...
Difficulty: novice
| Table of Contents | ||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
Learning Objectives
After reading this article, you’ll be able to:
Perform a module activation for Contracts.
How to navigate to the module activation
To start the solution-based rollout for Contracts:
Navigate to the startBoard.
Click on the “Module activation” tile.
Select the “Available modules to roll out” tab and select Contracts.
click on the “Rollout selected module” button.
This will provide you with a short explanation like the one below.
...
After this a new page will open:
...
Steps to follow
Step 1 Adding the contract types
Contract types are used to distinguish between contracts and are not mandatory. To add different contract types:
Navigate to the include at the bottom of the page called Contract types (0)
Click: new
Fill in name of the contract type
Step 2 Settings to be determined
Tip: We go over the settings in the table below. However, hovering over the field you are filling in will often provide you with the same help text:
...
Setting
...
Description
...
Send notifications
...
If set to yes, contract notifications will be sent to a default recipient set under notifications on the contract page. These notifications are automatically generated based on the settings for this per contract.
...
Default number of days before term of notice period notifications send
...
This determines when the notification is send. When 30 days is filled in here, a notification will be send 30 days before the term of notice date.
...
| title | Pre-defined settings |
|---|
There are some predefined settings. If these need to be adjusted this should be done via the "Module settings" button on your startBoard > ‘Contract’ tab .
...
Setting
...
Description
...
Use contracts
...
If set to yes Contracts can be created in this environment.
...
Auto create period
...
If set to yes, contract periods will be created automatically in case of automatic renewals.
...
Notifications in past
...
You can indicate if notifications with dates in the past should be generated.
...
Default contract category wizard
...
The category in which new contracts will be created.
Step 3 Start module activation
What happens when clicking the green Start button in this wizard step?
You move on to the next page of the Wizard.
Relevant imports are created, in the next step we will go over these imports
...
| title | Authorizations |
|---|
The following groups can be assigned to users:
...
Group
...
Reference
...
Comment
...
2. View contracts
...
GOB-G012
...
Group gives viewing rights to contracts
...
4. Contract manager
...
GOB-G010
...
Group gives access to creating and editing contracts
...
6. Contract notifications
...
GOB-G032
...
Contact receives contract reminders in the context of a contract
...
7. Management dashboards contracts
...
FMB-G081
...
Group gives access to the menu option "Management dashboards" for the contracts module, as well as access to the relevant objects to view this content of the dashboards.
Step 4 Check data and close the module activation.
On the next page we can check all items that have been created. This also contains a checklist we can follow.
| Warning |
|---|
About importing contracts: Due to the complexity of importing contracts and all the related objects, importing contracts is not included in the scope of the project. A separate time estimation is made for this. Default templates are available, however, manual work needs to be done to make sure contracts are configured correctly in Workplace. For example, uploading pdf documents and verifying the imported data. |
The import file created in this module activation is the import for contracts, contract period schemes and items. To download the import template:
navigate to the “Relevant imports” include
Click Generate import template
Click the download icon next to the loop to download the template.
Send files to the client
Import files receives and approved
If relevant, check if contracts, contract items en period scheme objects are imported successfully. When the properties and areas are already imported when Initializing the environment these boxed can be checked directly.
Click Upload import file and upload the import file obtained from the customer.
If everything is handled we can close the rollout by clicking the close button, Contracts will now be shown as a NavigationMenu option.
Where do I find the settings I selected
General contract settings can be found in the client settings: press the ‘Module settings’ tile on your startBoard > 'Contract’ tab.
Summary
| Rw ui textbox macro |
|---|
Steps in the module activation:
|
Search
...
| Table of Contents | ||
|---|---|---|
|
| Info |
|---|
Dit artikel gaat over het activeren van deze module als implementatieconsultant. Voor meer gedetailleerde informatie over het beheren of gebruiken van de concepten in deze module als applicatiebeheerder of gebruiker (bijvoorbeeld details over hoe je een object aanmaakt), zie de gerelateerde module in het gedeelte Applicatiebeheer en/of Gebruikers van deze kennisbank: Application Managers / Users |
1. Contracten in het algemeen
Contractbeheer in het algemeen is het systematische proces van het opstellen van contracten afhandelenanalyse en onderhoud om de operationele en financiële prestaties te maximaliseren en tegelijkertijd risico minimaliseren. Het is essentieel voor bedrijven om effectief overeenkomsten beheren met klanten, leveranciers en partners.
