| Table of Contents | ||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
WPM-WPE
...
integratie
De onderstaande stappen beschrijven de stappen die nodig zijn om WPM (Workplace Management) and en WPE (Workplace Experience) te integreren.
1:
...
De omgeving initialiseren
| Note |
|---|
Own employees Eigen werknemers (= users) should not yet be imported via the initialization wizard. Instead, this data should be imported after starting the module Activation“Workplace Experience: Reservations”. Reason for this is that the setting to automatically add new user to the External App is set in the process of running the gebruikers) mogen nog niet geïmporteerd worden via de initialisatie wizard. In plaats daarvan moeten deze gegevens worden geïmporteerd na het starten van de module Activatie"Workplace Experience: Reserveringen". De reden hiervoor is dat de instelling om automatisch nieuwe gebruikers toe te voegen aan de External App wordt ingesteld tijdens het uitvoeren van de module Activation for Workplace Experience: Reservations. Any users created before that are not automatically added and need to be added manually |
For details on the initialization wizard, see article: Initial configuration of the environment.
What if the environment is already initialized?
It is possible that a client is already using Workplace, but not yet Workplace Experience and our Workplace App for which the integration is setup.
In which case users, buildings, areas and (if applicable) assets (equipment), catalog items (services) and cost centers will already already be present in the environment.
These will then need to be manually added to the External App*.
This is explained in the Step “Configuration of the external app“ later in this article.Also, Check if the building and area hierarchy is correct, the mandatory building and area hierarchy is described in the following Module activation article: Mandatory hierarchy for buildings and areas.
*An external app is used to linked Workplace Management with other applications (in this case, Workplace Experience)
3: Checks before running the Workplace Experience integration Module activation
Check if a trust relation has been set up
Press ‘Client settings’ on the administrator start Board;
‘Authentication’ tab;
Scroll to the bottom of the page and press the ‘Trust relation’ tab;
If no trust relation is available contact Spacewell Support.
...
Check if the access rules have been set up
Press ‘Client settings’ on the administrator start Board;
‘Authentication’ tab;
Scroll to the bottom of the page and press the ‘Access rules’ tab;
The access rules should correspond exactly to what is shown in the screenshot below. If these look different:, please contact Spacewell Support.
...
Check if the external app has been set up
...
Press ‘Client settings’ on the administrator start Board;
...
‘External apps’ tab;
...
Scroll to the bottom of the page and press the ‘External apps’ tab;
...
Reserveringen. Gebruikers die daarvoor zijn aangemaakt, worden niet automatisch toegevoegd en moeten handmatig worden toegevoegd. |
Zie artikel voor meer informatie over de initialisatiewizard: Initiële configuratie van de omgeving.
Wat als de omgeving al geïnitialiseerd is?
Het is mogelijk dat een klant al Workplace gebruikt, maar nog niet Workplace Experience en onze Workplace App waarvoor de integratie is ingesteld.
In dat geval zijn gebruikers, gebouwen, gebieden en (indien van toepassing) bedrijfsmiddelen (apparatuur), catalogusitems (diensten) en kostenplaatsen al aanwezig in de omgeving.
Deze moeten dan handmatig worden toegevoegd aan de Externe App*.
Dit wordt uitgelegd in de stap "Configuratie van de externe app" verderop in dit artikel.Controleer ook of de gebouw- en gebiedshiërarchie correct is. De verplichte gebouw- en gebiedshiërarchie wordt beschreven in het volgende artikel over moduleactivering: Verplichte hiërarchie voor gebouwen en gebieden.
*Een externe app wordt gebruikt om Workplace Management te koppelen met andere applicaties (in dit geval Workplace Experience).
3: Controles voordat de Workplace Experience integratiemodule wordt geactiveerd
Controleer of er een vertrouwensrelatie is ingesteld
Druk op 'Clientinstellingen' op het startbord van de beheerder;
Tabblad 'Authenticatie';
Scroll naar de onderkant van de pagina en druk op het tabblad 'Vertrouwensrelatie';
Neem contact op met Spacewell Support als er geen vertrouwensrelatie beschikbaar is.
...
