1. Reserveringen in het algemeen

Reserveringen zijn een vitaal aspect van gedeelde bronnen beheren Dit is het proces van het reserveren van specifieke items, werkplekken of diensten voor toekomstig gebruik. Of het nu gaat om het reserveren van vergaderzalen, het boeken van een beamer of het plannen van cateringdiensten, reserveringen spelen een cruciale rol in beschikbaarheid garanderen en planning vergemakkelijken.

Individuen kunnen hun behoeften specificeren door reserveringen te maken, zoals de gewenste datum, tijd, duur en hoeveelheid of type items nodig. Deze gestructureerde aanpak helpt de toewijzing van middelen te stroomlijnen, conflicten te minimaliseren en voorkom dubbele boekingen. Bovendien zorgen reserveringen voor gemoedsrust, omdat ze garanderen dat de benodigde middelen beschikbaar zijn wanneer dat nodig is.

2. Waar gaat deze module over

Zie voor meer informatie over de inhoud van deze module, inclusief gedetailleerde beschrijvingen van enkele kernonderdelen: Reserveringsmodule in de sectie 'Applicatiebeheerders'.

3. Waarom deze module gebruiken

Vanuit zakelijk oogpunt optimaliseert effectief reserveringsbeheer het gebruik van resources, verbetert het de operationele efficiëntie en verbetert het de klanttevredenheid door real-time beschikbaarheid van reserveerbare resources te bieden. Het stelt bedrijven in staat te plannen, middelen effectief toe te wijzen en diensten tijdig te leveren. Uiteindelijk dragen reserveringen bij aan soepelere transacties en betere algemene ervaringen voor zowel aanbieders als gebruikers van de gereserveerde diensten.

3.1 Binnen de module te maken keuzes

De meest relevante keuzes die je kunt maken voordat je deze module gebruikt, zijn de volgende:

Wat reserveren

Afhankelijk van de specifieke behoeften moeten extra masterdatamodules worden ingeschakeld en moet de klant een importeersheet invullen (of moeten deze gegevens handmatig worden aangemaakt).

1. Gebieden (vergaderzalen, werkplekken, parkeerplaatsen)

2. Activa (Uitrusting)

3. Catalogusartikelen (Cateringdiensten)

Welke reserveringsbeperkingen zijn van toepassing

Het advies is om alleen beperkingen toe te passen als ze een zakelijk doel dienen, omdat ze tijd kosten om aan te maken en te beheren en mogelijk onnodige haperingen veroorzaken in het reserveringsproces voor eindgebruikers. Voorbeelden van beperkingen die wel een zakelijk doel dienen:

1. Elk reserveerbaar catalogusitem (catering) kan slechts 1 werkdag van tevoren worden gereserveerd, omdat de gereserveerde catalogusitems een dag van tevoren naar de cateringservice worden geëxporteerd, zodat zij tijd hebben om te bestellen en voor te bereiden.

2. Workplaces kunnen slechts 2 keer per week per gebruiker worden geboekt, omdat het aantal workplaces beperkt is en elke werknemer de kans moet krijgen om het kantoor regelmatig te bezoeken.

Wordt Outlook of Google Calendar al door de klant gebruikt om vergaderruimtes te boeken?

Zo ja, en deze optie zou nog steeds mogelijk moeten zijn, dan moet integratie met een van deze agendaproviders worden ingesteld om (kamer)reserveringen tussen beide applicaties synchroon te houden (anders zou een kamer via 2 verschillende systemen op hetzelfde moment door verschillende mensen kunnen worden geboekt) Voor meer informatie, zie:

1. Microsoft Exchange (grafiek)

2. Google Werkruimte

Gebruik Workplace Experience als touchpoint om reserveringen te maken
Als de klant de Workplace App / Go van Workplace Experience wil gebruiken als de touchpoints voor eindgebruikers om reserveringen te maken, of Workplace Analytics wil gebruiken om meer inzichten en dashboards over reserveringsgegevens te krijgen, dan moeten deze producten ook worden aangeschaft, geïmplementeerd en geïntegreerd. Voor meer informatie over deze producten en integraties:

