Moeilijkheidsgraad: beginner
...
| Table of Contents | |||
|---|---|---|---|
|
...
Leerdoelen
Na het lezen van dit artikel zul je in staat zijn om:
Voer de moduleactivering uit voor Aanvragen
Hoe naar de moduleactivering navigeren
De activering van de module voor Aanvragen starten:
navigeer naar het startbord.
Klik op de module activeringen.
Selecteer het tabblad Beschikbare modules om uit te rollen en selecteer Standaardaanvragen.
Klik na het selecteren van Standaardaanvragen op Uitrollen geselecteerde module.
Je krijgt dan een korte uitleg zoals hieronder.
...
Hierna wordt een nieuwe pagina geopend:
...
Te volgen stappen
Stap 1 De servicedeskservicegroepen toevoegen
Om servicegroepen toe te voegen, navigeer je naar de lijst onder aan de pagina en klik je op Servicegroep toevoegen. Geef deze servicegroep een naam. Voorbeelden van servicegroepen kunnen zijn: Facility Desk en IT.
...
De servicegroepen worden gebruikt om specifieke probleemtypen toe te wijzen, gebruikers worden gegroepeerd binnen een servicegroep en krijgen via hun servicegroep Verzoeken of Taken toegewezen.
Waar worden servicegroepen voor gebruikt? Het problemType kapotte koffieautomaten heeft bijvoorbeeld de Facility Desk als servicegroep. Als een Aanvraag wordt ingediend en het problemType "kapotte koffieautomaat" wordt geselecteerd, kunnen alle gebruikers binnen de Facility Desk dit Aanvraag behandelen/toewijzen. Deze logica wordt ingesteld met behulp van de probleembomen. Lees alles over probleemtypen in dit artikel: Problem tree/ problem type scheme.
| Info |
|---|
Tip: Omdat elke servicegroep zijn eigen gebruikersprofiel krijgt (meer over profielen in stap 2), moeten we voorzichtig zijn bij het aanmaken ervan. Maak alleen servicegroepen die nodig hun eigen profiel, of dit nu om functionele of gegevensgerelateerde redenen is. Bijvoorbeeld, een Facility Desk en IT servicegroep krijgen zeer verschillende verzoeken en zijn toegewezen aan verschillende gebruikers, maar als dezelfde groep mensen de Facility Desk en IT taken uitvoert, dan zou het beter zijn om deze servicegroep te combineren. |
Stap 2 Nog te bepalen instellingen
| Note |
|---|
Tip: We bespreken de instellingen in de tabel hieronder. Als je echter met de muis over het veld beweegt dat je aan het invullen bent, krijg je vaak dezelfde helptekst te zien: |
...
| title | Settings overview |
|---|
...
Instelling
...
Beschrijving
...
Eigenschappen gebruiken
...
Indien ingesteld op ja en als de klant meerdere locaties heeft, kan een locatie worden opgegeven in het verzoek. Een standaardlocatie kan worden ingesteld op het contact van een gebruiker.
...
Gebieden gebruiken
...
Als dit is ingesteld op ja, moet er ook een gebied worden opgegeven bij het maken van een verzoek.
...
Activa gebruiken
...
Als dit is ingesteld op ja, kunnen activa worden opgegeven bij het maken van een verzoek.
...
Gebruik SLA-tijden
...
Bepaalt of de SLA-velden zichtbaar zijn op de aanvraagpagina en op het Servicedesk StartBoard.
...
Verberg optie om verzoek naar aannemer te sturen
...
Als verzoeken niet mogen worden doorgestuurd (via e-mail) naar aannemers (bij gebruik van werkorders), kan deze optie worden verborgen. Als deze optie is ingesteld op ja, worden de relevante velden op de aanvraagpagina en de workflowknop verborgen.
...
Aanvraag automatisch sluiten na werkdagen
...
Het verzoek wordt na x werkdagen gesloten als de verzoeker het verzoek niet goedkeurt. Indien ingesteld op 0, wordt het verzoek automatisch afgesloten na afhandeling zonder de goedkeuringstaak voor de verzoeker.
...
Bijwerken gedaan door requestor vlag instellen
...