Effectief contractbeheer omvat verschillende kritieke activiteiten:
Bewaking: Relevante contractgegevens bijhouden
Verlengingen: Wijzigingen beheren en zorgen voor tijdige vernieuwingen om een ononderbroken werking te behouden.
Bijhouden van gegevens: Organiseren en bijhouden van contractdocumenten voor gemakkelijke toegang en referentie.
Risicobeheer: Identificeren en beperken van potentiële risico's in verband met contractvoorwaarden.
Over het algemeen verbetert contractbeheer het toezicht op contracten, verbetert het de financiële transparantie en ondersteunt het geïnformeerde besluitvorming, wat uiteindelijk bijdraagt aan het efficiënte beheer van de contractuele verplichtingen en activa van de organisatie.
2. Waar gaat deze module over
Zie voor meer informatie over de inhoud van deze module, inclusief gedetailleerde beschrijvingen van enkele kernonderdelen: Contractmodule in de sectie 'Applicatiebeheerders'.
3. Waarom deze module gebruiken
Deze module centraliseert alle relevante contractgegevens op één plek en biedt duidelijke en directe toegang tot contractdetails. Gebruikers profiteren van geautomatiseerde herinneringen en rapporten, zodat ze op de hoogte zijn van aanstaande contractbeëindigingen en deadlines. Deze proactieve aanpak helpt menselijke fouten te voorkomen en vergemakkelijkt tijdige verlengingen of onderhandelingen.
Daarnaast biedt de module duidelijk inzicht in de financiële implicaties van contracten, waardoor een beter budgetbeheer en financiële planning mogelijk zijn. Door integratie met andere modules krijgen gebruikers uitgebreid inzicht in actieve contracten met betrekking tot gebouwen en bedrijfsmiddelen. Als er bijvoorbeeld een werkorder wordt aangemaakt voor een defect apparaat, kan het systeem alle actieve onderhoudscontracten identificeren en koppelen aan dat apparaat. Deze integratie zorgt ervoor dat gebruikers van de servicedesk op de hoogte zijn van bestaande serviceovereenkomsten, waardoor problemen efficiënter en kosteneffectiever kunnen worden opgelost.
3.1 Binnen de module te maken keuzes
Naast de basis die altijd beschikbaar is in deze module (contractregistratie inclusief financiële gegevens per periode en contractherinneringen) zijn de meest relevante aanvullende keuzes die gemaakt kunnen worden bij het gebruik van deze module de volgende:
Als de contractmodule ook wordt gebruikt om de financiële componenten van een contract bijhouden en rapporteren (het creëren van contractitems met een prijs per periode), moeten deze contractitems ook worden gekoppeld aan de relevante masterdataobjecten (gebouwen, gebieden, bedrijfsmiddelen)? Hierdoor kunnen meer module-overschrijdende inzichten worden gebruikt (bijvoorbeeld inzichten in actieve contracten voor wanneer een verzoek wordt aangemaakt met betrekking tot een defect bedrijfsmiddel, als dat bedrijfsmiddel is gekoppeld aan een (onderhouds)contract met een leverancier). Als dit gewenst is, zorg er dan voor dat de relevante Master data modules ook geïmplementeerd zijn.
Is het contract indexeringsfunctie relevant worden gebruikt? Dit is waarschijnlijk alleen relevant bij contracten waarvoor de klant geld ontvangt in plaats van betaalt (omdat in het tweede geval de nieuwe prijzen waarschijnlijk door de leverancier worden bepaald). Via de indexeringsfunctie kunnen de prijzen van een selectie van contracten eenvoudig worden geïndexeerd met een bepaald bedrag of percentage. Naast het gebruik van de indexatie optie om contracten automatisch te indexeren, is het ook mogelijk om de optie te gebruiken om automatisch indexbrieven genereren (e-mails die naar de betrokken contractpartijen kunnen worden gestuurd om hen te informeren over de nieuwe prijzen). Deze functie moet worden ingeschakeld via de instellingen van de Contractmodule. Voor meer informatie over deze functionaliteit, zie Contractbeheer (gebruikers)
Zijn de contracten worden ook gefactureerd via Workplace Management? Dit is waarschijnlijk alleen relevant bij contracten waarbij de klant geld ontvangt in plaats van betaalt. In dat geval moet ook de module uitgaande facturen, inclusief contractfacturen lopen, worden geïmplementeerd. Voor meer informatie over deze functionaliteit, zie Contractbeheer (gebruikers), Uitgaande facturen (gebruikers) en Factuurruns (gebruikers)
4. Hoe deze module activeren
Zoals voor elke nieuwe module gebruikt u de optie 'Module-activatie' op het startpaneel van de beheerder (alleen beschikbaar voor beheerders van niveau 2 en 3). Zie voor meer algemene informatie over deze opties voor moduleactivering Module-activatie.
