DifficultyMoeilijkheidsgraad: novicebeginner
Inhoud
| Table of Contents | ||||
|---|---|---|---|---|
|
Learning Objectives
After reading this article, you’ll be able to:
Make a reservation on the Workplace app by scanning a QR code
Start by looking for the best fit to your requirements, and then make the reservation
There’s different ways of booking a Meeting Room, Workplace, or Parking space, depending on requirements: is the user in front of the location he wants to book? Or is he looking for the best fit to specific requirements?
When the user is in front of the location he wants to book
If the location bears a QR code linked to Workplace, a user can book this location in under 20 seconds:
Open action item “Scan to Book Now”
Scan the location QR code
Select the end-time of the reservation (either by drag-and-drop on the timeline or by selecting a preset (1h, 2h, 4h or until end of the day)
Optional “Booking Details”: indicate who is reservation responsible
When you’re looking for the best fit to your requirements
Step 1. Select the location you want to book
Location selection can have different starting points:
You can use the floorplan (either select Action button “View Floor Plan” or by using Floors card). Upon location selection, user is brought to Resource Detail Screen.
You can immediately go to Resource Detail Screen by selecting one of your favorite resources on the Home Screen.
You can use different Action buttons "Book a Meeting Room / Book a Workplace / Book a Parking space" on the home screen, to search on date/time, specific location or category etc
Leerdoelen
Na het lezen van dit artikel zul je in staat zijn om:
Maak een reservering op de Workplace app door een QR-code te scannen
Ga eerst op zoek naar de oplossing die het beste bij je wensen past en maak dan de reservering
Er zijn verschillende manieren om een vergaderruimte, Workplace of parkeerplaats te boeken, afhankelijk van de vereisten: staat de gebruiker voor de locatie die hij wil boeken? Of is hij op zoek naar de beste oplossing voor specifieke vereisten?
Wanneer de gebruiker zich voor de locatie bevindt die hij wil boeken
Als de locatie een QR-code heeft die gekoppeld is aan Workplace, kan een gebruiker deze locatie in minder dan 20 seconden boeken:
Open actie-item "Scannen om nu te boeken".
Scan de QR-code van de locatie
Selecteer de eindtijd van de reservering (door slepen en neerzetten op de tijdlijn of door een voorinstelling te selecteren (1u, 2u, 4u of tot het einde van de dag)
Optioneel "Boekingsgegevens": geef aan wie verantwoordelijk is voor de reservering
Wanneer u op zoek bent naar de beste oplossing voor uw behoeften
Stap 1. Selecteer de locatie die je wilt boeken
Locatieselectie kan verschillende uitgangspunten hebben:
U kunt gebruik de plattegrond (selecteer de actieknop "Plattegrond bekijken" of gebruik de Vloerenkaart). Na selectie van de locatie wordt de gebruiker naar Detailscherm Hulpbron.
Je kunt onmiddellijk naar Detailscherm Hulpbron door een van uw favoriet bronnen op het beginscherm.
Je kunt verschillende actieknoppen "Boek een vergaderruimte / Boek een Workplace / Boek een parkeerplaats" op het beginscherm gebruiken om te zoeken op datum/tijd, specifieke locatie of categorie enz.
In elk van de actieknoppen "Boek een ... (bron)" worden 3 tabbladen weergegeven:
| Expand | ||||
|---|---|---|---|---|
|
| |||
Dit is het standaardtabblad. De gebruiker kan zoeken naar beschikbare ruimtes of bureaus door een datum, tijd, locatie, aantal deelnemers, categorie en capaciteitsgegevens voor de vergadering op te geven.
 When user taps on the ‘Proceed’ button the user is navigated to ‘Select Resource’ screen
Als de gebruiker op de knop 'Doorgaan' tikt, wordt de gebruiker naar het scherm 'Hulpbron selecteren' geleid. |
| Expand | ||||
|---|---|---|---|---|
|
| |||
Nadat de gebruiker de zoekcriteria heeft ingevoerd en op de knop 'Verder' heeft geklikt, wordt hij doorgestuurd naar het scherm 'Hulpbron selecteren'. Koptekstpictogrammen:
Workplace app repeats the search criteria that were entered in the previous screen List view (default) or Floor plan view:
| ||||
 |  |
| |
Plattegrondweergave waar alle middelen die overeenkomen met de opgegeven criteria worden gemarkeerd. Het selecteren van een locatie op de plattegrond opent een kleine pop-up met een foto en de naam van de vergaderruimte. Na selectie van de locatie wordt de gebruiker naar het Resource Booking scherm gebracht.
Om andere bronnen te vinden, kan de gebruiker teruggaan naar het vorige scherm of naar beneden scrollen om de zoekopdracht uit te breiden (bv. andere verdiepingen toevoegen aan de zoekcriteria).
| Expand | ||||
|---|---|---|---|---|
|
| |||
Tabblad 'Alle kamers' / 'Alle Workplaces' / 'Alle parkeerplaatsen Bij eerste selectie: Gebruiker moet een verdieping selecteren als er meerdere verdiepingen zijn ingesteld voor het geselecteerde gebouw. Het aantal geeft aan hoeveel van dit soort middelen beschikbaar zijn op elke verdieping.
