1.

...

Reservations are a vital aspect of managing shared resources effectively, involving the process of reserving specific items, workplaces, or services for future use. Whether it's reserving meeting rooms, booking a beamer, or scheduling catering services, reservations play a crucial role in ensuring availability and facilitating planning.

Individuals can specify their requirements by making reservations, such as the desired date, time, duration, and quantity or type of items needed. This structured approach helps streamline resource allocation, minimize conflicts, and prevent double bookings. Moreover, reservations provide peace of mind, ensuring that the necessary resources will be available when needed.

2. What is this module about

For more information on the content of this module, including detailed descriptions of some of the core components, see: Reservation module in the 'Application Managers' section.

3. Why use this module

From a business perspective, effective reservation management optimizes resource utilization, enhances operational efficiency, and improves customer satisfaction by providing real-time availability of reservable resources. It allows businesses to plan, allocate resources effectively, and deliver services in a timely manner. Ultimately, reservations contribute to smoother transactions and better overall experiences for both providers and users of the reserved services.

3.1 Choices to be made within the module

The most relevant choices that can be made before using this module are the following:

What to reserve

Depending on the specific needs, additional master data modules will need to be enabled, and an import sheet must be filled in by the customer (or this data must be created manually)

1. Areas (Meeting rooms, workplaces, parking)

2. Assets (Equipment)

3. Catalog items (Catering services)

Which reservation restrictions apply

The advice is only to apply restrictions if they serve a business purpose, as they will cost time to create and manage and possibly unnecessarily cause hiccups in the reservation process for end users. Examples of restrictions that do serve a business purpose:

1. Each reservable catalog item (catering) can only be reserved 1 workday in advance since the reserved catalog items are exported to the catering service a day before, giving them time to order and prepare

2. Workplaces can only be booked 2 times per week per user, as the number of workplaces is limited, and every employee should get a chance to visit the office regularly.

Is Outlook or Google Calendar already used by the customer to book meeting rooms?

If yes, and this option should still be possible, integration with one of these calendar providers must be set up to keep (room) reservations in sync between both applications (otherwise, a room could be booked via 2 separate systems at the same time by different people) For more information, see:

1. Microsoft Exchange (Graph)

2. Google Workspace

Use Workplace Experience as the touchpoint to create reservations
If the customer want to use the Workplace App / Go from Workplace Experience as the touchpoints for end users to create reservations, or use Workplace Analytics to get more insights and dashboards on reservation data, then these products must also be purchased, implemented and integrated. For more information on these products and integrations:

1. General Knowledge base on Workplace Experience and the integration from a Workplace Management perspective: WPM-WPE integration (WPM side)

2. General Knowledge base on Workplace Analytics and the integration from a Workplace Management perspective: Workplace Analytics dashboard integration

4. How to activate this module

As for every new module, use the ‘Module activation’ option on the administrator startboard (only available for level 2 and level 3 admins). For more general information about these 'Module activation' options, see Module activation

There are two options to activate the reservation module:

...

Vorbehalte im Allgemeinen

Reservierungen sind ein wesentlicher Aspekt der Verwaltung gemeinsamer Ressourcen Es handelt sich dabei um den Prozess der Reservierung bestimmter Gegenstände, Arbeitsplätze oder Dienstleistungen für die zukünftige Nutzung. Ob es sich um die Reservierung von Besprechungsräumen, die Buchung eines Beamers oder die Planung von Catering-Dienstleistungen handelt, Reservierungen spielen eine entscheidende Rolle bei Gewährleistung der Verfügbarkeit und Erleichterung der Planung.

Einzelpersonen können ihre Anforderungen spezifizieren, indem sie Reservierungen vornehmen, wie zum Beispiel die gewünschtes Datum, Uhrzeit, Dauer und Menge oder die Art der benötigten Gegenstände. Dieser strukturierte Ansatz hilft, die Ressourcenzuweisung zu rationalisieren, Konflikte zu minimieren und doppelte Buchungen verhindern. Darüber hinaus bieten Reservierungen die Gewissheit, dass die erforderlichen Ressourcen im Bedarfsfall zur Verfügung stehen.

2. Worum geht es in diesem Modul?

Weitere Informationen über den Inhalt dieses Moduls, einschließlich detaillierter Beschreibungen einiger Kernkomponenten, finden Sie unter: Modul Reservierung im Abschnitt "Anwendungsmanager".