Als dit is ingesteld op ja, houdt het verzoek bij of er een update is gemaakt in het veld 'Commentaar' door de verzoeker. Als er een bijwerking is gedaan door de verzoeker, verschijnt er een extra veld met een selectievakje voor de afhandelaar van de verzoekpagina. In dit veld kan de afhandelaar aangeven dat de update is gezien. Bijgewerkte verzoeken die nog niet gezien zijn, worden bovenaan het Servicedesk StartBoard getoond.
...
Voorkeursleveranciers gebruiken
...
Door gebruik te maken van voorkeursleveranciers is het mogelijk om te bepalen welke leverancier automatisch moet worden geselecteerd binnen een aanvraag of een automatisch aangemaakte werkorder, gebaseerd op het problemType van een ingediende aanvraag.
...
Kennisbank gebruiken
...
Als deze optie is ingesteld op Ja, worden de opties rond Kennisbank zichtbaar: Tabbladen in aanvraag-, probleem- en wijzigingsproces en in de probleemtypen. Navigatiemenu-optie (Knowledge base) voor aanvragen en ITIL.
...
Controleer dubbele probleemtypen
...
Dubbele controle op hetzelfde probleemtype
...
Dubbele eigendom controleren
...
Dubbele controle op hetzelfde object
...
Controleer dubbel gebied
...
Dubbele controle op hetzelfde gebied
...
Controleer dubbele activa
...
Dubbele controle op hetzelfde bedrijfsmiddel
...
| title | Pre-defined settings |
|---|
Er zijn een aantal voorgedefinieerde instellingen. Als deze moeten worden aangepast, kunt u dit doen via de knop "Module-instellingen" op uw startbord > tabblad 'Aanvragen en ITIL'.
...
Gebruik verzoeken
...
Als deze optie is ingesteld op ja, worden in deze omgeving verzoeken gebruikt.
...
Probleemtype via trefwoorden
...
Als dit is ingesteld op ja, kan de gebruiker een trefwoordveld gebruiken om het juiste probleem te selecteren binnen een verzoek in plaats van een keuzelijst te gebruiken. Als de clientomgeving een uitgebreide probleemstructuur heeft, werkt het gebruik van trefwoorden vaak beter voor de eindgebruiker. Voor elk probleemtype kunnen meerdere trefwoorden worden geregistreerd. Het zoekveld trefwoorden voor een verzoek houdt ook de referentie en het onderwerp van het probleemtype bij als er wordt gezocht.
...
Toon kennisbank op startbord (eindgebruikers)
...
Indien ingesteld op Ja is de optie "Kennisbank" zichtbaar op de knoppenbalk voor eindgebruikers. Dit gebeurt via een aparte instelling, zodat de kennisbank alleen aan eindgebruikers kan worden getoond als er voldoende items zijn toegevoegd.
Stap 3 De activering van de module starten
Wat gebeurt er als je op de groene Start knop in deze wizardstap?
Je gaat naar de volgende pagina van de Wizard.
Workflow-e-mails worden automatisch aangemaakt. Dit betekent dat wij de workflow-e-mails maken die worden verzonden bij het indienen/annuleren/sluiten van Verzoeken.
Relevante imports zijn aangemaakt, in de volgende stap zullen we deze imports bespreken.
Stap 4 Controleer de gegevens en sluit de activering van de module.
Op de volgende pagina kunnen we alle items controleren die zijn aangemaakt. Hier staat ook een checklist die we kunnen volgen.
In het bovenstaande voorbeeld hebben we twee servicegroepen gemaakt: Facility Desk en IT. Dit resulteert in de aanmaak van twee gebruikersgroepen met overeenkomstige namen.
Wanneer deze gebruikersgroepen worden toegevoegd aan een gebruikersprofiel, kunnen verzoeken die zijn toegewezen aan deze servicegroepen worden afgehandeld door een gebruiker met dit profiel. Deze gebruikersgroepen moeten aan minstens één profiel worden toegevoegd om verzoeken goed te kunnen afhandelen.
...
| title | Authorizations |
|---|
De volgende groepen kunnen worden toegewezen aan gebruikers via de functie "Gebruikersprofielbeheer". Naast deze groepen moeten de groepen die zijn gemaakt op basis van de Servicedesk Servicegroepen worden toegevoegd aan de gebruikersprofielen.
...
Groep
...
Referentie
...
Opmerking
...
1. Verzoeken aanmaken
...
GOB-G002
...
