzen sollte:
Komplexe und sich ändernde Vorschriften
Die Vorschriften können sehr unterschiedlich sein und sich im Laufe der Zeit ändern, so dass es für die Beteiligten schwierig ist, den Überblick über die neuesten Anforderungen zu behalten.Mangelndes Bewusstsein
Gebäudeeigentümer und -verwalter kennen möglicherweise nicht die für ihr Gebäude geltenden Rechtsvorschriften oder die neuesten Aktualisierungen der Bauvorschriften, Umweltstandards, Sicherheitsanforderungen usw.Unzureichende Dokumentation
Es kann mühsam sein, den Überblick über alle mit der Einhaltung von Vorschriften zusammenhängenden Unterlagen, Genehmigungen und Zertifizierungen zu behalten, und wenn man keine genauen Aufzeichnungen führt, kann es zu Problemen mit der Einhaltung von Vorschriften kommen.
Mit diesem Modul wird die Standard-Gesetzgebung für Sie auf dem neuesten Stand gehalten und es wird Ihnen auch genau gesagt, welche Dokumente in welchem Intervall erforderlich sind.
Außerdem bietet es klare Übersichten und Einblicke in den aktuellen Stand der Einhaltung von Vorschriften in Form von Grafiken und exportierbaren Datenübersichten:
...
Durch die Verwendung eines Workflows zur Verfolgung des Status und zur Steuerung der Aktionen für jedes Dokument ist es auch möglich:
Legen Sie allgemein, pro Gebäude oder sogar pro Anlage fest, welche Benutzer die Dokumente hochladen, genehmigen oder vollständig verwalten können.
Stellen Sie sicher, dass die Benutzer Aufgaben und wöchentliche E-Mail-Übersichten erhalten, um sie rechtzeitig über die spezifischen Aufgaben zu informieren, die sie ausführen müssen.
| Info |
|---|
Verfügbare und aktuelle Rechtsvorschriften sind derzeit nur für die niederländische Gesetzgebung verfügbar. Es ist jedoch |
3.1 Wahlmöglichkeiten im Rahmen des Moduls
Die wichtigsten Entscheidungen, die bei der Verwendung dieses Moduls getroffen werden können, sind die folgenden:
Möchte der Kunde die vorhandenen Standardvorschriften verwenden oder eigene Vorschriften erstellen?
Für den Fall, dass der Kunde nicht aus einem Land kommt, in dem Standardgesetze verfügbar sind, oder dass der Kunde verschiedene Arten von Vorschriften und Gesetzen verfolgen möchte (z. B. nur unternehmensspezifische Vorschriften), ist es von vornherein möglich, eigene Vorschriften und zugehörige Dokumenttypen über das Navigationsmenü für Gesetze zu erstellen. Dies ist auch in Kombination mit den Standardvorschriften möglich.)
Falls der Kunde die Standardgesetzgebung verwenden möchte, müssen Sie diese für das/die gewünschte(n) Land/Länder aktivieren. Dies kann direkt über den Aktivierungsprozess des Moduls oder später über die Compliance-Einstellungen aktiviert werden:
Möchte der Kunde, dass jeder beteiligte Benutzer seine eigenen Aufgaben für das gesamte Portfolio von Anlagen und Gebäuden verwaltet, oder möchte er dies nach (Teil-)Gebäuden oder sogar Anlagen aufteilen?
Wenn der Kunde nur einige wenige Benutzer hat, die den gesamten Compliance-Prozess für jedes Gebäude verwalten, ist es am einfachsten, die relevanten Benutzergruppen zu einem allgemeinen Profil hinzuzufügen oder allgemeine Profile pro Rolle zu erstellen (Hochladen von Dokumenten und Genehmigung von Rechtsvorschriften) und dieses Profil den Benutzern zuzuweisen. Jeder Benutzer hat dann Zugriff auf alle relevanten Aufgaben für jedes Gebäude und jede Anlage und erhält diese.