3. Warum dieses Modul verwenden

Aus Unternehmenssicht optimiert ein effektives Reservierungsmanagement die Ressourcennutzung, steigert die betriebliche Effizienz und verbessert die Kundenzufriedenheit, indem es die Verfügbarkeit reservierbarer Ressourcen in Echtzeit gewährleistet. Sie ermöglicht es Unternehmen, zu planen, Ressourcen effektiv zuzuweisen und Dienstleistungen zeitnah zu erbringen. Letztendlich tragen Reservierungen zu reibungsloseren Transaktionen und einer besseren Gesamterfahrung sowohl für Anbieter als auch für Nutzer der reservierten Dienste bei.

3.1 Wahlmöglichkeiten im Rahmen des Moduls

Die wichtigsten Entscheidungen, die vor der Verwendung dieses Moduls getroffen werden können, sind die folgenden:

Was zu reservieren ist

Je nach Bedarf müssen zusätzliche Master data-Module aktiviert werden, und ein Importblatt muss vom Kunden ausgefüllt werden (oder diese Daten müssen manuell erstellt werden)

1. Bereiche (Sitzungsräume, Arbeitsplätze, Parkplätze)

2. Vermögenswerte (Ausrüstung)

3. Katalogartikel (Catering-Dienstleistungen)

Welche Reservierungsbeschränkungen gelten?

Es wird empfohlen, Beschränkungen nur dann anzuwenden, wenn sie einem geschäftlichen Zweck dienen, da sie Zeit für die Erstellung und Verwaltung kosten und möglicherweise unnötige Schwierigkeiten im Buchungsprozess für Endnutzer verursachen. Beispiele für Einschränkungen, die einem geschäftlichen Zweck dienen:

1. Jeder reservierbare Katalogartikel (Catering) kann nur 1 Arbeitstag im Voraus reserviert werden, da die reservierten Katalogartikel einen Tag vorher an den Catering-Service exportiert werden, damit dieser Zeit hat, zu bestellen und vorzubereiten

2. Workplaces können nur 2 Mal pro Woche und Nutzer gebucht werden, da die Anzahl der Workplaces begrenzt ist und jeder Mitarbeiter die Möglichkeit haben sollte, das Büro regelmäßig zu besuchen.

Nutzt der Kunde bereits Outlook oder Google Calendar, um Besprechungsräume zu buchen?

Wenn ja, und diese Option sollte immer noch möglich sein, muss die Integration mit einem dieser Kalenderanbieter eingerichtet werden, um (Raum-)Reservierungen zwischen beiden Anwendungen synchron zu halten (andernfalls könnte ein Raum über zwei verschiedene Systeme zur gleichen Zeit von verschiedenen Personen gebucht werden). Weitere Informationen finden Sie hier:

1. Microsoft Exchange (Grafik)

2. Google Arbeitsbereich

Nutzen Sie Workplace Experience als Berührungspunkt, um Reservierungen zu erstellen
Wenn der Kunde die Workplace App / Go von Workplace Experience als Touchpoints für Endbenutzer zur Erstellung von Reservierungen verwenden möchte oder Workplace Analytics nutzen möchte, um mehr Einblicke und Dashboards zu Reservierungsdaten zu erhalten, müssen diese Produkte ebenfalls erworben, implementiert und integriert werden. Für weitere Informationen über diese Produkte und Integrationen:

1. Allgemeine Wissensbasis über Workplace Experience und die Integration aus der Perspektive des Workplace Managements: Workplace Experience integration (WPM side)

2. Allgemeine Wissensbasis über Workplace Analytics und die Integration aus Sicht des Workplace Managements: Workplace Analytics dashboard integration

4. Wie man dieses Modul aktiviert

Verwenden Sie wie bei jedem neuen Modul die Option "Modulaktivierung" auf der Startleiste des Administrators (nur für Administratoren der Stufen 2 und 3 verfügbar). Weitere allgemeine Informationen zu diesen "Modulaktivierungsoptionen" finden Sie unter Module activation

Es gibt zwei Möglichkeiten, das Reservierungsmodul zu aktivieren:

• Als Komplettlösung in Kombination mit Workplace Experience (Komplettlösungen können zunächst nur ausgerollt werden, wenn noch kein anderes Modul aktiviert wurde). Weitere Informationen zu dieser Option finden Sie in der Workplace Experience Integration: Reservierungsmodul Aktivierung und Informationen: https://spacewell.atlassian.net/wiki/spaces/KB/pages/105021497/Workplace+Experience+Reservations+module+activation+and+information

• As a module (The Reservation module is rolled out as an (additional) module, possibly next to other already activated solutions or modules). The rest of this article will focus on this option.

In a new environment, both the solution and individual module can be activated. If another solution or module is already activated, only the reservation module can be activated.

4.1 Prerequisites before activating this module

The reservation module does not require any other modules to be activated before. However, if you want to use the reservation module to reserve areas and/or assets, those modules must be activated first. Otherwise, indicating that either areas and/or assets are to be reserved is impossible.

