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titleCreate invoices via the invoice run (automatic)

Create invoices via the invoice run (automatic)

It is possible to automate the invoice generation proces using the settings below. If one of the settings is set to ‘no’ additional manual tasks need to be done. The manual tasks are explained in the next section.

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titleCreate invoices via the invoice run (manual)

Create invoices via the invoice run (manual)

When one of the following settings if set to ‘no’ a part of the proces needs to be done manually:

  • Automatically approve run

  • Automatically generate amounts invoice run, or

  • Automatically generate invoices run

Opening an invoice run

  1. Navigate to the option “Invoice runs” in the menu under “Invoicing”

  2. In the search box you can now directly search for the invoice run OR open the invoice run via the invoice run schedule

  3. open the invoice run by clicking on the reference (the blue hyperlink) of the invoice.

The steps of an invoice run

  1. An invoice run always starts in the status “Draft”, but will move to the next status straight away.

  2. The next status is “On hold” (awaiting activation) . When the activation date of the invoice run is reached the status changes (manual or automatic) to ‘Submitted’.

  3. The next step is to generate the amounts to be invoiced in the Amounts “Tab”.

    • Navigate to the tab “Amounts” > Press the “Generate” button

    • Note: generating the amounts can take a while, this is done in the background. Refresh the page if needed.

  4. If you want to see the details regarding the amounts, click on the magnifying glass behind “To be invoiced amounts. It will show an overview of the amounts.

  5. After the amounts are generated, the amounts can be deleted by using the “Delete amounts” button. A reason for deleting the amount is that mutations (deleted/ added/ amounts changed) where done to the contracts. This button is only available if the invoice run is not yet approved or if invoices are created.

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  6. After generating the amounts, the invoice run needs to be approved by the Invoice run reviewer. It is possible to automate this step in the settings.

  7. The last step is to generate the invoice(s) in the “Invoices” tab.

    • Navigate to the tab “Invoices” > Press the “Generate” button

    • Note: generating the invoices can take a while, this is done in the background.

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  8. After generating the invoices the next step is to send out the invoices. That will be explained in separate article.

Info

Settings for the invoice runs can be found through the menu via Admin - Module settings - Contracts:

  • Activate invoice run x days before start date

  • Automatically approve run

  • Automatically generate amounts invoice run

  • Automatically generate invoices run

Summary

Rw ui textbox macro

  • An invoice run is a batch job for generating invoices in bulk.

  • Invoice runs are always part of an invoice run schedule.

  • It is possible to fully automate the invoice generation proces using the setting below

  • To create an invoice run navigate to the option “Invoice runs” in the menu under “Invoicing”

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Inhalt

Table of Contents
minLevel1
maxLevel1

Learning Objectives

After reading this article, you’ll be able to:

  • Schedule an invoice run

  • Edit a invoice run

Invoice runs

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An invoice run is a batch job for generating invoices in bulk. You can generate invoices ad hoc or schedule the periodic invoicing of your contracts. You can create weekly, quarterly, and yearly (depending on the agreements stated in the contract) invoice runs, which activates X days, a setting you can change before the period needs to be invoiced.

Invoice runs are always part of an invoice run schedule. The period and number of invoice runs that need to be generated are determined by the invoice run schedule.

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titleOpening an invoice run (schedule)

To open an invoice run:

  1. Navigate to the option “Invoice runs” in the menu under “Invoicing”

  2. In the search box you can search for invoice runs

  3. Click the IVR-reference to open an invoice run

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To open an invoice run schedule:

  1. Navigate to the option “Invoice runs” in the menu under “Invoicing”

  2. Click on the ‘Invoice run schedules’ button

  3. In the search box you can search for invoice run schedules

  4. Click the IRS-reference to open an invoice run schedule

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titleCreating an invoice run (schedule)

Creating an invoice run (schedule)

  1. Navigate to the option “Invoice runs” in the menu under “Invoicing”

  2. Click on the button “Invoice run schedules”

  3. Click on the button “Create invoice run schedule”

  4. After filling in the details for your invoice run: generate the invoice runs by pressing the button “Generate invoice runs”

    1. Note: if you do not want to create the invoice runs yet, click ‘Save and return’

  5. On the bottom of the page you can see a list of the generated invoice runs for this schedule.

Info

Note: at this stage, no invoices have been created. Invoices need to be created manually or are created automatically depending on the module setting 'Automatically generate invoices run = yes/no'.

Field name

Description

Name (1)

The name of the invoice run schedule

Description (1)

The description of the schedule

From

The start date of the first invoice period

To and including

The end date of the first invoice period. For a monthly run, this will be one month after the ‘From’ date

Name (2)

The name of your invoice run template

Description (2)

The description of your invoice run template

Cycle

The cycle of your invoice run (Weekly/Monthly/Yearly etc.)

