1. Contracten in het algemeen

Contractbeheer in het algemeen is het systematische proces van het opstellen van contracten afhandelenanalyse en onderhoud om de operationele en financiële prestaties te maximaliseren en tegelijkertijd risico minimaliseren. Het is essentieel voor bedrijven om effectief overeenkomsten beheren met klanten, leveranciers en partners.

Effectief contractbeheer omvat verschillende kritieke activiteiten:

• Bewaking: Relevante contractgegevens bijhouden

• Verlengingen: Wijzigingen beheren en zorgen voor tijdige vernieuwingen om een ononderbroken werking te behouden.

• Bijhouden van gegevens: Organiseren en bijhouden van contractdocumenten voor gemakkelijke toegang en referentie.

• Risicobeheer: Identificeren en beperken van potentiële risico's in verband met contractvoorwaarden.

Over het algemeen verbetert contractbeheer het toezicht op contracten, verbetert het de financiële transparantie en ondersteunt het geïnformeerde besluitvorming, wat uiteindelijk bijdraagt aan het efficiënte beheer van de contractuele verplichtingen en activa van de organisatie.

2. Waar gaat deze module over

Zie voor meer informatie over de inhoud van deze module, inclusief gedetailleerde beschrijvingen van enkele kernonderdelen: Contractmodule in de sectie 'Applicatiebeheerders'.

3. Waarom deze module gebruiken

Deze module centraliseert alle relevante contractgegevens op één plek en biedt duidelijke en directe toegang tot contractdetails. Gebruikers profiteren van geautomatiseerde herinneringen en rapporten, zodat ze op de hoogte zijn van aanstaande contractbeëindigingen en deadlines. Deze proactieve aanpak helpt menselijke fouten te voorkomen en vergemakkelijkt tijdige verlengingen of onderhandelingen.

Daarnaast biedt de module duidelijk inzicht in de financiële implicaties van contracten, waardoor een beter budgetbeheer en financiële planning mogelijk zijn. Door integratie met andere modules krijgen gebruikers uitgebreid inzicht in actieve contracten met betrekking tot gebouwen en bedrijfsmiddelen. Als er bijvoorbeeld een werkorder wordt aangemaakt voor een defect apparaat, kan het systeem alle actieve onderhoudscontracten identificeren en koppelen aan dat apparaat. Deze integratie zorgt ervoor dat gebruikers van de servicedesk op de hoogte zijn van bestaande serviceovereenkomsten, waardoor problemen efficiënter en kosteneffectiever kunnen worden opgelost.

3.1 Binnen de module te maken keuzes

Naast de basis die altijd beschikbaar is in deze module (contractregistratie inclusief financiële gegevens per periode en contractherinneringen) zijn de meest relevante aanvullende keuzes die gemaakt kunnen worden bij het gebruik van deze module de volgende:

1. Als de contractmodule ook wordt gebruikt om de financiële componenten van een contract bijhouden en rapporteren (het creëren van contractitems met een prijs per periode), moeten deze contractitems ook worden gekoppeld aan de relevante masterdataobjecten (gebouwen, gebieden, bedrijfsmiddelen)? Hierdoor kunnen meer module-overschrijdende inzichten worden gebruikt (bijvoorbeeld inzichten in actieve contracten voor wanneer een verzoek wordt aangemaakt met betrekking tot een defect bedrijfsmiddel, als dat bedrijfsmiddel is gekoppeld aan een (onderhouds)contract met een leverancier). Als dit gewenst is, zorg er dan voor dat de relevante Master data modules ook geïmplementeerd zijn.

2. Is het contract indexeringsfunctie relevant worden gebruikt? Dit is waarschijnlijk alleen relevant bij contracten waarvoor de klant geld ontvangt in plaats van betaalt (omdat in het tweede geval de nieuwe prijzen waarschijnlijk door de leverancier worden bepaald). Via de indexeringsfunctie kunnen de prijzen van een selectie van contracten eenvoudig worden geïndexeerd met een bepaald bedrag of percentage. Naast het gebruik van de indexatie optie om contracten automatisch te indexeren, is het ook mogelijk om de optie te gebruiken om automatisch indexbrieven genereren (e-mails die naar de betrokken contractpartijen kunnen worden gestuurd om hen te informeren over de nieuwe prijzen). Deze functie moet worden ingeschakeld via de instellingen van de Contractmodule. Voor meer informatie over deze functionaliteit, zie Contractbeheer (gebruikers)

