WPM-WPE integratie

De onderstaande stappen beschrijven de stappen die nodig zijn om WPM (Workplace Management) en WPE (Workplace Experience) te integreren.

1: De omgeving initialiseren

Zie artikel voor meer informatie over de initialisatiewizard: Initiële configuratie van de omgeving.

Wat als de omgeving al geïnitialiseerd is?

Het is mogelijk dat een klant al Workplace gebruikt, maar nog niet Workplace Experience en onze Workplace App waarvoor de integratie is ingesteld.

In dat geval zijn gebruikers, gebouwen, gebieden en (indien van toepassing) bedrijfsmiddelen (apparatuur), catalogusitems (diensten) en kostenplaatsen al aanwezig in de omgeving.

• Deze moeten dan handmatig worden toegevoegd aan de Externe App*.
  Dit wordt uitgelegd in de stap "Configuratie van de externe app" verderop in dit artikel.

• Controleer ook of de gebouw- en gebiedshiërarchie correct is. De verplichte gebouw- en gebiedshiërarchie wordt beschreven in het volgende artikel over moduleactivering: Verplichte hiërarchie voor gebouwen en gebieden.

*Een externe app wordt gebruikt om Workplace Management te koppelen met andere applicaties (in dit geval Workplace Experience).

3: Controles voordat de Workplace Experience integratiemodule wordt geactiveerd

Controleer of er een vertrouwensrelatie is ingesteld

1. Druk op 'Clientinstellingen' op het startbord van de beheerder;

2. Tabblad 'Authenticatie';

3. Scroll naar de onderkant van de pagina en druk op het tabblad 'Vertrouwensrelatie';

4. Neem contact op met Spacewell Support als er geen vertrouwensrelatie beschikbaar is.

Open

Controleer of de toegangsregels zijn ingesteld

1. Druk op 'Clientinstellingen' op het startbord van de beheerder;

2. Tabblad 'Authenticatie';

3. Scroll naar de onderkant van de pagina en druk op het tabblad 'Toegangsregels';

4. De toegangsregels moeten precies overeenkomen met wat wordt weergegeven in de onderstaande schermafbeelding. Als deze er anders uitzien: neem dan contact op met Spacewell Support.

Open

Controleer of de externe app is ingesteld

1. Druk op 'Clientinstellingen' op het startbord van de beheerder;

2. Tabblad 'Externe apps';

3. Scroll naar de onderkant van de pagina en druk op het tabblad 'Externe apps';

4. Een externe app van de categorie "Workplace Experience" moet zichtbaar zijn. Als deze externe app niet zichtbaar is, neem dan contact op met Spacewell Support.

4: Voer de Workplace Experience uit: Reserveringsmodule activeren

Via deze stap wordt de module geactiveerd voor Workplace Experience integratie: reserveringen. Dit wordt hier allemaal in detail beschreven: Workplace Experience integratie: Activering reservatiemodule en informatie.

Er is nu een nieuwe knop beschikbaar op het startpaneel van de beheerder

Na het activeren van de module wordt de module-instelling 'Use Workplace Experience' automatisch op 'yes' gezet en komt er een nieuwe knoppenbalk beschikbaar op het startbord van de beheerder. Op deze knoppenbalk zijn verschillende opties zichtbaar:

• Informatie: Algemene informatie over de integratie.

• Rapporteer: Overzicht van de rapporten die worden gebruikt door de API's voor de integratie.

• Gebruiker exporteren: Deze export kan worden gebruikt om Workplace Management gebruikers te exporteren en direct te importeren in Workplace Experience.

• Externe apps: Snelle link naar de Externe App configuratie. Zie hieronder voor meer informatie.

• Analytics: Dit dashboard kan worden gebruikt om de configuratie van de integratie te debuggen en klantaanpassingen op de integratierapporten weer te geven. Zie hieronder voor meer informatie.

• QR-codes Gebieden: Overzicht en de optie om QR-codes van gebieden/werkplekken te bekijken en af te drukken. Zie hieronder voor meer informatie.

• Foto-overzicht van het gebied: De eenvoudigste manier om foto's in bulk te uploaden/koppelen naar meerdere gebieden. Zie hieronder voor meer informatie.

Lees voor meer informatie: Workplace Experience dashboard in WPM .

5: Configuratie van de externe app

Een externe toepassing wordt gebruikt om de verbinding met een extern systeem te configureren en te bewaken. Een externe app kan betrekking hebben op meerdere objecten (zoals gebouwen, gebieden, systeemgebruikers) en kan bepalen welke objecten worden blootgesteld aan het externe systeem.

De externe app die wordt gebruikt voor de Workplace Experience integratie kan worden gevonden via de Workplace Experience knoppenbalk op het startbord van de beheerder (of in een include via de clientinstellingen, tabblad authenticatie).

Bij het configureren van de External App bepaal je in feite welke Workplace Management objecten beschikbaar zijn in Workplace Experience.

