1. Einhaltung der Vorschriften im Allgemeinen

Verwaltung der Einhaltung der Vorschriften umfasst die Einrichtung von Prozessen, Strategien und Kontrollen, um sicherzustellen, dass ein die Organisation innerhalb der rechtlichen und regulatorischen Grenzen arbeitet die für ihre Tätigkeit gelten.

Dazu gehören Aktivitäten wie Überwachung, Berichterstattungund Ergreifen von Abhilfemaßnahmen um sicherzustellen, dass die Organisation und seine Mitarbeiter führen ihre Aktivitäten in Übereinstimmung mit den erforderlichen Regeln und Vorschriften.

Die Einhaltung von Vorschriften ist von entscheidender Bedeutung für die Aufrechterhaltung ethischer Praktiken, die Minimierung von Risiken und die Vermeidung rechtlicher und finanzieller Strafen.

2. Worum geht es in diesem Modul?

Weitere Informationen über den Inhalt dieses Moduls, einschließlich detaillierter Beschreibungen einiger Kernkomponenten, finden Sie unter: Compliance module im Abschnitt 'Anwendungsmanager'.

3. Warum dieses Modul verwenden

Es gibt zahlreiche Gründe, warum ein Kunde dieses Modul neben den bereits verwendeten Modulen oder sogar als eigenständige Lösung einsetzen sollte:

• Komplexe und sich ändernde Vorschriften
  Die Vorschriften können sehr unterschiedlich sein und sich im Laufe der Zeit ändern, so dass es für die Beteiligten schwierig ist, den Überblick über die neuesten Anforderungen zu behalten.

• Mangelndes Bewusstsein
  Gebäudeeigentümer und -verwalter kennen möglicherweise nicht die für ihr Gebäude geltenden Rechtsvorschriften oder die neuesten Aktualisierungen der Bauvorschriften, Umweltstandards, Sicherheitsanforderungen usw.

• Unzureichende Dokumentation
  Es kann mühsam sein, den Überblick über alle mit der Einhaltung von Vorschriften zusammenhängenden Unterlagen, Genehmigungen und Zertifizierungen zu behalten, und wenn man keine genauen Aufzeichnungen führt, kann es zu Problemen mit der Einhaltung von Vorschriften kommen.

Mit diesem Modul wird die Standard-Gesetzgebung für Sie auf dem neuesten Stand gehalten und es wird Ihnen auch genau gesagt, welche Dokumente in welchem Intervall erforderlich sind.

Außerdem bietet es klare Übersichten und Einblicke in den aktuellen Stand der Einhaltung von Vorschriften in Form von Grafiken und exportierbaren Datenübersichten:

Open

Open

Durch die Verwendung eines Workflows zur Verfolgung des Status und zur Steuerung der Aktionen für jedes Dokument ist es auch möglich:

• Legen Sie allgemein, pro Gebäude oder sogar pro Anlage fest, welche Benutzer die Dokumente hochladen, genehmigen oder vollständig verwalten können.

• Stellen Sie sicher, dass die Benutzer Aufgaben und wöchentliche E-Mail-Übersichten erhalten, um sie rechtzeitig über die spezifischen Aufgaben zu informieren, die sie ausführen müssen.

3.1 Wahlmöglichkeiten im Rahmen des Moduls

Die wichtigsten Entscheidungen, die bei der Verwendung dieses Moduls getroffen werden können, sind die folgenden:

1. Möchte der Kunde die vorhandenen Standardvorschriften verwenden oder eigene Vorschriften erstellen?

   1. Für den Fall, dass der Kunde nicht aus einem Land kommt, in dem Standardgesetze verfügbar sind, oder dass der Kunde verschiedene Arten von Vorschriften und Gesetzen verfolgen möchte (z. B. nur unternehmensspezifische Vorschriften), ist es von vornherein möglich, eigene Vorschriften und zugehörige Dokumenttypen über das Navigationsmenü für Gesetze zu erstellen. Dies ist auch in Kombination mit den Standardvorschriften möglich.)

   2. Falls der Kunde die Standardgesetzgebung verwenden möchte, müssen Sie diese für das/die gewünschte(n) Land/Länder aktivieren. Dies kann direkt über den Aktivierungsprozess des Moduls oder später über die Compliance-Einstellungen aktiviert werden:
      
      

       

2. Möchte der Kunde, dass jeder beteiligte Benutzer seine eigenen Aufgaben für das gesamte Portfolio von Anlagen und Gebäuden verwaltet, oder möchte er dies nach (Teil-)Gebäuden oder sogar Anlagen aufteilen?

