| Table of Contents | ||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
WPM-WPE
...
-Integration
Im Folgenden werden die Schritte beschrieben, die zur Integration von WPM (Workplace Management) and und WPE (Workplace Experience) erforderlich sind.
1:
...
Initialisierung der Umgebung
| Note |
|---|
Own employees Eigene Mitarbeiter (= users) should not yet be imported via the initialization wizard. Instead, this data should be imported after starting the module Activation“Workplace Experience: Reservations”. Reason for this is that the setting to automatically add new user to the External App is set in the process of running the module Activation for Workplace Experience: Reservations. Any users created before that are not automatically added and need to be added manually |
For details on the initialization wizard, see article: Initial configuration of the environment.
What if the environment is already initialized?
It is possible that a client is already using Workplace, but not yet Workplace Experience and our Workplace App for which the integration is setup.
In which case users, buildings, areas and (if applicable) assets (equipment), catalog items (services) and cost centers will already already be present in the environment.
These will then need to be manually added to the External App*.
This is explained in the Step “Configuration of the external app“ later in this article.Also, Check if the building and area hierarchy is correct, the mandatory building and area hierarchy is described in the following Module activation article: Mandatory hierarchy for buildings and areas.
*An external app is used to linked Workplace Management with other applications (in this case, Workplace Experience)
3: Checks before running the Workplace Experience integration Module activation
Check if a trust relation has been set up
Press ‘Client settings’ on the administrator start Board;
‘Authentication’ tab;
Scroll to the bottom of the page and press the ‘Trust relation’ tab;
If no trust relation is available contact Spacewell Support.
...
Check if the access rules have been set up
Press ‘Client settings’ on the administrator start Board;
‘Authentication’ tab;
Scroll to the bottom of the page and press the ‘Access rules’ tab;
The access rules should correspond exactly to what is shown in the screenshot below. If these look different:, please contact Spacewell Support.
...
Check if the external app has been set up
Press ‘Client settings’ on the administrator start Board;
‘External apps’ tab;
Scroll to the bottom of the page and press the ‘External apps’ tab;
An External app should of the category “Workplace Experience“ should be visible. If this externall app is not visible; please contact Spacewell Support.
...
4: Run the Workplace Experience: Reservations module activation
Via this step, the module activation for Workplace Experience integration: reservations is done. This is all described in detail here: Workplace Experience integration: Reservations module activation and information.
New button are now available on the administrator start Board
After activating the module, the module setting ‘Use Workplace Experience’ is automatically set to ‘yes’ and a new Button bar will become available on the start Board of the administrator. On this button bar several options are visible:
...
Information: General information on the integration.
Report: Overview of the reports used by the APIs for the integration.
User export: This export can be used to export Workplace Management users and import them directly in Workplace Experience.
External apps: Quick link to the External App configuration. See down below for more information.
Analytics: This dashboard van be used to debug the integration setup and show client customization on the integration reports. See down below for more information.
QR Codes Areas: Overview and the option to view and print QR codes of areas/ workplaces. See down below for more information.
Area photo overview: Easiest way to upload/ link photos to multi areas in bulk. See down below for more information.
For more details please read: Workplace Experience dashboard in WPM .
5: Configuration of the External App
An external app is used to configure and monitor the connection to an external system. An external app can concern multiple objects (such as buildings, areas, system users), and can define which objects are exposed to the external system.
The external app used for the Workplace Experience integration can be found via the Workplace Experience button bar on the administrator startboard (or in an include via the client settings, authentication tab).
When configuring the External App, you actually determining what Workplace Management objects are available in Workplace Experience.
Check cache configuration (only needed once)
The Cache configuration is used to periodically cache certain data for Workplace Experience. But this cache configuration needs to be enabled. If the cache configuration is not enabled, the data needs to be fetched every time a touch point does a request. This will result in performance issues.
Press the ‘External App’ button on the administrator start Board
Open the external app configuration by pressing the reference
Cache configuration tab: check if the cache configuration is enabled (Active = yes)
if ‘active = no’ > open the cache configuration > press 'Enable'
Manage what objects are exported to Workplace Experience
...
Press the ‘External App’ button on the administrator start Board
Open the external app configuration by pressing the reference
Building include: check if all buildings, that should be visible in Workplace Experience, are shown here. If not, use the ‘assign’ button to add buildings.
Areas tab: check if all buildings, that should be visible in Workplace Experience, are shown here. If not, use the ‘assign’ button to add areas
If Services and Equipment (Assets and catalogitems in Workplace management) should be reservable via Workplace Experience, make sure to add these to the external app via the designated includes as well.