Invoice name

The name of your invoice

Invoice name format

You can select a format for the invoice name:

  • Invoice name + contract name

  • Invoice name + contract name + debtor

  • Invoice name + debtor

Invoice category

Select the invoice category

Invoice date 

Select the invoice date for the first invoice run. If the invoice periode is 4/1/23 to 4/30/23, the invoice day could for example be 4/3/23.

Due date 

Set the due date of the first of the first invoice.

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Lernziele

Nach der Lektüre dieses Artikels werden Sie in der Lage sein:

  • Planen Sie einen Rechnungslauf

  • Einen Rechnungslauf bearbeiten

Rechnungen laufen

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Ein Rechnungslauf ist ein Batch-Auftrag zur Erstellung von Rechnungen in großen Mengen. Sie können Rechnungen ad hoc erstellen oder die periodische Fakturierung Ihrer Verträge planen. Sie können wöchentliche, vierteljährliche und jährliche (je nach den im Vertrag festgelegten Vereinbarungen) Rechnungsläufe erstellen, die X Tage aktivieren, eine Einstellung, die Sie ändern können, bevor der Zeitraum fakturiert werden muss.

Rechnungsläufe sind immer Teil eines Rechnungslaufplans. Der Zeitraum und die Anzahl der Rechnungsläufe, die erzeugt werden müssen, werden durch den Rechnungslaufplan bestimmt.

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titleEröffnung eines Rechnungslaufs (Zeitplan)

So öffnen Sie einen Rechnungslauf:

  1. Navigieren Sie im Menü unter "Fakturierung" zur Option "Rechnungsläufe".

  2. Im Suchfeld können Sie nach Rechnungsläufen suchen

  3. Klicken Sie auf die IVR-Referenz, um einen Rechnungslauf zu öffnen

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So öffnen Sie einen Rechnungslaufplan:

  1. Navigieren Sie im Menü unter "Fakturierung" zur Option "Rechnungsläufe".

  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche 'Rechnungslaufpläne'.

  3. Im Suchfeld können Sie nach Rechnungslaufplänen suchen

  4. Klicken Sie auf die IRS-Referenz, um einen Rechnungslaufplan zu öffnen.

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titleErstellen eines Rechnungslaufs (Zeitplan)

Erstellen eines Rechnungslaufs (Zeitplan)

  1. Navigieren Sie im Menü unter "Fakturierung" zur Option "Rechnungsläufe".

  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Zeitpläne für den Rechnungslauf".

  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Rechnungslaufplan erstellen".

  4. Nach dem Ausfüllen der Details für Ihren Rechnungslauf: Generieren Sie die Rechnungsläufe, indem Sie auf die Schaltfläche "Rechnungsläufe generieren" klicken.

    1. Hinweis: Wenn Sie die Rechnungsläufe noch nicht erstellen möchten, klicken Sie auf "Speichern und zurück".

  5. Unten auf der Seite sehen Sie eine Liste der generierten Rechnungsläufe für diesen Zeitplan.

Info

Hinweis: Zu diesem Zeitpunkt sind noch keine Rechnungen erstellt worden. Rechnungen müssen manuell erstellt werden oder werden automatisch erstellt, abhängig von der Modul-Einstellung "Rechnungen automatisch erstellen = ja/nein".

Name des Feldes

Beschreibung

Name (1)

Der Name des Rechnungslaufplans

Beschreibung (1)

Die Beschreibung des Zeitplans

Von

Das Startdatum der erste Rechnungsperiode

Bis und mit

Das Enddatum der erste Rechnungszeitraum. Bei einem monatlichen Lauf ist dies ein Monat nach dem "Von"-Datum.

Name (2)

Der Name Ihrer Rechnungslaufvorlage

Beschreibung (2)

Die Beschreibung der Vorlage für Ihren Rechnungslauf

Zyklus

Der Zyklus Ihres Rechnungslaufs (Wöchentlich/Monatlich/Jahresweise usw.)

Name der Rechnung

Der Name Ihrer Rechnung

Format des Rechnungsnamens

Sie können ein Format für den Rechnungsnamen wählen:

  • Name der Rechnung + Name des Vertrags

  • Rechnungsname + Vertragsname + Schuldner

  • Name der Rechnung + Schuldner

Kategorie der Rechnung

Wählen Sie die Rechnungskategorie

Datum der Rechnung 

Wählen Sie das Rechnungsdatum für die erste Rechnungslauf. Wenn der Rechnungszeitraum der 1.4.23 bis 30.4.23 ist, könnte der Rechnungstag z.B. der 3.4.23 sein.