By default, catalog items (catering) will be available as a "module" if the reservation module is activated (as this module does not have its own module activation). Nonetheless, it is still a deliberate choice in the reservation module activation to enable reserving catalog items.

...

• Als Modul (Das Reservierungsmodul wird als (zusätzliches) Modul ausgerollt, möglicherweise neben anderen bereits aktivierten Lösungen oder Modulen). Der Rest dieses Artikels wird sich auf diese Option konzentrieren.

In einer neuen Umgebung können sowohl die Lösung als auch das einzelne Modul aktiviert werden. Wenn bereits eine andere Lösung oder ein anderes Modul aktiviert ist, kann nur das Reservierungsmodul aktiviert werden.

4.1 Voraussetzungen für die Aktivierung dieses Moduls

Für das Reservierungsmodul müssen keine anderen Module aktiviert werden. Wenn Sie jedoch das Reservierungsmodul zum Reservieren von Flächen und/oder Anlagen verwenden möchten, müssen diese Module zuerst aktiviert werden. Andernfalls ist die Angabe, dass entweder Flächen und/oder Anlagen reserviert werden sollen, nicht möglich.

Standardmäßig werden Katalogartikel (Catering) als "Modul" verfügbar sein, wenn das Reservierungsmodul aktiviert ist (da dieses Modul keine eigene Modulaktivierung hat). Nichtsdestotrotz ist es eine bewusste Entscheidung bei der Aktivierung des Reservierungsmoduls, die Reservierung von Katalogartikeln zu ermöglichen.

Da in den meisten Fällen neben der Gastronomie auch immer mindestens Flächen oder Anlagen reserviert sind, werden in fast allen Fällen entweder die "Stammdaten: Gebäude und Flächen' und/oder ''Masterdata: Anlagen' aktiviert werden müssen. Weitere Informationen zu diesen Modulaktivierungen finden Sie unter:

Master data: Buildings and areas module activation and information
Master data: Assets module activation and information

4.2 Aktivierung der Module

...

Für diese spezielle Modulaktivierung gelten mehrere Einstellungen und Optionen:

...

Settings to be determined

• Default start time & Default end time: These settings will determine the default start and end time if a new reservation is created. The user can always change these dates in a new reservation, but if, for instance, most reservations take place from 09:00 to 17:00, these settings can help users by setting this as the default for each new reservation.

• Reserve areas: This will determine if areas can be reserved at all. Related settings (e.g., the option to enable ‘Reserve areas' on a specific reservation type and the option per area to set it reservable) only become available if this is enabled.

• Use Seating arrangements: If areas can be reserved, this setting will enable the option to create seating arrangements and add these seating arrangements to specific areas. For more information, see the part on seating arrangements in the Application Managers section of this module: Reservation module

• Reserve assets: See ‘Reserve areas.’ but for assets.

• Reserve catering: See ‘Reserve areas,’ but for catalog items.

• Approval needed: This setting is used in the reservation workflow to determine if every reservation that is submitted must first be approved* by a reservation coordinator

*Reservations that are not yet approved still keep the reserved objects in that reservation blocked for others, and only if the reservation coordinator cancels the reservation during the approval step will these objects become available again for others to reserve at the specified time in the reservation.

Reservation types:

At least one reservation type must be added before starting the module activation. Via the include, these reservation types can be added. Additional reservation types can always be added later on (via the navigation menu or the module settings for reservations). For more information on the reservation types, see the part on Reservation types in the Application Managers section of this module: Reservation module

...

Workflow Emails

The emails that are automatically sent via the workflow (E.g., the confirmation email to the requestor or a new reservation when a new reservation is created) are also generated and shown in the include on the module activation after this is started. It is possible to delete some or all of these emails if some or all of these emails should not be used. For more information on workflow emails: Standard Workflow emails

For a detailed description of the emails sent via the workflow, see: Reservation module in the 'Application Managers' section.

4.3 Data imports

When activating this module, some data imports become available, which can be used to quickly import relevant data into the system (as opposed to manually entering this data, which is also possible).

Relevant data imports become available in the module activation after it has been started. Default data imports can also be found on the admins' startboard (only for level 2 and level 3 administrators).

For more information on data imports in general, see: Data imports

Available data imports for reservation as a module

If reservations are activated as a module, the following default import connectors become available:

...

Reference

...

Name

...

Description

...

FMB-F-024

...

This import can be used to import the catalog items that should be reservable (e.g lunch, coffee, etc). Importing catalog items via this import will automatically put these items in the “Reservable items' category of catalog items and will set every item to ‘reservable’ is true.

...

FMB-F-041

...

Import reservation-settings area*

...

