Personal data related to a system user, can be automatically anonymized in Workplace Management. The systems administrator can determine the period after which the data is automatically anonymized. The following data can be anonymized from all personal data to ensure confidentiality:
Archived users
Reservations
Visitors
Archived users
Setup
Via ‘Client settings’ -> ‘Authentication’ tab, it is possible to indicate that all users who have been archived, must be anonymized automatically X days after being archived.
...
How does this work?
All personal data from the system user (e.g. the username), contact (e.g. the email address) and person (e.g. the first- and last name) will be either replaced by a '*' or removed.
 |  |
Reservations
Setup
Via ‘Module settings’ -> ‘Reservations’ tab, it is possible to indicate that reservations must be anonymized automatically X days after the end time of the reservation.
...
How does it work?
Reservations are automatically anonymized by:
Replacing the subject and description with a '*'
Changing all the contact fields of the reservation and the linked objects (e.g. tasks) to the general system administrator
All visitors or participants linked to the reservation are decoupled from the reservation
If the reservation is part of a recurring reservation, the recurring reservation is anonymized once the last reservation of the series is anonymized
| 
|
Visitors
Setup
Via ‘Module settings’ -> ‘Visitors’ tab, it is possible to anonymize visitors automatically X days after departure or cancelled visitors.
...
How does it work?
After the visitor has departed or has been cancelled, the name of the visitor will be replaced by '-'.
...
Inhoud
| Table of Contents | ||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
Persoonlijke gegevens van een systeemgebruiker kunnen automatisch worden geanonimiseerd in Workplace Management. De systeembeheerder kan bepalen na welke periode de gegevens automatisch worden geanonimiseerd. De volgende gegevens kunnen worden geanonimiseerd van alle persoonlijke gegevens om vertrouwelijkheid te garanderen:
Gearchiveerde gebruikers
Reserveringen
Bezoekers
| Note |
|---|
Let op bij het gebruik van maatwerk. Als er extra velden en objecten worden gemaakt of bijgewerkt met betrekking tot gegevens die ook worden geanonimiseerd, worden deze aanpassingsonderdelen waarschijnlijk niet standaard opgenomen. Vermijd ook het gebruik van veldspecifieke logging. Als bijvoorbeeld specifieke reserveringsvelden worden gelogd (elke wijziging aan het veld wordt opgeslagen in een 'objectHistory' object), dan kan een beheerder altijd de maker van die gelogde wijziging zien, zelfs nadat de reservering zelf is geanonimiseerd. |
Gearchiveerde gebruikers
Setup
Via 'Client instellingen' -> tab 'Authenticatie' is het mogelijk om aan te geven dat alle gearchiveerde gebruikers automatisch X dagen na archivering geanonimiseerd moeten worden.
Hoe werkt dit?
Alle persoonlijke gegevens van de systeemgebruiker (bijv. de gebruikersnaam), contactpersoon (bijv. het e-mailadres) en persoon (bijv. de voor- en achternaam) worden vervangen door een '*' of verwijderd.
 |  |
Reserveringen
Setup
Via 'Module-instellingen' -> tabblad 'Reserveringen' is het mogelijk om aan te geven dat reserveringen automatisch X dagen na de eindtijd van de reservering geanonimiseerd moeten worden.
...
Hoe werkt het?
Reserveringen worden automatisch geanonimiseerd door:
Het onderwerp en de beschrijving vervangen door een '*'.
Alle contactvelden van de reservering en de gekoppelde objecten (bijv. taken) wijzigen in de algemene systeembeheerder
Alle aan de reservering gekoppelde bezoekers of deelnemers worden losgekoppeld van de reservering
Als de reservering deel uitmaakt van een terugkerende reservering, wordt de terugkerende reservering geanonimiseerd zodra de laatste reservering van de reeks is geanonimiseerd
 |  |
Bezoekers
Setup
Via 'Module-instellingen' -> tabblad 'Bezoekers' is het mogelijk om bezoekers automatisch X dagen na vertrek of geannuleerde bezoekers te anonimiseren.
...
Hoe werkt het?
Nadat de bezoeker is vertrokken of geannuleerd, wordt de naam van de bezoeker vervangen door '-'.
...