   1. Wenn der Kunde nur einige wenige Benutzer hat, die den gesamten Compliance-Prozess für jedes Gebäude verwalten, ist es am einfachsten, die relevanten Benutzergruppen zu einem allgemeinen Profil hinzuzufügen oder allgemeine Profile pro Rolle zu erstellen (Hochladen von Dokumenten und Genehmigung von Rechtsvorschriften) und dieses Profil den Benutzern zuzuweisen. Jeder Benutzer hat dann Zugriff auf alle relevanten Aufgaben für jedes Gebäude und jede Anlage und erhält diese.

   2. Wenn der Kunde viele Benutzer hat, von denen jeder nur einen Teil des gesamten Gebäude- und Anlagenbestands verwaltet, oder wenn er vielleicht Lieferanten Zugang zum Hochladen von Unterlagen für bestimmte Rechtsvorschriften, Gebäude oder sogar Anlagen geben möchte, ist es möglich, bestimmte Compliance-bezogene Systemgruppen im Zusammenhang mit Rechtsvorschriften, Gebäuden oder sogar bestimmten Anlagen zuzuweisen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Benutzergruppen weiter unten.

4. Wie man dieses Modul aktiviert

Verwenden Sie wie bei jedem neuen Modul die Option "Modulaktivierung" auf der Startleiste des Administrators (nur für Administratoren der Stufen 2 und 3 verfügbar). Weitere allgemeine Informationen zu diesen "Modulaktivierungsoptionen" finden Sie unter Module activation

Es gibt zwei Möglichkeiten, das Compliance-Modul zu aktivieren:

• Als Komplettlösung (Komplettlösungen können zunächst nur eingeführt werden, wenn noch kein anderes Modul aktiviert wurde).

• Als Modul (Das Compliance-Modul wird als zusätzliches Modul neben anderen bereits aktivierten Lösungen oder Modulen ausgerollt).

In einer neuen Umgebung können sowohl die Lösung als auch das einzelne Modul aktiviert werden. Wenn bereits eine andere Lösung oder ein anderes Modul aktiviert ist, kann nur das Compliance-Modul aktiviert werden.

4.1 Voraussetzungen für die Aktivierung dieses Moduls

Die folgenden Voraussetzungen gelten nur für die Aktivierung des Moduls und nicht für die Gesamtlösung, da bei der Aktivierung der Lösung bereits alle Voraussetzungen berücksichtigt werden.

Die folgenden Module müssen aktiviert werden, bevor das Modul Compliance aktiviert werden kann:

• Masterdata: Gebäude und Flächen

• Stammdaten: Vermögen

4.2 Aktivierung der Module

Für diese spezielle Modulaktivierung gilt nur eine Einstellung:

• Standardgesetzgebung aktivieren. Dies wird verwendet, um länderspezifische Rechtsvorschriften zu aktivieren. Es ist jederzeit möglich, neben oder neben den länderspezifischen Rechtsvorschriften eigene Vorschriften zu erstellen.

Nach dem Start der Modulaktivierung steht im nächsten Schritt der Import der "Compliance Assets" zum Download bereit. Weitere Einzelheiten finden Sie weiter unten (Datenimporte).
Mit dem Start der Modulaktivierung werden auch die entsprechenden Benutzergruppen aktiviert. Diese können über das Dashboard für die Verwaltung von Benutzerprofilen, das sich auf dem Startboard des Administrators befindet, den Benutzerprofilen zugewiesen werden. Für weitere Details siehe weiter unten (Benutzergruppen und Profilvorschläge).

Als Komplettlösung

Wenn Compliance als Komplettlösung (statt als Modul) aktiviert wird, werden die folgenden zusätzlichen Aktionen automatisch ausgeführt:

• Im Niederländischen wird das Wort "Inventaris" mit "Vermögen" übersetzt (da dies im Niederländischen auch der allgemeine Begriff für Compliance ist).

• Masterdata: Gebäude und Flächen Modul ist aktiviert

• Stammdaten: Das Modul Assets ist aktiviert

• Wenn keine benutzerdefinierte Unternehmensidentität eingestellt ist (kann im Initialisierungs-Assistenten eingestellt werden), wird das 'Compliance'-Logo über die Unternehmensidentität eingestellt (anstelle des standardmäßigen 'Workplace'-Logos)

• Es werden 3 Benutzerprofile erstellt:

  • Compliance Manager: Benutzer mit diesem Profil können Master data (Gebäude und Vermögenswerte) einsehen, Rechtsvorschriften einsehen und ihre eigenen Vorschriften verwalten, alle Compliance-Dokumente einsehen, Aufgabenlisten und Diagramme anzeigen und vorgeschlagene Rechtsvorschriften zuweisen. Benutzer mit diesem Profil können auch Dokumente hochladen und genehmigen.