4.1 Vereisten voordat u deze module inschakelt
Voor de contractmodule is het niet nodig om eerst andere modules te activeren. Als je echter een specifiek gebouw, gebied en/of object wilt kunnen koppelen aan een contract item, dan moeten deze modules eerst worden geactiveerd. Anders is het alleen mogelijk om generieke contractitems aan te maken, die niet gekoppeld zijn aan een object.
Zie voor meer informatie over deze modules:
4.2 Activering van module
Voor deze specifieke module-activatie zijn meerdere instellingen en opties van toepassing:
...
Instellingen nog te bepalen:
Meldingen verzenden: Activeer deze optie om de standaardwaarde in te stellen voor de optie om een contractherinnering te sturen voor elk nieuw contract dat wordt aangemaakt. Deze optie kan worden gewijzigd per nieuw contract dat wordt aangemaakt en de instelling hier geldt alleen voor de standaardwaarde.
Standaard aantal dagen voor het verstrijken van de opzegtermijn: Hiermee kun je bepalen hoeveel dagen voor de einddatum van de opzegtermijn van een contract een herinnering moet worden verstuurd. Dit wordt als standaardwaarde ingesteld voor elk (nieuw) contract. Bij het registreren van een contract kan deze waarde altijd per contract worden aangepast. Als hier 30 dagen is ingevuld, wordt 30 dagen voor de einddatum van de opzegtermijn een herinnering verstuurd.
Aan wie een contractherinnering moet worden gestuurd, moet worden ingevoerd bij het maken of bewerken van een contract.
4.2.1 Workflow e-mails
De e-mails die automatisch via de workflow worden verstuurd (voor deze module alleen de herinneringsmail als een contractperiode afloopt) worden ook gegenereerd en getoond in de include op de module activatie nadat de module activatie is gestart. Als de klant een of meer workflow e-mails niet wil gebruiken, kunnen de e-mails direct uit het overzicht worden verwijderd. Voor meer informatie over workflow e-mails: Standaard workflow e-mails
Zie voor een gedetailleerde beschrijving van de e-mails die via de workflow worden verzonden: Contractmodule in de sectie 'Applicatiebeheerders'.
4.3 Gegevensimport
Bij het activeren van deze module worden enkele gegevensimporten beschikbaar, die kunnen worden gebruikt om snel relevante gegevens in het systeem te importeren (in tegenstelling tot het handmatig invoeren van deze gegevens, wat ook mogelijk is).
Relevante gegevensimporten worden beschikbaar in de moduleactivering nadat de activering is gestart. Standaardgegevensimporten zijn ook te vinden op het beheerdersstartbord (alleen voor beheerders van niveau 2 en 3).
