Moeilijkheidsgraad: beginner

Heb je gelezen: Uploading and viewing documents? Het onderstaande artikel herhaalt een deel van de informatie uit dat artikel en gaat er dieper op in.

Documenten beheren op de werkplek

Alle documenten die worden geüpload in en aangemaakt door het systeem zijn te vinden in de module DOCUMENTEN. Wanneer een document wordt aangemaakt

Documenten beheren in Workplace

Documenten worden via meerdere opties aangemaakt of geüpload:

• Geüpload door een gebruiker vanuit een object (bijvoorbeeld een foto of PDF binnen een verzoek)

• Door een gebruiker rechtstreeks in de documentmodule geüpload als een op zichzelf staand document

• Automatisch gegenereerd door het systeem (bijvoorbeeld bepaalde importlogbestanden of het factuurdocument dat automatisch wordt gegenereerd in uitgaande facturen)

Wanneer een document wordt gemaakt of geüpload, gebeurt dit in een bepaalde documentcategorie (met waardoor alle voordelen die categorieën hebben). Het is ook mogelijk om deze documenten op te slaan in een specifieke documentenmap. Deze mappen werken hetzelfde als de documentmappen die je op je computer hebt. Door de toegangsrechten op documentcategorie- en/of documentmapniveau te beheren, kunnen we ervoor zorgen dat documenten beschikbaar zijn voor de juiste gebruikers.

Documentmappen en toegang

Workplace Management heeft standaard een vooraf gedefinieerde set categorieën. In de meeste gevallen wordt de categorie automatisch bepaald. Een document dat bijvoorbeeld wordt geüpload in het kader van een contract, krijgt automatisch de categorie 'Contractdocument'.

Het is mogelijk om een document te uploaden zonder het op te slaan in een map. Dit is bijvoorbeeld gebruikelijk bij het uploaden van een document bij een aanvraag, reservering of misschien een werkorder. In dit geval is het document gekoppeld aan dat specifieke object.

Algemeen documenten zoeken via navigatiemenu

Alle documenten die zijn geüpload in Workplace Management (hetzij binnen de context van een object, aangemaakt als een op zichzelf staand document of automatisch gegenereerd door het systeem), zijn te vinden in de module Documenten via het navigatiemenu:

Image Added

Deze navigatiemenu-optie is alleen zichtbaar voor beheerders en gebruikers met de systeemgroep: 4.

Documentbeheer (FMB-G067)

Documentenmappen gebruiken

Het is ook mogelijk om deze documenten op te slaan in een specifieke documentenmap. Deze mappen werken op dezelfde manier als de documentmappen op een computer.

Documentmappen zijn te vinden op drie twee plaatsen:

1. In de menuoptie DOCUMENTEN > Documenten > druk op de knop 'Map' in het document onder andere.

2. Bijvoorbeeld in In de context van een objectsommige soorten objecten, bijvoorbeeld:

   1. menuoptie PROPERTIES > Eigenschappen Nagivation menu-optie Gebouwen > Gebouwen > open een eigenschap gebouw > tabblad Documenten > druk op de knop 'Map' in het document onder anderede documentenlijst.

   2. menuoptie ASSETS > Assets Navigatiemenu optie ACTIVA > Activa > open een asset activum > tabblad Documenten > druk op de knop 'Map' in het document onder andere.

3. Aangepaste/basislijnspecifieke pagina's of menuopties

Documentmappen maken of bewerkenDocumentmappen maken of bewerken

Documentmappen kunnen worden gemaakt en bewerkt door beheerders en gebruikers met de systeemgroep 1: documentmappen maken:

1. Navigeer naar een mappagina (zie stappen in het gedeelte hierboven).

2. Bepaal op welk hiërarchisch niveau de map moet worden aangemaakt. De nieuwe map is altijd een kind van de map die je hebt geselecteerd. Bijvoorbeeld:

   1. Selecteer "Document" (Grijze rechthoek rond de tekst) om de map op het hoogste niveau te maken. Zie schermafbeelding.

   2. Als je een submap wilt maken, moet je de map selecteren waaronder de nieuwe map moet worden gemaakt. Als je 'Logos' selecteert, wordt de nieuwe map aangemaakt als een kind van de map 'Logos'.

3. Druk op de plus pictogram rechtsboven.

4. Druk op Nieuw om een nieuwe map aan te maken. Of Bewerk om de map te bewerken.

Documenten toevoegen aan mappen

Er zijn twee manieren om documenten aan een map toe te voegen:

1. Upload een document rechtstreeks naar een map. Dit wordt beschreven in de Uploading and viewing documents artikel.

2. Een document toevoegen aan een map nadat het is geüpload. Hiervoor zijn er twee manieren:

   1. Navigeer naar de map waarnaar u je het document wilt verplaatsen > druk op de knop 'Document toewijzen aan map' rechtsboven > zoek het document op
      

      

   2. Open het document > druk op de functietoets 'Verplaatsen naar' > zoek map > selecteer een map met het selectievakje > Ok . Opmerking: deze functieknop is standaard verborgen.
      

      

Workplace gebruikt documentcategorieën om toegangsrechten tot documenten te beheren. Het is waarschijnlijk dat niet alle gebruikers toegang moeten hebben tot alle documenten in de omgeving. Door documenten op te slaan in expliciete categorieën, kunnen toegangsrechten worden ingesteld op de objecten binnen de documentcategorie.