Controleer of de toegangsregels zijn ingesteld
Druk op 'Clientinstellingen' op het startbord van de beheerder;
Tabblad 'Authenticatie';
Scroll naar de onderkant van de pagina en druk op het tabblad 'Toegangsregels';
De toegangsregels moeten precies overeenkomen met wat wordt weergegeven in de onderstaande schermafbeelding. Als deze er anders uitzien: neem dan contact op met Spacewell Support.
...
Controleer of de externe app is ingesteld
Druk op 'Clientinstellingen' op het startbord van de beheerder;
Tabblad 'Externe apps';
Scroll naar de onderkant van de pagina en druk op het tabblad 'Externe apps';
Een externe app van de categorie "Workplace Experience" moet zichtbaar zijn. Als deze externe app niet zichtbaar is, neem dan contact op met Spacewell Support.
...
4:
...
Voer de Workplace Experience uit:
...
Reserveringsmodule activeren
Via this step, the module activation for deze stap wordt de module geactiveerd voor Workplace Experience integrationintegratie: reservations is done. This is all described reserveringen. Dit wordt hier allemaal in detail herebeschreven: Workplace Experience integration: Reservations module activation and information.
New button are now available on the administrator start Board
After activating the module, the module setting ‘Use Workplace Experience’ is automatically set to ‘yes’ and a new Button bar will become available on the start Board of the administrator. On this button bar several options are visible:
...
Information: General information on the integration.
Report: Overview of the reports used by the APIs for the integration.
User export: This export can be used to export Workplace Management users and import them directly in Workplace Experience.
External apps: Quick link to the External App configuration. See down below for more information.
Analytics: This dashboard van be used to debug the integration setup and show client customization on the integration reports. See down below for more information.
QR Codes Areas: Overview and the option to view and print QR codes of areas/ workplaces. See down below for more information.
Area photo overview: Easiest way to upload/ link photos to multi areas in bulk. See down below for more information.
For more details please readintegratie: Activering reservatiemodule en informatie.
Er is nu een nieuwe knop beschikbaar op het startpaneel van de beheerder
Na het activeren van de module wordt de module-instelling 'Use Workplace Experience' automatisch op 'yes' gezet en komt er een nieuwe knoppenbalk beschikbaar op het startbord van de beheerder. Op deze knoppenbalk zijn verschillende opties zichtbaar:
...
Informatie: Algemene informatie over de integratie.
Rapporteer: Overzicht van de rapporten die worden gebruikt door de API's voor de integratie.
Gebruiker exporteren: Deze export kan worden gebruikt om Workplace Management gebruikers te exporteren en direct te importeren in Workplace Experience.
Externe apps: Snelle link naar de Externe App configuratie. Zie hieronder voor meer informatie.
Analytics: Dit dashboard kan worden gebruikt om de configuratie van de integratie te debuggen en klantaanpassingen op de integratierapporten weer te geven. Zie hieronder voor meer informatie.
QR-codes Gebieden: Overzicht en de optie om QR-codes van gebieden/werkplekken te bekijken en af te drukken. Zie hieronder voor meer informatie.
Foto-overzicht van het gebied: De eenvoudigste manier om foto's in bulk te uploaden/koppelen naar meerdere gebieden. Zie hieronder voor meer informatie.
Lees voor meer informatie: Workplace Experience dashboard in WPM .
5:
...
An external app is used to configure and monitor the connection to an external system. An external app can concern multiple objects (such as buildings, areas, system users), and can define which objects are exposed to the external system.
The external app used for the Workplace Experience integration can be found via the Workplace Experience button bar on the administrator startboard (or in an include via the client settings, authentication tab).
When configuring the External App, you actually determining what Workplace Management objects are available in Workplace Experience.
Check cache configuration (only needed once)
The Cache configuration is used to periodically cache certain data for Workplace Experience. But this cache configuration needs to be enabled. If the cache configuration is not enabled, the data needs to be fetched every time a touch point does a request. This will result in performance issues.
Press the ‘External App’ button on the administrator start Board
Open the external app configuration by pressing the reference
Cache configuration tab: check if the cache configuration is enabled (Active = yes)
if ‘active = no’ > open the cache configuration > press 'Enable'
Manage what objects are exported to Workplace Experience
...