If Cost centers should be set in (Service) reservations in Workplace Experience, make sure to add these to the external app via the designated include as well
| Info |
|---|
After adding the object to the External app Workplace Mamagement, it takes 1-4 hours to be available in Workplace Experience. |
Automatically add new objects to the External App
Via the module activation (see chapter 4) or via the module settings → 'Workplace Experience' tab, it is possible to indicate that (per type of object) any newly created object is added to the Workplace Experience external app by default:
...
| Tip |
|---|
Linking floor plans to areas and workplaces Creating and linking floor plans is not part of the WPM-WPE integration. This is done in Workplace Experience Studio and is explained in those articles. |
6 [Optional]: Linking regimes
Rules to keep in mind:
Linking a regime is optional. If no regime is created reservations can be made 24/7.
Do not add a regime without availability. Make sure always at least one availability is added. See left screenshot.
Wen you want to use the option for ‘Multi day booking’ in the Workplace App you cannot have a regime. A regime will block multi day bookings.
It is optional to configure a deviating regime for a building or a specific area.
Note: when the tenant has buildings in countries that are in different timezones you MUST use regimes, because the regime allows you to set a timezone that differs from the timezone that you set in the client settings.
For all information about creating an linking regimes: Managing regimes .
7: Reservation settings
General reservation setting
Some of the general reservation settings are also applicable for creating and editing reservations via Workplace Experience. These settings can be found via ‘Module settings' > 'Reservations’ tab.
General reservation settings that also apply to Workplace Experience:
...
Setting
...
Explanation
...
Edit/Cancel by requestor X hours before start
...
How many hours before the start of the reservation, the applicant may still edit or cancel the reservation.
Tip: when set to a negative number (e.g. -8), the reservation can still be cancelled even when it had already started. Setting a negative number is recommend.
...
Reserve catalog/assets in advance from*
...
How many hours/days/weeks ahead of time a user must create a reservation containing catalog items or assets (a similar setting also exists per reservable catalog item or asset).
...
Reserve area in advance from*
...
How many hours/days/weeks ahead of time a user must create a reservation containing an area (a similar setting also exists per reservable area).
...
Reserve in advance until*
...
How far into the future a user can create a reservation (leaving it empty means no restrictions)
...
Reserving multiple workplaces at the same time allowed
...
If the same user can reserve more than one workplace at the same (overlapping) time
...
Maximum number of workplace reservations
...
The maximum number of workplaces a user is allowed to reserve in a given period (e.g 2 per week)
...
Reserve in past until
...
It is advised to set “Reserve in past until” to ‘2 hours’. This allows for making a reservation just in the past. E.g. you’re creating a workplace reservation at 08:15 and the reservation starts at 08:00. Without this setting, an error would be given when submitting the reservation
*Also see Reservation restrictions for more information about reservation restrictions
8: Upload photos of areas/ workplaces
Any time after the areas have been imported photo’s of the areas can be added. These photos are shown when making a room or workplace booking in Workplace Experience. To add a photo to a workplace, meeting room, parking, etc. follow these steps
In the navigation Menu press ‘Buildings’ > buildings
Now open a building
Press the ‘Areas’ tab
Open an area
Now press the ‘…' behind the “Photo’ field to upload a photo OR drag- and drop the photo in this field
It is also possible to link one photo to multiple area/ workplaces (To avoid having to upload a general workplace photo a lot of times). For more information on this, see: Workplace Experience dashboard: Area photo overview .
| Info |
|---|
Syncing photo's to the Workplace Experience touch points (GO, kiosk, room displays, etc.) can take op up 6 hours. |
...
Next step: continue with the setup of Workplace Experience
...
Benutzer) sollten noch nicht über den Initialisierungs-Assistenten importiert werden. Stattdessen sollten diese Daten nach dem Starten des Moduls Aktivierung "Workplace Experience" importiert werden: Reservierungen" importiert werden. Der Grund dafür ist, dass die Einstellung zum automatischen Hinzufügen neuer Benutzer zur Externen App während der Ausführung des Moduls Aktivierung für Workplace Experience: Reservierungen. Davor angelegte Benutzer werden nicht automatisch hinzugefügt und müssen manuell hinzugefügt werden. |
Einzelheiten zum Initialisierungs-Wizard finden Sie im Artikel: Erstkonfiguration der Umgebung.
Was ist, wenn die Umgebung bereits initialisiert ist?
Es ist möglich, dass ein Kunde bereits Workplace nutzt, aber noch nicht Workplace Experience und unsere Workplace App, für die die Integration eingerichtet ist.
