Versions Compared

Version Old Version 1 New Version Current
Changes made by

Lango: Language and translation manager

Lango: Language and translation manager

Saved on

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.
Comment: Automatically translated by Lango

DifficultySchwierigkeitsgrad: noviceAnfänger

engine
Content

Inhalt

Table of Contents
minLevel1
maxLevel1

Learning Objectives

After reading this article, you’ll be able to:

  • Understand how a Brain Rule works

  • Define which Brain Rules fit your use-case

Info

What is the Brain?
The Workplace Brain enables you to define conditions (for example "IF temperature is higher than 25°C") and actions (for example: "Send an e-mail to John Doe") which you can link together. If a condition is met, an action is triggered.
The Brain does not have a user interface. This means you cannot login to a Workplace touch point and start creating conditions and actions. For now, only a fixed set of rules is available (you find that list below). Reach out to your Spacewell Account Manager to have a Brain Rule implemented.

If you are a creative person and want to create rules which are in the same trend as the rules below, but which are not exactly the same: we also have a solution for you. Please use the template below and send send in a product request via your Spacewell Account Manager.

Image Removed

To see which Brain Rules are active in your environment, see Brain Rules visualization

How does the Brain work?

Some people might say the Workplace Brain is a simple IFTTT

Lernziele

Nach der Lektüre dieses Artikels werden Sie in der Lage sein:

  • Verstehen, wie eine Brain Rule funktioniert

  • Definieren Sie, welche Brain Rules zu Ihrem Anwendungsfall passen

Info

Was ist das Gehirn?
Mit dem Workplace Brain können Sie Bedingungen (z.B. "Wenn die Temperatur höher als 25°C ist") und Aktionen (z.B. "Sende eine E-Mail an John Doe") definieren, die Sie miteinander verknüpfen können. Wenn eine Bedingung erfüllt ist, wird eine Aktion ausgelöst.
The Brain verfügt über keine Benutzeroberfläche. Das bedeutet, dass Sie sich nicht bei einem Workplace-Touchpoint anmelden und Bedingungen und Aktionen erstellen können. Im Moment ist nur ein fester Satz von Regeln verfügbar (Sie finden diese Liste unten). Wenden Sie sich an Ihren Spacewell Account Manager, um eine Brain-Regel zu implementieren.

Wenn Sie ein kreativer Mensch sind und Regeln erstellen möchten, die in die gleiche Richtung wie die untenstehenden Regeln gehen, aber nicht genau dieselben sind: wir haben auch eine Lösung für Sie. Bitte verwenden Sie die untenstehende Vorlage und senden Sie eine Anfrage über Ihren Spacewell Account Manager ein.

Image Added

Um zu sehen, welche Brain Rules in Ihrer Umgebung aktiv sind, siehe Brain Rules visualization

Wie funktioniert das Gehirn?

Manche Leute könnten sagen, dass das Workplace Brain eine einfache IFTTT-Maschine (IF-This-Then-That) . That's OK if it helps you understanding the brain basics, it's however not exactly what The Brain is all about. The strength of the Workplace brain is that it continuously scans all incoming (streaming) data from any data source that flows into the Workplace Platform. That means it scans all sensor data & BMS data, but it also scans the IWMS data available in Workplace. Thus, the brain is not a simple IFTTT engine: it's a complex event processing tool.For die hard fans: in the Workplace architecture, The Brain is identified as "Backchat" and exists out of the Drools Engine, the AKKA concurrent application framework and the actual self-created Backchat architecture code. More detailed info can be found hereist. Das ist in Ordnung, wenn es Ihnen hilft, die Grundlagen des Gehirns zu verstehen, es ist jedoch nicht genau das, worum es bei The Brain geht. Die Stärke des Workplace-Gehirns besteht darin, dass es kontinuierlich alle eingehenden (Streaming-)Daten aus allen Datenquellen, die in die Workplace-Plattform fließen, scannt. Das heißt, es scannt alle Sensordaten und BMS-Daten, aber auch die in Workplace verfügbaren IWMS-Daten. Das Brain ist also keine einfache IFTTT-Engine: Es ist ein komplexes Ereignisverarbeitungs-Tool.

Für eingefleischte Fans: In der Workplace-Architektur wird The Brain als "Backchat" bezeichnet und besteht aus der Drools-Engine, dem AKKA-Framework für gleichzeitige Anwendungen und dem eigentlichen, selbst erstellten Backchat-Architekturcode. Ausführlichere Informationen finden Sie hier: /wiki/spaces/SUM/pages/492052

Brain rules deepRules Deep-links : confirmation by clicking button instead of just clicking the deep-link
In most cases, the Brain can send notifications (via e-mail or SMS) that include a deep-link. There are two possible actions that can be triggered by clicking a deep-link from a notification generated by the brain:

  1. Request to keep a reservation

  2. Request to cancel a reservation

Yet sometimes anti-malware is put in place that auto-clicks links to verify their safety, leading to actions being triggered unintentionally.

To solve this problem, an additional confirmation step can be introduced in the web page behind the deep-link.

When “Brain rules deep-links” is configured, no action is performed immediately when the link in the mail is clicked. The end-user has to confirm the action on the web page by clicking a button.

Image Removed

Standard Brain rules

Decide which brain rules you want to implement, depending on your use case and situation (kind of devices installed).

Possible Brain rules for locations where occupancy or utilization sensors are installed:

Expand
titleAutomatically cancel reservations when no occupancy detected (and send a message)
Rule description

  • Automatically sends a message to cancel in case no occupancy has been detected during the first X minutes after the start of the reservation. 

    • It’s also possible to define a buffer period (Z minutes) prior to reservation start: if presence is detected during this grace period, the brain rule will not be executed

  • Sends a message to the meeting organizer containing a deep-link. When clicked, the meeting will not be cancelled, independently on the detection of presence.

  • The system will auto-cancel the meeting Y minutes after the message has been send (and in case no occupancy has been detected in the meanwhile).

image-20240807-122842.pngImage Removed

Info

Best practice is to only define Buffer time/Grace period for Workplaces, as you’d want to optimize the use of meeting rooms.

Rule exceptions

  • If no phone number/e-mail address is available, the rule will not be executed.

  • If no presence signal (of any kind) has been received for 24 hours, the rule will not be executed.

  • Multi-day booking feature is not compatible with this brain rule. Therefore multi-day reservations are filtered out and not taken into account for this brain rule.

Components

  • Buffer Time (grace period) before message is triggered Z

    • Default = 0 minutes (defined in milliseconds)

  • Time before message is triggered X

    • Default = 15 minutes (*)

  • Time after the message has been send and canceling the reservation Y

    • Default = 15 minutes

  • Message type

    • Options = Mail or SMS

    • Default = e-mail

  • Message subject for e-mail

    • Default = “Your reservation is about to be cancelled"

  • Message text

    • Default = “We noticed your booked space (<NAME>) is empty. We’ll cancel it in 10 minutes. If you’re running late, click this link and we’ll keep it alive: <deep link>”

  • Locations

    • Options = All locations (where presence is measured) or a selection of locations (for example only meeting rooms)

Requirements

  • Dedicated User needed: To change reservation details, a dedicated employee (that can be used as Reservation Responsible) and account (which should be used by the brain exclusively) are needed. Ideally, set up a system account which can perform the required operations.

    • In case of SMS message: A Clicksend account

    Links: Bestätigung durch Anklicken eines Buttons statt nur durch Anklicken des Deep-Links
    In den meisten Fällen kann das Brain Benachrichtigungen (per E-Mail oder SMS) senden, die einen Deep-Link enthalten. Es gibt zwei mögliche Aktionen, die durch Anklicken eines Deep-Links in einer von Brain generierten Benachrichtigung ausgelöst werden können:

    1. Anfrage zur Beibehaltung einer Reservierung

    2. Anfrage zur Stornierung einer Reservierung

    Manchmal wird jedoch Anti-Malware eingesetzt, die automatisch auf Links klickt, um deren Sicherheit zu überprüfen, was dazu führt, dass unbeabsichtigt Aktionen ausgelöst werden.

    Um dieses Problem zu lösen, kann ein zusätzlicher Bestätigungsschritt auf der Webseite hinter dem Deep-Link eingeführt werden.

    Wenn "Brain rules deep-links" konfiguriert ist, wird keine Aktion sofort ausgeführt, wenn der Link in der E-Mail angeklickt wird. Der Endbenutzer muss die Aktion auf der Webseite durch Anklicken einer Schaltfläche bestätigen.

    Image Added

    Standardregeln für das Gehirn

    Entscheiden Sie je nach Anwendungsfall und Situation (Art der installierten Geräte), welche Gehirnregeln Sie implementieren möchten.

    Mögliche Brain-Regeln für Orte, an denen Belegungs- oder Nutzungssensoren installiert sind:

    Expand
    titleReservierungen automatisch stornieren, wenn keine Belegung festgestellt wird (und eine Nachricht senden)
    Beschreibung der Regel

    • Sendet automatisch eine Nachricht zur Stornierung, wenn in den ersten X Minuten nach Beginn der Reservierung keine Belegung festgestellt wurde. 

      • Es ist auch möglich, einen Pufferzeitraum (Z Minuten) vor dem Beginn der Reservierung zu definieren: Wenn während dieses Zeitraums eine Anwesenheit festgestellt wird, wird die Gehirnregel nicht ausgeführt.