Controleer cacheconfiguratie (slechts eenmaal nodig)

De Cache-configuratie wordt gebruikt om bepaalde gegevens voor Workplace Experience periodiek in de cache op te slaan. Maar deze cacheconfiguratie moet zijn ingeschakeld. Als de cacheconfiguratie niet is ingeschakeld, moeten de gegevens worden opgehaald telkens wanneer een touchpoint een aanvraag doet. Dit leidt tot prestatieproblemen.

1. Druk op de knop 'Externe applicatie' op het startpaneel van de beheerder

2. Open de externe app-configuratie door op de referentie

3. Tabblad Cacheconfiguratie: controleer of de cacheconfiguratie is ingeschakeld (Actief = ja)

   1. als 'active = no' > open de cacheconfiguratie > druk op 'Enable'.

Beheren welke objecten worden geëxporteerd naar Workplace Experience

1. Druk op de knop 'Externe applicatie' op het startpaneel van de beheerder

2. Open de externe app-configuratie door op de referentie

3. Gebouwen opnemen: controleer of alle gebouwen die zichtbaar moeten zijn in Workplace Experience hier worden weergegeven. Zo niet, gebruik dan de knop 'toewijzen' om gebouwen toe te voegen.

4. Tabblad Gebieden: controleer of alle gebouwen die zichtbaar moeten zijn in Workplace Experience hier worden weergegeven. Zo niet, gebruik dan de knop 'Gebieden toewijzen' om gebieden toe te voegen.

5. Als Services en Equipment (Assets en catalogusitems in Workplace Management) via Workplace Experience moeten kunnen worden gereserveerd, zorg er dan voor dat deze ook aan de externe app worden toegevoegd via de daarvoor bestemde includes.

6. Als Kostenplaatsen moeten worden ingesteld in (Service) reserveringen in Workplace Experience, zorg er dan voor dat je deze ook toevoegt aan de externe app via de daarvoor bestemde include.

Automatisch nieuwe objecten toevoegen aan de Externe applicatie

Via de module activering (zie hoofdstuk 4) of via de module instellingen → tabblad 'Workplace Experience' is het mogelijk om aan te geven dat (per type object) elk nieuw aangemaakt object standaard wordt toegevoegd aan de externe app van Workplace Experience:

6 [Optioneel]: Regimes koppelen

Regels om in gedachten te houden:

• Het koppelen van een regime is optioneel. Als er geen regime is aangemaakt, kunnen er 24/7 reserveringen worden gemaakt.

• Voeg geen regime toe zonder beschikbaarheid. Zorg ervoor dat er altijd minstens één beschikbaarheid wordt toegevoegd. Zie screenshot links.

• Als je de optie voor 'Meerdaagse boekingen' in de Workplace App wilt gebruiken, kun je geen regime hebben. Een regime blokkeert meerdaagse boekingen.

• Het is optioneel om een afwijkend regime te configureren voor een gebouw of een specifiek gebied.

  • Opmerking: als de huurder gebouwen heeft in landen die in verschillende tijdzones liggen, MOET je regimes gebruiken, omdat je met het regime een tijdzone kunt instellen die verschilt van de tijdzone die je hebt ingesteld in de clientinstellingen.

Voor alle informatie over het maken van een koppelingsregime: Regimes beheren .

7: Reserveringsinstellingen

Algemene reserveringsinstelling

Sommige algemene reserveringsinstellingen zijn ook van toepassing op het maken en bewerken van reserveringen via Workplace Experience. Deze instellingen zijn te vinden via het tabblad 'Module-instellingen' > 'Reserveringen'.

Algemene reserveringsinstellingen die ook van toepassing zijn op Workplace Experience:

*Zie ook Reserveringsbeperkingen voor meer informatie over reserveringsbeperkingen

8: Upload foto's van ruimtes/werkplekken

Op elk moment nadat de ruimtes zijn geïmporteerd kunnen foto's van de ruimtes worden toegevoegd. Deze foto's worden getoond wanneer een ruimte of werkplek wordt geboekt in Workplace Experience. Volg de volgende stappen om een foto toe te voegen aan een werkplek, vergaderruimte, parkeerplaats, etc.

• Druk in het navigatiemenu op 'Gebouwen' > gebouwen

• Open nu een gebouw

• Druk op het tabblad 'Gebieden

• Een gebied openen

• Druk nu op '...' achter het veld "Foto" om een foto te uploaden OF sleep de foto naar dit veld

Het is ook mogelijk om één foto aan meerdere gebieden/werkplekken te koppelen (om te voorkomen dat je een algemene foto van een werkplek vaak moet uploaden). Zie voor meer informatie hierover: Workplace Experience dashboard: Overzicht van gebiedsfoto's .

Volgende stap: Workplace Experience verder instellen

Je hebt nu de integratie op de Workplace Management kant. De volgende stap is het instellen van de integratie op de Workplace Experience kant (opzetten van Workplace Studio, apparaatbeheer, hardware, enzovoort).
Zie dat deel van de kennisbank voor meer informatie: Workplace Experience.