Groep geeft toegang tot het maken van aanvragen
...
4. Servicedesk-medewerker
...
GOB-G013
Groep geeft de basistoegang om verzoeken af te handelen
...
4. servicegroepen
...
GOB-G033
...
Groep wordt gebruikt als bovenliggende groep voor alle servicegroepen die relevant zijn voor een verzoek. De servicegroepen die zijn gemaakt in de SBR worden weergegeven onder deze bovenliggende groep. Deze groepen kunnen worden gemaakt via (Beheer >) Instellingen > Processen > 'Verzoeken en ITIL' > Opnemen
...
5. Bomen met administratieve problemen
...
FMB-G057
...
Groep geeft toegang tot het maken en beheren van probleemtypen binnen een probleemstructuur
...
7. Management dashboards aanvragen
...
FMB-G082
|
| Info |
|---|
Dit artikel gaat over het activeren van deze module als implementatieconsultant. Voor meer gedetailleerde informatie over hoe je de concepten in deze module beheert of gebruikt als applicatiebeheerder of gebruiker (bijvoorbeeld details over hoe je een object aanmaakt), zie de gerelateerde module in het gedeelte Applicatiebeheer en/of Gebruikers van deze kennisbank: Application Managers / Users |
1. Verzoeken in het algemeen
Een verzoeksysteem is een hulpmiddel dat wordt gebruikt om het volgende te rapporteren en aan te pakken problemen of onderhoudsbehoeften binnen een faciliteit of kantoorgebouw. De persoon die een verzoek indient, geeft gedetailleerde en essentiële informatie over het probleem zodat de verantwoordelijke persoon of team kan de kwestie dienovereenkomstig en binnen de bepaalde periode. Het aanvraagproces biedt transparantie aan de aanvrager en de verantwoordelijke voor de voortgang van het verzoek.
Over het algemeen is een aanvraagsysteem in facilitair management stroomlijnt het proces van het melden en oplossen van problemenDit leidt tot meer efficiëntie, betere communicatie en beter onderhoud van de faciliteit. Het helpt ervoor te zorgen dat de faciliteit veilig, functioneelen comfortabel voor de bewoners.
2. Waar gaat deze module over
Zie voor meer informatie over de inhoud van deze module, inclusief gedetailleerde beschrijvingen van enkele kernonderdelen: Requests module in de sectie 'Applicatiebeheerders'.
3. Waarom deze module gebruiken
Met deze module kunnen werknemers/gebruikers gemakkelijk werkgerelateerde verzoeken indienen of problemen melden. Het systeem wijst deze verzoeken automatisch toe aan het juiste team, zodat gebruikers niet zelf de juiste persoon of het juiste team hoeven te zoeken. Bovendien kan de module verzoeken opsplitsen in een of meer correctieve werkorders, die automatisch naar de gewenste leveranciers kunnen worden gestuurd. Gebruikers kunnen de voortgang van hun verzoeken volgen via rapporten en dashboards, waarbij wordt geëvalueerd of verzoeken zijn afgehandeld binnen de SLA (Service Level Agreement) tijden en of werkorders zijn voltooid door leveranciers.
3.1 Binnen de module te maken keuzes
De meest relevante keuzes die gemaakt kunnen worden bij het gebruik van deze module zijn de volgende:
Welke servicegroepen worden gebruikt door de klant? Alle leden van de servicegroep worden gebruikers van de toepassing Workplace Management en krijgen taken om verzoeken af te handelen.
Welke probleemtypen van toepassing zijn op de klant? Wil de klant een eenvoudige lijst met slechts een paar probleemtypes om uit te kiezen of een volledige hiërarchie van probleemtypes met meerdere niveaus?
Wil de klant correctieve werkorders? Verzoeken kunnen direct worden afgehandeld door de verantwoordelijke servicegroep (lid) of via correctieve werkorders die op basis van het verzoek worden aangemaakt. Correctieve werkorders kunnen worden toegewezen aan interne gebruikers of externe leveranciers om relevante kosten te registreren en het probleem af te handelen. Als de klant correctieve werkorders wil gebruiken:
Correctieve werkorders in het algemeen gebruiken: correctieve werkorders kunnen in alle verzoeken worden aangemaakt (onafhankelijk van het probleemtype)
Gebruik correctieve werkorders op basis van het probleemtype: Bepaal per probleemtype of er correctieve werkorders kunnen worden aangemaakt.