    • Sendet eine Nachricht an den Organisator der Besprechung, die einen Deep-Link enthält. Wenn Sie darauf klicken, wird die Besprechung nicht abgebrochen, unabhängig von der Erkennung der Anwesenheit.

    • Das System bricht die Besprechung Y Minuten nach Versand der Nachricht automatisch ab (und falls in der Zwischenzeit keine Belegung festgestellt wurde).

    image-20240807-122842.pngImage Added

    Info

    Es empfiehlt sich, nur für Workplaces eine Pufferzeit/Gnadenfrist zu definieren, da Sie die Nutzung von Besprechungsräumen optimieren möchten.

    Ausnahmen von der Regel

    • Wenn keine Telefonnummer/E-Mail-Adresse vorhanden ist, wird die Regel nicht ausgeführt.

    • Wenn 24 Stunden lang kein Anwesenheitssignal (gleich welcher Art) empfangen wurde, wird die Regel nicht ausgeführt.

    • Die Funktion für mehrtägige Buchungen ist mit dieser Brain Rule nicht kompatibel. Daher werden mehrtägige Reservierungen herausgefiltert und bei dieser Brain Rule nicht berücksichtigt.

    Komponenten

    • Pufferzeit (Karenzzeit), bevor die Meldung ausgelöst wird Z

      • Standardwert = 0 Minuten (definiert in Millisekunden)

    • Zeit vor Auslösung der Meldung X

      • Standardwert = 15 Minuten (*)

    • Zeit nach dem Versand der Nachricht und Stornierung der Reservierung Y

      • Standardwert = 15 Minuten

    • Art der Nachricht

      • Optionen = E-Mail oder SMS

      • Standard = E-Mail

    • Betreff der Nachricht für E-Mail

      • Standard = "Ihre Reservierung wird demnächst storniert"

    • Text der Nachricht

      • Standard = "Wir haben festgestellt, dass Ihr gebuchter Platz (<NAME>) leer ist. Wir werden ihn in 10 Minuten stornieren. Wenn Sie sich verspäten, klicken Sie auf diesen Link und wir halten ihn am Leben: <tiefer Link>"

    • Standorte

      • Optionen = Alle Orte (an denen die Anwesenheit gemessen wird) oder eine Auswahl von Orten (z. B. nur Besprechungsräume)

    Anforderungen

    • Dedizierter Benutzer erforderlich: Um Reservierungsdetails zu ändern, werden ein bestimmter Mitarbeiter (der als Reservierungsverantwortlicher eingesetzt werden kann) und ein Konto (das ausschließlich von diesem Mitarbeiter verwendet werden sollte) benötigt. Idealerweise richten Sie ein Systemkonto ein, das die erforderlichen Operationen durchführen kann.

    • Im Falle einer SMS-Nachricht: Ein Clicksend-Konto (https://www.clicksend.com/eu/ ) with sufficient budget needs to be made available by the customer.

    • The phone number and/or the e-mail address of the reservation responsible needs to be configured

    • Location Scope (choose a specific location set (= static list) or apply the rule to all the locations categorized as Room/Workplace/Parking in the same building/on the same floor (dynamic)):

      provide a list of all the locations (based on Spacewell location ID) to which this rule should apply by using following template

      mit ausreichendem Budget muss vom Kunden zur Verfügung gestellt werden.

    • Die Telefonnummer und/oder die E-Mail-Adresse des Reservierungsverantwortlichen muss konfiguriert werden

    • Standortbereich (wählen Sie eine bestimmte Standortgruppe (= statische Liste) oder wenden Sie die Regel auf alle Standorte an, die als Raum/Arbeitsplatz/Parkplatz im selben Gebäude/auf derselben Etage kategorisiert sind (dynamisch)):

      • eine Liste aller Standorte (basierend auf der Spacewell-Standort-ID), für die diese Regel gelten soll, unter Verwendung der folgenden Vorlage bereitstellen.

        View file
        nameWorkplace Brain Rule Request.xlsx

      • provide a list of which category (Room/Workplace/Parking) for which specific building or floor are in scope for this Brain rule request

    Info

    Each Brain Rule has its own cost. Please take this up with your Spacewell Account Manager.

    Ideally, brain rules are requested through separate requests (and documents).

    Additional comments

    (*) When occupancy is measured using Tracknet PIR sensors, the "time before the message is triggered" cannot be lower than 15 minutes. Since Tracknet PIR sensors only send a new "occupied" signal anywhere between every 8 - 12 minutes, every value lower than 15 minutes would trigger faulty messages to be distributed. When measuring occupancy using Pointgrab sensors, the "time before the message is triggered" can be as low as 1 minute.

    Spacewell Workplace Team will require the ID of each location to link the Brain Rule (and Floor ID if locations are on different floors). This allows you to detail if there is a difference in "reaction time" ("after X minutes") for eg meeting rooms and workplaces

      • eine Liste der Kategorien (Raum/Arbeitsplatz/Parkplatz), die für das jeweilige Gebäude oder Stockwerk in den Geltungsbereich dieser Anfrage fallen, bereitzustellen

    Info

    Jede Brain Rule hat ihre eigenen Kosten. Bitte besprechen Sie dies mit Ihrem Spacewell Account Manager.

    Idealerweise werden die Hirngespinste über separate Anfragen (und Dokumente) angefordert.

    Zusätzliche Kommentare

    (*) Wenn die Belegung mit Tracknet PIR-Sensoren gemessen wird, kann die "Zeit bis zur Auslösung der Meldung" nicht unter 15 Minuten liegen. Da Tracknet PIR-Sensoren nur alle 8 bis 12 Minuten ein neues "Besetzt"-Signal senden, würde jeder Wert unter 15 Minuten dazu führen, dass fehlerhafte Meldungen verbreitet werden. Bei der Messung der Belegung mit Pointgrab-Sensoren kann die "Zeit bis zum Auslösen der Meldung" bis zu 1 Minute betragen.

    Das Spacewell Workplace Team benötigt die ID jedes Standorts, um die Brain Rule zu verknüpfen (und die Etagen-ID, wenn sich die Standorte auf verschiedenen Etagen befinden). Auf diese Weise können Sie detailliert feststellen, ob es einen Unterschied in der "Reaktionszeit" ("nach X Minuten") für z. B. Besprechungsräume und Workplaces gibt.

    Spacewell Meeting Room Displays (MRD) have a stand-alone grace period functionality. If this is used in combination with the described brain rule, it will cause a conflict. If the user clicks on “confirm” in the email or SMS, they still need to “confirm” on the display too. If this is unwanted behavior, the grace period for the display can be disabled.

    Possible customizations of this rule while staying within setting up a standard rule (per tenant per rule)

    • Time before message is triggered X (see additional comments for minimal time per sensor type)

    • Time after the message has been send Y

    • Message type: e-mail or SMS

    • Message subject for e-mail: you can deliver an alternative text, as long as the standard tags are respected

    • Message text: you can deliver an alternative text, as long as the standard tags are respected (<NAME> and <deep link>)

    • Time between sending a message and canceling the reservation

    • Location scope

    • Additional confirmation by clicking a button instead of just confirming by clicking the deep-link (see description in above chapter "How does it work")

    Expand
    titleAutomatically end reservations when no occupancy detected (and send a message)
    Rule description

    • Automatically ends (= changes the meeting end-time) a meeting in case no occupancy has been detected in a meeting room for X minutes.

      • The no occupancy timer starts running as soon as no occupancy is detected, it doesn't necessarily starts counting at the start of a reservation.

    • Sends a message to the meeting organizer containing a deep-link. When clicked/confirmed not to touch the reservation, the meeting will not be shortened, independently on the detection of presence. 

    • The system will auto-end/shorten (not cancel!) the meeting Y minutes after the message has been send (and in case no occupancy has been detected in the meanwhile).

    Rule exceptions

    • If no phone number/e-mail address is available, the rule will not be executed.

    • If no presence signal (of any kind) has been received for 24 hours, the rule will not be executed.

    • Multi-day booking feature is not compatible with this brain rule. Therefore multi-day reservations are filtered out and not taken into account for this brain rule.

    • Due to the integration method of Bosch Parking Sensor into Workplace: this brain rule is not compatible in combination with Bosch Parking sensor

    Components

    • Time before rule becomes active

      • Default = 15 minutes (*)

    • Time before message is triggered

      • Default = 15 minutes (**)

    • Message type

      • Options = Mail or SMS

      • Default = e-mail

    • Message subject for e-mail

      • Default = “Your reservation is about to be stopped"

    • Message text

      • Default = “We noticed your booked space (<NAME>) is empty. We’ll end your reservation in 10 minutes. Click this link to keep it alive: <deep link>”

    • Time between sending a message and ending the reservation

      • Default = 10 minutes

    • Rooms

      • Options = All rooms or a selection of rooms (only rooms where presence is measured)

    Requirements

  • Dedicated User needed: To change reservation details, a dedicated employee (that can be used as Reservation Responsible) and account (which should be used by the brain exclusively) are needed. Ideally, set up a system account which can perform the required operations.