3. Zijn de contracten worden ook gefactureerd via Workplace Management? Dit is waarschijnlijk alleen relevant bij contracten waarbij de klant geld ontvangt in plaats van betaalt. In dat geval moet ook de module uitgaande facturen, inclusief contractfacturen lopen, worden geïmplementeerd. Voor meer informatie over deze functionaliteit, zie Contractbeheer (gebruikers), Uitgaande facturen (gebruikers) en Factuurruns (gebruikers)

4. Hoe deze module activeren

Zoals voor elke nieuwe module gebruikt u de optie 'Module-activatie' op het startpaneel van de beheerder (alleen beschikbaar voor beheerders van niveau 2 en 3). Zie voor meer algemene informatie over deze opties voor moduleactivering Module-activatie.

4.1 Vereisten voordat u deze module inschakelt

Voor de contractmodule is het niet nodig om eerst andere modules te activeren. Als je echter een specifiek gebouw, gebied en/of object wilt kunnen koppelen aan een contract item, dan moeten deze modules eerst worden geactiveerd. Anders is het alleen mogelijk om generieke contractitems aan te maken, die niet gekoppeld zijn aan een object.

Zie voor meer informatie over deze modules:

• Masterdata: Gebouwen en gebieden module activering en informatie

• Masterdata: Activatie en informatie van de module Activa

4.2 Activering van module

Voor deze specifieke module-activatie zijn meerdere instellingen en opties van toepassing:

Open

Instellingen nog te bepalen:

Meldingen verzenden: Activeer deze optie om de standaardwaarde in te stellen voor de optie om een contractherinnering te sturen voor elk nieuw contract dat wordt aangemaakt. Deze optie kan worden gewijzigd per nieuw contract dat wordt aangemaakt en de instelling hier geldt alleen voor de standaardwaarde.

Standaard aantal dagen voor het verstrijken van de opzegtermijn: Hiermee kun je bepalen hoeveel dagen voor de einddatum van de opzegtermijn van een contract een herinnering moet worden verstuurd. Dit wordt als standaardwaarde ingesteld voor elk (nieuw) contract. Bij het registreren van een contract kan deze waarde altijd per contract worden aangepast. Als hier 30 dagen is ingevuld, wordt 30 dagen voor de einddatum van de opzegtermijn een herinnering verstuurd.

Aan wie een contractherinnering moet worden gestuurd, moet worden ingevoerd bij het maken of bewerken van een contract.

4.2.1 Workflow e-mails

De e-mails die automatisch via de workflow worden verstuurd (voor deze module alleen de herinneringsmail als een contractperiode afloopt) worden ook gegenereerd en getoond in de include op de module activatie nadat de module activatie is gestart. Als de klant een of meer workflow e-mails niet wil gebruiken, kunnen de e-mails direct uit het overzicht worden verwijderd. Voor meer informatie over workflow e-mails: Standaard workflow e-mails

Zie voor een gedetailleerde beschrijving van de e-mails die via de workflow worden verzonden: Contractmodule in de sectie 'Applicatiebeheerders'.

4.3 Gegevensimport

Bij het activeren van deze module worden enkele gegevensimporten beschikbaar, die kunnen worden gebruikt om snel relevante gegevens in het systeem te importeren (in tegenstelling tot het handmatig invoeren van deze gegevens, wat ook mogelijk is).

Relevante gegevensimporten worden beschikbaar in de moduleactivering nadat de activering is gestart. Standaardgegevensimporten zijn ook te vinden op het beheerdersstartbord (alleen voor beheerders van niveau 2 en 3).

Zie voor meer informatie over gegevensimport in het algemeen: Gegevensimport

Als de Contractmodule geactiveerd is, zijn de volgende standaard importconnectoren beschikbaar:

4.4 Systeemgroepen

Wanneer een module is geactiveerd, worden systeemgroepen beschikbaar die kunnen worden toegewezen aan gebruikersprofielen. Deze systeemgroepen geven gebruikers toegang tot (een subset van) navigatiemenuopties, startbordtabbladen en taken in de relevante workflow(s).