Wenn der Kunde viele Benutzer hat, von denen jeder nur einen Teil des gesamten Gebäude- und Anlagenbestands verwaltet, oder wenn er vielleicht Lieferanten Zugang zum Hochladen von Unterlagen für bestimmte Rechtsvorschriften, Gebäude oder sogar Anlagen geben möchte, ist es möglich, bestimmte Compliance-bezogene Systemgruppen im Zusammenhang mit Rechtsvorschriften, Gebäuden oder sogar bestimmten Anlagen zuzuweisen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Benutzergruppen weiter unten.
4. Wie man dieses Modul aktiviert
Verwenden Sie wie bei jedem neuen Modul die Option "Modulaktivierung" auf der Startleiste des Administrators (nur für Administratoren der Stufen 2 und 3 verfügbar). Weitere allgemeine Informationen zu diesen "Modulaktivierungsoptionen" finden Sie unter Module activation
Es gibt zwei Möglichkeiten, das Compliance-Modul zu aktivieren:
Als Komplettlösung (Komplettlösungen können zunächst nur eingeführt werden, wenn noch kein anderes Modul aktiviert wurde).
Als Modul (Das Compliance-Modul wird als zusätzliches Modul neben anderen bereits aktivierten Lösungen oder Modulen ausgerollt).
In einer neuen Umgebung können sowohl die Lösung als auch das einzelne Modul aktiviert werden. Wenn bereits eine andere Lösung oder ein anderes Modul aktiviert ist, kann nur das Compliance-Modul aktiviert werden.
4.1 Voraussetzungen für die Aktivierung dieses Moduls
Die folgenden Voraussetzungen gelten nur für die Aktivierung des Moduls und nicht für die Gesamtlösung, da bei der Aktivierung der Lösung bereits alle Voraussetzungen berücksichtigt werden.
Die folgenden Module müssen aktiviert werden, bevor das Modul Compliance aktiviert werden kann:
Masterdata: Gebäude und Flächen
Stammdaten: Vermögen
4.2 Aktivierung der Module
Für diese spezielle Modulaktivierung gilt nur eine Einstellung:
Standardgesetzgebung aktivieren. Dies wird verwendet, um länderspezifische Rechtsvorschriften zu aktivieren. Es ist jederzeit möglich, neben oder neben den länderspezifischen Rechtsvorschriften eigene Vorschriften zu erstellen.
...
Nach dem Start der Modulaktivierung steht im nächsten Schritt der Import der "Compliance Assets" zum Download bereit. Weitere Einzelheiten finden Sie weiter unten (Datenimporte).
Mit dem Start der Modulaktivierung werden auch die entsprechenden Benutzergruppen aktiviert. Diese können über das Dashboard für die Verwaltung von Benutzerprofilen, das sich auf dem Startboard des Administrators befindet, den Benutzerprofilen zugewiesen werden. Für weitere Details siehe weiter unten (Benutzergruppen und Profilvorschläge).
Als Komplettlösung
Wenn Compliance als Komplettlösung (statt als Modul) aktiviert wird, werden die folgenden zusätzlichen Aktionen automatisch ausgeführt:
Im Niederländischen wird das Wort "Inventaris" mit "Vermögen" übersetzt (da dies im Niederländischen auch der allgemeine Begriff für Compliance ist).
Masterdata: Gebäude und Flächen Modul ist aktiviert
Stammdaten: Das Modul Assets ist aktiviert
Wenn keine benutzerdefinierte Unternehmensidentität eingestellt ist (kann im Initialisierungs-Assistenten eingestellt werden), wird das 'Compliance'-Logo über die Unternehmensidentität eingestellt (anstelle des standardmäßigen 'Workplace'-Logos)
Es werden 3 Benutzerprofile erstellt:
Compliance Manager: Benutzer mit diesem Profil können Master data (Gebäude und Vermögenswerte) einsehen, Rechtsvorschriften einsehen und ihre eigenen Vorschriften verwalten, alle Compliance-Dokumente einsehen, Aufgabenlisten und Diagramme anzeigen und vorgeschlagene Rechtsvorschriften zuweisen. Benutzer mit diesem Profil können auch Dokumente hochladen und genehmigen.