    • In case of SMS message: A Clicksend account

    verfügen über eine eigenständige Karenzzeitfunktion. Wenn diese in Kombination mit der beschriebenen Gehirnregel verwendet wird, kommt es zu einem Konflikt. Wenn der Benutzer in der E-Mail oder SMS auf "Bestätigen" klickt, muss er auch auf dem Display "Bestätigen". Wenn dieses Verhalten unerwünscht ist, kann die Nachfrist für die Anzeige deaktiviert werden.

    Mögliche Anpassungen dieser Regel unter Beibehaltung der Einrichtung einer Standardregel (pro Mieter und Regel)

    • Zeit bis zur Auslösung der Meldung X (siehe zusätzliche Kommentare für die Mindestzeit pro Sensortyp)

    • Zeit nach dem Versenden der Nachricht Y

    • Nachrichtentyp: E-Mail oder SMS

    • Betreff der E-Mail: Sie können einen alternativen Text liefern, solange die Standard-Tags eingehalten werden.

    • Nachrichtentext: Sie können einen alternativen Text liefern, solange die Standard-Tags eingehalten werden (<NAME> und <deep link>)

    • Zeit zwischen dem Senden einer Nachricht und der Stornierung der Reservierung

    • Umfang des Standorts

    • Zusätzliche Bestätigung durch Anklicken eines Buttons statt nur Bestätigung durch Anklicken des Deep-Links (siehe Beschreibung im obigen Kapitel "Wie funktioniert es")

    Expand
    titleAutomatisches Beenden von Reservierungen, wenn keine Belegung festgestellt wird (und Senden einer Nachricht)
    Beschreibung der Regel

    • Beendet eine Besprechung automatisch (= ändert die Endzeit der Besprechung), wenn in einem Besprechungsraum seit X Minuten keine Belegung mehr festgestellt wurde.

      • Der Timer für die Nichtbelegung beginnt zu laufen, sobald keine Belegung festgestellt wird, er beginnt nicht unbedingt mit dem Beginn einer Reservierung zu zählen.

    • Sendet eine Nachricht an den Organisator der Besprechung, die einen Deep-Link enthält. Wenn angeklickt/bestätigt wird, dass die Reservierung nicht berührt wird, wird die Besprechung nicht verkürzt, unabhängig von der Erkennung der Anwesenheit. 

    • Das System wird die Besprechung Y Minuten nach dem Senden der Nachricht automatisch beenden/verkürzen (nicht absagen!) (und falls in der Zwischenzeit keine Belegung festgestellt wurde).

    Ausnahmen von der Regel

    • Wenn keine Telefonnummer/E-Mail-Adresse vorhanden ist, wird die Regel nicht ausgeführt.

    • Wenn 24 Stunden lang kein Anwesenheitssignal (gleich welcher Art) empfangen wurde, wird die Regel nicht ausgeführt.

    • Die Funktion für mehrtägige Buchungen ist mit dieser Brain Rule nicht kompatibel. Daher werden mehrtägige Reservierungen herausgefiltert und bei dieser Brain Rule nicht berücksichtigt.

    • Aufgrund der Integrationsmethode von Bosch Parking Sensor in Workplace: diese Gehirnregel ist nicht kompatibel in Kombination mit Bosch Parksensor

    Komponenten

    • Zeit, bevor die Regel aktiv wird

      • Standardwert = 15 Minuten (*)

    • Zeit vor Auslösung der Meldung

      • Standardwert = 15 Minuten (**)

    • Art der Nachricht

      • Optionen = E-Mail oder SMS

      • Standard = E-Mail

    • Betreff der Nachricht für E-Mail

      • Standard = "Ihre Reservierung wird in Kürze gestoppt"

    • Text der Nachricht

      • Default = "Wir haben festgestellt, dass Ihr gebuchter Platz (<NAME>) leer ist. Wir werden Ihre Reservierung in 10 Minuten beenden. Klicken Sie auf diesen Link, um sie aufrechtzuerhalten: <tiefer Link>"

    • Zeit zwischen dem Senden einer Nachricht und dem Beenden der Reservierung

      • Standardwert = 10 Minuten

    • Zimmer

      • Optionen = Alle Räume oder eine Auswahl von Räumen (nur Räume, in denen die Anwesenheit gemessen wird)

    Anforderungen

    • Dedizierter Benutzer erforderlich: Um Reservierungsdetails zu ändern, werden ein bestimmter Mitarbeiter (der als Reservierungsverantwortlicher eingesetzt werden kann) und ein Konto (das ausschließlich von diesem Mitarbeiter verwendet werden sollte) benötigt. Idealerweise richten Sie ein Systemkonto ein, das die erforderlichen Operationen durchführen kann.

    • Im Falle einer SMS-Nachricht: Ein Clicksend-Konto (https://www.clicksend.com/eu/ ) with sufficient budget needs to be made available by the customer.

    • The phone number and/or the e-mail address of the reservation responsible needs to be configured

    • Location Scope (choose a specific location set (= static list) or apply the rule to all the locations categorized as Room/Workplace/Parking in the same building/on the same floor (dynamic)):

      provide a list of all the locations (based on Spacewell location ID) to which this rule should apply by using following template

      mit ausreichendem Budget muss vom Kunden zur Verfügung gestellt werden.

    • Die Telefonnummer und/oder die E-Mail-Adresse des Reservierungsverantwortlichen muss konfiguriert werden

    • Standortbereich (wählen Sie eine bestimmte Standortgruppe (= statische Liste) oder wenden Sie die Regel auf alle Standorte an, die als Raum/Arbeitsplatz/Parkplatz im selben Gebäude/auf derselben Etage kategorisiert sind (dynamisch)):

    Rule description

    • When occupancy was measured on a meeting room or workplace that has been set to inactive status, a social breach is detected a message will be sent to a dedicated group of user(s)

    • The message is sent after detection

    • This message is sent every X minutes per location to avoid too much notifications to be triggered for the same event

      • Default: 1 hour

    Rule exceptions

    • If no phone number/e-mail address is available, the rule will not be executed.

    Components

    • Message type

      • Mail or SMS

      • Default = e-mail

    • Message subject for e-mail: "Occupancy detected ${location.name}"

    • Message text

      • Default: "We have detected occupancy in ${room/workplace name} of ${building name} building while this location should not be used"

    • Phone or email addresses of the receivers

    • Location scope

      • Only locations where occupancy is monitored

      • Options: all locations in scope or a selection of locations in scope

    Requirements

    • Occupancy is measured for locations out of use/set to Disabled status

    • In case of SMS message: A Clicksend account

      • eine Liste aller Standorte (basierend auf der Spacewell-Standort-ID), für die diese Regel gelten soll, unter Verwendung der folgenden Vorlage bereitstellen.

        View file
        nameWorkplace Brain Rule Request.xlsx

      • provide a list of which category (Room/Workplace/Parking) for which specific building or floor are in scope for this Brain rule request

    Info

    Each Brain Rule has its own cost. Please take this up with your Spacewell Account Manager.

    Ideally, brain rules are requested through separate requests (and documents).

    Additional comments

    (*) When used in combination with the auto-cancel rule, you want the auto-end rule only to kick-in after a while. For example: when in the first 15 minutes no presence was detected, you want the meeting to be cancelled. If no presence is detected afterwards, you want the meeting to be made shorter automatically.

    (**) When occupancy is measured using Tracknet PIR sensors, the "time before the message is triggered" cannot be lower than 15 minutes. Since Tracknet PIR sensors only send a new "occupied" signal anywhere between every 8 - 12 minutes, every value lower than 15 minutes would trigger faulty messages to be distributed. When measuring occupancy using Pointgrab sensors, the "time before the message is triggered" can be as low as 1 minute.

    The Workplace Team requires the ID of each room to link the Brain Rule (and Floor ID if rooms are on different floors). This allows you to detail if there is a difference in "reaction time" ("after X minutes") for eg meeting rooms and workplaces.

    Possible customizations of this rule while staying within setting up a standard rule (per tenant per rule)

    • Time X before message is triggered: The timer starts counting as soon as no-occupancy is detected (see additional comments for minimal time per sensor type)

    • Message type: e-mail or SMS

    • Message subject for e-mail: you can deliver an alternative text, as long as the standard tags are respected

    • Message text: you can deliver an alternative text, as long as the standard tags are respected (<NAME> and <deep link>)

    • Time between sending a message and ending the reservation

    • Location scope

    • Additional confirmation by clicking a button instead of just confirming by clicking the deep-link (see description in above chapter "How does it work")

    Expand
    titleSend a message when occupancy detected in an out of use location

      • eine Liste der Kategorien (Raum/Arbeitsplatz/Parkplatz), die für das jeweilige Gebäude oder Stockwerk in den Geltungsbereich dieser Anfrage fallen, bereitzustellen

    Info

    Jede Brain Rule hat ihre eigenen Kosten. Bitte besprechen Sie dies mit Ihrem Spacewell Account Manager.

    Idealerweise werden die Hirngespinste über separate Anfragen (und Dokumente) angefordert.

    Zusätzliche Kommentare

    (*) In Kombination mit der Regel für die automatische Beendigung soll die Regel für die automatische Beendigung erst nach einer gewissen Zeit in Kraft treten. Beispiel: Wenn in den ersten 15 Minuten keine Anwesenheit festgestellt wurde, soll die Besprechung abgebrochen werden. Wenn danach keine Anwesenheit festgestellt wird, soll die Besprechung automatisch verkürzt werden.