Dit tabblad geeft een lijstweergave van alle middelen in die categorie. De lijstweergave bevat: naam van de bron, foto, capaciteit, locatie, enz. Koptekstpictogrammen:
Na selectie van de bron wordt de gebruiker naar Detailscherm Hulpbron. |
| Expand | ||||
|---|---|---|---|---|
| ‘Floor Plan’ tab opens the floor plan view. Upon location selection, user is brought to Resource Detail Screen
| |||
Tabblad 'Plattegrond opent de plattegrondweergave. Na selectie van de locatie wordt de gebruiker naar Detailscherm Hulpbron.  |
Step Stap 2. Resource Detail Screen
On Resource Detail Screen, select “Book this … (resource)”
As described above, in some cases, you’ll skip this step
Step 3. Resource Booking Screen
If you have not filled in search criteria in Step 1: Resource Booking Screen allows you to provide a meeting title, select date/time, enter number of of participants
If you’ve filled in search criteria in Step 1: Resource Booking Screen repeats the most important information on the reservation request (date/time, number of participants), and allows you to add extra information such as a meeting subject to the reservation.
Time zone deviation between the location time zone and device time zone will be indicated.
While creating a reservation, you can make a booking for someone else.
When a new responsible person is selected, this person becomes the actual organizer of the meeting, and this meeting will appear in his/her reservation agenda.
When booking on behalf of someone else, the reservation scope restrictions (locations, zones, departments) will be applied based on the selected reservation responsible.
There’s no restriction on who can booking on behalf of which other user.
| Info |
|---|
You will also be able to see this reservation in My Reservations > Managed |
If required, you can enter a comment in the Remarks field.
If available for you, you can also select Services and/or Equipment as an add-on to your reservation.
For each object, you can add specific notes, like dietary requirements.
For each service, you can add a separate start time, as you might want to receive your lunch only at midday even if the reservation starts in the morning.
| Info |
|---|
Fill in the Cost Center For best use of Cost Center Search: Enter at least the first 3 characters of the Cost Center Name (as it searches Names only, and considers “Starts with” (NOT “contains”) |
Don’t forget to confirm your reservation.
Upon successful creation of the reservation, you’ll be navigated to “Reservation successful” screen.
Step 4. Reservation successful screen
This screen is displayed when you create a reservation.
All reservation details are displayed as read-only.
Share your reservation with your colleagues. They will see this appear in their Notification center.
Buttons:
Book another goes back to Search with the same search details filled in.
Return to Home navigates back to the Home screen.
SearchDetailscherm Hulpbron
Selecteer in het Detailscherm Hulpbron "Boek deze ... (hulpbron)".
Zoals hierboven beschreven, sla je deze stap in sommige gevallen over
Stap 3. Scherm voor reservering van middelen
Als je geen zoekcriteria hebt ingevuld in Stap 1: Resource Booking scherm kun je een vergadering opgeven titelkiezen datum/tijdinvoeren aantal deelnemers
Als u zoekcriteria hebt ingevuld in stap 1: het Resource Booking-scherm herhaalt de belangrijkste informatie over de reserveringsaanvraag (datum/tijd, aantal deelnemers) en biedt u de mogelijkheid om extra informatie, zoals een vergaderonderwerp, toe te voegen aan de reservering.
Tijdzoneafwijkingen tussen de tijdzone van de locatie en de tijdzone van het apparaat worden aangegeven.
Tijdens het maken van een reservering kunt u een boeking maken voor iemand anders.
Wanneer een nieuwe verantwoordelijke wordt geselecteerd, wordt deze persoon de feitelijke organisator van de vergadering en zal deze vergadering in zijn/haar reserveringsagenda verschijnen.
Als u namens iemand anders reserveert, worden de beperkingen van het reserveringsgebied (locaties, zones, afdelingen) toegepast op basis van de geselecteerde reserveringsverantwoordelijke.
Er is geen beperking op wie namens welke andere gebruiker kan boeken.
| Info |
|---|
U kunt deze reservering ook zien in Mijn reserveringen > Beheerd |
Indien gewenst kunt u een opmerking invoeren in de Opmerkingen veld.
Als het voor jou beschikbaar is, kun je ook het volgende selecteren Diensten en/of apparatuur als toevoeging aan je reservering.
Voor elk object kun je specifieke notities toevoegen, zoals dieetwensen.
Voor elke dienst kun je een aparte starttijd toevoegen, want misschien wil je je lunch pas 's middags ontvangen, ook al begint de reservering 's ochtends.
| Info |
|---|
Vul het kostencentrum in Voor optimaal gebruik van Kostenplaats zoeken: Voer ten minste de eerste 3 tekens van de naam van het kostencentrum in (omdat het alleen naar Namen zoekt en "Begint met" (NIET "bevat") beschouwt) |
Vergeet niet je reservering te bevestigen.
Nadat de reservering is gemaakt, wordt u doorgestuurd naar het scherm "Reservering geslaagd".
Stap 4. Scherm voor succesvolle reservering
Dit scherm wordt weergegeven wanneer u een reservering aanmaakt.
Alle reserveringsgegevens worden alleen-lezen weergegeven.
Deel uw reservering met je collega's. Ze zullen dit zien verschijnen in hun Notification center.
Knoppen:
Boek een ander gaat terug naar Zoeken met dezelfde ingevulde zoekgegevens.
Terug naar Home navigeert terug naar de Beginscherm.
Zoek op
| Live Search |
|---|