Press the ‘External App’ button on the administrator start Board
Open the external app configuration by pressing the reference
Building include: check if all buildings, that should be visible in Workplace Experience, are shown here. If not, use the ‘assign’ button to add buildings.
Areas tab: check if all buildings, that should be visible in Workplace Experience, are shown here. If not, use the ‘assign’ button to add areas
If Services and Equipment (Assets and catalogitems in Workplace management) should be reservable via Workplace Experience, make sure to add these to the external app via the designated includes as well.
If Cost centers should be set in (Service) reservations in Workplace Experience, make sure to add these to the external app via the designated include as well
| Info |
|---|
After adding the object to the External app Workplace Mamagement, it takes 1-4 hours to be available in Workplace Experience. |
Automatically add new objects to the External App
Via the module activation (see chapter 4) or via the module settings → 'Workplace Experience' tab, it is possible to indicate that (per type of object) any newly created object is added to the Workplace Experience external app by default:
...
| Tip |
|---|
Linking floor plans to areas and workplaces Creating and linking floor plans is not part of the WPM-WPE integration. This is done in Workplace Experience Studio and is explained in those articles. |
6 [Optional]: Linking regimes
Rules to keep in mind:
Linking a regime is optional. If no regime is created reservations can be made 24/7.
Do not add a regime without availability. Make sure always at least one availability is added. See left screenshot.
Wen you want to use the option for ‘Multi day booking’ in the Workplace App you cannot have a regime. A regime will block multi day bookings.
It is optional to configure a deviating regime for a building or a specific area.
Note: when the tenant has buildings in countries that are in different timezones you MUST use regimes, because the regime allows you to set a timezone that differs from the timezone that you set in the client settings.
For all information about creating an linking regimes: Managing regimes .
7: Reservation settings
General reservation setting
Some of the general reservation settings are also applicable for creating and editing reservations via Workplace Experience. These settings can be found via ‘Module settings' > 'Reservations’ tab.
General reservation settings that also apply to Workplace Experience:
...
Setting
...
Explanation
...
Edit/Cancel by requestor X hours before start
...
How many hours before the start of the reservation, the applicant may still edit or cancel the reservation.
Tip: when set to a negative number (e.g. -8), the reservation can still be cancelled even when it had already started. Setting a negative number is recommend.
...
Reserve catalog/assets in advance from*
...
How many hours/days/weeks ahead of time a user must create a reservation containing catalog items or assets (a similar setting also exists per reservable catalog item or asset).
...
Reserve area in advance from*
...
How many hours/days/weeks ahead of time a user must create a reservation containing an area (a similar setting also exists per reservable area).
...
Reserve in advance until*
...
How far into the future a user can create a reservation (leaving it empty means no restrictions)
...
Reserving multiple workplaces at the same time allowed
...
If the same user can reserve more than one workplace at the same (overlapping) time
...
Maximum number of workplace reservations
...
The maximum number of workplaces a user is allowed to reserve in a given period (e.g 2 per week)
...
Reserve in past until
...
It is advised to set “Reserve in past until” to ‘2 hours’. This allows for making a reservation just in the past. E.g. you’re creating a workplace reservation at 08:15 and the reservation starts at 08:00. Without this setting, an error would be given when submitting the reservation
*Also see Reservation restrictions for more information about reservation restrictions
8: Upload photos of areas/ workplaces
Any time after the areas have been imported photo’s of the areas can be added. These photos are shown when making a room or workplace booking in Workplace Experience. To add a photo to a workplace, meeting room, parking, etc. follow these steps
In the navigation Menu press ‘Buildings’ > buildings
Now open a building
Press the ‘Areas’ tab
Open an area
Now press the ‘…' behind the “Photo’ field to upload a photo OR drag- and drop the photo in this field
It is also possible to link one photo to multiple area/ workplaces (To avoid having to upload a general workplace photo a lot of times). For more information on this, see: Workplace Experience dashboard: Area photo overview .
| Info |
|---|
Syncing photo's to the Workplace Experience touch points (GO, kiosk, room displays, etc.) can take op up 6 hours. |
...