Zijn SLA's gebruikt om de respons- en afhandeltijden van verzoeken te controleren? Zo ja, registreer dan de gewenste respons- en afhandeltijden per prioriteit.
4. Hoe deze module activeren
Zoals voor elke nieuwe module gebruikt u de optie 'Module-activatie' op het startpaneel van de beheerder (alleen beschikbaar voor beheerders van niveau 2 en 3). Zie voor meer algemene informatie over deze opties voor moduleactivering Module activation
4.1 Vereisten voordat u deze module inschakelt
Voor de module Verzoeken is het niet nodig om eerst andere modules te activeren. Als je echter een specifiek gebouw, gebied en/of bedrijfsmiddel wilt kunnen koppelen aan een verzoek, moeten deze modules eerst worden geactiveerd. Anders is het alleen mogelijk om het specifieke gebouw, gebied en/of bedrijfsmiddel te registreren in een beschrijvingsveld. Inzicht in het aantal aanvragen voor een specifiek gebouw, gebied of object is dan niet mogelijk.
Zie voor meer informatie over deze modules:
4.2 Activering van module
Voor deze specifieke module-activatie zijn meerdere instellingen en opties van toepassing:
...
Nog te bepalen instellingen
Gebruik SLA-tijden: Schakel deze optie in om de gewenste respons- en afhandeltijden per prioriteit te registreren en te kunnen rapporteren over de respons- en afhandeltijden voor alle verzoeken.
Verberg optie om verzoek naar aannemer te sturen: Verberg de optie om het verzoek door te sturen naar een aannemer in plaats van te werken met correctieve werkorders. Het doorsturen van verzoeken naar een aannemer kan worden gebruikt als de klant hiervoor geen correctieve werkorders gebruikt.
Aanvraag automatisch sluiten na werkdagen: Nadat een verzoek is afgehandeld, kan de verzoeker controleren of het verzoek goed is afgehandeld. Als de aanvrager het verzoek niet controleert, wordt het verzoek na X dagen automatisch gesloten.
Bijwerken gedaan door requestor vlag instellen: Schakel deze optie in als de verzoeken gemarkeerd moeten worden zodra de verzoeker meer informatie aan het verzoek toevoegt. De servicegroep die het verzoek afhandelt, wordt zich bewust van de aanvullende informatie en kan het verzoek markeren om te bevestigen dat de update van de verzoeker is gezien.
Voorkeursleveranciers gebruiken: Schakel deze optie in om voorkeursleveranciers te registreren in het algemeen, per gebouw, per gebied en/of per bedrijfsmiddel en laat de applicatie automatisch de voorkeursleverancier toewijzen aan de correctieve werkorders.
Kennisbank gebruiken: Schakel deze optie in om een kennisbank te gebruiken in verzoeken, waar gebruikers kennisbankitems kunnen toevoegen om andere gebruikers te helpen verzoeken sneller en efficiënter af te handelen.
Controleer dubbele probleemtypen: Schakel deze optie in om de applicatie te laten controleren op dubbele (open) verzoeken met hetzelfde probleemtype.
Duplicaat controleren gebouw: Schakel deze optie in om de applicatie te laten controleren op dubbele (open) verzoeken met hetzelfde gebouw.
Controleer dubbel gebied: Schakel deze optie in om de applicatie te laten controleren op dubbele (open) verzoeken met hetzelfde gebied.
Controleer dubbele activa: Schakel deze optie in om de applicatie te laten controleren op dubbele (open) verzoeken met hetzelfde bedrijfsmiddel.
Servicegroepen:
Maak de gewenste servicegroepen direct aan vanuit de module activeringen 'Servicedesk servicegroepen'. Er moet minstens één servicegroep worden gemaakt om de module-activatie te kunnen starten.
4.2.1 Workflow e-mails
De e-mails die automatisch worden verzonden via de workflow (bijvoorbeeld de bevestigingsmail naar de aanvrager nadat de nieuwe aanvraag is ingediend) worden ook gegenereerd en getoond in de include over de module-activering nadat de module-activering is gestart. Als de klant een of meer workflow e-mails niet wil gebruiken, kunnen de e-mails direct uit het overzicht worden verwijderd. Voor meer informatie over workflow e-mails: Standard Workflow emails
Zie voor een gedetailleerde beschrijving van de e-mails die via de workflow worden verzonden: Requests module in de sectie 'Applicatiebeheerders'.