Uploader für Compliance-Dokumente: Benutzer mit diesem Profil erhalten im Workflow eine Aufgabe zum Hochladen des eigentlichen Dokuments.
Genehmigender für Compliance-Dokumente: Benutzer mit diesem Profil erhalten eine Aufgabe im Workflow, um das hochgeladene Dokument zu überprüfen, wenn das Dokument genehmigt werden muss.
Das Profil "Compliance-Manager" ist ausreichend, um das gesamte Compliance-Modul zu verwalten. Die Profile "Hochlader von Compliance-Dokumenten" und "Genehmiger von Compliance-Dokumenten" können Benutzern zugewiesen werden, wenn Sie die Aufgaben der Benutzer im Arbeitsablauf für Gesetzgebungsdokumente trennen möchten.
Diese Profile können den Benutzern zugewiesen werden (pro Benutzer oder über das Dashboard zur Verwaltung der Benutzerprofile).
Workflow-E-Mails
Es werden keine E-Mails über den Workflow versendet. Lediglich eine wöchentliche automatische E-Mail mit einer Liste offener Aufgaben im Zusammenhang mit der Einhaltung von Vorschriften wird automatisch an Benutzer mit der Systemgruppe FMB-G149 "Compliance-Aufgaben per E-Mail" gesendet. Siehe weiter unten in Teil 4.4 Benutzergruppen.
4.3 Datenimporte
Mit der Aktivierung dieses Moduls werden einige Datenimporte verfügbar, mit denen relevante Daten schnell in das System importiert werden können (im Gegensatz zur manuellen Eingabe dieser Daten, die ebenfalls möglich ist).
Entsprechende Datenimporte werden in der Modulaktivierung verfügbar, nachdem die Aktivierung gestartet wurde. Standard-Datenimporte finden Sie auch auf dem Admins Startboard (nur für Level 2 und Level 3 Administratoren).
Weitere Informationen über Datenimporte im Allgemeinen finden Sie unter: Datenimporte
Verfügbare Datenimporte für Compliance als Modul
Wenn Compliance als Modul aktiviert ist, stehen die folgenden Standard-Importverbindungen zur Verfügung:
Referenz | Name | Beschreibung |
|---|---|---|
FMB-F-200 | Import von Compliance-Vermögenswerten | Dieser Import kann verwendet werden, um Assets zu importieren. Dieser Import ist dem regulären Asset-Import sehr ähnlich, ist aber (auch in den Beispielen) etwas stärker auf Gebäudeelemente ausgerichtet. Wenn alle relevanten Assets bereits über den Standard-Asset-Import importiert wurden, ist dieser Compliance-Import nicht mehr notwendig. |
Verfügbare Datenimporte für Compliance als Komplettlösung
Referenz | Name | Beschreibung |
|---|---|---|
FMB-F-021 | Gebäude importieren | Dieser (standardmäßig verfügbare Import) kann verwendet werden, um Gebäude des Kunden zu importieren. |
FMB-F-022 | Bereiche importieren | Mit diesem (standardmäßig vorhandenen Import) können die Flächen des Gebäudes des Kunden importiert werden. Bereiche werden für die Einhaltung der Vorschriften funktionell nicht benötigt. Es ist ratsam, nur Bereiche zu importieren, die tatsächlich relevant sind, z. B. um zu registrieren, wo sich ein bestimmter Vermögenswert befindet. |
FMB-F-200 | Import von Compliance-Vermögenswerten | Dieser Import kann verwendet werden, um Assets zu importieren. Dieser Import ist dem regulären Asset-Import sehr ähnlich, ist aber (auch in den Beispielen) etwas stärker auf Gebäudeelemente ausgerichtet. Wenn alle relevanten Assets bereits über den Standard-Asset-Import importiert wurden, ist dieser Compliance-Import nicht mehr notwendig. |
4.4 Benutzergruppen
Wenn ein Modul aktiviert ist, werden Benutzergruppen verfügbar, die Benutzerprofilen zugewiesen werden können. Diese Benutzergruppen ermöglichen den Benutzern den Zugriff auf (eine Teilmenge) der Optionen des Navigationsmenüs, der Registerkarten des Startboards und der Aufgaben in dem/den entsprechenden Workflow(s).