This import should be used if the areas are already available in the system and (some of those) area should also be reservable. This import is used to set the reservable specific settings for the relevant areas (e.g. to set the restrictions like reserve in advance until period).

...

FMB-F-042

...

Import reservation-settings assets*

...

Noch zu bestimmende Einstellungen

• Standard-Startzeit und Standard-Endzeit: Diese Einstellungen legen die Standard-Start- und Endzeit fest, wenn eine neue Reservierung erstellt wird. Der Benutzer kann diese Daten in einer neuen Reservierung jederzeit ändern, aber wenn beispielsweise die meisten Reservierungen von 09:00 bis 17:00 Uhr stattfinden, können diese Einstellungen den Benutzern helfen, indem sie dies als Standard für jede neue Reservierung festlegen.

• Bereiche reservieren: Hier wird festgelegt, ob Bereiche überhaupt reserviert werden können. Damit zusammenhängende Einstellungen (z. B. die Option, "Bereiche reservieren" für einen bestimmten Reservierungstyp zu aktivieren, und die Option für jeden Bereich, ihn als reservierbar einzustellen) werden nur verfügbar, wenn dies aktiviert ist.

• Sitzordnung verwenden: Wenn Bereiche reserviert werden können, aktiviert diese Einstellung die Option, Sitzordnungen zu erstellen und diese Sitzordnungen zu bestimmten Bereichen hinzuzufügen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt "Sitzordnung" im Kapitel "Anwendungsmanager" in diesem Modul: Modul Reservierung

• Reserven: Siehe "Reservegebiete", aber für Aktiva.

• Gastronomie reservieren: Siehe "Bereiche reservieren", jedoch für Katalogartikel.

• Genehmigung erforderlich: Diese Einstellung wird im Reservierungs-Workflow verwendet, um zu bestimmen, ob jede eingereichte Reservierung zuerst von einem Reservierungskoordinator genehmigt* werden muss.

*Nur wenn der Reservierungskoordinator die Reservierung während des Genehmigungsschritts storniert, werden diese Objekte zu dem in der Reservierung angegebenen Zeitpunkt wieder für andere Reservierungen verfügbar.

Reservierungsarten:

Vor dem Start der Modulaktivierung muss mindestens eine Reservierungsart hinzugefügt werden. Über das Include können diese Reservierungsarten hinzugefügt werden. Weitere Reservierungstypen können jederzeit später hinzugefügt werden (über das Navigationsmenü oder die Moduleinstellungen für Reservierungen). Weitere Informationen zu den Reservierungstypen finden Sie im Abschnitt über Reservierungstypen im Abschnitt Anwendungsmanager dieses Moduls: Modul Reservierung

Nach dem Start der Modulaktivierung stehen die entsprechenden Importe im nächsten Schritt zum Download bereit. Für weitere Details siehe weiter unten (Datenimporte).

Mit dem Start der Modulaktivierung werden auch die entsprechenden Benutzergruppen aktiviert. Diese können über das Dashboard Benutzerprofilverwaltung, das sich auf dem Startboard des Administrators befindet, den Benutzerprofilen zugeordnet werden. Für weitere Details siehe weiter unten (Benutzergruppen und Profilvorschläge).

Workflow-E-Mails

Die E-Mails, die automatisch über den Workflow versendet werden (z.B. die Bestätigungs-E-Mail an den Antragsteller oder eine neue Reservierung, wenn eine neue Reservierung erstellt wird), werden ebenfalls generiert und im Include bei der Modulaktivierung angezeigt, nachdem dieses gestartet wurde. Es ist möglich, einige oder alle dieser Emails zu löschen, wenn einige oder alle dieser Emails nicht verwendet werden sollen. Für weitere Informationen über Workflow-E-Mails: Standard Workflow emails

Eine detaillierte Beschreibung der E-Mails, die über den Workflow versendet werden, finden Sie unter: Modul Reservierung im Abschnitt "Anwendungsmanager".

4.3 Datenimporte

Mit der Aktivierung dieses Moduls werden einige Datenimporte verfügbar, mit denen relevante Daten schnell in das System importiert werden können (im Gegensatz zur manuellen Eingabe dieser Daten, die ebenfalls möglich ist).

Entsprechende Datenimporte werden in der Modulaktivierung verfügbar, nachdem sie gestartet wurde. Voreingestellte Datenimporte sind auch auf dem Startboard der Administratoren zu finden (nur für Administratoren der Ebenen 2 und 3).

Weitere Informationen über Datenimporte im Allgemeinen finden Sie unter: Datenimporte

Verfügbare Datenimporte für die Reservierung als Modul

Wenn Reservierungen als Modul aktiviert sind, stehen die folgenden Standard-Importverbindungen zur Verfügung:

...