4.3 Gegevensimport
Bij het activeren van deze module worden enkele gegevensimporten beschikbaar, die kunnen worden gebruikt om snel relevante gegevens in het systeem te importeren (in tegenstelling tot het handmatig invoeren van deze gegevens, wat ook mogelijk is).
Relevante gegevensimporten worden beschikbaar in de moduleactivering nadat de activering is gestart. Standaardgegevensimporten zijn ook te vinden op het beheerdersstartbord (alleen voor beheerders van niveau 2 en 3).
Zie voor meer informatie over gegevensimport in het algemeen: Gegevensimport
Als de module Verzoeken is geactiveerd, zijn de volgende standaard importconnectoren beschikbaar:
Referentie | Naam | Beschrijving |
|---|---|---|
FMB-F-031 | Typen importproblemen (basis) | Deze import kan worden gebruikt om de probleemtypes te importeren die kunnen worden geselecteerd in verzoeken. Dit is een basisvariant van de probleemtype-import zonder werkorders of ITIL-instellingen. |
FMB-F-032 | Probleemtypes importeren (geavanceerd) | Deze import kan worden gebruikt om de probleemtypes te importeren die kunnen worden geselecteerd in verzoeken. Dit is de geavanceerde variant van de probleemtype-import met werkorders en ITIL-instellingen. |
4.4 Systeemgroepen
Wanneer een module is geactiveerd, worden systeemgroepen beschikbaar die kunnen worden toegewezen aan gebruikersprofielen. Deze systeemgroepen geven gebruikers toegang tot (een subset van) navigatiemenuopties, startbordtabbladen en taken in de relevante workflow(s).
Zie voor meer algemene informatie over gebruikersprofielen, systeemgroepen, gebruikers en het dashboard met gebruikersprofielen:User management
Voor de module Aanvragen zijn de volgende systeemgroepen beschikbaar:
...
Groep
...
Referentie
...
Opmerking
...
6. aanvrager
...
GOB-G006
...
Groep wordt automatisch toegewezen aan een gebruiker die de aanvrager van een object is en de relevante workflowtaken en vereiste rechten op het object krijgt.
...
6. Servicegroepen
...
GOB-G033
...
Gebruikers krijgen automatisch deze groep in de context van een object wanneer een groep waar ze lid van zijn is ingesteld als de (huidige) groep die verantwoordelijk is voor het object (verzoek, werkorder, enz.)
...
6. servicedesk voor werknemers
...
GOB-G014
...
De groep wordt binnen de context van een verzoek automatisch toegewezen aan de gebruiker die het verzoek behandelt en geeft de gebruiker de juiste workflowtaken en autorisaties
...
6. externe performer
...
GOB-G015
...
Groep wordt automatisch toegewezen aan de aannemer in de context van een verzoek of werkorder en wordt gebruikt om de gebruiker de juiste rechten te geven in het verzoek of de werkorder
...
6. Verzoeker houdt me op de hoogte
...
FMB-G047
...
Als de aanvrager (in een verzoek) heeft aangegeven 'Hou me op de hoogte' (fmb-KeepMePosted) wordt de fromContactId toegevoegd aan deze groep (via scripting). Alle e-mails met informatieverzoeken gaan naar deze groep
Voor het importeren van gegevens doorlopen we de basisstappen voor het importeren van moduleactiveringsgegevens. Meer details over importeren vind je in dit artikel Imports.
Bestanden importeren: Het bestand dat wordt gemaakt is voor het importeren van Problemtypes. Het importsjabloon downloaden:
navigeren naar de "Relevante invoer" omvatten
Klik op importsjabloon genereren
Klik op het downloadpictogram naast de lus om de sjabloon te downloaden.
Tip: in de kolom Service Group van het importbestand kunt u alleen de service Groups gebruiken die in de eerste stap van deze wizard zijn gedefinieerd.
Bestanden naar de klant verzenden
Importbestanden ontvangen en goedgekeurd.
Controleer, indien relevant, of objecten succesvol zijn geïmporteerd.
Bekijk de aangemaakte problemTypes via: navigatieMenu 'Aanvragen' > menuoptie 'Probleemtypeschema's' > druk op het vergrootglas voor 'problemtree'.