Image Removed

Toegang tot de documentcategorieën

Een documentcategorie wordt op dezelfde manier aangemaakt als elke andere categorie in Workplace. Lees /wiki/spaces/KB/pages/93913144 om te zien hoe je een categorie instelt, bewerkt en verwijdert.

Om de categorieën op documenten te vinden:

1. Navigeer naar Documenten in het navigatiemenu;

2. Klik op Documenten;

3. Klik op de Map pictogram (rechterbovenhoek).

• Door de toegangsrechten voor de inhoud binnen een expliciete categorie aan te passen, is het mogelijk om te bepalen welke gebruikersgroepen toegang hebben tot de documenten in deze categorie. Lees ook hier /wiki/spaces/KB/pages/93913144 voor meer informatie over het configureren van deze functie.

• Bij het uploaden van een document in de omgeving is het (vaak) mogelijk om de categorie van het document te wijzigen.

Image Removed

Versiebeheer

Document versies

• Bij het maken van een document in Workplace krijgt het een uniek referentienummer en wordt het gemaakt als versie 1.0

• Het is mogelijk om een nieuwe versie van hetzelfde document te uploaden. Dit is bijvoorbeeld de voorkeursmethode voor sjablonen (omdat de link naar andere objecten intact blijft).

• Een nieuwe versie van een bestaand document maken:

  • het document openen

  • druk op de knop 'Uploaden

  • een nieuwe versie van het document uploaden

  • Via de clientinstelling 'Versienummering' kun je de versienummering bepalen. De standaardinstelling is 1.1, 1.2, 1.3, enz.

• Workplace zorgt ervoor dat de nieuwste versie (tenzij anders aangegeven) wordt ingesteld als actieve versie.

• Door de laatste versie te verwijderen, gebruikt Workplace automatisch de nieuwste versie die in het document is geüpload.

• De oude versie kan worden bekeken op het tabblad 'Versies'.

Documentinstellingen op de omgeving

• .

Om toegang te krijgen tot deze instellingen:

1. druk op de Klantinstellingen knop op uw startbord

2. Klik op de Tabblad Documenten.

3. Door een paar seconden met de muis over de instellingen te bewegen, wordt de uitleg van de instellingen weergegeven.

ALGEMEEN

PDF

Deze instelling bepaalt of een document moet worden geconverteerd naar PDF na een upload. Opmerking: Als deze instelling op "Ja" staat, neemt het opslaggebruik toe. Deze instelling is standaard ingesteld op "Ja".

Opmaak

Wanneer "PDF = ja". Deze instelling bepaalt of voor elke pagina een afbeelding met hoge resolutie moet worden gegenereerd voor opmaak en contractabstractie. Het opslaggebruik zal toenemen met 100-200 Kb voor elk document.

Verberg thumbnail plaatshouder

Wanneer een verwijzing naar een document wordt weergegeven als een miniatuurafbeelding, maar er geen document is geselecteerd, moet er dan wel of geen plaatshouder voor de miniatuurafbeelding worden weergegeven?

Versienummering

Als je een nieuwe documentversie uploadt, wordt het versienummer automatisch verhoogd. Je kunt aangeven welk nummeringsschema moet worden gebruikt. Als je een ander bestandsformaat naar een document uploadt, wordt de versienummering opnieuw ingesteld.

Gerelateerde documenten

Je kunt aangeven hoe je wilt navigeren door de gerelateerde documenten in submenu's, zoals projecten, eigenschappen en contracten. Als je meestal een klein aantal objecten hebt, kun je kiezen voor de lijstoptie. Als je met mappen werkt kun je direct de hoofdmap tonen. Standaard wordt er een zoekscherm getoond.

Erven alleen "geen" toegang

Documenten kunnen de toegang erven van de objecten waaraan ze gekoppeld zijn. Het maximum van de toegang tot de gerelateerde objecten wordt gebruikt. Als deze instelling is ingeschakeld, wordt de toegang alleen geërfd van de gerelateerde objecten als het maximum "geen" is. Als het maximum "view" of "full" is, wordt de toegang niet geërfd. In dat geval wordt alleen rekening gehouden met de toegangsrechten voor het document zelf.

UPLOADEN/DOWNLOADEN

Categorie opgeven bij uploaden

Bij het uploaden van een document moet de gebruiker opgeven naar welke categorie het document moet worden geüpload.

Standaardcategorie bij uploaden

Als de instelling op "Ja" staat, wordt de standaardcategorie (gebruikersafhankelijk) gebruikt bij het uploaden van documenten zonder categorie. Als de instelling op "Nee" staat, is het verplicht om de categoriemap op te geven bij het uploaden.

Slepen en neerzetten

Je kunt aangeven of de sleepfunctie voor het uploaden van documenten moet worden geactiveerd. Hiervoor wordt een ondertekende java-applet gebruikt. De hier ingestelde waarde is de standaardwaarde voor

Maximale uploadgrootte MB

De maximale uploadgrootte van een document in MB's.

Samenvatting

Oefening

•  Maak een nieuwe documentmap.
•  Maak een nieuwe documentcategorie.
•  Sla een document op in zowel je nieuwe documentmap als je documentcategorie.

Zoek op