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This article is about activating this module as an implementation consultant. For more detailed information on how to manage or use the concepts in this module as an application manager or a user (for instance, details on how to create an object), see the related module in the application managers and/or Users part of this knowledge baseDieser Artikel befasst sich mit der Aktivierung dieses Moduls als Implementierungsberater. Ausführlichere Informationen zur Verwaltung oder Verwendung der Konzepte in diesem Modul als Anwendungsmanager oder Benutzer (z. B. Details zur Erstellung eines Objekts) finden Sie in dem entsprechenden Modul im Teil Anwendungsmanager und/oder Benutzer dieser Wissensdatenbank: Application Managers / Users |
1.
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Project management is the process of planning, organizing, and overseeing tasks and resources to achieve specific goals within a set timeframe and budget. It involves coordinating various aspects such as people, time, money, and materials to ensure a project is completed successfully. Think of it as the guiding force that keeps a project on track from start to finish.
2. What is this module about
For more information on the content of this module, including detailed descriptions of some of the core components, see: Project management module in the 'Application Managers' section.
3. Why use this module
This module enables employees/users to manage all (big or small) projects. With project templates, various project types can be created with all relevant project phases. New projects can be simply created from a project template with a pre-defined set of project phases. Request, approve, and allocate your project budget over the various project phases and register actual costs with work orders created from the project phases. Keep track of the projects time line and budget vs realization via various overviews and reports.
3.1 Choices to be made within the module
The most relevant choices that can be made when using this module are the following:
Is budget approval applicable? A project budget can be specified within the project by the project responsible. If there are users responsible to review the requested project budget, this option can be enabled. Users in the specified budget approval system group will get the task in the workflow to review the budget and either approve or reject the requested budget.
4. How to activate this module
As for every new module, use the ‘Module activation’ option on the administrator startboard (only available for level 2 and 3 admins). For more general information about these 'Module activation' options, see Module activation
4.1 Prerequisites before enabling this module
The project management module does not require any other modules to be activated before. However, if you want to be able to link a specific building to a project, the corresponding module will need to be activated first.
For more information about this module see:
4.2 Module activation
For this specific module activation, multiple settings and options apply:
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Settings to be determined
Project budget approval: The project responsible can request a project budget they think is necesarry to complete the project. It is possible to determine if this requested project budget needs to be reviewed and approved by a pre defined user or group of users.
Project budget approval group: If project budget approval is enabled, the system group can be specified. Users in this group will get the workflow task to review the project budget.
4.2.1 Workflow emails
The emails that are automatically sent via the workflow (e.g., the email to the project budget approver if the project budget needs to be reviewed) are also generated and shown in the include on the module activation after the module activation is started. If the customer does not want to use one or more workflow emails, the emails can directly be deleted from the overview. For more information on workflow emails: Workflow emails
For a detailed description of the emails sent via the workflow, see: Project management module in the 'Application Managers' section.
4.3 Data imports
This module does not have default data imports available.
4.4 System groups
When a module is activated, system groups become available that can be assigned to user profiles. These system groups will give users access to (a subset of) navigation menu options, startboard tabs, and tasks in the relevant workflow(s).
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For the Project management module, the following system groups become available:
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Reference
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Name
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Description
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License needed
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FMB-G153
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Create projects
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Group gives access to create new projects from scratch or create new projects based on a project template.
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Full user
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FMB-G154
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View projects
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Group gives access to view projects. This group can either be assigned in general or in the context of a specific project for project participants.
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Limited user
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FMB-G158
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Project (part) responsible
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Group gives edit rights to a project or project phase. This group is given via the 'Main responsible' field in the context of a project or via the 'Responsible' field in the context of a project phase. Additional project responsibles can be added via the projects 'Team' tab and will also get this group assigned in the context of the project.
It is also possible to assign this system group to a users overall, giving them this role in every project at once.
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Full user
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FMB-G159
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Project budget approver
...
This group, and all client specific groups created under this group, can be used to execute the project budget approval task in the project workflow.
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Full user
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FMB-G157
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Manage project templates
...
This group gives access to manage complete project templates and individual project phase templates. New projects and project phases can be generated based on these templates.
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Full user
...
FMB-G156
...
Access to navigation menu projects
...
If users only have access to specific projects via the projects 'Team' tab they do not automatically have access to the navigation menu 'Projects'. This group can be assigned to give the users access to the navigation menu 'Projects'.
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Limited user
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FMB-G163
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View projects startboard
...
This group only provides access to the startboard tab 'Project management dashboard'. This group can be given to users who do not need a navigation menu, but are responsible for projects or project phases.