    (**) Wenn die Belegung mit Tracknet PIR-Sensoren gemessen wird, kann die "Zeit bis zur Auslösung der Meldung" nicht unter 15 Minuten liegen. Da Tracknet PIR-Sensoren nur alle 8 bis 12 Minuten ein neues "Besetzt"-Signal senden, würde jeder Wert unter 15 Minuten dazu führen, dass fehlerhafte Meldungen verbreitet werden. Bei der Messung der Belegung mit Pointgrab-Sensoren kann die "Zeit bis zum Auslösen der Meldung" bis zu 1 Minute betragen.

    Das Workplace-Team benötigt die ID jedes Raums, um die Brain Rule zu verknüpfen (und die Etagen-ID, wenn sich die Räume auf verschiedenen Etagen befinden). Auf diese Weise können Sie detailliert feststellen, ob es einen Unterschied in der "Reaktionszeit" ("nach X Minuten") für z. B. Besprechungsräume und Workplaces gibt.

    Mögliche Anpassungen dieser Regel unter Beibehaltung der Einrichtung einer Standardregel (pro Mieter und Regel)

    • Zeit X, bevor die Meldung ausgelöst wird: Der Timer beginnt zu zählen, sobald keine Belegung erkannt wird (siehe zusätzliche Kommentare für die Mindestzeit pro Sensortyp)

    • Nachrichtentyp: E-Mail oder SMS

    • Betreff der E-Mail: Sie können einen alternativen Text liefern, solange die Standard-Tags eingehalten werden.

    • Nachrichtentext: Sie können einen alternativen Text liefern, solange die Standard-Tags eingehalten werden (<NAME> und <deep link>)

    • Zeit zwischen dem Senden einer Nachricht und dem Beenden der Reservierung

    • Umfang des Standorts

    • Zusätzliche Bestätigung durch Anklicken eines Buttons statt nur Bestätigung durch Anklicken des Deep-Links (siehe Beschreibung im obigen Kapitel "Wie funktioniert es")

    Expand
    titleSenden einer Nachricht, wenn eine Belegung an einem nicht genutzten Ort erkannt wird
    Beschreibung der Regel

    • Wenn die Belegung eines Besprechungsraums oder eines Workplaces gemessen wurde, der auf inaktiv gesetzt wurde, wird eine Nachricht an eine bestimmte Gruppe von Benutzern gesendet, wenn ein sozialer Verstoß festgestellt wird.

    • Die Nachricht wird nach der Erkennung gesendet

    • Diese Nachricht wird alle X Minuten pro Standort gesendet, um zu vermeiden, dass zu viele Benachrichtigungen für dasselbe Ereignis ausgelöst werden

      • Standard: 1 Stunde

    Ausnahmen von der Regel

    • Wenn keine Telefonnummer/E-Mail-Adresse vorhanden ist, wird die Regel nicht ausgeführt.

    Komponenten

    • Art der Nachricht

      • E-Mail oder SMS

      • Standard = E-Mail

    • Betreff der Nachricht für die E-Mail: "Belegung festgestellt ${Standort.Name}"

    • Text der Nachricht

      • Standard: "Wir haben eine Belegung in ${Raum/Arbeitsplatzname} des Gebäudes ${Gebäudename} festgestellt, obwohl dieser Ort nicht verwendet werden sollte"

    • Telefon- oder E-Mail-Adressen der Empfänger

    • Umfang des Standorts

      • Nur Orte, an denen die Belegung überwacht wird

      • Optionen: alle Orte im Geltungsbereich oder eine Auswahl von Orten im Geltungsbereich

    Anforderungen

    • Die Belegung wird für Standorte gemessen, die nicht genutzt werden bzw. auf den Status "deaktiviert" gesetzt sind.

    • Im Falle einer SMS-Nachricht: Ein Clicksend-Konto (https://www.clicksend.com/eu/ ) with sufficient budget needs to be made available.

    • The phone number and/or the e-mail address of the reservation responsible needs to be configured

    • Location Scope (choose a specific location set (= static list) or apply the rule to all the locations categorized as Room/Workplace/Parking in the same building/on the same floor (dynamic)):

      provide a list of all the locations (based on Spacewell location ID) to which this rule should apply by using following template

      mit ausreichendem Budget zur Verfügung gestellt werden.

    • Die Telefonnummer und/oder die E-Mail-Adresse des Reservierungsverantwortlichen müssen konfiguriert werden

    • Standortbereich (wählen Sie eine bestimmte Standortgruppe (= statische Liste) oder wenden Sie die Regel auf alle Standorte an, die als Raum/Arbeitsplatz/Parkplatz im selben Gebäude/auf derselben Etage kategorisiert sind (dynamisch)):

    Rule description

    • When the utilization threshold is exceeded, and a social breach is detected, a message will be sent to a dedicated (group of) user(s)

    • The message is sent after detection

    • This message is sent every X minutes per location to avoid too much notifications to be triggered for the same event

      • Default: 1 hour

    Rule exceptions

    • If no phone number/e-mail address is available, the rule will not be executed.

    Components

    • Message type

      • Mail or SMS

      • Default = mail

    • Message subject: Capacity limit exceeded <room/workplace name>

    • Message text

      • Default: “We have detected <headcount for room or workplace> in <room/workplace name> of <building name>, while the maximum utilization should not exceed <upper limit utilization threshold for room or 1 in case of workplace >”

    • Phone or email addresses of the receivers

    • Location scope

      • Only locations where headcount is monitored can be in scope

      • Options: all (headcount) rooms in scope or a selection of (headcount) rooms in scope

    Requirements

    • In Workplace back-end Studio: room capacity thresholds for utilization must be enabled

    • In case of SMS message: A Clicksend account

      • eine Liste aller Standorte (basierend auf der Spacewell-Standort-ID), für die diese Regel gelten soll, unter Verwendung der folgenden Vorlage bereitstellen.

        View file
        nameWorkplace Brain Rule Request.xlsx

      • provide a list of which category (Room/Workplace/Parking) for which specific building or floor are in scope for this Brain rule request

    Info

    Each Brain Rule has its own cost. Please take this up with your Spacewell Account Manager.

    Ideally, brain rules are requested through separate requests (and documents).

    Additional comments

    When occupancy is measured using Tracknet PIR sensors, the "time before the message is triggered" could be 15 minutes. Since Tracknet PIR sensors only send a new "occupied" signal anywhere between every 8 - 12 minutes, every value lower than 15 minutes would trigger faulty messages to be distributed. When measuring occupancy using headcount sensors, the "time before the message is triggered" will be 1 minute.

    The Workplace Team requires the ID of each location to link the Brain Rule (and Floor ID if locations are on different floors). This allows you to detail if there is a difference in "notifications to be triggered for the same event in time" ("message is sent every X minutes per location") for eg meeting rooms and workplaces.

    Possible customization of this rule while staying within setting up a standard rule (per tenant per rule)

    • Duration “X” for repeated messages

    • Message type: e-mail or SMS

    • Message subject for e-mail: you can deliver an alternative text, as long as the standard tags are respected (${location.name})

    • Message text: you can deliver an alternative text, as long as the standard tags are respected (${room/workplace name} and ${building name})

    • Location scope

    Expand
    titleSend a message when utilization exceeds the maximum capacity

      • eine Liste der Kategorien (Raum/Arbeitsplatz/Parkplatz), die für das jeweilige Gebäude oder Stockwerk in den Geltungsbereich dieser Anfrage fallen, bereitzustellen

    Info

    Jede Brain Rule hat ihre eigenen Kosten. Bitte besprechen Sie dies mit Ihrem Spacewell Account Manager.

    Idealerweise werden die Hirngespinste über separate Anfragen (und Dokumente) angefordert.

    Zusätzliche Kommentare

    Wenn die Belegung mit Tracknet PIR-Sensoren gemessen wird, könnte die "Zeit bis zur Auslösung der Meldung" 15 Minuten betragen. Da die Tracknet-PIR-Sensoren nur alle 8 bis 12 Minuten ein neues "Besetzt"-Signal senden, würde jeder Wert unter 15 Minuten zu fehlerhaften Meldungen führen. Bei der Messung der Belegung mit Headcount-Sensoren beträgt die "Zeit bis zum Auslösen der Meldung" 1 Minute.

    Das Workplace-Team benötigt die ID jedes Standorts, um die Brain Rule zu verknüpfen (und die Etagen-ID, wenn die Standorte auf verschiedenen Etagen liegen). Auf diese Weise können Sie detailliert feststellen, ob es einen Unterschied bei den "auszulösenden Benachrichtigungen für dasselbe Ereignis in der Zeit" ("Nachricht wird alle X Minuten pro Standort gesendet") für z. B. Besprechungsräume und Arbeitsplätze gibt.

    Mögliche Anpassung dieser Regel unter Beibehaltung der Einrichtung einer Standardregel (pro Mieter und Regel)

    • Dauer "X" für wiederholte Meldungen

    • Nachrichtentyp: E-Mail oder SMS

    • Betreff der E-Mail: Sie können einen alternativen Text liefern, solange die Standard-Tags eingehalten werden (${Standort.Name})

    • Nachrichtentext: Sie können einen alternativen Text liefern, solange die Standard-Tags beachtet werden (${Raum-/Arbeitsplatzname} und ${Gebäudename})

    • Umfang des Standorts

    Expand
    titleSenden einer Nachricht, wenn die Auslastung die maximale Kapazität überschreitet
    Beschreibung der Regel

    • Wenn der Schwellenwert für die Nutzung überschritten und ein Verstoß gegen die Sozialvorschriften festgestellt wird, wird eine Nachricht an eine bestimmte(n) Gruppe von Benutzern gesendet.