*Datenimporte aus anderen Modulen sind höchstwahrscheinlich auch für die Stammdaten relevant, die für die Reservierung verwendet werden (z. B. Gebäude, Flächen und Anlagen). Für weitere Informationen, siehe Master data: Buildings and areas module activation and information and und Master data: Assets module activation and information

4.4

...

When a module is activated, user groups can be assigned to user profiles. These user groups give users access to (a subset of) navigation menu options, startboard tabs, and tasks in the relevant workflow(s).

...

For the Reservation module, the following user groups become available:

...

Reference

...

Name

...

Description

...

License needed

...

GOB-G003

...

Create reservations

...

Gives access to creating creating reservations (object and startboard menu options) 

...

Requestor

...

FMB-G005

...

Create reservation schedule

...

Group gives rights to change a regular reservation to a periodic reservation

...

Requestor

...

GOB-G028

...

Reservation coordinator

...

Gives rights to change all reservations.

Has the task to approve reservations (if applicable)

Group also has the option to create the bookable catalog items and adjust the reservation settings of catalog items, rooms and assets.

...

Full user

...

FMB-G001

...

Approve reservation items

...

If a reservation item needs to be approved before the reservation is approved (a setting on the reservable) users with this group (either overall or in the context of the reserved object) will get the task to approve the reservation

...

Limited user

...

FMB-G003

...

Intake/issue areas 

...

If reserved areas are to be handed out and taken in as a task per reservation (a client setting), users with this group will receive that task per reservation

...

Limited user

...

FMB-G002

...

Intake/issue assets

...

If assets are to be handed out and taken in as a task per reservation (a client setting), users with this group will receive that task per reservation

...

Limited user

...

FMB-G004

...

Intake/issue catering

...

If catering is to be handed out and taken in as a task per reservation, users with this group will receive that task per reservation

...

Limited user

...

FMB-G164

...

View reservations startboard

...

This group only provides access to the startboard tab 'Reservations dashboard'. This group can be given to users who do not have the system group for reservation coordinators, but are responsible for tasks related to reservations (based on some of the other system groups above)

...

Limited user

...

FMB-G083

...

Management dashboards reservations

...

Group gives access to the menu option "Management dashboards" for the internal reservations module, as well as access to the relevant objects to view this content of the dashboards

...

Limited user

Via the 'User profile management' option on the administrator startboard, these user groups can be assigned to existing user profiles or add them to newly created user profiles.

4.4.1 Relevant user groups from other modules:

For some modules, other (master data) modules might be of importance, in order to be able to fully use this module.
For Reservations, the Master data modules ‘Buildings and areas’, ‘Assets' and 'Catalog items” are often relevant (depending on the exact types of objects that can be reserved); therefore the following user groups could also need to be assigned to users (If not already done in the past)to be able to create and edit the relevant master data objects.

...

Reference

...

Name

...

Description

...

License needed

...

GOB-G007

...

Edit buildings and areas

...

Group gives create and edit rights on buildings and areas

...

Full user

...

GOB-G008

...

Edit assets

...

Group gives create and edit rights on assets

...

Full user

...

FMB-G108

...

Edit catalog items

...

Group gives access to creating and editing catalog items

...

Full user

When generating the user profiles, it is advised to include these groups or have dedicated profiles (and users) for these modules.

4.5 Navigation menu and startboard options

When a module is activated, the relevant navigation menu options become available to users with the correct authorizations (based on the user groups). Next, a module-specific key user startboard tab becomes available for that particular module and is visible depending on the user's authorizations. This tab gives users insights and day-to-day work overviews relevant to the specific module.

...

Benutzergruppen

Wenn ein Modul aktiviert ist, können den Benutzerprofilen Benutzergruppen zugewiesen werden. Diese Benutzergruppen ermöglichen den Benutzern den Zugriff auf (eine Teilmenge der) Navigationsmenüoptionen, Startboard-Registerkarten und Aufgaben in dem/den entsprechenden Workflow(s).

Weitere allgemeine Informationen über Benutzerprofile, Benutzergruppen, Benutzer und das Benutzerprofil-Dashboard finden Sie unter:Authorizing users

Für das Reservierungsmodul stehen die folgenden Benutzergruppen zur Verfügung:

Über die Option "Verwaltung von Benutzerprofilen" auf der Administrator-Startleiste können diese Benutzergruppen bestehenden Benutzerprofilen zugewiesen oder zu neu erstellten Benutzerprofilen hinzugefügt werden.

