Moeilijkheidsgraad: beginner
Inhoud
| Table of Contents | |||
|---|---|---|---|
|
...
Leerdoelen
Na het lezen van dit artikel zul je in staat zijn om:
...
|
WPM-WPE integratie
De onderstaande stappen beschrijven de stappen die nodig zijn om WPM
...
Een van de belangrijkste dingen is om de verplichte hiërarchie en regels voor het maken van eigenschappen en gebieden. Dit wordt in detail uitgelegd in stap 4.
...
| title | Step 1: Try if the provided logins work |
|---|
Stap 1: Probeer of de verstrekte logins werken
Het klinkt misschien logisch, maar de eerste stap is altijd om te controleren of je kunt inloggen op de Workplace Management (Axxerion) en de Workplace Experience (Cobundu) omgeving. Doe dit zodra u de login ontvangt zelfs als je nog niet van plan was om met de implementatie te beginnen! Dit geeft onze supportafdeling de tijd om het probleem voor je op te lossen.
| Note |
|---|
Neem zo snel mogelijk contact op met Spacewell Support als u problemen ondervindt bij het aanmelden of als u een blokkeerfout ziet bij het aanmelden. Zorg ervoor dat u een schermafbeelding van de fout toevoegt wanneer u contact opneemt met Spacewell Support. |
...
| title | Step 2: Initializing the environment |
|---|
Stap 2: De omgeving initialiseren
Het initialiseren van de omgeving is iets anders als je ook een WPM-WPE integratie opzet. Lees deze artikelen zorgvuldig door voordat je de omgeving initialiseert.
...
(Workplace Management) en WPE (Workplace Experience) te integreren.
1: De omgeving initialiseren
| Note |
|---|
Eigen werknemers (= gebruikers) |
...
mogen nog niet geïmporteerd worden via de |
...
initialisatie wizard. In plaats daarvan |
...
moeten deze gegevens worden geïmporteerd |
...
na het starten van de module |
...
Activatie" |
...
Workplace Experience: Reserveringen". De reden hiervoor is dat de instelling om |
...
automatisch nieuwe gebruikers toe te voegen aan de External App wordt ingesteld tijdens het uitvoeren van de module |
...
Activation for Workplace Experience: Reserveringen. Gebruikers die daarvoor zijn aangemaakt, worden niet automatisch toegevoegd en moeten handmatig worden toegevoegd. |
Zie artikel voor meer informatie over de initialisatiewizard:
...
Vul het veld 'Uw e-mailadres' en de server in.
Voeg indien nodig extra beheerders toe
...
Voltooi de wizardstap zoals je dat in elke andere omgeving zou doen
...
Druk op 'Starten
...
De volgende drie imports zijn verplicht, maar moeten worden uitgevoerd via de 'Workplace Experience: Reservering' module activeren. Je moet nu alle import overslaan. Als je de import al in dit stadium uitvoert via de initialisatiewizard, zullen sommige belangrijke instellingen ontbreken, wat resulteert in handmatig werk dat achteraf moet worden gedaan.
FMB-F-021 Eigenschappen importeren. Verplichte hiërarchie is van toepassing (beschreven in de Verplichte hiërarchie gedeelte van Workplace Experience: Reservations module activation and information Artikel in SBR).
Zelfs als je klant maar één woning heeft, kun je de import gebruiken om er zeker van te zijn dat alle instellingen correct zijn. Het gebruik van de import is niet verplicht, als je meer ervaring hebt kan het handmatig toevoegen van één woning sneller zijn dan het gebruik van de import.
FMB-F-022 Invoergebieden. Verplichte hiërarchie is van toepassing (beschreven in de Verplichte hiërarchie gedeelte van Workplace Experience: Reservations module activation and information Artikel in SBR).
FMB-F-002 Eigen werknemers importeren
Je kunt deze import overslaan als 1) je de gebruikers handmatig wilt aanmaken, 2) en geautomatiseerde ftp import zal worden ingesteld, of 3) SSO zal worden ingesteld.
...
Voltooi de wizard zoals gebruikelijk. Vergeet niet het tabblad met de e-mailinstellingen in te vullen!
...
Initiële configuratie van de omgeving.
Wat als de omgeving al geïnitialiseerd is?
Het is mogelijk dat een klant al Workplace gebruikt, maar nog niet Workplace Experience en onze Workplace App waarvoor de integratie is ingesteld.
In dat geval zijn gebruikers
...
, gebouwen, gebieden en (indien van toepassing) bedrijfsmiddelen (apparatuur), catalogusitems (diensten) en kostenplaatsen al aanwezig in de omgeving.
