1. Vorbehalte im Allgemeinen

Reservierungen sind ein wesentlicher Aspekt der Verwaltung gemeinsamer Ressourcen Es handelt sich dabei um den Prozess der Reservierung bestimmter Gegenstände, Arbeitsplätze oder Dienstleistungen für die zukünftige Nutzung. Ob es sich um die Reservierung von Besprechungsräumen, die Buchung eines Beamers oder die Planung von Catering-Dienstleistungen handelt, Reservierungen spielen eine entscheidende Rolle bei Gewährleistung der Verfügbarkeit und Erleichterung der Planung.

Einzelpersonen können ihre Anforderungen spezifizieren, indem sie Reservierungen vornehmen, wie zum Beispiel die gewünschtes Datum, Uhrzeit, Dauer und Menge oder die Art der benötigten Gegenstände. Dieser strukturierte Ansatz hilft, die Ressourcenzuweisung zu rationalisieren, Konflikte zu minimieren und doppelte Buchungen verhindern. Darüber hinaus bieten Reservierungen die Gewissheit, dass die erforderlichen Ressourcen im Bedarfsfall zur Verfügung stehen.

2. Worum geht es in diesem Modul?

Weitere Informationen über den Inhalt dieses Moduls, einschließlich detaillierter Beschreibungen einiger Kernkomponenten, finden Sie unter: Modul Reservierung im Abschnitt "Anwendungsmanager".

3. Warum dieses Modul verwenden

Aus Unternehmenssicht optimiert ein effektives Reservierungsmanagement die Ressourcennutzung, steigert die betriebliche Effizienz und verbessert die Kundenzufriedenheit, indem es die Verfügbarkeit reservierbarer Ressourcen in Echtzeit gewährleistet. Sie ermöglicht es Unternehmen, zu planen, Ressourcen effektiv zuzuweisen und Dienstleistungen zeitnah zu erbringen. Letztendlich tragen Reservierungen zu reibungsloseren Transaktionen und einer besseren Gesamterfahrung sowohl für Anbieter als auch für Nutzer der reservierten Dienste bei.

3.1 Wahlmöglichkeiten im Rahmen des Moduls

Die wichtigsten Entscheidungen, die vor der Verwendung dieses Moduls getroffen werden können, sind die folgenden:

Was zu reservieren ist

Je nach Bedarf müssen zusätzliche Master data-Module aktiviert werden, und ein Importblatt muss vom Kunden ausgefüllt werden (oder diese Daten müssen manuell erstellt werden)

1. Bereiche (Sitzungsräume, Arbeitsplätze, Parkplätze)

2. Vermögenswerte (Ausrüstung)

3. Katalogartikel (Catering-Dienstleistungen)

Welche Reservierungsbeschränkungen gelten?

Es wird empfohlen, Beschränkungen nur dann anzuwenden, wenn sie einem geschäftlichen Zweck dienen, da sie Zeit für die Erstellung und Verwaltung kosten und möglicherweise unnötige Schwierigkeiten im Buchungsprozess für Endnutzer verursachen. Beispiele für Einschränkungen, die einem geschäftlichen Zweck dienen:

1. Jeder reservierbare Katalogartikel (Catering) kann nur 1 Arbeitstag im Voraus reserviert werden, da die reservierten Katalogartikel einen Tag vorher an den Catering-Service exportiert werden, damit dieser Zeit hat, zu bestellen und vorzubereiten

2. Workplaces können nur 2 Mal pro Woche und Nutzer gebucht werden, da die Anzahl der Workplaces begrenzt ist und jeder Mitarbeiter die Möglichkeit haben sollte, das Büro regelmäßig zu besuchen.

Nutzt der Kunde bereits Outlook oder Google Calendar, um Besprechungsräume zu buchen?