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Limited user
Via the 'User profile management' option on the administrator startboard, these system groups can be assigned to existing user profiles or add them to newly created user profiles.
4.4.1 Relevant system groups from other modules
For some modules, other (master data) modules might be of importance, in order to be able to fully use this module.
For Project management, the master data module ‘Buildings and areas’ can be relevant therefore the following system group could also need to be assigned to users (If not already done in the past), to be able to create and edit the relevant master data objects.
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Reference
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Name
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Description
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License needed
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GOB-G007
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Edit buildings and areas
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Group gives create and edit rights on buildings and areas
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Full user
When generating the user profiles, it is advised to include this group or have a dedicated profile (and users) for this module.
4.5 Navigation menu and startboard options
When a module is activated, the relevant navigation menu options become available to users with the correct authorizations (based on the system groups). Next, a module-specific key user startboard tab becomes available for that particular module and is visible depending on the user's authorizations. This tab gives users insights and day-to-day work overviews relevant to the specific module.
For more general information on the navigation menu and startboard, see: Navigation menu and Startboard
More information about the navigation menu and startboard options applicable for Project management see: Project management - Navigation menu & Startboard
5. Additional reports
For the project management module, there are no additional reports added in the ‘Reports’ navigation menu option.
Additional reports can be found via the ‘Reports' button on the 'Projects' navigation menu option and the 'Project management dashboard’ tab:
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6. Additional settings and options after enabling
For some modules, additional settings can be configured after the initial module activation via the 'Module settings' option on the administrator startboard. A module is always activated with the most used settings pre-defined. After the module is activated, the module may have more advanced settings available, which can be managed via the Module settings as well.
To navigate to all Projects settings, go to Module settings → tab Projects. Hover over the available settings to get more information:
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7. Additional information
No additional information currently.
8. User manual
For the user manual with a more step-by-step explanation of the process itself, see: Project management module for users
9. Q&A
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Projektmanagement im Allgemeinen
Projektmanagement ist der Prozess der PlanungOrganisieren und Beaufsichtigen Aufgaben und Ressourcen um bestimmte Ziele innerhalb eines bestimmten Zeitraums zu erreichen Zeitrahmen und Haushalt. Es geht darum, verschiedene Aspekte wie Menschen, Zeit, Geld und Material zu koordinieren, um sicherzustellen, dass ein Projekt erfolgreich abgeschlossen. Betrachten Sie es als die führende Kraft, die ein Projekt von Anfang bis Ende auf Kurs hält.
2. Worum geht es in diesem Modul?
Weitere Informationen über den Inhalt dieses Moduls, einschließlich detaillierter Beschreibungen einiger Kernkomponenten, finden Sie unter: Modul Projektverwaltung im Abschnitt "Anwendungsmanager".
3. Warum dieses Modul verwenden
Dieses Modul ermöglicht es Mitarbeitern/Benutzern, alle (großen oder kleinen) Projekte zu verwalten. Mit Projektvorlagen können verschiedene Projekttypen mit allen relevanten Projektphasen erstellt werden. Neue Projekte können einfach aus einer Projektvorlage mit einem vordefinierten Satz von Projektphasen erstellt werden. Fragen Sie Ihr Projektbudget an, genehmigen Sie es, verteilen Sie es auf die verschiedenen Projektphasen und registrieren Sie die tatsächlichen Kosten mit Arbeitsaufträgen, die aus den Projektphasen heraus erstellt wurden. Behalten Sie den Überblick über den Zeitplan und das Budget im Vergleich zur Realisierung des Projekts über verschiedene Übersichten und Berichte.
3.1 Wahlmöglichkeiten im Rahmen des Moduls
Die wichtigsten Entscheidungen, die bei der Verwendung dieses Moduls getroffen werden können, sind die folgenden:
Ist Budgetgenehmigung anwendbar? Ein Projektbudget kann innerhalb des Projekts vom Projektverantwortlichen festgelegt werden. Wenn es Benutzer gibt, die für die Überprüfung des angefragten Projektbudgets zuständig sind, kann diese Option aktiviert werden. Benutzer in der angegebenen Budgetgenehmigungssystemgruppe erhalten im Workflow die Aufgabe, das Budget zu prüfen und das angefragte Budget entweder zu genehmigen oder abzulehnen.
4. Wie man dieses Modul aktiviert
Verwenden Sie wie bei jedem neuen Modul die Option "Modulaktivierung" auf der Startleiste des Administrators (nur für Administratoren der Stufen 2 und 3 verfügbar). Weitere allgemeine Informationen zu diesen "Modulaktivierungsoptionen" finden Sie unter Aktivierung des Moduls
4.1 Voraussetzungen für die Aktivierung dieses Moduls
Für das Projektmanagement-Modul müssen keine anderen Module aktiviert werden. Wenn Sie jedoch ein bestimmtes Gebäude mit einem Projekt verknüpfen möchten, muss das entsprechende Modul zuerst aktiviert werden.