4.4.1 Relevante Benutzergruppen aus anderen Modulen:

Für einige Module können andere (Master data) Module von Bedeutung sein, um dieses Modul vollständig nutzen zu können.
Für Reservierungen sind häufig die Master data-Module "Gebäude und Flächen", "Anlagen" und "Katalogartikel" relevant (abhängig von den genauen Arten von Objekten, die reserviert werden können); daher könnten auch die folgenden Benutzergruppen Benutzern zugewiesen werden müssen (sofern dies nicht bereits in der Vergangenheit geschehen ist), um die entsprechenden Master data-Objekte erstellen und bearbeiten zu können.

Bei der Erstellung der Benutzerprofile wird empfohlen, diese Gruppen einzubeziehen oder spezielle Profile (und Benutzer) für diese Module zu erstellen.

4.5 Navigationsmenü und Startmenüoptionen

Wenn ein Modul aktiviert wird, werden die entsprechenden Navigationsmenüoptionen für Benutzer mit den richtigen Berechtigungen (basierend auf den Benutzergruppen) verfügbar. Als nächstes wird eine modulspezifische Registerkarte für das Startboard der Hauptbenutzer für dieses bestimmte Modul verfügbar und ist je nach den Berechtigungen des Benutzers sichtbar. Diese Registerkarte bietet den Benutzern Einblicke und Übersichten über die tägliche Arbeit, die für das jeweilige Modul relevant sind.

Weitere allgemeine Informationen über das Navigationsmenü und das Startboard finden Sie unter: https://spacewell.atlassian.net/wiki/spaces/KB/pages/441712705/Authorizing+users#2.2-Navigation-menu-and-Startboard

For the Reservation module, the following navigation menu options become availableFür das Modul Reservierung stehen die folgenden Navigationsmenüoptionen zur Verfügung:

...

For the Reservation module, the 'Reservations dashboard' starboard tab becomes available:

...

This tab is available for the following user groups:

• Reservation coordinator

• View reservations startboard

• Management dashboards reservations

This startboard tab has the following buttons:

• Reservation + : The option to create a new reservation, same as on the general startboard tab.

• Search reservations: Same option as in the navigation menu to search on all reservations.

• Search recurring reservation schedules: Same option as in the navigation menu to search on all recurring reservations.

• Reservation for today (my location): An overview to see all reservations taking place today. If the user has a fixed location (via the ‘Building’ field on the contact of the user), only reservations for this location are shown, otherwise, all reservations (for all buildings)

• Overview catering/services: Via this overview, a list of upcoming reservations can be shown that contain catalog items (catering/services). This overview can be used by the service provider to know which services to prepare and deliver on time and can also be used to export catering/service reservations from the past, including the financial details (prices).

• Overview assets/equipment: Via this overview, a list of upcoming reservations can be shown that contain assets (assets/equipment). This overview can be used by the service provider to know which assets to hand out or take in on time.

...

• Reservations to be approved: An overview of reservations that require approval by the reservation coordinator. If the reservation coordinator has a specific building set on his or her contact, only reservations to be approved related to that building are shown.

• Reservations with reservation items to approve: This overview shows reservations with reservation items that need to be reviewed (approved or rejected) by the user.

• Reservations within the upcoming 7 days with remarks (my location): This overview shows reservations within the upcoming 7 days with a remark added by the requestor. If the user has a fixed location (via the ‘Building’ field on the contact of the user), only reservations for this location are shown, otherwise, all reservations (for all buildings) with a remark.

• Reservation items within the upcoming 7 days with remarks (my location): This overview shows reservation items within the upcoming 7 days with a remark added by the requestor. If the user has a fixed location (via the ‘Building’ field on the contact of the user), only reservation items linked to reservations for this location are shown, otherwise, all reservations items with a remark are shown.

• Today's reservations with a deviating seating arrangement (my location): This overview shows all reservations from today with a different seating arrangement compared to the default seating arrangement of the area.

• Today's reservations with setup or tidy-up times: This overview shows all reservations for today with reservation items that have setup or tidy-up times. The start time of the setup period or the end time of the tidy-up period is shown per line.

• Reservations with reservation items to approve: This overview shows reservations with reservation items that need to be reviewed.

• Areas to issue: This overview shows all reservations where the user must prepare an area for an upcoming reservation based on a dedicated workflow task (based on a general reservation module setting 'Preparation of areas via separate task').

• Areas to take in: This overview shows all reservations where the user needs to take in an area (clean it up again after a reservation) based on a dedicated workflow task (based on a general reservation module setting ('Clean up of areas via separate task').

• Assets to issue: This overview shows all reservations where the user is required to issue an asset based on a dedicated workflow task (based on a general reservation module setting ('Hand out assets via separate task').

• Assets to take in: This overview shows all reservations the user needs to take in an asset based on a dedicated workflow task (based on a general reservation module setting ('Take in assets via separate task').