Zie voor meer informatie over gegevensimport in het algemeen: Gegevensimport
Als de Contractmodule geactiveerd is, zijn de volgende standaard importconnectoren beschikbaar:
Referentie | Naam | Beschrijving |
|---|---|---|
FMB-F-110 | Importcontracten | Deze import kan worden gebruikt om de gewone contractgegevens te importeren (bijv. naam, begindatum, contractpartijen, enz.). Let op, dit heeft niet de optie om het eigenlijke contractbestand te importeren. |
FMB-F-111 | Contractperiode invoerregelingen | Deze import kan worden gebruikt om de contractperiodes te importeren |
FMB-F-112 | Contractitems importeren | Deze import kan worden gebruikt om de werkelijke contractitems (algemeen of gekoppeld aan gebouwen, gebieden en/of activa) per relevante contractperiode te importeren. |
| Warning |
|---|
Over het importeren van contracten: Vanwege de complexiteit van het importeren van contracten en alle gerelateerde objecten, is het importeren van contracten niet opgenomen in de scope van het project. Hiervoor wordt een aparte tijdsinschatting gemaakt. Er zijn standaardsjablonen beschikbaar, maar er moet handmatig worden gewerkt om ervoor te zorgen dat contracten correct worden geconfigureerd in Workplace. Bijvoorbeeld het uploaden van pdf-documenten en het controleren van de geïmporteerde gegevens. |
4.4 Systeemgroepen
Wanneer een module is geactiveerd, worden systeemgroepen beschikbaar die kunnen worden toegewezen aan gebruikersprofielen. Deze systeemgroepen geven gebruikers toegang tot (een subset van) navigatiemenuopties, startbordtabbladen en taken in de relevante workflow(s).
Zie voor meer algemene informatie over gebruikersprofielen, systeemgroepen, gebruikers en het dashboard met gebruikersprofielen:Gebruikersbeheer
Voor de Contractmodule zijn de volgende systeemgroepen beschikbaar:
Referentie | Naam | Beschrijving | Licentie nodig |
|---|---|---|---|
GOB-G012 |
| Groep geeft kijkrechten aan contracten | Beperkte gebruiker |
GOB-G010 |
| Groep geeft toegang tot het maken en bewerken van contracten | Volledige gebruiker |
FMB-G033 |
| Groep geeft toegang tot indexopties van contracten (via het navigatiemenu en een tabblad per contract) | Volledige gebruiker |
FMB-G081 |
| Groep geeft toegang tot de menuoptie "Management dashboards" voor de module contracten, evenals toegang tot de relevante objecten om deze inhoud van de dashboards te bekijken. | Beperkte gebruiker |
Via de optie 'Gebruikersprofielbeheer' op het startpaneel van de beheerder kunnen deze systeemgroepen worden toegewezen aan bestaande gebruikersprofielen of worden toegevoegd aan nieuw aangemaakte gebruikersprofielen.
4.4.1 Relevante systeemgroepen van andere modules:
Voor sommige modules kunnen andere (master data) modules van belang zijn om deze module volledig te kunnen gebruiken.
Referentie | Naam | Beschrijving | Licentie nodig |
|---|---|---|---|
GOB-G007 | Gebouwen en gebieden bewerken | Groep geeft rechten voor het maken en bewerken van gebouwen en gebieden | Volledige gebruiker |
GOB-G008 | Activa bewerken | Groep geeft rechten voor het maken en bewerken van bedrijfsmiddelen | Volledige gebruiker |
In het geval van contractfacturatie kunnen de volgende systeemgroepen ook relevant worden vanuit de (uitgaande) factuurmodule:
Referentie | Naam | Beschrijving | Licentie nodig |
|---|---|---|---|
FMB-G132 | Uitgaande facturen maken | Groep geeft rechten om uitgaande facturen te maken | Volledige gebruiker |
FMB-G022 | Financiële administratie | Gebruikers met deze groep hebben kijkrechten op alle objecten met betrekking tot de financiële administratie en hebben rechten voor het maken en bewerken van facturen en de workflowtaken voor het indienen en verzenden van facturen. | Volledige gebruiker |
FMB-G032 | Financieel manager | Gebruikers met deze groep kunnen alle objecten met betrekking tot de financiële administratie maken en bewerken. | Volledige gebruiker |
FMB-G028 | Factuur run editor | Groep heeft de rechten om factuurruns aan te maken voor contractfacturatie | Volledige gebruiker |
FMB-G030 | Factuuruitvoerder | Groep wordt gebruikt in de workflow voor contractfactuurruns om de gegenereerde bedragen goed te keuren (voordat de eigenlijke facturen kunnen worden gegenereerd) | Volledige gebruiker |
4.5 Navigatiemenu en startbordopties
Wanneer een module wordt geactiveerd, worden de relevante navigatiemenuopties beschikbaar voor gebruikers met de juiste autorisaties (gebaseerd op de systeemgroepen). Vervolgens wordt een module-specifiek key user startboard tabblad beschikbaar voor die specifieke module en is zichtbaar afhankelijk van de autorisaties van de gebruiker. Dit tabblad geeft gebruikers inzichten en dagelijkse werkoverzichten die relevant zijn voor de specifieke module.