1. Algemene kennisbank over Workplace Experience en de integratie vanuit het perspectief van Workplace Management: Workplace Experience integrationarchived

2. Algemene kennisbank over https://spacewell.atlassian.net/wiki/spaces/KB/pages/492117 en de integratie vanuit het perspectief van Workplace Management: Workplace Analytics dashboard integrationarchived

4. Hoe deze module activeren

Zoals voor elke nieuwe module gebruikt u de optie 'Module-activatie' op het startpaneel van de beheerder (alleen beschikbaar voor beheerders van niveau 2 en 3). Zie voor meer algemene informatie over deze opties voor moduleactivering Module activation

Er zijn twee opties om de reserveringsmodule te activeren:

• Als complete oplossing in combinatie met Workplace Experience (Complete oplossingen kunnen in eerste instantie alleen worden uitgerold als er nog geen andere module is geactiveerd). Meer informatie over deze optie is te vinden in het artikel Workplace Experience integratie: Reserveringen module activering en informatie artikel: https://spacewell.atlassian.net/wiki/spaces/KB/pages/105021497/Workplace+Experience+Reservations+module+activation+and+information

• Als module (De reserveringsmodule wordt uitgerold als een (extra) module, eventueel naast andere reeds geactiveerde oplossingen of modules). De rest van dit artikel gaat over deze optie.

In een nieuwe omgeving kunnen zowel de oplossing als de afzonderlijke module worden geactiveerd. Als een andere oplossing of module al is geactiveerd, kan alleen de reservatiemodule worden geactiveerd.

4.1 Vereisten voordat u deze module activeert

Voor de reserveringsmodule is het niet nodig om eerst andere modules te activeren. Als u de reserveringsmodule echter wilt gebruiken om gebieden en/of bedrijfsmiddelen te reserveren, moeten deze modules eerst worden geactiveerd. Anders is het niet mogelijk om aan te geven dat er gebieden en/of bedrijfsmiddelen moeten worden gereserveerd.

Standaard zijn catalogusitems (catering) beschikbaar als een "module" als de reserveringsmodule is geactiveerd (omdat deze module geen eigen module-activatie heeft). Desalniettemin is het een bewuste keuze in de activering van de reserveringsmodule om het reserveren van catalogusitems mogelijk te maken.

Aangezien in de meeste gevallen naast catering ook altijd minstens gebieden of activa worden gereserveerd, worden in bijna alle gevallen ofwel de 'Masterdata: Gebouwen en gebieden' en/of ''Masterdata: Activaties' eerst geactiveerd worden. Zie voor meer informatie over deze module-activeringen:

4.2 Activering van module

Voor deze specifieke module-activatie zijn meerdere instellingen en opties van toepassing:

Open

Nog te bepalen instellingen

• Standaard starttijd & Standaard eindtijd: Deze instellingen bepalen de standaard begin- en eindtijd als een nieuwe reservering wordt gemaakt. De gebruiker kan deze data altijd wijzigen in een nieuwe reservering, maar als bijvoorbeeld de meeste reserveringen plaatsvinden van 09:00 tot 17:00 uur, kunnen deze instellingen gebruikers helpen door dit als standaard in te stellen voor elke nieuwe reservering.

• Gebieden reserveren: Dit bepaalt of gebieden überhaupt gereserveerd kunnen worden. Gerelateerde instellingen (bijv. de optie om 'Reserveer gebieden' in te schakelen op een specifiek reserveringstype en de optie per gebied om het reserveerbaar te maken) worden alleen beschikbaar als deze optie is ingeschakeld.

• Zitopstellingen gebruiken: Als ruimtes gereserveerd kunnen worden, zal deze instelling de optie inschakelen om zitopstellingen te maken en deze zitopstellingen toe te voegen aan specifieke ruimtes. Zie voor meer informatie het gedeelte over zitopstellingen in het gedeelte Applicatiebeheerders van deze module: Reserveringsmodule

• Reserveactiva: Zie "Reservegebieden." maar voor activa.

• Reserve catering: Zie 'Gebieden reserveren', maar voor catalogusitems.