Deze moeten dan handmatig worden toegevoegd aan de Externe App*.
Dit wordt uitgelegd in de stap "Configuratie van de externe app" verderop in dit artikel.
...
Controleer ook
...
of de
...
gebouw- en gebiedshiërarchie correct is. De verplichte
...
gebouw- en gebiedshiërarchie wordt beschreven in het volgende artikel over moduleactivering:
...
| title | Step 3: checks before running the Module activation |
|---|
*Een externe app wordt gebruikt om Workplace Management te koppelen met andere applicaties (in dit geval Workplace Experience).
3: Controles voordat de Workplace Experience integratiemodule wordt geactiveerd
Controleer of er een vertrouwensrelatie is ingesteld
Druk op 'Clientinstellingen' op
...
het startbord van de beheerder;
Tabblad 'Authenticatie';
Scroll naar de onderkant van de pagina en druk op het tabblad 'Vertrouwensrelatie';
Neem contact op met Spacewell Support als er geen vertrouwensrelatie beschikbaar is.
...
Controleer of de toegangsregels zijn ingesteld
Druk op 'Clientinstellingen' op
...
het startbord van de beheerder;
Tabblad 'Authenticatie';
Scroll naar de onderkant van de pagina en druk op het tabblad 'Toegangsregels';
De toegangsregels moeten precies overeenkomen met wat
...
wordt weergegeven in de onderstaande schermafbeelding. Als
...
deze er anders uitzien: neem dan contact op met Spacewell Support.
...
Controleer of de externe app is ingesteld
Druk op 'Clientinstellingen' op
...
het startbord van de beheerder;
Tabblad 'Externe apps';
Scroll naar de onderkant van de pagina en druk op het tabblad 'Externe apps';
Een externe app van de categorie "
...
Workplace Experience" moet zichtbaar zijn. Als
...
deze externe app
...
niet zichtbaar is, neem dan contact op met Spacewell Support.
...
| Info |
|---|
Het is mogelijk om meerdere Externe apps in één omgeving te hebben in het geval van een multi-tenant werkplekbeheeromgeving. |
...
| title | Step 4: run the Workplace Experience:reservations module activation |
|---|
...
4: Voer de Workplace Experience uit:
...
Reserveringsmodule activeren
...
Via deze stap
...
wordt de module geactiveerd voor Workplace Experience integratie:
...
Zorg ervoor dat u de verplichte hiërarchie toepast bij het maken van eigenschappen en gebieden. De voorwaarden hiervoor worden uitgelegd in de Workplace Experience: Reservations module activation and information artikel.
Na het voltooien van de SBR: lees de informatie hieronder en controleer of de "Referentie Werkplek Ervaring huurder" hieronder is ingesteld en ga verder met de volgende stap.
Nieuwe knoppen zijn nu beschikbaar op je startbord
...
reserveringen. Dit wordt hier allemaal in detail beschreven: Workplace Experience integratie: Activering reservatiemodule en informatie.
Er is nu een nieuwe knop beschikbaar op het startpaneel van de beheerder
Na het activeren van de module wordt de module-instelling 'Use Workplace Experience' automatisch op
...
'yes' gezet en komt er een nieuwe knoppenbalk beschikbaar op het startbord van de
...
beheerder. Op deze knoppenbalk zijn verschillende opties zichtbaar
...
In stap 10 van dit artikel worden deze nieuwe knoppen uitgelegd.
Controleer of de "Referentiewerkplek ervaringshuurder" is ingesteld
Dit veld is ingesteld tijdens het uitvoeren van de Workplace Experience: Reserveringen SBR. Het veld "Referentie Workplace Experience huurder" wordt gebruikt voor de functionaliteit/knop "Exporteren gebruiker". Deze export wordt gebruikt wanneer je handmatig gebruikers exporteert en deze gegevens importeert in Cobundu Studio.
Druk op 'Module-instellingen' op je startbord;
Open het tabblad 'Werkervaring';
Het veld "Referentie Werkervaring huurder" moet worden ingevuld. Beweeg de muis over het veld voor aanvullende informatie.
...
| title | Step 5: Configuration of the External App |
|---|
...
:
...
Informatie: Algemene informatie over de integratie.
Rapporteer: Overzicht van de rapporten die worden gebruikt door de API's voor de integratie.
Gebruiker exporteren: Deze export kan worden gebruikt om Workplace Management gebruikers te exporteren en direct te importeren in Workplace Experience.
Externe apps: Snelle link naar de Externe App configuratie. Zie hieronder voor meer informatie.