Weitere allgemeine Informationen über Benutzerprofile, Benutzergruppen, Benutzer und das Benutzerprofil-Dashboard finden Sie unter:Authorizing users
Für das Modul Compliance werden die folgenden Benutzergruppen verfügbar:
Referenz | Name | Beschreibung | Lizenz erforderlich |
|---|---|---|---|
FMB-G137 | Ansicht Compliance | Die Gruppe verleiht Ansichtsrechte für das Compliance-Modul. Die Gruppe kann Benutzern insgesamt (für den Zugriff auf das gesamte Compliance-Modul) oder im Kontext von Gesetzen, Gebäuden oder Vermögenswerten erteilt werden, was einen spezifischen Zugriff auf die Compliance (Dokumente) in diesem Kontext ermöglicht | Eingeschränkter Benutzer |
FMB-G139 | Einhaltung der Rechtsvorschriften verwalten | Die Gruppe ermöglicht den Zugriff auf die (länderspezifischen) Standardvorschriften und die Verwaltung der kundenspezifischen Vorschriften und Kodizes. | Vollständiger Benutzer |
FMB-G145 | Dokumente zur Einhaltung der Vorschriften verwalten | Die Gruppe gibt die Rechte zur Verwaltung der Compliance-Dokumente. Sie verknüpft auch die Objekte der Gesetzgebung mit Gebäuden und Anlagen, erstellt die für jedes Gebäude oder jede Anlage erforderlichen Dokumente und gibt an, ob ein Dokument anwendbar ist und ob eine Genehmigung erforderlich ist. Diese Rolle kann Benutzern im Allgemeinen oder im Zusammenhang mit bestimmten Gebäuden oder Anlagen zugewiesen werden. | Vollständiger Benutzer |
FMB-G144 | Compliance-Dokument hochladen | Die Gruppe hat die Aufgabe, die Compliance-Dokumente hochzuladen. Diese Rolle kann Benutzern im Allgemeinen oder im Zusammenhang mit bestimmten Gesetzen, Gebäuden oder sogar Vermögenswerten zugewiesen werden. | Eingeschränkter Benutzer |
FMB-G142 | Compliance genehmigen Dokument | Die Gruppe hat die Aufgabe, die Compliance-Dokumente zu genehmigen, nachdem eine neue Version hochgeladen wurde und die Genehmigung erteilt wurde. Diese Rolle kann Benutzern im Allgemeinen oder im Zusammenhang mit bestimmten Gebäuden oder Anlagen zugewiesen werden. | Vollständiger Benutzer |
FMB-G149 | Compliance-Aufgaben per E-Mail | Die Benutzer, die dieser Gruppe zugeordnet sind, erhalten einmal wöchentlich per E-Mail die Aufgaben, die sie im Zusammenhang mit Compliance haben, in einer Gesamtübersicht. Dies ist nützlich, wenn sich die Benutzer nicht regelmäßig anmelden, um zu prüfen, ob sie offene Aufgaben in Bezug auf Compliance haben. | eingeschränkter Benutzer |
FMB-G146 | Ansicht des Navigationsmenüs zur Einhaltung der Vorschriften | Gruppe ermöglicht den Zugriff auf die Navigationsmenüoptionen rund um das Modul Compliance und auf die (länderspezifischen) Gesetzesdaten. Andere Daten rund um das Compliance-Modul werden über die oben genannten Benutzergruppen sichtbar gemacht. | Eingeschränkter Benutzer |
FMB-G161 | Startboard zur Einhaltung der Vorschriften anzeigen | Diese Gruppe ermöglicht nur den Zugriff auf die Registerkarte "Compliance Dashboard" und alle Rechtsvorschriften. Diese Gruppe kann an Benutzer vergeben werden, die kein Navigationsmenü benötigen, aber in der Lage sein möchten, alle Compliance-Dokumente zu durchsuchen, zu denen sie berechtigt sind, ohne warten zu müssen, bis sie eine Aufgabe im Workflow erhalten. Dies ist von Bedeutung, wenn ein Benutzer nur im Zusammenhang mit bestimmten Rechtsvorschriften oder Gebäuden autorisiert ist und keinen allgemeinen Zugriff auf Compliance-bezogene Optionen hat (z. B. Lieferanten). | Eingeschränkter Benutzer |
Über die Option "Verwaltung von Benutzerprofilen" auf der Administrator-Startleiste können diese Benutzergruppen bestehenden Benutzerprofilen zugewiesen oder zu neu erstellten Benutzerprofilen hinzugefügt werden.