• Goedkeuring nodig: Deze instelling wordt gebruikt in de reserveringsworkflow om te bepalen of elke reservering die wordt ingediend eerst moet worden goedgekeurd* door een reserveringscoördinator.

*Reserveringen die nog niet zijn goedgekeurd houden de gereserveerde objecten in die reservering nog steeds geblokkeerd voor anderen, en alleen als de reserveringscoördinator de reservering annuleert tijdens de goedkeuringsstap zullen deze objecten weer beschikbaar komen voor anderen om te reserveren op het aangegeven tijdstip in de reservering.

Soorten reserveringen:

Er moet minstens één reserveringstype worden toegevoegd voordat de activering van de module wordt gestart. Via de include kunnen deze reserveringstypen worden toegevoegd. Extra reserveringstypen kunnen altijd later worden toegevoegd (via het navigatiemenu of de module-instellingen voor reserveringen). Zie voor meer informatie over de reserveringstypen het onderdeel Reserveringstypen in het onderdeel Applicatiebeheer van deze module: Reserveringsmodule

Na het starten van de module-activatie worden de relevante imports beschikbaar om te downloaden in de volgende stap. Voor meer details, zie verderop (Gegevensimporten).

Door de activering van de module te starten, worden ook de relevante gebruikersgroepen ingeschakeld en deze kunnen worden toegewezen aan gebruikersprofielen via het dashboard Gebruikersprofielbeheer, dat te vinden is op het startbord van de beheerder. Voor meer details, zie verderop (Gebruikersgroepen en profielsuggesties).

Workflow e-mails

De e-mails die automatisch worden verzonden via de workflow (bijvoorbeeld de bevestigingsmail naar de aanvrager of een nieuwe reservering wanneer een nieuwe reservering wordt gemaakt) worden ook gegenereerd en getoond in de include op de moduleactivering nadat deze is gestart. Het is mogelijk om sommige of al deze e-mails te verwijderen als sommige of al deze e-mails niet moeten worden gebruikt. Voor meer informatie over workflow-e-mails: https://spacewell.atlassian.net/wiki/spaces/KB/pages/491978983

Zie voor een gedetailleerde beschrijving van de e-mails die via de workflow worden verzonden: Reserveringsmodule in de sectie 'Applicatiebeheerders'.

4.3 Gegevensimport

Bij het activeren van deze module worden enkele gegevensimporten beschikbaar, die kunnen worden gebruikt om snel relevante gegevens in het systeem te importeren (in tegenstelling tot het handmatig invoeren van deze gegevens, wat ook mogelijk is).

Relevante gegevensimporten worden beschikbaar in de moduleactivering nadat deze is gestart. Standaardgegevensimporten zijn ook te vinden op het startbord voor beheerders (alleen voor beheerders van niveau 2 en 3).

Zie voor meer informatie over gegevensimport in het algemeen: Gegevensimport

Beschikbare gegevensimport voor reservering als module

Als reserveringen worden geactiveerd als module, worden de volgende standaard importconnectors beschikbaar:

*Gegevensimport vanuit andere modules zijn waarschijnlijk ook relevant voor de master data die wordt gebruikt om te reserveren (bijv. Gebouwen, Gebieden en Activa). Zie voor meer informatie Master data: Buildings and areas module activation and information en Master data: Assets module activation and information

4.4 Gebruikersgroepen

Wanneer een module is geactiveerd, kunnen gebruikersgroepen worden toegewezen aan gebruikersprofielen. Deze gebruikersgroepen geven gebruikers toegang tot (een subset van) navigatiemenuopties, startbordtabbladen en taken in de relevante workflow(s).

Zie voor meer algemene informatie over gebruikersprofielen, gebruikersgroepen, gebruikers en het dashboard met gebruikersprofielen: Authorizing users

Voor de reserveringsmodule zijn de volgende gebruikersgroepen beschikbaar:

Via de optie 'Gebruikersprofielbeheer' op het startpaneel van de beheerder kunnen deze gebruikersgroepen worden toegewezen aan bestaande gebruikersprofielen of worden toegevoegd aan nieuw aangemaakte gebruikersprofielen.