Zie voor meer algemene informatie over het navigatiemenu en het startpaneel: https://spacewell.atlassian.net/wiki/spaces/KB/pages/441712705/Authorizing+users#2.2-Navigation-menu-and-Startboard
Voor de Contractmodule zijn de volgende opties in het navigatiemenu beschikbaar:
Optie navigatiemenu | Beschikbaar voor systeemgroepen | Beschrijving |
|---|---|---|
Contracten |
| De optie om naar alle contracten te zoeken. |
Prijswijzigingen |
| Via deze optie kunnen de prijzen van een selectie van contracten in bulk worden gewijzigd op een bepaalde datum, met een vaste prijs, percentage of extra bedrag. |
Indexering |
| Via deze optie kan (een selectie van) contracten worden geïndexeerd op basis van vooraf gedefinieerde indices (zie navigatiemenu 'Indices'). |
Indexeringsbrieven genereren |
| Alleen beschikbaar als indexatiebrieven worden gebruikt (gebaseerd op een contractmodule-instelling). Via deze optie kunnen actuele indexatiebrieven worden gegenereerd op basis van geïndexeerde contracten. |
Te verwerken indexbrieven |
| Alleen beschikbaar als er indexatiebrieven worden gebruikt (gebaseerd op een contractmodule-instelling). Via deze optie kunnen de gegenereerde indexatiebrieven bekeken en verstuurd worden naar de betrokken contractpartijen. |
Indices |
| Via deze optie kunnen indices worden aangemaakt en beheerd. |
Dashboard contracten | Management dashboards contracten | Een management dashboard met overzichten en grafieken met betrekking tot contracten |
Voor de module Contractbeheer wordt het volgende tabblad aan stuurboordzijde beschikbaar:
Dit tabblad is beschikbaar voor de volgende systeemgroepen:
Contractmanager
Management dashboards contracten
Dit tabblad heeft een aantal knoppen die lijken op de opties in het navigatiemenu met dezelfde namen. Daarnaast bevat dit tabblad de volgende onderdelen (beide zijn alleen zichtbaar als ze gegevens bevatten):
Contractregistraties die nog niet zijn voltooid: Als een contract werd aangemaakt (Contract + functie), maar het was nog niet voltooid voordat de gebruiker dit proces verliet, wordt het in dit overzicht weergegeven.
Contracten die nog niet zijn verlengd met een opzegtermijn binnen 90 dagen: Dit overzicht toont alle contracten die nog niet zijn verlengd met een opzegtermijn binnen 90 dagen.
5. Aanvullende rapporten
Voor sommige modules zijn extra rapporten beschikbaar via de menuoptie 'Rapporten'.
Voor de contractbeheermodule zijn er rapporten beschikbaar via:
Navigatiemenu rapporten: Een lange lijst met rapporten over contracten die beschikbaar zijn voor de contractsysteemgroepen.
Management dashboard: Er is een management dashboard voor contracten beschikbaar in het navigatiemenu 'Contracten' voor de systeemgroep 'Management dashboards contracten', met overzichten en grafieken met betrekking tot contracten (nieuw vs. beëindigd, waarde in/afname, etc.):
...
6. Extra instellingen en opties na inschakelen
Voor sommige modules kunnen aanvullende instellingen worden geconfigureerd na de eerste activering van de module via de optie 'Module-instellingen' op het startpaneel van de beheerder. Een module wordt altijd geactiveerd met de meest gebruikte instellingen vooraf gedefinieerd. Nadat de module is geactiveerd, kan de module meer geavanceerde instellingen beschikbaar hebben, die ook via de module-instellingen kunnen worden beheerd.
Om naar alle instellingen van de Contractmodule te gaan, ga naar Instellingen Modules → tab Contracten. Beweeg over de beschikbare instellingen voor meer informatie:
...
7. Aanvullende informatie
Momenteel geen aanvullende informatie.
8. Gebruikershandleiding
Voor de gebruikershandleiding met een meer stapsgewijze uitleg van het proces zelf, zien: Contractbeheer voor (eind)gebruikers.
9. VRAAG EN ANTWOORD
Wachten op antwoord op vragen.