Fälligkeitsdatum 

Legen Sie das Fälligkeitsdatum der erste der ersten Rechnung.

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titleErstellen von Rechnungen über den Rechnungslauf (automatisch)

Erstellen von Rechnungen über den Rechnungslauf (automatisch)

Es ist möglich, den Prozess der Rechnungserstellung mit Hilfe der folgenden Einstellungen zu automatisieren. Wenn eine der Einstellungen auf "nein" gesetzt ist, müssen zusätzliche manuelle Aufgaben durchgeführt werden. Die manuellen Aufgaben werden im nächsten Abschnitt erläutert.

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titleRechnungen über den Rechnungslauf erstellen (manuell)

Rechnungen über den Rechnungslauf erstellen (manuell)

Wenn eine der folgenden Einstellungen auf 'nein' gesetzt ist, muss ein Teil des Vorgangs manuell durchgeführt werden:

  • Lauf automatisch genehmigen

  • Automatisch Beträge erzeugen Rechnungslauf, oder

  • Automatisch erstellte Rechnungen laufen

Eröffnung eines Rechnungslaufs

  1. Navigieren Sie im Menü unter "Fakturierung" zur Option "Rechnungsläufe".

  2. Im Suchfeld können Sie nun direkt nach dem Rechnungslauf suchen ODER den Rechnungslauf über den Rechnungslaufplan öffnen

  3. Öffnen Sie den Rechnungslauf, indem Sie auf die Referenz (den blauen Hyperlink) der Rechnung klicken.

Die Schritte eines Rechnungslaufs

  1. Ein Rechnungslauf beginnt immer im Status "Entwurf", sondern geht sofort zum nächsten Status über.

  2. Der nächste Status ist "In der Warteschleife" (auf Aktivierung wartend). Wenn das Aktivierungsdatum des Rechnungslaufs erreicht ist, ändert sich der Status (manuell oder automatisch) inEingereicht'.

  3. Der nächste Schritt besteht darin, die zu fakturierenden Beträge in der Registerkarte "Beträge" zu erstellen.

    • Navigieren Sie zur Registerkarte "Beträge" > Drücken Sie die Schaltfläche "Erzeugen".

    • Hinweis: Das Generieren der Beträge kann eine Weile dauern, da dies im Hintergrund geschieht. Aktualisieren Sie die Seite bei Bedarf.

  4. Wenn Sie die Details zu den Beträgen sehen möchten, klicken Sie auf die Lupe hinter "Zu berechnende Beträge". Es wird eine Übersicht über die Beträge angezeigt.

  5. Nachdem die Beträge generiert wurden, können die Beträge über die Schaltfläche "Beträge löschen" gelöscht werden. Ein Grund für das Löschen der Beträge ist, dass an den Verträgen Mutationen (gelöscht/ hinzugefügt/ Beträge geändert) vorgenommen wurden. Diese Schaltfläche ist nur verfügbar, wenn der Rechnungslauf noch nicht genehmigt ist oder wenn Rechnungen erstellt werden.

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  6. Nach der Erstellung der Beträge muss der Rechnungslauf vom Prüfer des Rechnungslaufs genehmigt werden. Es ist möglich, diesen Schritt in den Einstellungen zu automatisieren.

  7. Der letzte Schritt ist die Erstellung der Rechnung(en) auf der Registerkarte "Rechnungen".

    • Navigieren Sie zur Registerkarte "Rechnungen" > Drücken Sie die Schaltfläche "Erzeugen".

    • Hinweis: Die Erstellung der Rechnungen kann eine Weile dauern, da sie im Hintergrund abläuft.

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  8. Nach der Erstellung der Rechnungen besteht der nächste Schritt darin, die Rechnungen zu versenden. Dies wird in einem separaten Artikel erläutert.

Info

Die Einstellungen für die Rechnungsläufe finden Sie im Menü unter Admin - Moduleinstellungen - Verträge:

  • Aktivieren Sie den Rechnungslauf x Tage vor dem Startdatum

  • Lauf automatisch genehmigen

  • Automatisch Beträge erzeugen Rechnungslauf

  • Automatisch erstellte Rechnungen laufen

Zusammenfassung

Rw ui textbox macro

  • Ein Rechnungslauf ist ein Batch-Auftrag zur Erstellung von Rechnungen in großen Mengen.

  • Rechnungsläufe sind immer Teil eines Rechnungslaufplans.

  • Es ist möglich, den Prozess der Rechnungserstellung mit der folgenden Einstellung vollständig zu automatisieren

  • Um einen Rechnungslauf zu erstellen, navigieren Sie zu der Option "Rechnungsläufe" im Menü unter "Rechnungsstellung".

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