Zie voor meer algemene informatie over gebruikersprofielen, systeemgroepen, gebruikers en het dashboard met gebruikersprofielen: Gebruikersbeheer

Voor de Contractmodule zijn de volgende systeemgroepen beschikbaar:

Via de optie 'Gebruikersprofielbeheer' op het startpaneel van de beheerder kunnen deze systeemgroepen worden toegewezen aan bestaande gebruikersprofielen of worden toegevoegd aan nieuw aangemaakte gebruikersprofielen.

4.4.1 Relevante systeemgroepen van andere modules:

Voor sommige modules kunnen andere (master data) modules van belang zijn om deze module volledig te kunnen gebruiken.

In het geval van contractfacturatie kunnen de volgende systeemgroepen ook relevant worden vanuit de (uitgaande) factuurmodule:

4.5 Navigatiemenu en startbordopties

Wanneer een module wordt geactiveerd, worden de relevante navigatiemenuopties beschikbaar voor gebruikers met de juiste autorisaties (gebaseerd op de systeemgroepen). Vervolgens wordt een module-specifiek key user startboard tabblad beschikbaar voor die specifieke module en is zichtbaar afhankelijk van de autorisaties van de gebruiker. Dit tabblad geeft gebruikers inzichten en dagelijkse werkoverzichten die relevant zijn voor de specifieke module.

Zie voor meer algemene informatie over het navigatiemenu en het startpaneel: Authorizing users | 2.2 Navigation menu and Startboard

Voor de Contractmodule zijn de volgende opties in het navigatiemenu beschikbaar:

Open

Voor de module Contractbeheer wordt het volgende tabblad aan stuurboordzijde beschikbaar:

Dit tabblad is beschikbaar voor de volgende systeemgroepen:

• Contractmanager

• Management dashboards contracten

Dit tabblad heeft een aantal knoppen die lijken op de opties in het navigatiemenu met dezelfde namen. Daarnaast bevat dit tabblad de volgende onderdelen (beide zijn alleen zichtbaar als ze gegevens bevatten):

• Contractregistraties die nog niet zijn voltooid: Als een contract werd aangemaakt (Contract + functie), maar het was nog niet voltooid voordat de gebruiker dit proces verliet, wordt het in dit overzicht weergegeven.

• Contracten die nog niet zijn verlengd met een opzegtermijn binnen 90 dagen: Dit overzicht toont alle contracten die nog niet zijn verlengd met een opzegtermijn binnen 90 dagen.

5. Aanvullende rapporten

Voor sommige modules zijn extra rapporten beschikbaar via de menuoptie 'Rapporten'.
Voor de contractbeheermodule zijn er rapporten beschikbaar via:

• Navigatiemenu rapporten: Een lange lijst met rapporten over contracten die beschikbaar zijn voor de contractsysteemgroepen.

• Management dashboard: Er is een management dashboard voor contracten beschikbaar in het navigatiemenu 'Contracten' voor de systeemgroep 'Management dashboards contracten', met overzichten en grafieken met betrekking tot contracten (nieuw vs. beëindigd, waarde in/afname, etc.):

6. Extra instellingen en opties na inschakelen

Voor sommige modules kunnen aanvullende instellingen worden geconfigureerd na de eerste activering van de module via de optie 'Module-instellingen' op het startpaneel van de beheerder. Een module wordt altijd geactiveerd met de meest gebruikte instellingen vooraf gedefinieerd. Nadat de module is geactiveerd, kan de module meer geavanceerde instellingen beschikbaar hebben, die ook via de module-instellingen kunnen worden beheerd.

Om naar alle instellingen van de Contractmodule te gaan, ga naar Instellingen Modules → tab Contracten. Beweeg over de beschikbare instellingen voor meer informatie:

7. Aanvullende informatie

Momenteel geen aanvullende informatie.

8. Gebruikershandleiding

Voor de gebruikershandleiding met een meer stapsgewijze uitleg van het proces zelf, zien: Contractbeheer voor (eind)gebruikers.

9. VRAAG EN ANTWOORD

Wachten op antwoord op vragen.