Next step: continue with the setup of Workplace Experience
...
Configuratie van de externe app
Een externe toepassing wordt gebruikt om de verbinding met een extern systeem te configureren en te bewaken. Een externe app kan betrekking hebben op meerdere objecten (zoals gebouwen, gebieden, systeemgebruikers) en kan bepalen welke objecten worden blootgesteld aan het externe systeem.
De externe app die wordt gebruikt voor de Workplace Experience integratie kan worden gevonden via de Workplace Experience knoppenbalk op het startbord van de beheerder (of in een include via de clientinstellingen, tabblad authenticatie).
Bij het configureren van de External App bepaal je in feite welke Workplace Management objecten beschikbaar zijn in Workplace Experience.
Controleer cacheconfiguratie (slechts eenmaal nodig)
De Cache-configuratie wordt gebruikt om bepaalde gegevens voor Workplace Experience periodiek in de cache op te slaan. Maar deze cacheconfiguratie moet zijn ingeschakeld. Als de cacheconfiguratie niet is ingeschakeld, moeten de gegevens worden opgehaald telkens wanneer een touchpoint een aanvraag doet. Dit leidt tot prestatieproblemen.
Druk op de knop 'Externe applicatie' op het startpaneel van de beheerder
Open de externe app-configuratie door op de referentie
Tabblad Cacheconfiguratie: controleer of de cacheconfiguratie is ingeschakeld (Actief = ja)
als 'active = no' > open de cacheconfiguratie > druk op 'Enable'.
Beheren welke objecten worden geëxporteerd naar Workplace Experience
...
Druk op de knop 'Externe applicatie' op het startpaneel van de beheerder
Open de externe app-configuratie door op de referentie
Gebouwen opnemen: controleer of alle gebouwen die zichtbaar moeten zijn in Workplace Experience hier worden weergegeven. Zo niet, gebruik dan de knop 'toewijzen' om gebouwen toe te voegen.
Tabblad Gebieden: controleer of alle gebouwen die zichtbaar moeten zijn in Workplace Experience hier worden weergegeven. Zo niet, gebruik dan de knop 'Gebieden toewijzen' om gebieden toe te voegen.
Als Services en Equipment (Assets en catalogusitems in Workplace Management) via Workplace Experience moeten kunnen worden gereserveerd, zorg er dan voor dat deze ook aan de externe app worden toegevoegd via de daarvoor bestemde includes.
Als Kostenplaatsen moeten worden ingesteld in (Service) reserveringen in Workplace Experience, zorg er dan voor dat je deze ook toevoegt aan de externe app via de daarvoor bestemde include.
| Info |
|---|
Nadat het object is toegevoegd aan de Externe app Workplace Mamagement, duurt het 1-4 uur voordat het beschikbaar is in Workplace Experience. |
Automatisch nieuwe objecten toevoegen aan de Externe applicatie
Via de module activering (zie hoofdstuk 4) of via de module instellingen → tabblad 'Workplace Experience' is het mogelijk om aan te geven dat (per type object) elk nieuw aangemaakt object standaard wordt toegevoegd aan de externe app van Workplace Experience:
...
| Tip |
|---|
Plattegronden koppelen aan gebieden en werkplekken Het maken en koppelen van plattegronden maakt geen deel uit van de WPM-WPE integratie. Dit gebeurt in Workplace Experience Studio en wordt in die artikelen uitgelegd. |
6 [Optioneel]: Regimes koppelen
Regels om in gedachten te houden:
Het koppelen van een regime is optioneel. Als er geen regime is aangemaakt, kunnen er 24/7 reserveringen worden gemaakt.
Voeg geen regime toe zonder beschikbaarheid. Zorg ervoor dat er altijd minstens één beschikbaarheid wordt toegevoegd. Zie screenshot links.
Als je de optie voor 'Meerdaagse boekingen' in de Workplace App wilt gebruiken, kun je geen regime hebben. Een regime blokkeert meerdaagse boekingen.
Het is optioneel om een afwijkend regime te configureren voor een gebouw of een specifiek gebied.