Wenn ja, und diese Option sollte immer noch möglich sein, muss die Integration mit einem dieser Kalenderanbieter eingerichtet werden, um (Raum-)Reservierungen zwischen beiden Anwendungen synchron zu halten (andernfalls könnte ein Raum über zwei verschiedene Systeme zur gleichen Zeit von verschiedenen Personen gebucht werden). Weitere Informationen finden Sie hier:

1. Microsoft Exchange (Grafik)

2. Google Arbeitsbereich

Nutzen Sie Workplace Experience als Berührungspunkt, um Reservierungen zu erstellen
Wenn der Kunde die Workplace App / Go von Workplace Experience als Touchpoints für Endbenutzer zur Erstellung von Reservierungen verwenden möchte oder Workplace Analytics nutzen möchte, um mehr Einblicke und Dashboards zu Reservierungsdaten zu erhalten, müssen diese Produkte ebenfalls erworben, implementiert und integriert werden. Für weitere Informationen über diese Produkte und Integrationen:

1. Allgemeine Wissensbasis über Workplace Experience und die Integration aus der Perspektive des Workplace Managements: Workplace Experience integrationarchived

2. Allgemeine Wissensbasis über Workplace Analytics und die Integration aus Sicht des Workplace Managements: Workplace Analytics dashboard integrationarchived

4. Wie man dieses Modul aktiviert

Verwenden Sie wie bei jedem neuen Modul die Option "Modulaktivierung" auf der Startleiste des Administrators (nur für Administratoren der Stufen 2 und 3 verfügbar). Weitere allgemeine Informationen zu diesen "Modulaktivierungsoptionen" finden Sie unter Module activation

Es gibt zwei Möglichkeiten, das Reservierungsmodul zu aktivieren:

• Als Komplettlösung in Kombination mit Workplace Experience (Komplettlösungen können zunächst nur ausgerollt werden, wenn noch kein anderes Modul aktiviert wurde). Weitere Informationen zu dieser Option finden Sie in der Workplace Experience Integration: Reservierungsmodul Aktivierung und Informationen: Workplace Experience integration: Reservations module activation and information

• Als Modul (Das Reservierungsmodul wird als (zusätzliches) Modul ausgerollt, möglicherweise neben anderen bereits aktivierten Lösungen oder Modulen). Der Rest dieses Artikels wird sich auf diese Option konzentrieren.

In einer neuen Umgebung können sowohl die Lösung als auch das einzelne Modul aktiviert werden. Wenn bereits eine andere Lösung oder ein anderes Modul aktiviert ist, kann nur das Reservierungsmodul aktiviert werden.

4.1 Voraussetzungen für die Aktivierung dieses Moduls

Für das Reservierungsmodul müssen keine anderen Module aktiviert werden. Wenn Sie jedoch das Reservierungsmodul zum Reservieren von Flächen und/oder Anlagen verwenden möchten, müssen diese Module zuerst aktiviert werden. Andernfalls ist die Angabe, dass entweder Flächen und/oder Anlagen reserviert werden sollen, nicht möglich.

Standardmäßig werden Katalogartikel (Catering) als "Modul" verfügbar sein, wenn das Reservierungsmodul aktiviert ist (da dieses Modul keine eigene Modulaktivierung hat). Nichtsdestotrotz ist es eine bewusste Entscheidung bei der Aktivierung des Reservierungsmoduls, die Reservierung von Katalogartikeln zu ermöglichen.

Da in den meisten Fällen neben der Gastronomie auch immer mindestens Flächen oder Anlagen reserviert sind, werden in fast allen Fällen entweder die "Stammdaten: Gebäude und Flächen' und/oder ''Masterdata: Anlagen' aktiviert werden müssen. Weitere Informationen zu diesen Modulaktivierungen finden Sie unter:

4.2 Aktivierung der Module

Für diese spezielle Modulaktivierung gelten mehrere Einstellungen und Optionen:

Open

Noch zu bestimmende Einstellungen

• Standard-Startzeit und Standard-Endzeit: Diese Einstellungen legen die Standard-Start- und Endzeit fest, wenn eine neue Reservierung erstellt wird. Der Benutzer kann diese Daten in einer neuen Reservierung jederzeit ändern, aber wenn beispielsweise die meisten Reservierungen von 09:00 bis 17:00 Uhr stattfinden, können diese Einstellungen den Benutzern helfen, indem sie dies als Standard für jede neue Reservierung festlegen.