• Catering to issue: This overview shows all reservations where the user is required to hand out catering based on a dedicated workflow task (based on a general reservation module setting ('Hand out catering via separate task').

5. Additional reports

For some modules, additional reports can be available via the ‘Report’ navigation menu option.
For the reservation module, there are reports available via:

• Navigation menu reports: A long list of reports related to reservations available to the ‘Reservation coordinator’.

• Management dashboard: A management dashboard for reservations is available in the ‘Reservations’ navigation menu to the ‘Management dashboards reservations’ system group, with overviews and graphs related to reservations (Quantity analysis, Occupancy overviews, etc):

...

6. Additional settings and options after enabling

For some modules, additional settings can be configured after the initial module activation via the 'Module settings' option on the administrator startboard. A module is always activated with the most used settings pre-defined. After the module is activated, the module may have more advanced settings available, which can be managed via the Module settings as well.

To navigate to all Reservation settings, go to Modules settings → tab Reservation. Hover over the available settings on that page to get more information:

...

7. Additional information

No additional information currently

8. User manual

For the user manual with a more step-by-step explanation of the process itself, see: Reservation module for (end)users

9. Q&A

...

Für das Modul "Reservierung" wird die Registerkarte "Reservierungs-Dashboard" an der Steuerbordseite verfügbar:

...

Diese Registerkarte ist für die folgenden Benutzergruppen verfügbar:

• Koordinator der Reservierung

• Ansicht Reservierungen startboard

• Reservierungen für Management-Dashboards

Die Registerkarte "Startboard" enthält die folgenden Schaltflächen:

• Reservierung + : Die Option, eine neue Reservierung zu erstellen, wie auf der allgemeinen Registerkarte Startboard.

• Reservierungen suchen: Dieselbe Option wie im Navigationsmenü, um alle Reservierungen zu durchsuchen.

• Suche nach wiederkehrenden Reservierungsplänen: Dieselbe Option wie im Navigationsmenü, um nach allen wiederkehrenden Reservierungen zu suchen.

• Reservierung für heute (mein Standort): Eine Übersicht über alle heute stattfindenden Reservierungen. Wenn der Benutzer einen festen Standort hat (über das Feld "Gebäude" im Kontakt des Benutzers), werden nur Reservierungen für diesen Standort angezeigt, ansonsten alle Reservierungen (für alle Gebäude)

• Übersicht Catering/Dienstleistungen: Über diese Übersicht kann eine Liste der anstehenden Reservierungen angezeigt werden, die Katalogartikel (Catering/Dienstleistungen) enthalten. Diese Übersicht kann vom Dienstleister genutzt werden, um zu wissen, welche Leistungen er vorbereiten und rechtzeitig liefern muss, und sie kann auch genutzt werden, um Catering-/Service-Reservierungen aus der Vergangenheit zu exportieren, einschließlich der finanziellen Details (Preise).

• Übersicht Anlagen/Ausrüstung: Über diese Übersicht kann eine Liste der anstehenden Reservierungen angezeigt werden, die Vermögenswerte (Assets/Geräte) enthalten. Diese Übersicht kann vom Dienstleister genutzt werden, um zu wissen, welche Anlagen er rechtzeitig aushändigen oder aufnehmen muss.

Daneben gibt es auf dieser Registerkarte die folgenden Includes (die meisten sind nur sichtbar, wenn sie Daten enthalten):

• Zu genehmigende Reservierungen: Eine Übersicht der Reservierungen, die vom Reservierungskoordinator genehmigt werden müssen. Wenn der Reservierungskoordinator ein bestimmtes Gebäude in seinem Kontakt eingestellt hat, werden nur die zu genehmigenden Reservierungen für dieses Gebäude angezeigt.

• Reservierungen mit zu genehmigenden Reservierungspositionen: Diese Übersicht zeigt Reservierungen mit Reservierungspositionen, die vom Benutzer überprüft (genehmigt oder abgelehnt) werden müssen.

• Reservierungen innerhalb der nächsten 7 Tage mit Bemerkungen (mein Standort): Diese Übersicht zeigt die Reservierungen der nächsten 7 Tage mit einer vom Anfragenden hinzugefügten Bemerkung. Wenn der Benutzer einen festen Standort hat (über das Feld "Gebäude" im Kontakt des Benutzers), werden nur Reservierungen für diesen Standort angezeigt, ansonsten alle Reservierungen (für alle Gebäude) mit einer Bemerkung.

• Reservierungsposten innerhalb der nächsten 7 Tage mit Bemerkungen (mein Standort): Diese Übersicht zeigt die Reservierungsposten der nächsten 7 Tage mit einer vom Anfragenden hinzugefügten Bemerkung. Wenn der Benutzer einen festen Standort hat (über das Feld "Gebäude" im Kontakt des Benutzers), werden nur Reservierungsposten angezeigt, die mit Reservierungen für diesen Standort verknüpft sind, ansonsten werden alle Reservierungsposten mit einer Bemerkung angezeigt.