Klik op Importbestand uploaden en upload het importbestand dat je van de klant hebt gekregen.
Om te zien welke workflow e-mails zijn gemaakt, navigeren we naar de gegenereerde workflow e-mails. We kunnen de afzonderlijke e-mails nader bekijken door op de hyperlinks te klikken, maar voor meer informatie over workflow-e-mails kijk je op /wiki/spaces/KB/pages/25034763.
Als alles is afgehandeld, kunnen we de moduleactivering afsluiten door op de knop Sluiten te klikken, Aanvragen wordt nu weergegeven als een optie van het NavigatieMenu.
Samenvatting
| Rw ui textbox macro |
|---|
Stappen in de module-activeringen:
|
Zoek op
...
Referentie | Naam | Beschrijving | Licentie nodig |
|---|---|---|---|
GOB-G002 | Verzoeken aanmaken | Groep geeft toegang tot het maken van verzoeken (object- en startbordmenu-opties) | Aanvrager |
FMB-G151 | Verzoeken bekijken | Groep geeft toegang tot de optie 'Aanvragen' in het navigatiemenu. | Aanvrager |
GOB-G013 | Servicedesk medewerker | Groep geeft algemene rechten om verzoeken te bekijken en af te handelen. De groep moet worden toegewezen aan elke servicedeskmedewerker (naast de klantspecifieke servicedeskgroep voor het afhandelen van de specifieke verzoeken voor die servicegroep) | Beperkte gebruiker |
GOB-G033 | Servicegroepen | Moedergroep waaronder alle klantspecifieke ServiceDesk groepen worden gemaakt. Toegangsrechten en filterpagina's maken op veel plaatsen gebruik van deze groep en alle kindgroepen om de klantspecifieke ServiceDesk groepen te voorzien van de juiste toegangsrechten en de mogelijkheid om deze te selecteren. | |
FMB-G057 | Probleembomen beheren | Groep geeft toegang tot het maken en bewerken van probleembomen en probleemtypen. | Volledige gebruiker |
FMB-G082 | Management dashboards aanvragen | Groep geeft toegang tot de menuoptie "Management dashboards" voor de module aanvragen, evenals toegang tot de relevante objecten om deze inhoud van de dashboards te bekijken. |
Hieronder staat een voorbeeld van het gebruikersprofiel van Facility Desk/IT.
...
Gebruikersgroepen worden altijd toegevoegd aan de gebruikersprofielen om toegang te geven tot functionaliteiten. Daarnaast wijst Workplace op de achtergrond groepen toe aan gebruikers in de context van objecten. Een eenvoudig voorbeeld is de groep Requestor. Een gebruiker die een verzoek aanmaakt, krijgt de groep 'Requestor' in de context van dat specifieke verzoek. Deze groep kan vervolgens worden gebruikt om toegangsrechten toe te wijzen of om e-mails aan te sturen. Hieronder een overzicht van deze contextuele groepen binnen de verzoekmodule.
Beperkte gebruiker |
Via de optie 'Gebruikersprofielbeheer' op het startpaneel van de beheerder kunnen deze systeemgroepen worden toegewezen aan bestaande gebruikersprofielen of worden toegevoegd aan nieuw aangemaakte gebruikersprofielen.
4.4.1 Relevante systeemgroepen van andere modules:
Voor sommige modules kunnen andere (master data) modules van belang zijn om deze module volledig te kunnen gebruiken.
Voor Verzoeken zijn de masterdatamodules "Gebouwen en gebieden" en "Activa" vaak relevant. Daarom moeten mogelijk ook de volgende systeemgroepen worden toegewezen aan gebruikers (als dat in het verleden nog niet is gebeurd) om de relevante masterdataobjecten te kunnen maken en bewerken.
Referentie | Naam | Beschrijving | Licentie nodig |
|---|---|---|---|
GOB-G007 | Gebouwen en gebieden bewerken | Groep geeft rechten voor het maken en bewerken van gebouwen en gebieden | Volledige gebruiker |
GOB-G008 | Activa bewerken | Groep geeft rechten voor het maken en bewerken van bedrijfsmiddelen | Volledige gebruiker |
Bij het genereren van de gebruikersprofielen is het aan te raden om deze groepen op te nemen of speciale profielen (en gebruikers) voor deze modules te hebben.