Analytics: Dit dashboard kan worden gebruikt om de configuratie van de integratie te debuggen en klantaanpassingen op de integratierapporten weer te geven. Zie hieronder voor meer informatie.
QR-codes Gebieden: Overzicht en de optie om QR-codes van gebieden/werkplekken te bekijken en af te drukken. Zie hieronder voor meer informatie.
Foto-overzicht van het gebied: De eenvoudigste manier om foto's in bulk te uploaden/koppelen naar meerdere gebieden. Zie hieronder voor meer informatie.
Lees voor meer informatie: Workplace Experience dashboard in WPM .
5: Configuratie van de externe app
Een externe
...
toepassing wordt gebruikt om de verbinding met een extern systeem te configureren en te bewaken. Een externe app kan betrekking hebben op meerdere objecten (zoals
...
gebouwen, gebieden, systeemgebruikers) en kan bepalen welke objecten worden blootgesteld aan het externe systeem.
De externe app die wordt gebruikt voor de Workplace Experience integratie kan worden gevonden via de Workplace Experience knoppenbalk op het startbord van de beheerder (of in een include via de clientinstellingen, tabblad authenticatie).
Bij het configureren van de
...
External App bepaal je in feite welke Workplace Management objecten beschikbaar zijn in Workplace Experience.
Controleer cacheconfiguratie (slechts eenmaal nodig)
De Cache-configuratie wordt gebruikt om
...
bepaalde gegevens voor Workplace Experience periodiek in de cache op te slaan
...
. Maar deze cacheconfiguratie moet zijn ingeschakeld. Als de cacheconfiguratie niet is ingeschakeld, moeten de gegevens worden opgehaald telkens wanneer een touchpoint een aanvraag doet. Dit
...
leidt tot prestatieproblemen.
Druk op de knop 'Externe
...
applicatie' op
...
het startpaneel van de beheerder
Open de externe app-configuratie door op de referentie
Tabblad Cacheconfiguratie: controleer of de cacheconfiguratie is ingeschakeld (Actief = ja)
als 'active = no' > open de cacheconfiguratie > druk op 'Enable'.
Beheren welke
...
objecten worden geëxporteerd naar
...
Workplace Experience
...
Druk op de knop 'Externe
...
applicatie' op
...
het startpaneel van de beheerder
Open de externe app-configuratie door op de referentie
...
Gebouwen opnemen: controleer of alle
...
gebouwen die zichtbaar moeten zijn in
...
Workplace Experience hier worden weergegeven.
...
Zo niet, gebruik dan de knop 'toewijzen' om
...
gebouwen toe te voegen
...
.
Tabblad Gebieden: controleer of alle
...
gebouwen die zichtbaar moeten zijn in
...
Workplace Experience hier worden
...
weergegeven.
...
Zo niet, gebruik dan de knop 'Gebieden toewijzen' om gebieden toe te voegen
...
.
Als Services en Equipment (Assets en catalogusitems in Workplace Management) via Workplace Experience moeten kunnen worden gereserveerd, zorg er dan voor dat deze ook aan de externe app worden toegevoegd via de daarvoor bestemde includes.
Als Kostenplaatsen moeten worden ingesteld in (Service) reserveringen in Workplace Experience, zorg er dan voor dat je deze ook toevoegt aan de externe app via de daarvoor bestemde include.
| Info |
|---|
Nadat het object is toegevoegd aan de Externe app |
...
Workplace Mamagement, duurt het 1-4 uur voordat het beschikbaar is in |
...
Workplace Experience. |
Automatisch nieuwe objecten toevoegen aan de Externe
...
applicatie
Via de module activering (zie hoofdstuk 4) of via de module instellingen → tabblad 'Workplace Experience' is het mogelijk om aan te geven dat (per type object) elk nieuw aangemaakt object standaard wordt toegevoegd aan de externe app van Workplace Experience:
...
| Tip |
|---|
Plattegronden koppelen aan gebieden en werkplekken Het maken en koppelen van plattegronden maakt geen deel uit van de WPM-WPE integratie. Dit gebeurt in |
...
Workplace Experience Studio en wordt in die artikelen uitgelegd. |
...
...
| title | Step 6: Linking regimes |
|---|
...
6 [Optioneel]: Regimes koppelen
Regels om in gedachten te houden:
Het koppelen van een regime is optioneel. Als er geen regime is aangemaakt, kunnen er 24/7 reserveringen worden gemaakt.
Voeg geen regime toe zonder beschikbaarheid. Zorg ervoor dat er altijd minstens één beschikbaarheid wordt toegevoegd. Zie screenshot links.