• Bereiche reservieren: Hier wird festgelegt, ob Bereiche überhaupt reserviert werden können. Damit zusammenhängende Einstellungen (z. B. die Option, "Bereiche reservieren" für einen bestimmten Reservierungstyp zu aktivieren, und die Option für jeden Bereich, ihn als reservierbar einzustellen) werden nur verfügbar, wenn dies aktiviert ist.

• Sitzordnung verwenden: Wenn Bereiche reserviert werden können, aktiviert diese Einstellung die Option, Sitzordnungen zu erstellen und diese Sitzordnungen zu bestimmten Bereichen hinzuzufügen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt "Sitzordnung" im Kapitel "Anwendungsmanager" in diesem Modul: Modul Reservierung

• Reserven: Siehe "Reservegebiete", aber für Aktiva.

• Gastronomie reservieren: Siehe "Bereiche reservieren", jedoch für Katalogartikel.

• Genehmigung erforderlich: Diese Einstellung wird im Reservierungs-Workflow verwendet, um zu bestimmen, ob jede eingereichte Reservierung zuerst von einem Reservierungskoordinator genehmigt* werden muss.

*Nur wenn der Reservierungskoordinator die Reservierung während des Genehmigungsschritts storniert, werden diese Objekte zu dem in der Reservierung angegebenen Zeitpunkt wieder für andere Reservierungen verfügbar.

Reservierungsarten:

Vor dem Start der Modulaktivierung muss mindestens eine Reservierungsart hinzugefügt werden. Über das Include können diese Reservierungsarten hinzugefügt werden. Weitere Reservierungstypen können jederzeit später hinzugefügt werden (über das Navigationsmenü oder die Moduleinstellungen für Reservierungen). Weitere Informationen zu den Reservierungstypen finden Sie im Abschnitt über Reservierungstypen im Abschnitt Anwendungsmanager dieses Moduls: Modul Reservierung

Nach dem Start der Modulaktivierung stehen die entsprechenden Importe im nächsten Schritt zum Download bereit. Für weitere Details siehe weiter unten (Datenimporte).

Mit dem Start der Modulaktivierung werden auch die entsprechenden Benutzergruppen aktiviert. Diese können über das Dashboard Benutzerprofilverwaltung, das sich auf dem Startboard des Administrators befindet, den Benutzerprofilen zugeordnet werden. Für weitere Details siehe weiter unten (Benutzergruppen und Profilvorschläge).

Workflow-E-Mails

Die E-Mails, die automatisch über den Workflow versendet werden (z.B. die Bestätigungs-E-Mail an den Antragsteller oder eine neue Reservierung, wenn eine neue Reservierung erstellt wird), werden ebenfalls generiert und im Include bei der Modulaktivierung angezeigt, nachdem dieses gestartet wurde. Es ist möglich, einige oder alle dieser Emails zu löschen, wenn einige oder alle dieser Emails nicht verwendet werden sollen. Für weitere Informationen über Workflow-E-Mails: Standard Workflow emails

Eine detaillierte Beschreibung der E-Mails, die über den Workflow versendet werden, finden Sie unter: Modul Reservierung im Abschnitt "Anwendungsmanager".

4.3 Datenimporte

Mit der Aktivierung dieses Moduls werden einige Datenimporte verfügbar, mit denen relevante Daten schnell in das System importiert werden können (im Gegensatz zur manuellen Eingabe dieser Daten, die ebenfalls möglich ist).