4.5 Navigatiemenu en startbordopties
Wanneer een module wordt geactiveerd, worden de relevante navigatiemenuopties beschikbaar voor gebruikers met de juiste autorisaties (gebaseerd op de systeemgroepen). Vervolgens wordt een module-specifiek key user startboard tabblad beschikbaar voor die specifieke module en is zichtbaar afhankelijk van de autorisaties van de gebruiker. Dit tabblad geeft gebruikers inzichten en dagelijkse werkoverzichten die relevant zijn voor de specifieke module.
Zie voor meer algemene informatie over het navigatiemenu en het startpaneel: https://spacewell.atlassian.net/wiki/spaces/KB/pages/441712705/Authorizing+users#2.2-Navigation-menu-and-Startboard
Voor de module Aanvragen zijn de volgende opties in het navigatiemenu beschikbaar:
Optie navigatiemenu | Beschikbaar voor systeemgroepen | Beschrijving |
|---|---|---|
Verzoeken |
| De optie om naar alle bestaande verzoeken te zoeken. |
Regelingen voor probleemtypen |
| De optie om de probleemtypes te beheren. |
Rollen |
| De optie om de rollen te beheren die kunnen worden gekoppeld aan probleemtypen en voorkeursleveranciers. |
Voorkeursleveranciers |
| De optie om voorkeursleveranciers in het algemeen te beheren. Specifieke object-gerelateerde voorkeursleveranciers kunnen worden beheerd binnen het bijbehorende object (bijv. een gebouw). |
Kennisbank |
| De optie om kennisbankitems te beheren. |
Dashboard aanvragen |
| Een management dashboard met overzichten en grafieken met betrekking tot verzoeken (nieuw vs afgehandeld, SLA responstijden, etc.) |
Voor de module Verzoeken is het volgende tabblad Startbord beschikbaar:
...
Dit tabblad is beschikbaar voor de volgende systeemgroepen:
Servicedesk medewerker
Management dashboards aanvragen
Dit tabblad heeft een aantal knoppen die lijken op de opties in het navigatiemenu met dezelfde namen. Daarnaast bevat dit tabblad de volgende onderdelen (de meeste zijn alleen zichtbaar als ze gegevens bevatten):
Verzoeken voor mijn team, nog niet toegewezen: Dit overzicht toont aangemaakte tickets die zijn toegewezen aan je team (servicegroep) en die nog niet zijn toegewezen aan een teamlid om het verzoek af te handelen.
Verzoeken die aan mij zijn toegewezen: Dit overzicht toont verzoeken die aan mij zijn toegewezen om af te handelen.
5. Aanvullende rapporten
Voor sommige modules zijn extra rapporten beschikbaar via de menuoptie 'Rapporten'.
Voor de module Verzoeken zijn er rapporten beschikbaar via:
Navigatiemenu rapporten: Een lange lijst met rapporten over aanvragen die beschikbaar zijn voor alle servicegroepen.
Management dashboard: Een management dashboard voor verzoeken is beschikbaar in het navigatiemenu 'Verzoeken' voor de systeemgroep 'Management dashboards verzoeken', met overzichten en grafieken met betrekking tot verzoeken (Nieuw vs. afgehandeld, SLA-reactietijden, etc.):
...
6. Extra instellingen en opties na inschakelen
Voor sommige modules kunnen aanvullende instellingen worden geconfigureerd na de eerste activering van de module via de optie 'Module-instellingen' op het startpaneel van de beheerder. Een module wordt altijd geactiveerd met de meest gebruikte instellingen vooraf gedefinieerd. Nadat de module is geactiveerd, kan de module meer geavanceerde instellingen beschikbaar hebben, die ook via de module-instellingen kunnen worden beheerd.
Ga naar Module-instellingen → tabblad Verzoeken om naar alle instellingen voor Verzoeken te gaan. Beweeg de muis over de beschikbare instellingen voor meer informatie:
...
7. Aanvullende informatie
Momenteel geen aanvullende informatie.
8. Gebruikershandleiding
Voor de gebruikershandleiding met een meer stapsgewijze uitleg van het proces zelf, zien: Aanvragenmodule voor (eind)gebruikers
9. VRAAG EN ANTWOORD
Wachten op antwoord op vragen.