Wird das Modul Compliance als Komplettlösung aktiviert, werden bei der Modulaktivierung automatisch Benutzerprofile erzeugt, die die entsprechenden Compliance-Benutzergruppen enthalten. Verwenden Sie die Option "Benutzerprofilverwaltung" auf dem Administrator-Startboard, um diese Profile den Benutzern zuzuweisen.
4.4.1 Relevante Benutzergruppen aus anderen Modulen:
Für einige Module können andere (Stammdaten-)Module von Bedeutung sein, um dieses Modul vollständig nutzen zu können.
Für die Einhaltung der Vorschriften werden die Stammdatenmodule "Gebäude und Flächen" und "Anlagen" benötigt. Daher müssen den Benutzern auch die folgenden Benutzergruppen zugewiesen werden (sofern dies nicht bereits in der Vergangenheit geschehen ist), damit sie in der Lage sind, Gebäude und Anlagen zu erstellen und zu bearbeiten (einschließlich der Verknüpfung von Rechtsvorschriften mit Gebäuden und Anlagen sowie der Kennzeichnung von Anlagen als "anwendbar" für die Einhaltung der Vorschriften):
Referenz | Name | Beschreibung | Lizenz erforderlich |
|---|---|---|---|
GOB-G007 | Gebäude und Bereiche bearbeiten | Die Gruppe erteilt Erstellungs- und Bearbeitungsrechte für Gebäude und Bereiche | Vollständiger Benutzer |
GOB-G008 | Vermögenswerte bearbeiten | Gruppe gibt Rechte zum Erstellen und Bearbeiten von Assets | Vollständiger Benutzer |
Bei der Erstellung der Benutzerprofile ist es ratsam, auch diese Gruppen in die Profile aufzunehmen oder spezielle Profile (und Benutzer) für diese Module zu erstellen.
4.5 Navigationsmenü und Startmenüoptionen
Wenn ein Modul aktiviert ist, werden die entsprechenden Navigationsmenüoptionen für Benutzer mit den richtigen Berechtigungen (basierend auf den Benutzergruppen) verfügbar. Daneben wird eine modulspezifische Registerkarte für das Startboard der Schlüsselbenutzer für das jeweilige Modul verfügbar und ist je nach den Berechtigungen des Benutzers sichtbar. Diese Registerkarte bietet den Benutzern Einblicke und Übersichten über die tägliche Arbeit, die für das jeweilige Modul relevant sind.
Weitere allgemeine Informationen über das Navigationsmenü und das Startboard finden Sie unter: https://spacewell.atlassian.net/wiki/spaces/KB/pages/441712705/Authorizing+users#2.2-Navigation-menu-and-Startboard
For the Compliance module, the following navigation menu options become availableFür das Modul Compliance werden die folgenden Navigationsmenüoptionen verfügbar:
...
