Gebruikers beheren
Inhoud
Gebruikers activeren en deactiveren
In Workplace Management kunnen gebruikers worden geactiveerd of gedeactiveerd. Wanneer een gebruiker actief is, heeft hij de mogelijkheid om in te loggen, terwijl gedeactiveerde gebruikers geen toegang hebben tot de applicatie. Het deactiveren van gebruikers is essentieel om ongeautoriseerde toegang te voorkomen van personen die niet langer toegang nodig hebben.
Een gebruiker deactiveren kan op de volgende manieren:
Handmatige deactivering: Dit kan worden gedaan door de systeembeheerder* of de gebruikersbeheerder via de pagina van de gebruiker.
Automatische deactivering: Gebruikers kunnen onder bepaalde voorwaarden automatisch worden gedeactiveerd:
Als de gebruiker drie keer een verkeerd wachtwoord invoert.
Als de vervaldatum van de gebruiker is bereikt.
Om een gebruiker te (her)activeren, moet je contact opnemen met de systeembeheerder of gebruikersbeheerder. Zij hebben de bevoegdheid om gebruikers indien nodig te reactiveren.
*Een systeembeheerder is elke gebruiker aan wie de systeemgroep 'Beheerder' is toegewezen. Zie Authorizing users voor meer informatie over autorisaties
Wachtwoord opnieuw instellen
De onderstaande tekst is alleen van toepassing als de gebruiker niet inlogt via SSO Creating users | Single Sign On
Wachtwoord vergeten:
Gebruikers kunnen de optie 'Wachtwoord vergeten' op het inlogscherm gebruiken als ze hun wachtwoord vergeten zijn. De gebruiker moet zijn gebruikersnaam en bijbehorend e-mailadres opgeven. Vervolgens wordt er een e-mail met instructies om een nieuw wachtwoord in te stellen naar de gebruiker gestuurd. De e-mail bevat een verificatietoken die moet worden opgegeven in het scherm 'Wachtwoord vergeten' om een nieuw wachtwoord op te geven.
Handmatig resetten door gebruiker:
Als de gebruiker is ingelogd, kan hij zijn wachtwoord handmatig wijzigen via de gebruikersinstellingen. Door op de gebruikerspagina de knop 'Gebruikersnaam/wachtwoord wijzigen' te selecteren, kan de gebruiker zijn huidige wachtwoord invoeren en vervolgens een nieuw wachtwoord instellen (twee keer bevestigen).
Handmatig resetten door een systeembeheerder of gebruikersbeheerder:
De systeembeheerder of gebruikersbeheerder heeft ook de mogelijkheid om een nieuw wachtwoord aan een gebruiker te geven. Door op de gebruikerspagina de knop 'Gebruikersnaam/wachtwoord wijzigen' te selecteren, kunnen ze de optie 'Nieuw wachtwoord naar gebruiker e-mailen' kiezen. Deze actie leidt tot een e-mail naar de gebruiker met een nieuw gegenereerd wachtwoord.
Overschakelen naar een specifieke gebruiker
Een systeembeheerder kan overschakelen naar een specifieke gebruiker. Deze actie kan worden uitgevoerd via de gebruikerspagina. Om over te schakelen naar een specifieke gebruiker, klik je op de knop 'Overschakelen naar de momenteel weergegeven gebruiker'.
Deze functie wordt onder andere gebruikt voor testdoeleinden en om te controleren of de gebruiker de juiste toegangsrechten heeft.
Wanneer de systeembeheerder overschakelt naar een bepaalde gebruiker en acties of taken uitvoert, zal het logboek altijd de details van de systeembeheerder weergeven, in plaats van de gebruiker naar wie de systeembeheerder is overgeschakeld.
Om terug te schakelen naar de beheerdergebruiker, ga je opnieuw naar het gebruikersprofiel (als de gebruiker) en gebruik je de functie 'Schakel over naar een andere gebruiker' om opnieuw de beheerdergebruiker te kunnen selecteren.
Archivering
Als een gebruiker geen toegang meer nodig heeft tot de applicatie, kan de gebruiker gearchiveerd worden door de systeembeheerder of de gebruikersbeheerder.
Door een gebruiker te archiveren, wordt zijn gebruikerslicentie vrijgemaakt en kan deze worden toegewezen aan een nieuwe gebruiker.
Eenmaal gearchiveerd kan een gebruiker niet meer worden geselecteerd in verschillende selectievelden. De gekoppelde contactpersoon die aan de gearchiveerde gebruiker is gekoppeld, wordt echter nog steeds weergegeven in alle relevante rapporten met historische gegevens.
anonimiseren
Raadpleeg voor meer informatie over het anonimiseren van gegevens: Anonymizing data
Taken
Taken zijn specifieke stappen of acties binnen werkstromen die gebruikers moeten uitvoeren, zoals een verzoek indienen of een werkorder goedkeuren.
Om taken te bekijken die aan een bepaalde gebruiker zijn toegewezen, navigeer je naar de pagina van de gebruiker en klik je op de knop 'Taken'. Dit geeft alle actieve taken weer die aan die gebruiker zijn toegewezen. Je kunt filters gebruiken om de weergegeven taken te beperken door criteria op te geven zoals een specifiek object of een bepaalde tijdsperiode.
Workflow taken worden automatisch gegenereerd voor relevante gebruikers wanneer de taak actief wordt. Als er echter een nieuwe gebruiker wordt aangemaakt en een gebruikersprofiel wordt toegewezen, ontvangt deze niet automatisch taken voor alle actieve workflows op basis van hun systeemgroepen.
Om taken te genereren voor een nieuwe gebruiker op basis van zijn systeemgroepen, klik je op de knop 'Taken vernieuwen' op de pagina van de gebruiker. Dit zorgt ervoor dat taken worden gegenereerd voor alle actieve workflows die zijn gekoppeld aan de systeemgroepen die aan de gebruiker zijn toegewezen.
Partnergebruikers
Partnergebruikers zijn ook gebruikers binnen de applicatie (maar hebben de instelling 'Partnergebruiker' op de gebruikerspagina op ja staan) die specifiek zijn aangewezen voor implementatieconsultants van Spacewell of partners. In tegenstelling tot gewone gebruikers hebben deze partnergebruikers geen gebruikerslicentie voor de klant.
Ga voor meer gedetailleerde informatie over partnergebruikers naar: https://spacewell.atlassian.net/wiki/spaces/KB/pages/441810989 (Opmerking: toegang beperkt tot werknemers van Spacewell)