Entsprechende Datenimporte werden in der Modulaktivierung verfügbar, nachdem sie gestartet wurde. Voreingestellte Datenimporte sind auch auf dem Startboard der Administratoren zu finden (nur für Administratoren der Ebenen 2 und 3).

Weitere Informationen über Datenimporte im Allgemeinen finden Sie unter: Datenimporte

Verfügbare Datenimporte für die Reservierung als Modul

Wenn Reservierungen als Modul aktiviert sind, stehen die folgenden Standard-Importverbindungen zur Verfügung:

*Datenimporte aus anderen Modulen sind höchstwahrscheinlich auch für die Stammdaten relevant, die für die Reservierung verwendet werden (z. B. Gebäude, Flächen und Anlagen). Für weitere Informationen, siehe Master data: Buildings and areas module activation and information und Master data: Assets module activation and information

4.4 Benutzergruppen

Wenn ein Modul aktiviert ist, können den Benutzerprofilen Benutzergruppen zugewiesen werden. Diese Benutzergruppen ermöglichen den Benutzern den Zugriff auf (eine Teilmenge der) Navigationsmenüoptionen, Startboard-Registerkarten und Aufgaben in dem/den entsprechenden Workflow(s).

Weitere allgemeine Informationen über Benutzerprofile, Benutzergruppen, Benutzer und das Benutzerprofil-Dashboard finden Sie unter: Authorizing users

Für das Reservierungsmodul stehen die folgenden Benutzergruppen zur Verfügung:

Über die Option "Verwaltung von Benutzerprofilen" auf der Administrator-Startleiste können diese Benutzergruppen bestehenden Benutzerprofilen zugewiesen oder zu neu erstellten Benutzerprofilen hinzugefügt werden.

4.4.1 Relevante Benutzergruppen aus anderen Modulen:

Für einige Module können andere (Master data) Module von Bedeutung sein, um dieses Modul vollständig nutzen zu können.
Für Reservierungen sind häufig die Master data-Module "Gebäude und Flächen", "Anlagen" und "Katalogartikel" relevant (abhängig von den genauen Arten von Objekten, die reserviert werden können); daher könnten auch die folgenden Benutzergruppen Benutzern zugewiesen werden müssen (sofern dies nicht bereits in der Vergangenheit geschehen ist), um die entsprechenden Master data-Objekte erstellen und bearbeiten zu können.

Bei der Erstellung der Benutzerprofile wird empfohlen, diese Gruppen einzubeziehen oder spezielle Profile (und Benutzer) für diese Module zu erstellen.

4.5 Navigationsmenü und Startmenüoptionen

Wenn ein Modul aktiviert wird, werden die entsprechenden Navigationsmenüoptionen für Benutzer mit den richtigen Berechtigungen (basierend auf den Benutzergruppen) verfügbar. Als nächstes wird eine modulspezifische Registerkarte für das Startboard der Hauptbenutzer für dieses bestimmte Modul verfügbar und ist je nach den Berechtigungen des Benutzers sichtbar. Diese Registerkarte bietet den Benutzern Einblicke und Übersichten über die tägliche Arbeit, die für das jeweilige Modul relevant sind.

Weitere allgemeine Informationen über das Navigationsmenü und das Startboard finden Sie unter: Authorizing users | 2.2 Navigation menu and Startboard

Für das Modul Reservierung stehen die folgenden Navigationsmenüoptionen zur Verfügung:

Open

Für das Modul "Reservierung" wird die Registerkarte "Reservierungs-Dashboard" an der Steuerbordseite verfügbar:

Diese Registerkarte ist für die folgenden Benutzergruppen verfügbar:

• Koordinator der Reservierung

• Ansicht Reservierungen startboard

• Reservierungen für Management-Dashboards

Die Registerkarte "Startboard" enthält die folgenden Schaltflächen:

• Reservierung + : Die Option, eine neue Reservierung zu erstellen, wie auf der allgemeinen Registerkarte Startboard.