    • Die Nachricht wird nach der Erkennung gesendet

    • Diese Nachricht wird alle X Minuten pro Standort gesendet, um zu vermeiden, dass zu viele Benachrichtigungen für dasselbe Ereignis ausgelöst werden

      • Standard: 1 Stunde

    Ausnahmen von der Regel

    • Wenn keine Telefonnummer/E-Mail-Adresse vorhanden ist, wird die Regel nicht ausgeführt.

    Komponenten

    • Art der Nachricht

      • E-Mail oder SMS

      • Standard = Mail

    • Betreff der Nachricht: Kapazitätsgrenze überschritten <Raum/Arbeitsplatzname>

    • Text der Nachricht

      • Standard: "Wir haben <Kopfzahl für Raum oder Workplace> in <Raum/Arbeitsplatzname> von <Gebäudename> festgestellt, wobei die maximale Auslastung <obere Auslastungsschwelle für Raum bzw. 1 im Falle von Workplace> nicht überschreiten sollte"

    • Telefon- oder E-Mail-Adressen der Empfänger

    • Umfang des Standorts

      • Nur Standorte, an denen der Personalbestand überwacht wird, können in den Geltungsbereich einbezogen werden.

      • Optionen: alle (Kopfzahl) Räume im Geltungsbereich oder eine Auswahl von (Kopfzahl) Räumen im Geltungsbereich

    Anforderungen

    • Im Workplace Backend Studio: Raumkapazitätsschwellen für die Nutzung müssen aktiviert sein

    • Im Falle einer SMS-Nachricht: Ein Clicksend-Konto (https://www.clicksend.com/eu/) with sufficient budget needs to be made available

    • The phone number and/or the e-mail address of the reservation responsible needs to be configured

    • Location Scope (choose a specific location set (= static list) or apply the rule to all the locations categorized as Room/Workplace/Parking in the same building/on the same floor (dynamic)):

      provide a list of all the locations (based on Spacewell location ID) to which this rule should apply by using following template

      mit ausreichendem Budget zur Verfügung gestellt werden müssen

    • Die Telefonnummer und/oder die E-Mail-Adresse des Reservierungsverantwortlichen müssen konfiguriert werden

    • Standortbereich (wählen Sie eine bestimmte Standortgruppe (= statische Liste) oder wenden Sie die Regel auf alle Standorte an, die als Raum/Arbeitsplatz/Parkplatz im selben Gebäude/auf derselben Etage kategorisiert sind (dynamisch)):

      • eine Liste aller Standorte (basierend auf der Spacewell-Standort-ID), für die diese Regel gelten soll, unter Verwendung der folgenden Vorlage bereitstellen.

        View file
        nameWorkplace Brain Rule Request.xlsx

      • provide a list of which category (Room/Workplace/Parking) for which specific building or floor are in scope for this Brain rule request

    Info

    Each Brain Rule has its own cost. Please take this up with your Spacewell Account Manager.

    Ideally, brain rules are requested through separate requests (and documents).

    Possible customization of this rule while staying within setting up a standard rule (per tenant per rule)

    • Duration “X” for repeated messages

    • Message type: e-mail or SMS

    • Message subject for e-mail: you can deliver an alternative text, as long as the standard tags are respected (<room/workplace name>)

    • Message text: you can deliver an alternative text, as long as the standard tags are respected (<headcount for room or workplace>, <room/workplace name>, <building name> and <upper limit utilization threshold for room or 1 in case of workplace >)

    • Location scope

    Info

    Remember that Brain Rules are not compatible with Exchange that have a room-centric approach, as reservations can only be changed/canceled in the system they are created in (e.g. either in Outlook or in Workplace). So a reservation created via Outlook, cannot be changed in any way in a Spacewell Workplace touchpoint (hence also not by the Brain Rule).

    For more information see

      • eine Liste der Kategorien (Raum/Arbeitsplatz/Parkplatz), die für das jeweilige Gebäude oder Stockwerk in den Geltungsbereich dieser Anfrage fallen, bereitzustellen

    Info

    Jede Brain Rule hat ihre eigenen Kosten. Bitte besprechen Sie dies mit Ihrem Spacewell Account Manager.

    Idealerweise werden die Hirngespinste über separate Anfragen (und Dokumente) angefordert.

    Mögliche Anpassung dieser Regel unter Beibehaltung der Einrichtung einer Standardregel (pro Mieter und Regel)

    • Dauer "X" für wiederholte Meldungen

    • Nachrichtentyp: E-Mail oder SMS

    • Betreff der E-Mail: Sie können einen alternativen Text angeben, solange die Standard-Tags eingehalten werden (<Raum/Arbeitsplatzname>)

    • Nachrichtentext: Sie können einen alternativen Text liefern, sofern die Standard-Tags beachtet werden (<Kopfzahl für Raum oder Arbeitsplatz>, <Raum-/Arbeitsplatzname>, <Gebäudename> und <obere Nutzungsgrenze für Raum oder 1 im Falle von Workplace >)

    • Umfang des Standorts

    Info

    Denken Sie daran, dass Brain Rules nicht mit Exchange kompatibel sind, das einen raumzentrierten Ansatz verfolgt, da Reservierungen nur in dem System geändert/storniert werden können, in dem sie erstellt wurden (z. B. entweder in Outlook oder in Workplace). Eine Reservierung, die über Outlook erstellt wurde, kann also in keiner Weise in einem Spacewell Workplace Touchpoint geändert werden (also auch nicht durch die Brain Rule).

    Für weitere Informationen siehe High level features, prerequisites and current limitations

    Possible Brain rule for locations where door counter sensors are installedMögliche Brain-Regel für Standorte, an denen Türzähler-Sensoren installiert sind:

    Rule description

    • When the pulse count value for a location reaches the configured High threshold for that location

    • A ticket is created in Workplace Management

    • The Current Count value for that location is reset to zero (0)

    Components

    • Location scope

      • Only locations where pulse count is monitored

      • Options: all locations in scope or a selection of locations in scope

    Requirements

  • Configuration of thresholds and reset functionality

  • Configuration of External App in Workplace Management

    • Location Scope (choose a specific location set (= static list) or apply the rule to all the locations categorized as Room/Workplace/Parking in the same building/on the same floor (dynamic)):

    provide a list of all the locations (based on Spacewell location ID) to which this rule should apply by using following template
    Expand
    titleAuto-reset pulse counter and create ticket
    Impulszähler automatisch zurücksetzen und Ticket erstellen
    Beschreibung der Regel

    • Wenn der Impulszählwert für einen Standort den konfigurierten Schwellenwert "Hoch" für diesen Standort erreicht

    • Ein Ticket wird im Workplace Management erstellt

    • Der aktuelle Zählwert für diese Position wird auf Null (0) zurückgesetzt.

    Komponenten

    • Umfang des Standorts

      • Nur Orte, an denen die Pulszahl überwacht wird

      • Optionen: alle Orte im Geltungsbereich oder eine Auswahl von Orten im Geltungsbereich

    Anforderungen

    • Konfiguration von Schwellenwerten und Rücksetzfunktion

    • Konfiguration der externen App im Workplace Management

    • Standortbereich (wählen Sie eine bestimmte Standortgruppe (= statische Liste) oder wenden Sie die Regel auf alle Standorte an, die als Raum/Arbeitsplatz/Parkplatz im selben Gebäude/auf derselben Etage kategorisiert sind (dynamisch)):

      • eine Liste aller Standorte (basierend auf der Spacewell-Standort-ID), für die diese Regel gelten soll, unter Verwendung der folgenden Vorlage bereitstellen.

        View file
        nameWorkplace Brain Rule Request.xlsx

      • provide a list of which category (Room/Workplace/Parking) for which specific building or floor are in scope for this Brain rule request

    Info

    Each Brain Rule has its own cost. Please take this up with your Spacewell Account Manager.

    Ideally, brain rules are requested through separate requests (and documents).

    Possible Brain rules for

      • eine Liste der Kategorien (Raum/Arbeitsplatz/Parkplatz), die für das jeweilige Gebäude oder Stockwerk in den Geltungsbereich dieser Anfrage fallen, bereitzustellen

    Info

    Jede Brain Rule hat ihre eigenen Kosten. Bitte besprechen Sie dies mit Ihrem Spacewell Account Manager.

    Idealerweise werden die Hirngespinste über separate Anfragen (und Dokumente) angefordert.

    Mögliche Brain-Regeln für Status lights :

    Expand
    titleStatus Lights Occupancy ScenarioBelegungsszenario

    This Dieses Brain Rule / Scenario can be set up for Szenario kann eingerichtet werden für Status lights

    Rule description

    • For location Y, if no occupancy is detected, light is green*

    • When occupancy is detected, Status Light with device ID X will turn red

      • it will stay red as long as occupancy is detected + 15minutes*

    Components

    • Location scope

      • locations where occupancy is monitored can be in scope

      • Options: all rooms/workplaces in scope or a selection of rooms/workplaces in scope

    • Status Lights scope

    → fill in the excel template based on a Basic Export from Studio Devices: first row is an example; make sure you include Status Light ID, location ID and scenario name
    Beschreibung der Regel

    • Für Standort Y, wenn keine Belegung festgestellt wird, leuchtet das Licht grün*.