In diesem Fall sind Benutzer, Gebäude, Bereiche und (falls zutreffend) Anlagen (Ausrüstung), Katalogpositionen (Dienstleistungen) und Kostenstellen bereits in der Umgebung vorhanden.
Diese müssen dann manuell zur externen App* hinzugefügt werden.
Dies wird im Schritt "Konfiguration der externen App" weiter unten in diesem Artikel erklärt.Überprüfen Sie auch, ob die Gebäude- und Gebietshierarchie korrekt ist. Die obligatorische Gebäude- und Gebietshierarchie wird im folgenden Artikel zur Modulaktivierung beschrieben: Obligatorische Hierarchie für Gebäude und Gebiete.
*Eine externe App wird verwendet, um Workplace Management mit anderen Anwendungen (in diesem Fall Workplace Experience) zu verknüpfen.
3: Überprüfungen vor der Aktivierung des Workplace Experience-Integrationsmoduls
Prüfen, ob eine Vertrauensbeziehung eingerichtet wurde
Drücken Sie auf dem Administrator-Startbrett auf "Client-Einstellungen";
Registerkarte "Authentifizierung";
Blättern Sie zum Ende der Seite und klicken Sie auf die Registerkarte "Vertrauensverhältnis";
Wenn keine Vertrauensbeziehung verfügbar ist, wenden Sie sich an den Spacewell Support.
...
Prüfen Sie, ob die Zugriffsregeln eingerichtet wurden
Drücken Sie auf dem Administrator-Startbrett auf "Client-Einstellungen";
Registerkarte "Authentifizierung";
Blättern Sie zum Ende der Seite und klicken Sie auf die Registerkarte "Zugangsregeln";
Die Zugriffsregeln sollten genau dem entsprechen, was im Screenshot unten gezeigt wird. Wenn diese anders aussehen, wenden Sie sich bitte an den Spacewell Support.
...
Prüfen Sie, ob die externe Anwendung eingerichtet wurde
Drücken Sie auf dem Administrator-Startbrett auf "Client-Einstellungen";
Registerkarte "Externe Anwendungen";
Blättern Sie zum Ende der Seite und klicken Sie auf die Registerkarte "Externe Anwendungen";
Eine externe App der Kategorie "Workplace Experience" sollte sichtbar sein. Wenn diese externe App nicht sichtbar ist, wenden Sie sich bitte an den Spacewell Support.
...
4: Führen Sie die Workplace Experience aus: Aktivierung des Reservierungsmoduls
Über diesen Schritt erfolgt die Modulaktivierung für die Workplace Experience Integration: Reservierungen. Dies wird hier im Detail beschrieben: Workplace Experience Integration: Aktivierung des Reservierungsmoduls und Informationen.
Neue Schaltflächen sind jetzt auf dem Administrator-Startbrett verfügbar
Nach der Aktivierung des Moduls wird die Moduleinstellung 'Use Workplace Experience' automatisch auf 'ja' gesetzt und eine neue Button-Leiste wird auf der Startleiste des Administrators verfügbar. Auf dieser Schaltflächenleiste sind mehrere Optionen sichtbar:
...
Informationen: Allgemeine Informationen über die Integration.
Bericht: Überblick über die Berichte, die von den APIs für die Integration verwendet werden.
Benutzer-Export: Mit diesem Export können Workplace Management-Benutzer exportiert und direkt in Workplace Experience importiert werden.
Externe Anwendungen: Kurzer Link zur Konfiguration der externen App. Siehe unten für weitere Informationen.
Analytik: Dieses Dashboard kann zur Fehlersuche in der Integrationseinrichtung und zur Anzeige von Kundenanpassungen in den Integrationsberichten verwendet werden. Weitere Informationen finden Sie weiter unten.
QR-Codes Bereiche: Übersicht und die Möglichkeit, QR-Codes von Bereichen/Arbeitsplätzen anzuzeigen und auszudrucken. Siehe unten für weitere Informationen.
Übersicht der Gebietsfotos: Der einfachste Weg, Fotos in Massen hochzuladen und mit mehreren Bereichen zu verknüpfen. Siehe unten für weitere Informationen.
Für weitere Einzelheiten lesen Sie bitte: Workplace Experience Dashboard in WPM .
5: Konfiguration der externen App
Eine externe App dient der Konfiguration und Überwachung der Verbindung zu einem externen System. Eine externe App kann sich auf mehrere Objekte beziehen (z. B. Gebäude, Bereiche, Systembenutzer) und kann festlegen, welche Objekte dem externen System ausgesetzt sind.