Weitere Informationen zu diesem Modul finden Sie hier:
4.2 Aktivierung der Module
Für diese spezielle Modulaktivierung gelten mehrere Einstellungen und Optionen:
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Noch zu bestimmende Einstellungen
Genehmigung des Projektbudgets: Der Projektverantwortliche kann ein Projektbudget anfragen, das er für notwendig hält, um das Projekt abzuschließen. Es ist möglich zu bestimmen, ob dieses angefragte Projektbudget von einem vorher definierten Benutzer oder einer Gruppe von Benutzern überprüft und genehmigt werden muss.
Gruppe zur Genehmigung des Projektbudgets: Wenn die Genehmigung des Projektbudgets aktiviert ist, kann die Systemgruppe angegeben werden. Benutzer in dieser Gruppe erhalten die Workflow-Aufgabe zur Überprüfung des Projektbudgets.
4.2.1 Workflow-E-Mails
Die E-Mails, die automatisch über den Workflow versendet werden (z.B. die E-Mail an den Projektbudgetgenehmiger, wenn das Projektbudget überprüft werden muss), werden ebenfalls generiert und nach dem Start der Modulaktivierung im Include der Modulaktivierung angezeigt. Wenn der Kunde eine oder mehrere Workflow-E-Mails nicht verwenden möchte, können die E-Mails direkt aus der Übersicht gelöscht werden. Für weitere Informationen zu Workflow-E-Mails: Workflow-E-Mails
Eine detaillierte Beschreibung der E-Mails, die über den Workflow versendet werden, finden Sie unter: Modul Projektverwaltung im Abschnitt 'Anwendungsmanager'.
4.3 Datenimporte
Dieses Modul verfügt nicht über Standard-Datenimporte.
4.4 Systemgruppen
Wenn ein Modul aktiviert ist, werden Systemgruppen verfügbar, die Benutzerprofilen zugewiesen werden können. Diese Systemgruppen ermöglichen den Benutzern den Zugriff auf (eine Teilmenge) der Optionen des Navigationsmenüs, der Registerkarten des Startboards und der Aufgaben in dem/den entsprechenden Workflow(s).
Weitere allgemeine Informationen zu Benutzerprofilen, Systemgruppen, Benutzern und dem Dashboard für Benutzerprofile finden Sie unter:Benutzerverwaltung
Für das Modul Projektmanagement werden die folgenden Systemgruppen verfügbar:
Referenz | Name | Beschreibung | Lizenz erforderlich |
|---|---|---|---|
FMB-G153 | Projekte erstellen | Die Gruppe ermöglicht es, neue Projekte von Grund auf zu erstellen oder neue Projekte auf der Grundlage einer Projektvorlage zu erstellen. | Vollständiger Benutzer |
FMB-G154 | Projekte ansehen | Die Gruppe ermöglicht den Zugang zur Ansicht von Projekten. Diese Gruppe kann entweder allgemein oder im Zusammenhang mit einem bestimmten Projekt für Projektteilnehmer zugewiesen werden. | Eingeschränkter Benutzer |
FMB-G158 | Projekt(teil) verantwortlich | Die Gruppe erteilt Bearbeitungsrechte für ein Projekt oder eine Projektphase. Diese Gruppe wird über das Feld "Hauptverantwortlicher" im Kontext eines Projekts oder über das Feld "Verantwortlicher" im Kontext einer Projektphase vergeben. Zusätzliche Projektverantwortliche können über die Registerkarte "Team" des Projekts hinzugefügt werden und erhalten ebenfalls diese Gruppe im Kontext des Projekts zugewiesen. Es ist auch möglich, diese Systemgruppe einem Benutzer insgesamt zuzuweisen und ihm diese Rolle in allen Projekten gleichzeitig zu geben. | Vollständiger Benutzer |
FMB-G159 | Genehmiger des Projektbudgets | Diese Gruppe und alle mandantenspezifischen Gruppen, die unter dieser Gruppe erstellt wurden, können verwendet werden, um die Projektbudget-Genehmigungsaufgabe im Projekt-Workflow auszuführen. | Vollständiger Benutzer |
FMB-G157 | Verwalten von Projektvorlagen | Diese Gruppe ermöglicht den Zugriff auf die Verwaltung kompletter Projektvorlagen und einzelner Projektphasenvorlagen. Neue Projekte und Projektphasen können auf der Grundlage dieser Vorlagen erstellt werden. | Vollständiger Benutzer |
FMB-G156 | Zugang zum Navigationsmenü Projekte | Wenn Benutzer nur über die Registerkarte "Team" Zugriff auf bestimmte Projekte haben, haben sie nicht automatisch Zugriff auf das Navigationsmenü "Projekte". Diese Gruppe kann zugewiesen werden, um den Benutzern Zugriff auf das Navigationsmenü "Projekte" zu geben. | Eingeschränkter Benutzer |
FMB-G163 | Ansicht Projekte Startboard | Diese Gruppe ermöglicht nur den Zugriff auf die Startboard-Registerkarte "Projektmanagement-Dashboard". Diese Gruppe kann an Benutzer vergeben werden, die kein Navigationsmenü benötigen, aber für Projekte oder Projektphasen verantwortlich sind. | Eingeschränkter Benutzer |
Über die Option "Verwaltung von Benutzerprofilen" auf der Administrator-Startleiste können diese Systemgruppen bestehenden Benutzerprofilen zugewiesen oder zu neu erstellten Benutzerprofilen hinzugefügt werden.