    • Wenn eine Belegung erkannt wird, leuchtet die Statusleuchte mit der Geräte-ID X rot.

      • sie bleibt rot, solange eine Belegung festgestellt wird + 15 Minuten*

    Komponenten

    • Umfang des Standorts

      • Orte, an denen die Belegung überwacht wird, können in den Geltungsbereich einbezogen werden

      • Optionen: alle Räume/Arbeitsplätze im Geltungsbereich oder eine Auswahl von Räumen/Arbeitsplätzen im Geltungsbereich

    • Status Lights Umfang

    → Füllen Sie die Excel-Vorlage auf der Grundlage eines Basis-Exports von Studio-Geräten aus: Die erste Zeile ist ein Beispiel; achten Sie darauf, dass Sie Status Light ID, Location ID und Szenario-Name angeben.

    View file
    nameWorkplace Status Lights - Brain Rule per Light.xlsx

    Additional Comments

    There is only 1 scenario/brain rule per light possible.

    Get in touch with your Spacewell Account Manager to request a Brain rule and describe which of the 3 scenarios should apply. The colors are derived from floor plan settings as mentioned above.

    Possible customization of this rule

    Zusätzliche Kommentare

    Es ist nur 1 Szenario/Gehirnregel pro Licht möglich.

    Setzen Sie sich mit Ihrem Spacewell Account Manager in Verbindung, um eine Brain-Regel anzufragen und zu beschreiben, welche der 3 Szenarien zutreffen sollen. Die Farben werden von den oben erwähnten Grundrisseinstellungen abgeleitet.

    Mögliche Anpassungen dieser Regel : NA
    Expand
    titleStatus Lights Reservations ScenarioReservierungsszenario

    This Dieses Brain Rule / Scenario can be set up for Szenario kann eingerichtet werden für Status lights

    Rule description

    • For location Y, depending on Reservation made and Occupancy detected, following outcomes might be possible:

      • no reservation = Status Light with device ID X will turn green*

      • no reservation, but occupied = Status Light with device ID X will be blinking green

        • it will continue to blink as long as occupancy is detected + 15minutes*

      • reservation = Status Light with device ID X will turn red

        • it will stay red as long as occupancy is detected + 15minutes*

      • reservation, but not occupied = Status Light with device ID X will turn orange

    Rule exceptions

    • Multi-day booking feature is not compatible with this brain rule. Therefore multi-day reservations are filtered out and not taken into account for this brain rule.

    Components

    • Location scope

      • locations where occupancy is monitored can be in scope

      • locations where reservations can be made can be in scope

      • Options: all rooms/workplaces in scope or a selection of rooms/workplaces in scope

    • Status Lights scope

    → fill in the excel template based on a Basic Export from Studio Devices: first row is an example; make sure you include Status Light ID, location ID and scenario name
    Beschreibung der Regel

    • Für Standort Y sind je nach vorgenommener Reservierung und festgestellter Belegung folgende Ergebnisse möglich:

      • keine Reservierung = Statusleuchte mit Geräte-ID X wird grün*

      • keine Reservierung, aber belegt = Statusleuchte mit Geräte-ID X blinkt grün

        • sie blinkt so lange, wie eine Belegung festgestellt wird + 15 Minuten*

      • Reservierung = Die Statusleuchte mit der Geräte-ID X wird rot

        • sie bleibt rot, solange eine Belegung festgestellt wird + 15 Minuten*

      • Reservierung, aber nicht belegt = Statusleuchte mit Geräte-ID X leuchtet orange

    Ausnahmen von der Regel

    • Die Funktion für mehrtägige Buchungen ist mit dieser Brain Rule nicht kompatibel. Daher werden mehrtägige Reservierungen herausgefiltert und bei dieser Brain Rule nicht berücksichtigt.

    Komponenten

    • Umfang des Standorts

      • Orte, an denen die Belegung überwacht wird, können in den Geltungsbereich einbezogen werden

      • Orte, an denen Reservierungen vorgenommen werden können, können in den folgenden Bereichen liegen

      • Optionen: alle Räume/Arbeitsplätze im Geltungsbereich oder eine Auswahl von Räumen/Arbeitsplätzen im Geltungsbereich

    • Status Lights Umfang

    → Füllen Sie die Excel-Vorlage auf der Grundlage eines Basis-Exports von Studio-Geräten aus: Die erste Zeile ist ein Beispiel; achten Sie darauf, dass Sie Status Light ID, Location ID und Szenario-Name angeben.

    View file
    nameWorkplace Status Lights - Brain Rule per Light.xlsx

    Additional Comments

    There is only 1 scenario/brain rule per light possible.

    Get in touch with your Spacewell Account Manager to request a Brain rule and describe which of the 3 scenarios should apply. The colors are derived from floor plan settings as mentioned above.

    Possible customization of this rule

    Zusätzliche Kommentare

    Es ist nur 1 Szenario/Gehirnregel pro Licht möglich.

    Setzen Sie sich mit Ihrem Spacewell Account Manager in Verbindung, um eine Brain-Regel anzufragen und zu beschreiben, welche der 3 Szenarien zutreffen sollen. Die Farben werden von den oben erwähnten Grundrisseinstellungen abgeleitet.

    Mögliche Anpassungen dieser Regel : NA
    This
    Expand
    titleStatus Lights CO2 Scenario; no longer supported
    nicht mehr unterstützt

    Dieses Brain Rule / Scenario can be set up for Szenario kann eingerichtet werden für Status lights

    Rule description

    For location Y, depending on CO2 value detected:

    if value = "excellent" (as defined
    Beschreibung der Regel

    • Für Standort Y, abhängig vom ermittelten CO2-Wert:

      • wenn Wert = "ausgezeichnet" (gemäß Definition in Setup Studio settings (Studio > General Allgemein > Plan)), Status Light with device ID X will turn the color as defined in floor plan settings*If value nimmt die Statusleuchte mit der Geräte-ID X die Farbe an, die in den Grundrisseinstellungen* festgelegt wurde.

      • Wenn Wert = "fair" (as defined gemäß Definition in Setup Studio settings (Studio > General Allgemein > Plan)), Status Light with device ID X will turn the color as defined in floor plan settings*If value = "bad" (as defined nimmt die Statusleuchte mit der Geräte-ID X die Farbe an, die in den Grundrisseinstellungen* festgelegt wurde.

      • Ist der Wert = "schlecht" (gemäß der Definition in Setup Studio settings (Studio > General Allgemein > Plan)), Status Light with device ID X will turn the color as defined in floor plan settings*

    Components

    • Location scope

      • locations where CO2 is monitored can be in scope

    • Status Lights scope

    → fill in the excel template based on a Basic Export from Studio DeviDevices: first row is an example; make sure you include Status Light ID, location ID and scenario name

      • nimmt die Statusleuchte mit der Geräte-ID X die Farbe an, die in den Grundrisseinstellungen* festgelegt wurde.

    Komponenten

    • Umfang des Standorts

      • Orte, an denen CO2 überwacht wird, können in den Anwendungsbereich fallen

    • Status Lights Umfang

    → Füllen Sie die Excel-Vorlage auf der Grundlage eines Basis-Exports von Studio DeviDevices aus: die erste Zeile ist ein Beispiel; achten Sie darauf, dass Sie Status Light ID, Location ID und Szenario-Name angeben.

    View file
    nameWorkplace Status Lights - Brain Rule per Light.xlsx

    Additional Comments

    There is only 1 scenario/brain rule per light possible.

    Get in touch with your Spacewell Account Manager to request a Brain rule and describe which of the 3 scenarios should apply. The colors are derived from floor plan settings as mentioned above.

    Possible customization of this rule : NA
    Info

    * Status light changes that are steered by a brain rule might take time to visualize on the devices. Latency up to 15min might be experienced.

    Possible Brain rule when no devices are installed:

    Expand
    titleSend a confirmation message for an upcoming reservation (and cancel if ignored)
    Rule description

    • Send a message to the meeting organizer X minutes before the start of a meeting

    • The meeting organizer has the option to confirm or cancel the meeting

    • The system automatically cancels the meeting in case no confirmation has been received for location during the first X minutes after the start of the reservation (grace period Y).

    Rule exceptions

    • If no phone number/e-mail address is available, the rule will not be executed.

    Components

    • Timings:

      • Confirmation period X

        • Default = 15 minutes (*)

        • The message will be sent at the start of the confirmation period (hence x minutes before the planned start time of the reservation).

        • The message can be send max 24h prior to reservation start

      • Grace period Y: 10 minutes (*)

        • The meeting will be cancelled x minutes after the planned start time of the reservation, in case no “keep” trigger has been received via mail or SMS.

    • Message type

      • Options = Mail or SMS

      • Default = e-mail

    • Message subject for e-mail

      • Default = “Please confirm upcoming meeting, otherwise reservation will be cancelled"

    • Message text

      • Default: “Your reservation at <ROOM NAME> will start in <CONFIRMATION PERIOD> minutes. Confirm your reservation to keep it alive: <DEEP LINK>. If you don’t confirm, we’ll cancel your booking <GRACE PERIOD> minutes after the planned start time. To cancel your booking immediately, click this link: <DEEP LINK>.”