• Reservierungen suchen: Dieselbe Option wie im Navigationsmenü, um alle Reservierungen zu durchsuchen.

• Suche nach wiederkehrenden Reservierungsplänen: Dieselbe Option wie im Navigationsmenü, um nach allen wiederkehrenden Reservierungen zu suchen.

• Reservierung für heute (mein Standort): Eine Übersicht über alle heute stattfindenden Reservierungen. Wenn der Benutzer einen festen Standort hat (über das Feld "Gebäude" im Kontakt des Benutzers), werden nur Reservierungen für diesen Standort angezeigt, ansonsten alle Reservierungen (für alle Gebäude)

• Übersicht Catering/Dienstleistungen: Über diese Übersicht kann eine Liste der anstehenden Reservierungen angezeigt werden, die Katalogartikel (Catering/Dienstleistungen) enthalten. Diese Übersicht kann vom Dienstleister genutzt werden, um zu wissen, welche Leistungen er vorbereiten und rechtzeitig liefern muss, und sie kann auch genutzt werden, um Catering-/Service-Reservierungen aus der Vergangenheit zu exportieren, einschließlich der finanziellen Details (Preise).

• Übersicht Anlagen/Ausrüstung: Über diese Übersicht kann eine Liste der anstehenden Reservierungen angezeigt werden, die Vermögenswerte (Assets/Geräte) enthalten. Diese Übersicht kann vom Dienstleister genutzt werden, um zu wissen, welche Anlagen er rechtzeitig aushändigen oder aufnehmen muss.

Daneben gibt es auf dieser Registerkarte die folgenden Includes (die meisten sind nur sichtbar, wenn sie Daten enthalten):

• Zu genehmigende Reservierungen: Eine Übersicht der Reservierungen, die vom Reservierungskoordinator genehmigt werden müssen. Wenn der Reservierungskoordinator ein bestimmtes Gebäude in seinem Kontakt eingestellt hat, werden nur die zu genehmigenden Reservierungen für dieses Gebäude angezeigt.

• Reservierungen mit zu genehmigenden Reservierungspositionen: Diese Übersicht zeigt Reservierungen mit Reservierungspositionen, die vom Benutzer überprüft (genehmigt oder abgelehnt) werden müssen.

• Reservierungen innerhalb der nächsten 7 Tage mit Bemerkungen (mein Standort): Diese Übersicht zeigt die Reservierungen der nächsten 7 Tage mit einer vom Anfragenden hinzugefügten Bemerkung. Wenn der Benutzer einen festen Standort hat (über das Feld "Gebäude" im Kontakt des Benutzers), werden nur Reservierungen für diesen Standort angezeigt, ansonsten alle Reservierungen (für alle Gebäude) mit einer Bemerkung.

• Reservierungsposten innerhalb der nächsten 7 Tage mit Bemerkungen (mein Standort): Diese Übersicht zeigt die Reservierungsposten der nächsten 7 Tage mit einer vom Anfragenden hinzugefügten Bemerkung. Wenn der Benutzer einen festen Standort hat (über das Feld "Gebäude" im Kontakt des Benutzers), werden nur Reservierungsposten angezeigt, die mit Reservierungen für diesen Standort verknüpft sind, ansonsten werden alle Reservierungsposten mit einer Bemerkung angezeigt.

• Heutige Reservierungen mit einer abweichenden Sitzordnung (mein Standort): Diese Übersicht zeigt alle Reservierungen von heute mit einer abweichenden Sitzordnung im Vergleich zur Standard-Sitzordnung des Bereichs.

• Heutige Reservierungen mit Rüst- oder Aufräumzeiten: Diese Übersicht zeigt alle Reservierungen des heutigen Tages mit Reservierungspositionen, die Rüst- oder Aufräumzeiten haben. Pro Zeile wird die Startzeit des Rüstzeitraums bzw. die Endzeit des Aufräumzeitraums angezeigt.