Die externe App, die für die Workplace Experience-Integration verwendet wird, finden Sie über die Workplace Experience-Schaltflächenleiste auf dem Administrator-Startboard (oder in einem Include über die Client-Einstellungen, Registerkarte Authentifizierung).
Bei der Konfiguration der External App legen Sie fest, welche Objekte des Workplace Managements in Workplace Experience verfügbar sind.
Cache-Konfiguration prüfen (nur einmal erforderlich)
Die Cache-Konfiguration wird verwendet, um bestimmte Daten für Workplace Experience regelmäßig zwischenzuspeichern. Diese Cache-Konfiguration muss jedoch aktiviert werden. Wenn die Cache-Konfiguration nicht aktiviert ist, müssen die Daten jedes Mal abgerufen werden, wenn ein Touchpoint eine Anfrage stellt. Dies führt zu Leistungsproblemen.
Drücken Sie die Schaltfläche "Externe App" auf dem Administrator-Startbrett
Öffnen Sie die Konfiguration der externen Anwendung, indem Sie die Referenz
Registerkarte Cache-Konfiguration: Prüfen Sie, ob die Cache-Konfiguration aktiviert ist (Aktiv = ja)
wenn 'aktiv = nein' > öffnen Sie die Cache-Konfiguration > drücken Sie 'Aktivieren'
Verwalten Sie, welche Objekte in Workplace Experience exportiert werden
...
Drücken Sie die Schaltfläche "Externe App" auf dem Administrator-Startbrett
Öffnen Sie die Konfiguration der externen Anwendung, indem Sie die Referenz
Gebäude enthalten: Prüfen Sie, ob alle Gebäude, die in Workplace Experience sichtbar sein sollen, hier angezeigt werden. Wenn nicht, verwenden Sie die Schaltfläche "Zuweisen", um Gebäude hinzuzufügen.
Registerkarte Bereiche: Prüfen Sie, ob alle Gebäude, die in Workplace Experience sichtbar sein sollen, hier angezeigt werden. Wenn nicht, verwenden Sie die Schaltfläche "Zuweisen", um Bereiche hinzuzufügen.
Wenn Services und Equipment (Assets und Katalogartikel im Workplace Management) über Workplace Experience reservierbar sein sollen, stellen Sie sicher, dass Sie diese auch in der externen App über die vorgesehenen Includes hinzufügen.
Wenn Kostenstellen in (Service-)Reservierungen in Workplace Experience gesetzt werden sollen, stellen Sie sicher, dass Sie diese auch in der externen App über das vorgesehene Include hinzufügen.
| Info |
|---|
Nachdem das Objekt zur externen App Workplace Mamagement hinzugefügt wurde, dauert es 1-4 Stunden, bis es in Workplace Experience verfügbar ist. |
Automatisches Hinzufügen neuer Objekte zur External App
Über die Modulaktivierung (siehe Kapitel 4) oder über die Moduleinstellungen → Registerkarte 'Workplace Experience' kann angegeben werden, dass (pro Objekttyp) jedes neu erstellte Objekt standardmäßig zur externen Workplace Experience-App hinzugefügt wird:
...
| Tip |
|---|
Verknüpfung von Grundrissen mit Bereichen und Arbeitsplätzen Das Erstellen und Verknüpfen von Grundrissen ist nicht Teil der WPM-WPE-Integration. Dies geschieht in Workplace Experience Studio und wird in diesen Artikeln erklärt. |
6 [fakultativ]: Verknüpfung von Regimen
Regeln, die zu beachten sind:
Die Verknüpfung mit einem Regime ist optional. Wenn kein Regime erstellt wird, können Reservierungen rund um die Uhr vorgenommen werden.
Fügen Sie keine Regelung ohne Verfügbarkeit hinzu. Stellen Sie sicher, dass immer mindestens eine Verfügbarkeit hinzugefügt wird. Siehe linker Screenshot.
Wenn Sie die Option "Mehrtagesbuchung" in der Workplace App nutzen möchten, können Sie kein Regime haben. Ein Regime blockiert mehrtägige Buchungen.
Es ist möglich, ein abweichendes Regime für ein Gebäude oder einen bestimmten Bereich zu konfigurieren.
Hinweis: Wenn der Mieter Gebäude in Ländern hat, die in unterschiedlichen Zeitzonen liegen, MÜSSEN Sie Regime verwenden, da das Regime Ihnen erlaubt, eine Zeitzone festzulegen, die von der Zeitzone abweicht, die Sie in den Mandanteneinstellungen festgelegt haben.