Menüpunkt Navigation menu option | Available to user groups | Description |
|---|---|---|
Compliance overview |
| The complete compliance dashboard, showing multiple overviews with regards to expired documents, reminders and other relevant information in one dashboard. |
Compliance graphs |
| A dashboard in the form of graphs, directly showing the compliance score on different levels (per building, per asset, per legislation object, etc.) |
Compliance tasks |
| An overview of open tasks related to compliance, users can also filter on tasks for other users. |
Legislations |
| The default (and custom) legislation can be found here and custom regulations can be managed via this option as well. |
Compliance assets |
| An overview of all the assets that are indicated as ‘Compliance applicable’. |
Legislation suggestions |
| This can be used to generate an overview of suggested legislations per assets, based on the code linked to the assets. |
Compliance documents |
| An overview of all legislation documents with some filter options. |
Compliance codes |
| This gives an overview of all the Codes and also gives the option to generated default codes based on supported standard lists (currently only the Dutch NL-SfB) |
For the Compliance module, the following starboard tab becomes available:
This tab is available for the following user groups:
Compliance approve document
Compliance manage documents
Compliance manage legislation
Upload Compliance document
View Compliance navigation menu
View compliance startboard
This startboard tab has some buttons that are similar to the navigation menu options with the same names. Next to that, this tab has the following includes:
Expired documents: An overview of expired legislation documents, so user can directly see where to take immediate action.
Compliance tasks: An overview of all relevant compliance tasks for the user.
Recently updated legislation: An overview of recently updated (country specific legislation objects, so the user is aware of any changes.
5. Additional reports
For some modules, additional reports can be available via the ‘Report’ navigation menu option.
For Compliance, there are currently no additional reports.
6. Additional settings and options after enabling
For some modules, additional settings can be configured after the initial module activation via the 'Module settings' option on the administrator startboard. A module is always activated with the most used settings pre-defined. After the module is activated, the module may have more advanced settings available, which can be managed via the Module settings as well.
To navigate to all Compliance settings, go to Modules settings → tab Compliance. Hover over the available settings to get more information:
...
7. Additional information
This module was added in the September release of 2023. The ‘What’s new' page can be found here: Compliance What's new
The default Dutch legislation is updated once every quarter and recently updated legislation is shown in the compliance dashboard (the tab on the general startboard).
8. User manual
For the user manual with a more step-by-step explanation of the process itself, see: Compliance user manual
9. Q&A
...
Verfügbar für Benutzergruppen | Beschreibung | |
|---|---|---|
Überblick über die Einhaltung der Vorschriften |
| Das komplette Compliance-Dashboard, das mehrere Übersichten über abgelaufene Dokumente, Mahnungen und andere relevante Informationen in einem Dashboard anzeigt. |
Diagramme zur Einhaltung der Vorschriften |
| Ein Dashboard in Form von Diagrammen, das die Konformitätsbewertung auf verschiedenen Ebenen (pro Gebäude, pro Anlage, pro Rechtsobjekt usw.) direkt anzeigt |
Compliance-Aufgaben |
| Eine Übersicht über offene Aufgaben im Zusammenhang mit der Einhaltung von Vorschriften; Benutzer können auch nach Aufgaben für andere Benutzer filtern. |
Gesetzgebungen |
| Die standardmäßigen (und benutzerdefinierten) Rechtsvorschriften sind hier zu finden, und benutzerdefinierte Vorschriften können ebenfalls über diese Option verwaltet werden. |
Compliance-Vermögenswerte |
| Eine Übersicht über alle Vermögenswerte, die als "Compliance applicable" gekennzeichnet sind. |
Vorschläge zur Gesetzgebung |
| Auf diese Weise kann eine Übersicht über die vorgeschlagenen Rechtsvorschriften für die einzelnen Güter auf der Grundlage des mit den Gütern verbundenen Codes erstellt werden. |
Dokumente zur Einhaltung der Vorschriften |
| Eine Übersicht über alle Gesetzesdokumente mit einigen Filteroptionen. |
Konformitätscodes |
| Dies gibt einen Überblick über alle Codes und bietet auch die Möglichkeit, Standardcodes auf der Grundlage von unterstützten Standardlisten zu generieren (derzeit nur die niederländische NL-SfB) |
Für das Modul Compliance wird die folgende Steuerbord-Registerkarte verfügbar:
Diese Registerkarte ist für die folgenden Benutzergruppen verfügbar:
Compliance genehmigen Dokument
Dokumente zur Einhaltung der Vorschriften verwalten
Einhaltung der Rechtsvorschriften verwalten
Compliance-Dokument hochladen
Ansicht des Navigationsmenüs Compliance
Startboard zur Einhaltung der Vorschriften anzeigen
Diese Registerkarte enthält einige Schaltflächen, die den Optionen des Navigationsmenüs mit denselben Namen ähneln. Darüber hinaus enthält diese Registerkarte die folgenden Elemente:
Abgelaufene Dokumente: Eine Übersicht über abgelaufene Rechtsdokumente, so dass der Benutzer direkt sehen kann, wo er sofort Maßnahmen ergreifen muss.