• Reservierungen mit zu genehmigenden Reservierungspositionen: Diese Übersicht zeigt Reservierungen mit Reservierungspositionen, die überprüft werden müssen.

• Zu vergebende Flächen: Diese Übersicht zeigt alle Reservierungen, bei denen der Benutzer eine Fläche für eine anstehende Reservierung auf der Grundlage einer speziellen Workflow-Aufgabe vorbereiten muss (basierend auf einer allgemeinen Reservierungsmoduleinstellung 'Vorbereitung von Flächen über separate Aufgabe').

• Aufzunehmende Flächen: Diese Übersicht zeigt alle Reservierungen, bei denen der Benutzer eine Fläche aufnehmen (nach einer Reservierung wieder aufräumen) muss, und zwar auf der Grundlage einer speziellen Workflow-Aufgabe (basierend auf einer allgemeinen Einstellung des Reservierungsmoduls ("Aufräumen von Flächen durch separate Aufgabe").

• Auszugebende Anlagen: Diese Übersicht zeigt alle Reservierungen, bei denen der Benutzer eine Anlage auf der Grundlage einer speziellen Workflow-Aufgabe ausgeben muss (auf der Grundlage einer allgemeinen Einstellung des Reservierungsmoduls ("Ausgabe von Anlagen über separate Aufgabe").

• Anzunehmende Anlagen: Diese Übersicht zeigt alle Reservierungen, die der Benutzer auf der Grundlage einer speziellen Workflow-Aufgabe vornehmen muss (basierend auf einer allgemeinen Einstellung des Reservierungsmoduls ("Anlagen über separate Aufgabe aufnehmen").

• Catering ausgeben: In dieser Übersicht werden alle Reservierungen angezeigt, bei denen der Benutzer auf der Grundlage einer speziellen Workflow-Aufgabe (basierend auf einer allgemeinen Einstellung des Reservierungsmoduls ('Catering über separate Aufgabe ausgeben')) ein Catering ausgeben muss.

5. Zusätzliche Berichte

Bei einigen Modulen können zusätzliche Berichte über das Navigationsmenü "Bericht" verfügbar sein.
Für das Reservierungsmodul sind Berichte über verfügbar:

• Navigationsmenü Berichte: Eine lange Liste von Berichten über Reservierungen, die dem "Reservierungskoordinator" zur Verfügung stehen.

• Verwaltungs-Dashboard: Ein Management-Dashboard für Reservierungen ist im Navigationsmenü 'Reservierungen' der Systemgruppe 'Management-Dashboards Reservierungen' verfügbar, mit Übersichten und Grafiken zu Reservierungen (Mengenanalyse, Belegungsübersichten, etc.):

6. Zusätzliche Einstellungen und Optionen nach der Aktivierung

Für einige Module können zusätzliche Einstellungen nach der ersten Aktivierung des Moduls über die Option "Moduleinstellungen" auf der Startleiste des Administrators konfiguriert werden. Ein Modul wird immer mit den am häufigsten verwendeten Einstellungen vordefiniert aktiviert. Nach der Aktivierung des Moduls kann das Modul über erweiterte Einstellungen verfügen, die ebenfalls über die Moduleinstellungen verwaltet werden können.

Um zu allen Reservierungseinstellungen zu navigieren, gehen Sie zu Moduleinstellungen → Registerkarte Reservierung. Bewegen Sie den Mauszeiger über die verfügbaren Einstellungen auf dieser Seite, um weitere Informationen zu erhalten:

7. Zusätzliche Informationen

Derzeit keine zusätzlichen Informationen

8. Benutzerhandbuch

Für das Benutzerhandbuch mit einer schrittweisen Erklärung des Prozesses selbst, siehe: Reservierungsmodul für (End-)Nutzer

9. FRAGEN UND ANTWORTEN

Warten auf die Beantwortung von Fragen