• Heutige Reservierungen mit einer abweichenden Sitzordnung (mein Standort): Diese Übersicht zeigt alle Reservierungen von heute mit einer abweichenden Sitzordnung im Vergleich zur Standard-Sitzordnung des Bereichs.

• Heutige Reservierungen mit Rüst- oder Aufräumzeiten: Diese Übersicht zeigt alle Reservierungen des heutigen Tages mit Reservierungspositionen, die Rüst- oder Aufräumzeiten haben. Pro Zeile wird die Startzeit des Rüstzeitraums bzw. die Endzeit des Aufräumzeitraums angezeigt.

• Reservierungen mit zu genehmigenden Reservierungspositionen: Diese Übersicht zeigt Reservierungen mit Reservierungspositionen, die überprüft werden müssen.

• Zu vergebende Flächen: Diese Übersicht zeigt alle Reservierungen, bei denen der Benutzer eine Fläche für eine anstehende Reservierung auf der Grundlage einer speziellen Workflow-Aufgabe vorbereiten muss (basierend auf einer allgemeinen Reservierungsmoduleinstellung 'Vorbereitung von Flächen über separate Aufgabe').

• Aufzunehmende Flächen: Diese Übersicht zeigt alle Reservierungen, bei denen der Benutzer eine Fläche aufnehmen (nach einer Reservierung wieder aufräumen) muss, und zwar auf der Grundlage einer speziellen Workflow-Aufgabe (basierend auf einer allgemeinen Einstellung des Reservierungsmoduls ("Aufräumen von Flächen durch separate Aufgabe").

• Auszugebende Anlagen: Diese Übersicht zeigt alle Reservierungen, bei denen der Benutzer eine Anlage auf der Grundlage einer speziellen Workflow-Aufgabe ausgeben muss (auf der Grundlage einer allgemeinen Einstellung des Reservierungsmoduls ("Ausgabe von Anlagen über separate Aufgabe").

• Anzunehmende Anlagen: Diese Übersicht zeigt alle Reservierungen, die der Benutzer auf der Grundlage einer speziellen Workflow-Aufgabe vornehmen muss (basierend auf einer allgemeinen Einstellung des Reservierungsmoduls ("Anlagen über separate Aufgabe aufnehmen").

• Catering ausgeben: In dieser Übersicht werden alle Reservierungen angezeigt, bei denen der Benutzer auf der Grundlage einer speziellen Workflow-Aufgabe (basierend auf einer allgemeinen Einstellung des Reservierungsmoduls ('Catering über separate Aufgabe ausgeben')) ein Catering ausgeben muss.

5. Zusätzliche Berichte

Bei einigen Modulen können zusätzliche Berichte über das Navigationsmenü "Bericht" verfügbar sein.
Für das Reservierungsmodul sind Berichte über verfügbar:

• Navigationsmenü Berichte: Eine lange Liste von Berichten über Reservierungen, die dem "Reservierungskoordinator" zur Verfügung stehen.

• Verwaltungs-Dashboard: Ein Management-Dashboard für Reservierungen ist im Navigationsmenü 'Reservierungen' der Systemgruppe 'Management-Dashboards Reservierungen' verfügbar, mit Übersichten und Grafiken zu Reservierungen (Mengenanalyse, Belegungsübersichten, etc.):

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6. Zusätzliche Einstellungen und Optionen nach der Aktivierung

Für einige Module können zusätzliche Einstellungen nach der ersten Aktivierung des Moduls über die Option "Moduleinstellungen" auf der Startleiste des Administrators konfiguriert werden. Ein Modul wird immer mit den am häufigsten verwendeten Einstellungen vordefiniert aktiviert. Nach der Aktivierung des Moduls kann das Modul über erweiterte Einstellungen verfügen, die ebenfalls über die Moduleinstellungen verwaltet werden können.

Um zu allen Reservierungseinstellungen zu navigieren, gehen Sie zu Moduleinstellungen → Registerkarte Reservierung. Bewegen Sie den Mauszeiger über die verfügbaren Einstellungen auf dieser Seite, um weitere Informationen zu erhalten:

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7. Zusätzliche Informationen

Derzeit keine zusätzlichen Informationen

8. Benutzerhandbuch

Für das Benutzerhandbuch mit einer schrittweisen Erklärung des Prozesses selbst, siehe: Reservierungsmodul für (End-)Nutzer

9. FRAGEN UND ANTWORTEN

Warten auf die Beantwortung von Fragen