Compliance-Aufgaben: Eine Übersicht über alle für den Benutzer relevanten Compliance-Aufgaben.
Kürzlich aktualisierte Rechtsvorschriften: Eine Übersicht über die kürzlich aktualisierten (länderspezifischen) Rechtsobjekte, so dass der Benutzer über alle Änderungen informiert ist.
5. Zusätzliche Berichte
Bei einigen Modulen können zusätzliche Berichte über das Navigationsmenü "Bericht" verfügbar sein.
Für den Bereich Compliance gibt es derzeit keine zusätzlichen Berichte.
6. Zusätzliche Einstellungen und Optionen nach der Aktivierung
Für einige Module können zusätzliche Einstellungen nach der ersten Aktivierung des Moduls über die Option "Moduleinstellungen" auf der Startleiste des Administrators konfiguriert werden. Ein Modul wird immer mit den am häufigsten verwendeten Einstellungen vordefiniert aktiviert. Nach der Aktivierung des Moduls kann das Modul über erweiterte Einstellungen verfügen, die ebenfalls über die Moduleinstellungen verwaltet werden können.
Um zu allen Compliance-Einstellungen zu navigieren, gehen Sie zu Moduleinstellungen → Registerkarte Compliance. Bewegen Sie den Mauszeiger über die verfügbaren Einstellungen, um weitere Informationen zu erhalten:
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7. Zusätzliche Informationen
Dieses Modul wurde in der Septemberversion von 2023 hinzugefügt. Die Seite "Was ist neu" finden Sie hier: Konformität Was ist neu?
Standardmäßig werden die niederländischen Rechtsvorschriften einmal pro Quartal aktualisiert, und die kürzlich aktualisierten Rechtsvorschriften werden im Dashboard für die Einhaltung der Vorschriften angezeigt (die Registerkarte auf der allgemeinen Startseite).
8. Benutzerhandbuch
Das Benutzerhandbuch mit einer schrittweisen Erläuterung des Verfahrens selbst finden Sie hier: Compliance-Benutzerhandbuch
9. FRAGEN UND ANTWORTEN
F: Ist es auch möglich, Benutzer nur für bestimmte Rechtsvorschriften zu autorisieren? Einem Benutzer könnte z. B. die Aufgabe zugewiesen werden, die Konformitätsdokumente nur für die "Rechtsvorschriften zur Brandgefahr" hochzuladen.
A: Ja, ab der Version 24.3 [01/06/2024] release, this is possible. You will find an include on the legislation to assign the ‘upload documents’ system group to users in the context of the legislation. This will give that user the tasks to upload new documents related to that specific legislationQ: Is there an import available for customer-specific legislation?
A: No, there is currently no default import available. Customer-specific legislation can be added manually. Via customization, it is possible to create a custom legislation import (See ist dies möglich. Sie finden ein Include auf der Gesetzgebung, um die Systemgruppe "Dokumente hochladen" den Benutzern im Kontext der Gesetzgebung zuzuweisen. Dadurch erhält dieser Benutzer die Aufgabe, neue Dokumente im Zusammenhang mit dieser spezifischen Gesetzgebung hochzuladen.F: Gibt es einen Import für kundenspezifische Rechtsvorschriften?
A: Nein, es ist derzeit kein Standardimport verfügbar. Kundenspezifische Rechtsvorschriften können manuell hinzugefügt werden. Über die Anpassung ist es möglich, einen benutzerdefinierten Gesetzesimport zu erstellen (siehe /wiki/spaces/KB/pages/224428166)