  • Uploader für Compliance-Dokumente: Benutzer mit diesem Profil erhalten im Workflow eine Aufgabe zum Hochladen des eigentlichen Dokuments.

  • Genehmigender für Compliance-Dokumente: Benutzer mit diesem Profil erhalten eine Aufgabe im Workflow, um das hochgeladene Dokument zu überprüfen, wenn das Dokument genehmigt werden muss.

Das Profil "Compliance-Manager" ist ausreichend, um das gesamte Compliance-Modul zu verwalten. Die Profile "Hochlader von Compliance-Dokumenten" und "Genehmiger von Compliance-Dokumenten" können Benutzern zugewiesen werden, wenn Sie die Aufgaben der Benutzer im Arbeitsablauf für Gesetzgebungsdokumente trennen möchten.

Diese Profile können den Benutzern zugewiesen werden (pro Benutzer oder über das Dashboard zur Verwaltung der Benutzerprofile).

Workflow-E-Mails

Es werden keine E-Mails über den Workflow versendet. Lediglich eine wöchentliche automatische E-Mail mit einer Liste offener Aufgaben im Zusammenhang mit der Einhaltung von Vorschriften wird automatisch an Benutzer mit der Systemgruppe FMB-G149 "Compliance-Aufgaben per E-Mail" gesendet. Siehe weiter unten in Teil 4.4 Benutzergruppen.

4.3 Datenimporte

Mit der Aktivierung dieses Moduls werden einige Datenimporte verfügbar, mit denen relevante Daten schnell in das System importiert werden können (im Gegensatz zur manuellen Eingabe dieser Daten, die ebenfalls möglich ist).

Entsprechende Datenimporte werden in der Modulaktivierung verfügbar, nachdem die Aktivierung gestartet wurde. Standard-Datenimporte finden Sie auch auf dem Admins Startboard (nur für Level 2 und Level 3 Administratoren).

Weitere Informationen über Datenimporte im Allgemeinen finden Sie unter: Datenimporte

Verfügbare Datenimporte für Compliance als Modul

Wenn Compliance als Modul aktiviert ist, stehen die folgenden Standard-Importverbindungen zur Verfügung:

Verfügbare Datenimporte für Compliance als Komplettlösung

4.4 Benutzergruppen

Wenn ein Modul aktiviert ist, werden Benutzergruppen verfügbar, die Benutzerprofilen zugewiesen werden können. Diese Benutzergruppen ermöglichen den Benutzern den Zugriff auf (eine Teilmenge) der Optionen des Navigationsmenüs, der Registerkarten des Startboards und der Aufgaben in dem/den entsprechenden Workflow(s).

Weitere allgemeine Informationen über Benutzerprofile, Benutzergruppen, Benutzer und das Benutzerprofil-Dashboard finden Sie unter: Authorizing users

Für das Modul Compliance werden die folgenden Benutzergruppen verfügbar:

Über die Option "Verwaltung von Benutzerprofilen" auf der Administrator-Startleiste können diese Benutzergruppen bestehenden Benutzerprofilen zugewiesen oder zu neu erstellten Benutzerprofilen hinzugefügt werden.

Wird das Modul Compliance als Komplettlösung aktiviert, werden bei der Modulaktivierung automatisch Benutzerprofile erzeugt, die die entsprechenden Compliance-Benutzergruppen enthalten. Verwenden Sie die Option "Benutzerprofilverwaltung" auf dem Administrator-Startboard, um diese Profile den Benutzern zuzuweisen.

4.4.1 Relevante Benutzergruppen aus anderen Modulen:

Für einige Module können andere (Stammdaten-)Module von Bedeutung sein, um dieses Modul vollständig nutzen zu können.
Für die Einhaltung der Vorschriften werden die Stammdatenmodule "Gebäude und Flächen" und "Anlagen" benötigt. Daher müssen den Benutzern auch die folgenden Benutzergruppen zugewiesen werden (sofern dies nicht bereits in der Vergangenheit geschehen ist), damit sie in der Lage sind, Gebäude und Anlagen zu erstellen und zu bearbeiten (einschließlich der Verknüpfung von Rechtsvorschriften mit Gebäuden und Anlagen sowie der Kennzeichnung von Anlagen als "anwendbar" für die Einhaltung der Vorschriften):

Bei der Erstellung der Benutzerprofile ist es ratsam, auch diese Gruppen in die Profile aufzunehmen oder spezielle Profile (und Benutzer) für diese Module zu erstellen.