Für alle Informationen über die Erstellung eines Verknüpfungsregimes: Verwaltung von Regimen .
7: Einstellungen für die Reservierung
Allgemeine Reservierungseinstellungen
Einige der allgemeinen Reservierungseinstellungen gelten auch für das Erstellen und Bearbeiten von Reservierungen über Workplace Experience. Diese Einstellungen finden Sie unter "Moduleinstellungen" > Registerkarte "Reservierungen".
Allgemeine Reservierungseinstellungen, die auch für Workplace Experience gelten:
Einstellung | Erläuterung |
|---|---|
Bearbeitung/Abbruch durch Antragsteller X Stunden vor Beginn | Wie viele Stunden vor Beginn der Reservierung kann der Antragsteller die Reservierung noch bearbeiten oder stornieren. Tipp: Wenn Sie eine negative Zahl eingeben (z.B. -8), kann die Reservierung auch dann noch storniert werden, wenn sie bereits begonnen hat. Die Einstellung einer negativen Zahl wird empfohlen. |
Katalog/Assets im Voraus reservieren von* | Wie viele Stunden/Tage/Wochen im Voraus ein Benutzer eine Reservierung für Katalogobjekte oder Assets erstellen muss (eine ähnliche Einstellung gibt es auch für reservierbare Katalogobjekte oder Assets). |
Bereich im Voraus reservieren von* | Wie viele Stunden/Tage/Wochen im Voraus ein Benutzer eine Reservierung für einen Bereich erstellen muss (eine ähnliche Einstellung gibt es auch für reservierbare Bereiche). |
Reservieren Sie im Voraus bis* | Wie weit in die Zukunft ein Benutzer eine Reservierung erstellen kann (leer lassen bedeutet keine Einschränkungen) |
Reservierung mehrerer Workplaces zur gleichen Zeit erlaubt | Wenn ein und derselbe Benutzer mehrere Workplaces zur gleichen (überlappenden) Zeit reservieren kann |
Maximale Anzahl von Workplace-Reservierungen | Die maximale Anzahl der Workplaces, die ein Benutzer in einem bestimmten Zeitraum reservieren darf (z.B. 2 pro Woche) |
Reserve in der Vergangenheit bis | Es wird empfohlen, "Reservieren in der Vergangenheit bis" auf "2 Stunden" einzustellen. Dies ermöglicht es, eine Reservierung in der Vergangenheit vorzunehmen. Beispiel: Sie erstellen eine Workplace-Reservierung um 08:15 Uhr und die Reservierung beginnt um 08:00 Uhr. Ohne diese Einstellung würde beim Absenden der Reservierung eine Fehlermeldung erscheinen |
*Auch siehe Einschränkungen bei der Reservierung für weitere Informationen über Reservierungsbeschränkungen
8: Fotos von Bereichen/Arbeitsplätzen hochladen
Nachdem die Bereiche importiert wurden, können jederzeit Fotos der Bereiche hinzugefügt werden. Diese Fotos werden bei der Buchung eines Raums oder Arbeitsplatzes in Workplace Experience angezeigt. Gehen Sie folgendermaßen vor, um einem Workplace, einem Besprechungsraum, einem Parkplatz usw. ein Foto hinzuzufügen
Drücken Sie im Navigationsmenü auf 'Gebäude' > Gebäude
Jetzt ein Gebäude öffnen
Drücken Sie die Registerkarte "Bereiche".
Einen Bereich öffnen
Drücken Sie nun auf das "..." hinter dem Feld "Foto", um ein Foto hochzuladen ODER ziehen Sie das Foto in dieses Feld
Es ist auch möglich, ein Foto mit mehreren Bereichen/Arbeitsplätzen zu verknüpfen (um zu vermeiden, dass Sie ein allgemeines Arbeitsplatzfoto mehrmals hochladen müssen). Weitere Informationen hierzu finden Sie unter: Workplace Experience Dashboard: Bereich Fotoübersicht .
| Info |
|---|
Die Synchronisierung der Fotos mit den Workplace Experience-Touchpoints (GO, Kiosk, Raumanzeigen usw.) kann bis zu 6 Stunden dauern. |
...
Nächster Schritt: Weiter mit der Einrichtung von Workplace Experience
Sie haben nun die Integration auf der Workplace Management Seite. Der nächste Schritt ist die Einrichtung der Integration auf der Workplace Experience Seite (Einrichtung von Workplace Studio, Gerätesteuerung, Hardware usw.).
Weitere Informationen finden Sie in diesem Teil der Wissensdatenbank: Workplace Experience.