    • Locations

      • Options = All locations or a selection of locations (eg only meeting rooms)

    • Label for deep-link

      • Default for confirmation: confirm

    Requirements

  • Dedicated User needed: To change reservation details, a dedicated employee (that can be used as Reservation Responsible) and account (which should be used by the brain exclusively) are needed. Ideally, set up a system account which can perform the required operations.

    • In case of SMS message: A Clicksend account
    Zusätzliche Kommentare

    Es ist nur 1 Szenario/Gehirnregel pro Licht möglich.

    Setzen Sie sich mit Ihrem Spacewell Account Manager in Verbindung, um eine Brain-Regel anzufragen und zu beschreiben, welche der 3 Szenarien zutreffen sollen. Die Farben werden von den oben genannten Grundrisseinstellungen abgeleitet.

    Mögliche Anpassungen dieser Regel : NA
    Info

    * Statuslichtänderungen, die durch eine Gehirnregel gesteuert werden, können einige Zeit in Anspruch nehmen, um auf den Geräten sichtbar zu werden. Es kann eine Latenzzeit von bis zu 15 Minuten auftreten.

    Mögliche Brain-Regel, wenn keine Geräte installiert sind:

    Expand
    titleSenden Sie eine Bestätigungsnachricht für eine bevorstehende Reservierung (und stornieren Sie sie, wenn sie ignoriert wird)
    Beschreibung der Regel

    • Senden Sie eine Nachricht an den Organisator der Besprechung X Minuten vor Beginn der Besprechung

    • Der Organisator der Besprechung hat die Möglichkeit, die Besprechung zu bestätigen oder abzusagen.

    • Das System storniert die Besprechung automatisch, wenn innerhalb der ersten X Minuten nach Beginn der Reservierung keine Bestätigung für den Ort eingegangen ist (Nachfrist Y).

    Ausnahmen von der Regel

    • Wenn keine Telefonnummer/E-Mail-Adresse vorhanden ist, wird die Regel nicht ausgeführt.

    Komponenten

    • Zeitplan:

      • Bestätigungszeitraum X

        • Standardwert = 15 Minuten (*)

        • Die Nachricht wird zu Beginn des Bestätigungszeitraums gesendet (also x Minuten vor der geplanten Startzeit der Reservierung).

        • Die Nachricht kann maximal 24 Stunden vor dem Beginn der Reservierung gesendet werden.

      • Karenzzeit Y: 10 Minuten (*)

        • Das Treffen wird x Minuten nach der geplanten Startzeit der Reservierung abgesagt, wenn kein "keep"-Auslöser per Mail oder SMS eingegangen ist.

    • Art der Nachricht

      • Optionen = E-Mail oder SMS

      • Standard = E-Mail

    • Betreff der Nachricht für E-Mail

      • Standard = "Bitte bestätigen Sie das bevorstehende Treffen, sonst wird die Reservierung storniert"

    • Text der Nachricht

      • Standard: "Ihre Reservierung für <ZIMMERNAME> beginnt in <KONFIRMIERUNGSZEITRAUM> Minuten. Bestätigen Sie Ihre Reservierung, um sie aufrechtzuerhalten: <DEEP LINK>. Wenn Sie nicht bestätigen, stornieren wir Ihre Reservierung <GRACE PERIOD> Minuten nach der geplanten Startzeit. Um Ihre Buchung sofort zu stornieren, klicken Sie auf diesen Link: <DEEP LINK>."

    • Standorte

      • Optionen = Alle Standorte oder eine Auswahl von Standorten (z. B. nur Tagungsräume)

    • Etikett für Deep-Link

      • Standard für die Bestätigung: Bestätigen

    Anforderungen

    • Dedizierter Benutzer erforderlich: Um Reservierungsdetails zu ändern, werden ein bestimmter Mitarbeiter (der als Reservierungsverantwortlicher eingesetzt werden kann) und ein Konto (das ausschließlich von diesem Mitarbeiter verwendet werden sollte) benötigt. Idealerweise richten Sie ein Systemkonto ein, das die erforderlichen Operationen durchführen kann.

    • Im Falle einer SMS-Nachricht: Ein Clicksend-Konto (https://www.clicksend.com/eu/ ) with sufficient budget needs to be made available by the customer.

    • The phone number and/or the e-mail address of the reservation responsible needs to be configured

    • Location Scope (choose a specific location set (= static list) or apply the rule to all the locations categorized as Room/Workplace/Parking in the same building/on the same floor (dynamic):

      provide a list of all the locations (based on Spacewell location ID) to which this rule should apply by using following template

      mit ausreichendem Budget muss vom Kunden zur Verfügung gestellt werden.

    • Die Telefonnummer und/oder die E-Mail-Adresse des Reservierungsverantwortlichen muss konfiguriert werden

    • Standortbereich (wählen Sie eine bestimmte Standortgruppe (= statische Liste) oder wenden Sie die Regel auf alle Standorte an, die als Raum/Arbeitsplatz/Parkplatz im selben Gebäude/auf derselben Etage kategorisiert sind (dynamisch):

      • eine Liste aller Standorte (basierend auf der Spacewell-Standort-ID), für die diese Regel gelten soll, unter Verwendung der folgenden Vorlage bereitstellen.

        View file
        nameWorkplace Brain Rule Request.xlsx

      • provide a list of which category (Room/Workplace/Parking) for which specific building or floor are in scope for this Brain rule request

    Info

    Each Brain Rule has its own cost. Please take this up with your Spacewell Account Manager.

    Ideally, brain rules are requested through separate requests (and documents).

    Additional comments

      • eine Liste der Kategorien (Raum/Arbeitsplatz/Parkplatz), die für das jeweilige Gebäude oder Stockwerk in den Anwendungsbereich dieser Anfrage fallen, bereitzustellen

    Info

    Jede Brain Rule hat ihre eigenen Kosten. Bitte besprechen Sie dies mit Ihrem Spacewell Account Manager.

    Idealerweise werden die Hirngespinste über separate Anfragen (und Dokumente) angefordert.

    Zusätzliche Kommentare

    Spacewell Meeting Room Displays (MRD) have a stand-alone grace period functionality. If this is used in combination with the described brain rule, it will cause a conflict. If the user clicks on “confirm” in the email or SMS, they still need to “confirm” on the display too. If this is unwanted behavior, the grace period for the display can be disabled.

    Possible customization of this rule while staying within setting up a standard rule (per tenant per rule)

  • Comfort parameter(s) in scope: Temperature and/or CO2 and/or TVOC and/or Humidity and/or Radon

  • Timing confirmation period (max 24h prior to reservation start)

  • Timing grace period

  • Message type: e-mail or SMS

  • Message subject for e-mail: you can deliver an alternative text, as long as the standard tags are respected

    • Message text: you can deliver an alternative text, as long as the standard tags are respected

    verfügen über eine eigenständige Karenzzeitfunktion. Wenn diese in Kombination mit der beschriebenen Gehirnregel verwendet wird, kommt es zu einem Konflikt. Wenn der Benutzer in der E-Mail oder SMS auf "Bestätigen" klickt, muss er auch auf dem Display "Bestätigen". Wenn dieses Verhalten unerwünscht ist, kann die Nachfrist für die Anzeige deaktiviert werden.

    Mögliche Anpassung dieser Regel unter Beibehaltung der Einrichtung einer Standardregel (pro Mieter und Regel)

    • Komfort-Parameter im Anwendungsbereich: Temperatur und/oder CO2 und/oder TVOC und/oder Luftfeuchtigkeit und/oder Radon

    • Zeitraum der Zeitbestätigung (max. 24 Stunden vor Beginn der Reservierung)

    • Zeitliche Nachfrist

    • Nachrichtentyp: E-Mail oder SMS

    • Betreff der E-Mail: Sie können einen alternativen Text liefern, solange die Standard-Tags eingehalten werden.

    • Nachrichtentext: Sie können einen alternativen Text liefern, solange die Standard-Tags eingehalten werden (<ROOM NAME>, <CONFIRMATION PERIOD>, <DEEP LINK>, <GRACE PERIOD> and und <DEEP LINK>)

    • Location scope

    • Additional confirmation by clicking a button instead of just confirming by clicking the deep-link (see description in above chapter "How does it work")

    Custom brain rule

    If you are a creative person and want to create rules which are in the same trend as the rules above, but which are not exactly the same; we also have a solution for you. Please use the template below and send send in a product request via your Spacewell Account Manager. Budget and implementation timing will vary based on your request.

    Rule description

    • Describe your rule in words.

    • Make sure you think about all cases that occur.

    • Only describe rules & triggers for events that are currently already captured in Workplace (if we don't have the info in the system, we can't make a rule).

    Rule exceptions

    • When will the rule not work?

    Components

    • Define the rule variables and their contents

    Requirements

    • What is needed from the system (configuration) to make this happen?