4.5 Navigationsmenü und Startmenüoptionen

Wenn ein Modul aktiviert ist, werden die entsprechenden Navigationsmenüoptionen für Benutzer mit den richtigen Berechtigungen (basierend auf den Benutzergruppen) verfügbar. Daneben wird eine modulspezifische Registerkarte für das Startboard der Schlüsselbenutzer für das jeweilige Modul verfügbar und ist je nach den Berechtigungen des Benutzers sichtbar. Diese Registerkarte bietet den Benutzern Einblicke und Übersichten über die tägliche Arbeit, die für das jeweilige Modul relevant sind.

Weitere allgemeine Informationen über das Navigationsmenü und das Startboard finden Sie unter: Authorizing users | 2.2 Navigation menu and Startboard

Für das Modul Compliance werden die folgenden Navigationsmenüoptionen verfügbar:

Für das Modul Compliance wird die folgende Steuerbord-Registerkarte verfügbar:

Diese Registerkarte ist für die folgenden Benutzergruppen verfügbar:

• Compliance genehmigen Dokument

• Dokumente zur Einhaltung der Vorschriften verwalten

• Einhaltung der Rechtsvorschriften verwalten

• Compliance-Dokument hochladen

• Ansicht des Navigationsmenüs Compliance

• Startboard zur Einhaltung der Vorschriften anzeigen
  
  

Diese Registerkarte enthält einige Schaltflächen, die den Optionen des Navigationsmenüs mit denselben Namen ähneln. Darüber hinaus enthält diese Registerkarte die folgenden Elemente:

• Abgelaufene Dokumente: Eine Übersicht über abgelaufene Rechtsdokumente, so dass der Benutzer direkt sehen kann, wo er sofort Maßnahmen ergreifen muss.

• Compliance-Aufgaben: Eine Übersicht über alle für den Benutzer relevanten Compliance-Aufgaben.

• Kürzlich aktualisierte Rechtsvorschriften: Eine Übersicht über die kürzlich aktualisierten (länderspezifischen) Rechtsobjekte, so dass der Benutzer über alle Änderungen informiert ist.

5. Zusätzliche Berichte

Bei einigen Modulen können zusätzliche Berichte über das Navigationsmenü "Bericht" verfügbar sein.
Für den Bereich Compliance gibt es derzeit keine zusätzlichen Berichte.

6. Zusätzliche Einstellungen und Optionen nach der Aktivierung

Für einige Module können zusätzliche Einstellungen nach der ersten Aktivierung des Moduls über die Option "Moduleinstellungen" auf der Startleiste des Administrators konfiguriert werden. Ein Modul wird immer mit den am häufigsten verwendeten Einstellungen vordefiniert aktiviert. Nach der Aktivierung des Moduls kann das Modul über erweiterte Einstellungen verfügen, die ebenfalls über die Moduleinstellungen verwaltet werden können.

Um zu allen Compliance-Einstellungen zu navigieren, gehen Sie zu Moduleinstellungen → Registerkarte Compliance. Bewegen Sie den Mauszeiger über die verfügbaren Einstellungen, um weitere Informationen zu erhalten:

7. Zusätzliche Informationen

• Dieses Modul wurde in der Septemberversion von 2023 hinzugefügt. Die Seite "Was ist neu" finden Sie hier: Konformität Was ist neu?

• Standardmäßig werden die niederländischen Rechtsvorschriften einmal pro Quartal aktualisiert, und die kürzlich aktualisierten Rechtsvorschriften werden im Dashboard für die Einhaltung der Vorschriften angezeigt (die Registerkarte auf der allgemeinen Startseite).

8. Benutzerhandbuch

Das Benutzerhandbuch mit einer schrittweisen Erläuterung des Verfahrens selbst finden Sie hier: Compliance-Benutzerhandbuch

9. FRAGEN UND ANTWORTEN

• F: Ist es auch möglich, Benutzer nur für bestimmte Rechtsvorschriften zu autorisieren? Einem Benutzer könnte z. B. die Aufgabe zugewiesen werden, die Konformitätsdokumente nur für die "Rechtsvorschriften zur Brandgefahr" hochzuladen.
  A: Ja, ab der Version 24.3 [01/06/2024] ist dies möglich. Sie finden ein Include auf der Gesetzgebung, um die Systemgruppe "Dokumente hochladen" den Benutzern im Kontext der Gesetzgebung zuzuweisen. Dadurch erhält dieser Benutzer die Aufgabe, neue Dokumente im Zusammenhang mit dieser spezifischen Gesetzgebung hochzuladen.

• F: Gibt es einen Import für kundenspezifische Rechtsvorschriften?
  A: Nein, es ist derzeit kein Standardimport verfügbar. Kundenspezifische Rechtsvorschriften können manuell hinzugefügt werden. Über die Anpassung ist es möglich, einen benutzerdefinierten Gesetzesimport zu erstellen (siehe https://spacewell.atlassian.net/wiki/spaces/KB/pages/224428166)