4.4.1 Relevante Systemgruppen aus anderen Modulen
Für einige Module können andere (Master data) Module von Bedeutung sein, um dieses Modul vollständig nutzen zu können.
Für das Projektmanagement kann das Stammdatenmodul "Gebäude und Flächen" relevant sein. Daher könnte es erforderlich sein, den Benutzern die folgende Systemgruppe zuzuweisen (sofern dies nicht bereits in der Vergangenheit geschehen ist), damit sie die entsprechenden Stammdatenobjekte erstellen und bearbeiten können.
Referenz | Name | Beschreibung | Lizenz erforderlich |
|---|---|---|---|
GOB-G007 | Gebäude und Bereiche bearbeiten | Die Gruppe erteilt Erstellungs- und Bearbeitungsrechte für Gebäude und Bereiche | Vollständiger Benutzer |
Bei der Erstellung der Benutzerprofile ist es ratsam, diese Gruppe einzubeziehen oder ein eigenes Profil (und Benutzer) für dieses Modul zu erstellen.
4.5 Navigationsmenü und Startmenüoptionen
Wenn ein Modul aktiviert wird, werden die entsprechenden Navigationsmenüoptionen für Benutzer mit den richtigen Berechtigungen (basierend auf den Systemgruppen) verfügbar. Als nächstes wird eine modulspezifische Registerkarte für das Startboard der Hauptbenutzer für dieses bestimmte Modul verfügbar und ist je nach den Berechtigungen des Benutzers sichtbar. Diese Registerkarte bietet den Benutzern Einblicke und Übersichten über die tägliche Arbeit, die für das jeweilige Modul relevant sind.
Weitere allgemeine Informationen über das Navigationsmenü und das Startboard finden Sie unter: Navigationsmenü und Startboard
Weitere Informationen über das Navigationsmenü und die Optionen der Startleiste für das Projektmanagement finden Sie hier: Projektverwaltung - Navigationsmenü & Startboard
5. Zusätzliche Berichte
Für das Projektmanagement-Modul gibt es keine zusätzlichen Berichte im Navigationsmenü "Berichte".
Weitere Berichte finden Sie über die Schaltfläche "Berichte" im Navigationsmenü "Projekte" und die Registerkarte "Projektmanagement-Dashboard":
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6. Zusätzliche Einstellungen und Optionen nach der Aktivierung
Für einige Module können zusätzliche Einstellungen nach der ersten Aktivierung des Moduls über die Option "Moduleinstellungen" auf der Startleiste des Administrators konfiguriert werden. Ein Modul wird immer mit den am häufigsten verwendeten Einstellungen vordefiniert aktiviert. Nach der Aktivierung des Moduls kann das Modul über erweiterte Einstellungen verfügen, die ebenfalls über die Moduleinstellungen verwaltet werden können.
Um zu allen Projekteinstellungen zu navigieren, gehen Sie zu Moduleinstellungen → Registerkarte Projekte. Bewegen Sie den Mauszeiger über die verfügbaren Einstellungen, um weitere Informationen zu erhalten:
...
7. Zusätzliche Informationen
Derzeit keine zusätzlichen Informationen.
8. Benutzerhandbuch
Für das Benutzerhandbuch mit einer schrittweisen Erklärung des Prozesses selbst, siehe: Projektverwaltungsmodul für Benutzer
9. FRAGEN UND ANTWORTEN
Warten auf die Beantwortung von Fragen.