Als je de optie voor 'Meerdaagse boekingen' in de Workplace App wilt gebruiken, kun je geen regime hebben. Een regime blokkeert meerdaagse boekingen.
Het is optioneel om een afwijkend regime te configureren voor een
...
gebouw of een specifiek gebied.
Opmerking: als de huurder
...
gebouwen heeft in landen die in verschillende tijdzones liggen, MOET je regimes gebruiken, omdat je met het regime een tijdzone kunt instellen die verschilt van de tijdzone die je hebt ingesteld in de clientinstellingen.
...
Voor alle informatie over het maken van een koppelingsregime
...
| title | Step 7: Reservation settings |
|---|
...
: Regimes beheren .
7: Reserveringsinstellingen
Algemene reserveringsinstelling
...
Sommige algemene reserveringsinstellingen zijn ook van toepassing op het maken en bewerken van reserveringen via Workplace Experience
...
.
...
Deze instellingen
...
zijn te vinden via het tabblad 'Module-instellingen' > 'Reserveringen'
...
.
Algemene reserveringsinstellingen die ook van toepassing zijn op Workplace Experience:
Instelling | Uitleg |
|---|
...
Bewerken/annuleren door aanvrager X uur voor aanvang | Hoeveel uur voor aanvang van de reservering kan de aanvrager de reservering nog wijzigen of annuleren |
...
. Tip: als je een negatief getal instelt (bijvoorbeeld -8), kan de reservering nog steeds worden geannuleerd, zelfs als deze al was begonnen. Het |
...
Instelling per ruimte (vergaderruimte, werkplek, enz.)
Elk gebied heeft specifieke instellingen. Om deze instellingen te openen: open een eigenschap > tabblad 'Gebieden' > open een gebied > tabblad 'Reserveringsinstellingen'. Opmerking: u kunt de reserveringsinstelling alleen wijzigen/bekijken als 'Reserveerbaar = ja' op het tabblad Algemeen van het gebied.
...
is aan te raden om een negatief getal in te stellen. |
...
Annuleren door coördinator X uur voor aanvang
...
Hoeveel uur voor aanvang van de reservering kan de reserveringscoördinator de reservering nog annuleren.
Tip: als je een negatief getal instelt (bijvoorbeeld -8), kan de reservering nog steeds worden geannuleerd, zelfs als deze al was begonnen. Het wordt aanbevolen om een negatief getal in te stellen.
...
Tegenstrijdige reserveringen
...
Als deze optie is ingesteld op 'ja', zijn dubbele boekingen toegestaan. Een kamer of werkplek kan dus door een tweede gebruiker worden geboekt, zelfs als deze al geboekt is. Normaal gesproken is de gewenste instelling 'Nee'.
Catalogus/assets vooraf reserveren bij* | Hoeveel uren/dagen/weken van tevoren een gebruiker een reservering moet maken met catalogusitems of activa (een vergelijkbare instelling bestaat ook per reserveerbaar catalogusitem of activa). |
Reserveer vooraf bij* | Hoeveel uur/dagen/weken van tevoren een gebruiker een reservering moet maken met een gebied (een vergelijkbare instelling bestaat ook per reserveerbaar gebied). |
Reserveer vooraf tot* | Hoe ver in de toekomst een gebruiker een reservering kan maken (leeg laten betekent geen beperkingen) |
Meerdere Workplaces tegelijkertijd reserveren toegestaan | Als dezelfde gebruiker meer dan één werkplek kan reserveren op hetzelfde (overlappende) tijdstip |
Maximaal aantal werkplekreserveringen | Het maximum aantal Workplaces dat een gebruiker mag reserveren in een bepaalde periode (bijv. 2 per week) |
Reserveer in het verleden tot | Het is aan te raden om "Reserveer in verleden tot" in te stellen op '2 uur'. Hierdoor kun je een reservering maken net in het verleden |
...
. Je maakt bijvoorbeeld een werkplekreservering om 08 |
...
:15 uur en de reservering begint om 08 |
...
:00 uur. |
...
...
| title | Step 9: Upload photos of areas/ workplaces |
|---|
...
Zonder deze instelling zou er een foutmelding worden gegeven bij het indienen van de reservering |
*Zie ook Reserveringsbeperkingen voor meer informatie over reserveringsbeperkingen
8: Upload foto's van ruimtes/werkplekken
...
Op elk moment nadat de ruimtes zijn geïmporteerd
...
kunnen foto's van de
...
ruimtes worden toegevoegd. Deze foto's worden
...
getoond wanneer
...
een
...
ruimte of werkplek
...
wordt geboekt in Workplace Experience. Volg de volgende stappen om een foto toe te voegen aan een werkplek, vergaderruimte, parkeerplaats, etc.