Opmerking: als de huurder gebouwen heeft in landen die in verschillende tijdzones liggen, MOET je regimes gebruiken, omdat je met het regime een tijdzone kunt instellen die verschilt van de tijdzone die je hebt ingesteld in de clientinstellingen.
Voor alle informatie over het maken van een koppelingsregime: Regimes beheren .
7: Reserveringsinstellingen
Algemene reserveringsinstelling
Sommige algemene reserveringsinstellingen zijn ook van toepassing op het maken en bewerken van reserveringen via Workplace Experience. Deze instellingen zijn te vinden via het tabblad 'Module-instellingen' > 'Reserveringen'.
Algemene reserveringsinstellingen die ook van toepassing zijn op Workplace Experience:
Instelling | Uitleg |
|---|---|
Bewerken/annuleren door aanvrager X uur voor aanvang | Hoeveel uur voor aanvang van de reservering kan de aanvrager de reservering nog wijzigen of annuleren. Tip: als je een negatief getal instelt (bijvoorbeeld -8), kan de reservering nog steeds worden geannuleerd, zelfs als deze al was begonnen. Het is aan te raden om een negatief getal in te stellen. |
Catalogus/assets vooraf reserveren bij* | Hoeveel uren/dagen/weken van tevoren een gebruiker een reservering moet maken met catalogusitems of activa (een vergelijkbare instelling bestaat ook per reserveerbaar catalogusitem of activa). |
Reserveer vooraf bij* | Hoeveel uur/dagen/weken van tevoren een gebruiker een reservering moet maken met een gebied (een vergelijkbare instelling bestaat ook per reserveerbaar gebied). |
Reserveer vooraf tot* | Hoe ver in de toekomst een gebruiker een reservering kan maken (leeg laten betekent geen beperkingen) |
Meerdere Workplaces tegelijkertijd reserveren toegestaan | Als dezelfde gebruiker meer dan één werkplek kan reserveren op hetzelfde (overlappende) tijdstip |
Maximaal aantal werkplekreserveringen | Het maximum aantal Workplaces dat een gebruiker mag reserveren in een bepaalde periode (bijv. 2 per week) |
Reserveer in het verleden tot | Het is aan te raden om "Reserveer in verleden tot" in te stellen op '2 uur'. Hierdoor kun je een reservering maken net in het verleden. Je maakt bijvoorbeeld een werkplekreservering om 08:15 uur en de reservering begint om 08:00 uur. Zonder deze instelling zou er een foutmelding worden gegeven bij het indienen van de reservering |
*Zie ook Reserveringsbeperkingen voor meer informatie over reserveringsbeperkingen
8: Upload foto's van ruimtes/werkplekken
Op elk moment nadat de ruimtes zijn geïmporteerd kunnen foto's van de ruimtes worden toegevoegd. Deze foto's worden getoond wanneer een ruimte of werkplek wordt geboekt in Workplace Experience. Volg de volgende stappen om een foto toe te voegen aan een werkplek, vergaderruimte, parkeerplaats, etc.
Druk in het navigatiemenu op 'Gebouwen' > gebouwen
Open nu een gebouw
Druk op het tabblad 'Gebieden
Een gebied openen
Druk nu op '...' achter het veld "Foto" om een foto te uploaden OF sleep de foto naar dit veld
Het is ook mogelijk om één foto aan meerdere gebieden/werkplekken te koppelen (om te voorkomen dat je een algemene foto van een werkplek vaak moet uploaden). Zie voor meer informatie hierover: Workplace Experience dashboard: Overzicht van gebiedsfoto's .
| Info |
|---|
Het synchroniseren van foto's naar de Workplace Experience touchpoints (GO, kiosk, kamerdisplays, etc.) kan tot 6 uur in beslag nemen. |
...
Volgende stap: Workplace Experience verder instellen
Je hebt nu de integratie op de Workplace Management kant. De volgende stap is het instellen van de integratie op de Workplace Experience kant (opzetten van Workplace Studio, apparaatbeheer, hardware, enzovoort).
Zie dat deel van de kennisbank voor meer informatie: Workplace Experience.