    Info

    Verify which Brain Rules are set up for your tenant through Brain Rules visualization

    Quality Assurance

    After implementing 1 or more Brain Rules for your environment, make sure to test if everything is working as it should. Visit page Quality Assurance Occupancy and Utilization Sensor for tips & tricks on how to test this

    • Umfang des Standorts

    • Zusätzliche Bestätigung durch Anklicken eines Buttons statt nur Bestätigung durch Anklicken des Deep-Links (siehe Beschreibung im obigen Kapitel "Wie funktioniert es")

    Benutzerdefinierte Gehirnregel

    Wenn Sie ein kreativer Mensch sind und Regeln erstellen möchten, die in die gleiche Richtung wie die obigen Regeln gehen, aber nicht genau die gleichen sind, haben wir auch eine Lösung für Sie. Bitte verwenden Sie die untenstehende Vorlage und senden Sie eine Anfrage über Ihren Spacewell Account Manager. Das Budget und der Zeitplan für die Implementierung hängen von Ihrer Anfrage ab.

    Beschreibung der Regel

    • Beschreiben Sie Ihre Regel in Worten.

    • Denken Sie an alle Fälle, die auftreten können.

    • Beschreiben Sie nur Regeln und Auslöser für Ereignisse, die bereits in Workplace erfasst sind (wenn wir die Information nicht im System haben, können wir keine Regel erstellen).

    Ausnahmen von der Regel

    • Wann wird die Regel nicht funktionieren?

    Komponenten

    • Definieren Sie die Regelvariablen und ihren Inhalt

    Anforderungen

    • Was wird vom System (Konfiguration) benötigt, um dies zu ermöglichen?

    Info

    Überprüfen Sie, welche Brain Rules für Ihren Mieter eingerichtet sind durch Brain Rules visualization

    Qualitätssicherung

    Nachdem Sie 1 oder mehrere Brain Rules für Ihre Umgebung implementiert haben, stellen Sie sicher, dass Sie testen, ob alles so funktioniert, wie es sollte. Seite besuchen Quality Assurance Occupancy and Utilization Sensor für Tipps und Tricks, wie Sie dies testen können.

    https://spacewell.atlassian.net/wiki/pages/resumedraft.action?draftId=492317 take action based on the sensor values from the sensor that is linked to the same location, so to do Quality Assurance on the sensor installation, please see above.To do Quality Assurance on the different Maßnahmen auf der Grundlage der Sensorwerte des Sensors zu ergreifen, der mit demselben Standort verbunden ist; zur Qualitätssicherung der Sensorinstallation siehe oben.

    Die Qualitätssicherung der verschiedenen https://spacewell.atlassian.net/wiki/pages/resumedraft.action?draftId=492317 configured for the tenant, create some test scenarios:

  • Auto release Reservation when no occupancy is detected (and send a message) :

    1. Select a location for which the above Brain Rule is configured

    2. Make sure that

      1. the motion sensor for that location cannot be triggered in the upcoming time (best practice is to close the door in case of a closed meeting room, and keep an eye on the door to make sure a colleague does not go in/triggers the sensor)

      2. if there is a Meeting Room Display configured to this location, make sure the Auto-Release functionality has been disabled

    3. Make a reservation at this time for the selected location on any of the Workplace touch points, with a user that is configured with as per the Brain Rule requirements (for example phone number and/or e-mail address of the reservation responsible needs to be configured)

    4. If the Brain Rule is working, you should get a message + the location will be cancelled (reservation object receives flag "cancelled")

  • Auto-end Reservation when no occupancy is detected (and send a message) :

    1. Select a location for which the above Brain Rule is configured

    2. Make a reservation for the selected location on any of the Workplace touch points, with a user that is configured with as per the Brain Rule requirements (for example phone number and/or e-mail address of the reservation responsible needs to be configured)

    3. Enter the location at the meeting start time and make sure the motion sensor is triggered. After some time, go away from the location. Make sure the sensor cannot be triggered (best practice is to close the door in case of a closed meeting room, and keep an eye on the door to make sure no-one goes in/triggers the sensor)

    4. If the Brain Rule is working, you should get a message + the location should be freed up/end (reservation end time is changed)

    • Send a message when utilization exceeds maximum capacity :

  • Select a location for which the above Brain Rule is configured

    • Make sure that

    utilization is measured correctly in this room/location (see Quality Assurance on motion & headcount sensors

    für den Mieter konfiguriert haben, erstellen Sie einige Testszenarien:

    • Automatische Freigabe der Reservierung, wenn keine Belegung festgestellt wird (und Senden einer Nachricht) :

      1. Wählen Sie einen Standort, für den die oben genannte Brain Rule konfiguriert ist

      2. Stellen Sie sicher, dass

        1. der Bewegungssensor für diesen Ort kann in der nächsten Zeit nicht ausgelöst werden (am besten ist es, die Tür eines geschlossenen Besprechungsraums zu schließen und die Tür im Auge zu behalten, um sicherzustellen, dass nicht ein Kollege hineingeht und den Sensor auslöst)

        2. Wenn für diesen Standort ein Besprechungsraum-Display konfiguriert ist, vergewissern Sie sich, dass die Funktion zur automatischen Freigabe deaktiviert wurde.

      3. Nehmen Sie zu diesem Zeitpunkt eine Reservierung für den ausgewählten Standort an einem der Workplace-Touchpoints mit einem Benutzer vor, der gemäß den Anforderungen der Brain Rule konfiguriert ist (z. B. muss die Telefonnummer und/oder E-Mail-Adresse des Reservierungsverantwortlichen konfiguriert werden)

      4. Wenn die Brain Rule funktioniert, sollten Sie eine Meldung erhalten, dass der Standort storniert wird (das Reservierungsobjekt erhält das Flag "cancelled").

    • Reservierung automatisch beenden, wenn keine Belegung festgestellt wird (und eine Nachricht senden) :

      1. Wählen Sie einen Standort, für den die oben genannte Brain Rule konfiguriert ist

      2. Nehmen Sie eine Reservierung für den ausgewählten Standort an einem der Workplace-Touchpoints mit einem Benutzer vor, der gemäß den Anforderungen der Brain Rule konfiguriert ist (z. B. muss die Telefonnummer und/oder E-Mail-Adresse des Reservierungsverantwortlichen konfiguriert werden)

      3. Betreten Sie den Ort zum Zeitpunkt des Beginns der Besprechung und stellen Sie sicher, dass der Bewegungssensor ausgelöst wird. Verlassen Sie nach einiger Zeit den Ort. Stellen Sie sicher, dass der Sensor nicht ausgelöst werden kann (am besten schließen Sie die Tür, wenn es sich um einen geschlossenen Besprechungsraum handelt, und behalten Sie die Tür im Auge, um sicherzustellen, dass niemand hineingeht/den Sensor auslöst).

      4. Wenn die Brain Rule funktioniert, sollten Sie eine Meldung erhalten + der Standort sollte freigegeben/beendet sein (die Endzeit der Reservierung wird geändert)

    • Senden einer Nachricht, wenn die Auslastung die maximale Kapazität überschreitet :

      1. Wählen Sie einen Standort, für den die oben genannte Brain Rule konfiguriert ist

      2. Stellen Sie sicher, dass

        1. die Auslastung in diesem Raum/Standort korrekt gemessen wird (siehe Qualitätssicherung für Bewegungs- und Personenzählsensoren)

        2. Setting the capacity and thresholds of spaces is configured in wird im Workplace back-end Studio

      3. Make a reservation for the selected room/location on any of the touch points

      4. Enter the location with more people than are allowed as per the

        1. konfiguriert

      5. Eine Reservierung für das ausgewählte Zimmer/den ausgewählten Ort an einem der Touchpoints vornehmen

      6. Betreten Sie den Ort mit mehr Personen als gemäß der Setting the capacity and thresholds of spaces configuration Konfiguration

      7. If the Wenn die Brain Rule is workingfunktioniert, dedicated (group of) user(s)) (as defined in the Brain Rule) should get a message

    • Send a message to confirm an upcoming meeting (and cancel if ignored) :

      1. Select a location for which the above Brain Rule is configured

      2. Make a reservation for the near future for the selected location on any of the touch points, with a user that is configured with as per the Brain Rule requirements (for example phone number and/or e-mail address of the reservation responsible needs to be configured)

      3. If the Brain Rule is working, you should get a message

        1. upon confirmation, the reservation continues to exist

        2. upon cancellation, the location should be cancelled (reservation object receives flag "cancelled")

    Search

      1. sollten die (in der Brain Rule definierten) Benutzer(gruppen) eine Meldung erhalten

    • Senden Sie eine Nachricht zur Bestätigung einer bevorstehenden Besprechung (und sagen Sie sie ab, wenn Sie sie ignorieren) :

      1. Wählen Sie einen Standort, für den die oben genannte Brain Rule konfiguriert ist

      2. Vornahme einer Reservierung für die nahe Zukunft für den ausgewählten Standort an einem der Touchpoints mit einem Benutzer, der gemäß den Anforderungen der Brain Rule konfiguriert ist (z. B. muss die Telefonnummer und/oder E-Mail-Adresse des Reservierungsverantwortlichen konfiguriert werden)

      3. Wenn die Brain Rule funktioniert, sollten Sie eine Meldung erhalten

        1. mit der Bestätigung bleibt die Reservierung bestehen

        2. bei Stornierung soll der Ort storniert werden (Reservierungsobjekt erhält Flagge "cancelled")

    Suche

    Live Search