...
Druk in het
...
navigatiemenu op '
...
Gebouwen' >
...
gebouwen
Open nu een
...
gebouw
Druk op het tabblad 'Gebieden
Een gebied openen
Druk nu op '...' achter het veld "Foto" om een foto te uploaden OF sleep de foto naar dit veld
...
Het is ook mogelijk om één foto aan meerdere gebieden/werkplekken te koppelen (
...
om te voorkomen dat je een algemene foto van een werkplek vaak moet uploaden). Zie voor meer informatie hierover: Workplace Experience dashboard: Overzicht van gebiedsfoto's .
| Info |
|---|
Het synchroniseren van foto's naar |
...
de Workplace Experience touchpoints (GO, kiosk, kamerdisplays, etc.) kan tot 6 uur |
...
...
| title | Step 10: Automated periodical user import or setup SSO |
|---|
Stap 9: Geautomatiseerde periodieke gebruikersimport of SSO instellen
Gebruikers aanmaken via een geautomatiseerde ftp import
Het is mogelijk om gebruikers te importeren op basis van een csv-bestand dat periodiek wordt geïmporteerd van een ftp-site. Helaas is dit op dit moment nog een aangepaste functionaliteit. Neem contact op met uw Spacewell Partner Support voor meer informatie en hulp bij het instellen hiervan.
| Tip |
|---|
We werken er hard aan om deze functionaliteit toegankelijk en eenvoudig te implementeren te maken voor partners. |
SSO instellen voor Workplace
Het is mogelijk om gebruikers aan te maken op basis van informatie uit het SSO-systeem van de klant. Deze manier van gebruikers beheren wordt steeds meer de standaard. Helaas is dit op dit moment nog een aangepaste functionaliteit. Neem contact op met uw Spacewell Partner Support voor meer informatie en hulp bij het instellen hiervan. Er moet een aparte SSO worden geconfigureerd voor Workplace Management en voor Workplace Experience + Analytics.
| Tip |
|---|
We werken er hard aan om deze functionaliteit toegankelijk en eenvoudig te implementeren te maken voor partners. |
...
| title | Step 10: Good to know |
|---|
Stap 10: Goed om te weten
Handige knoppen op je startbord na het voltooien van de WPM-WPE integratie aan de WPM kant.
Na het uitvoeren van de SBR voor Werkplekbeleving: reserveringen wordt de module-instelling 'Werkplekbeleving gebruiken' automatisch op Ja gezet en komt er een nieuwe knoppenbalk beschikbaar op het startbord van de systeembeheerder. Binnen deze knoppenbalk zijn verschillende opties zichtbaar. Deze worden hieronder beschreven. Lees voor meer informatie: Workplace Experience dashboard in WPM .
Informatie: algemene informatie over de integratie.
Rapporteer: overzicht van de webservicerapporten die worden gebruikt voor de integratie.
Gebruiker exporteren: deze export kan worden gebruikt om Workplace Management gebruikers te exporteren en direct te importeren in Cobundu Studio.
Externe apps: snelle link naar de Externe App configuratie.
Analytics: Dit dashboard kan worden gebruikt om de integratie setup te debuggen en klantaanpassingen op de integratierapporten te tonen.
QR-codes Gebieden: Overzicht en de mogelijkheid om QR-codes van gebieden/werkplekken te bekijken en af te drukken.
Foto-overzicht van het gebied: Gemakkelijkste manier om foto's in bulk te uploaden/koppelen naar meerdere gebieden.
Vergeet dit niet over gebruikers
Nadat de gebruikers zijn gemaakt in Werkplekbeheer is er één stukje informatie dat je moet onthouden wanneer je de gebruikers in kaart brengt met gebruikers in Cobundu Studio.
Het veld "Axxerion ID" in Cobundu Studio moet de gebruikersnaam van Workplace Management bevatten. Je kunt de gebruikersnaam als volgt vinden: open gebruiker > veld 'gebruikersnaam'.
...
| title | Next step: continue with the setup of Workplace Management |
|---|
...
in beslag nemen. |
...
Volgende stap: Workplace Experience verder instellen
Je hebt nu de integratie op de
...
Workplace Management kant. De volgende stap is het instellen van de integratie op de
...
Workplace Experience kant (
...
opzetten van
...
Workplace Studio,
...
apparaatbeheer, hardware, enzovoort).
Samenvatting
| Rw ui textbox macro |
|---|
|
Oefening
- N.V.T.
Zoek op
...
Zie dat deel van de kennisbank voor meer informatie: Workplace Experience.