4.4.1 Relevante gebruikersgroepen van andere modules:

Voor sommige modules kunnen andere (master data) modules van belang zijn om deze module volledig te kunnen gebruiken.
Voor reserveringen zijn de masterdatamodules "Gebouwen en gebieden", "Activa" en "Catalogusitems" vaak relevant (afhankelijk van de exacte soorten objecten die kunnen worden gereserveerd); daarom moeten mogelijk ook de volgende gebruikersgroepen worden toegewezen aan gebruikers (als dat nog niet is gebeurd) om de relevante masterdataobjecten te kunnen maken en bewerken.

Bij het genereren van de gebruikersprofielen is het aan te raden om deze groepen op te nemen of speciale profielen (en gebruikers) voor deze modules te hebben.

4.5 Navigatiemenu en startbordopties

Wanneer een module wordt geactiveerd, worden de relevante navigatiemenuopties beschikbaar voor gebruikers met de juiste autorisaties (gebaseerd op de gebruikersgroepen). Vervolgens wordt een module-specifiek key user startboard tabblad beschikbaar voor die specifieke module en is zichtbaar afhankelijk van de autorisaties van de gebruiker. Dit tabblad geeft gebruikers inzichten en dagelijkse werkoverzichten die relevant zijn voor de specifieke module.

Zie voor meer algemene informatie over het navigatiemenu en het startpaneel: Authorizing users | 2.2 Navigation menu and Startboard

Voor de reserveringsmodule zijn de volgende opties in het navigatiemenu beschikbaar:

Open

Voor de reserveringsmodule wordt het tabblad 'dashboard reserveringen' aan stuurboordzijde beschikbaar:

Open

Reserveringen startboardtab

Dit tabblad is beschikbaar voor de volgende gebruikersgroepen:

• Reserveringscoördinator

• Bekijk reserveringen startbord

• Management dashboards reserveringen

Dit tabblad startbord heeft de volgende knoppen:

• Reservering + : De optie om een nieuwe reservering te maken, hetzelfde als op het tabblad Algemeen startbord.

• Reserveringen zoeken: Dezelfde optie als in het navigatiemenu om in alle reserveringen te zoeken.

• Zoeken in terugkerende reserveringen: Dezelfde optie als in het navigatiemenu om te zoeken op alle terugkerende reserveringen.

• Reservering voor vandaag (mijn locatie): Een overzicht om alle reserveringen te zien die vandaag plaatsvinden. Als de gebruiker een vaste locatie heeft (via het veld 'Gebouw' bij het contact van de gebruiker), worden alleen reserveringen voor deze locatie getoond, anders worden alle reserveringen (voor alle gebouwen) getoond.

• Overzicht catering/services: Via dit overzicht kan een lijst van komende reserveringen worden getoond die catalogusitems (catering/services) bevatten. Dit overzicht kan door de dienstverlener worden gebruikt om te weten welke diensten hij moet voorbereiden en op tijd leveren en kan ook worden gebruikt om reserveringen voor catering/services uit het verleden te exporteren, inclusief de financiële details (prijzen).

• Overzicht bedrijfsmiddelen/apparatuur: Via dit overzicht kan een lijst met aankomende reserveringen worden getoond die assets (bedrijfsmiddelen/apparatuur) bevatten. Dit overzicht kan door de serviceprovider worden gebruikt om te weten welke bedrijfsmiddelen hij op tijd moet afgeven of innemen.

Daarnaast bevat dit tabblad de volgende onderdelen (de meeste zijn alleen zichtbaar als ze gegevens bevatten):

• Goed te keuren reserveringen: Een overzicht van reserveringen die moeten worden goedgekeurd door de reserveringscoördinator. Als de reserveringscoördinator een specifiek gebouw heeft ingesteld op zijn of haar contactpersoon, worden alleen nog goed te keuren reserveringen met betrekking tot dat gebouw weergegeven.

• Reserveringen met reserveringsitems die moeten worden goedgekeurd: Dit overzicht toont reserveringen met reserveringsitems die door de gebruiker moeten worden beoordeeld (goedgekeurd of afgekeurd).

• Reserveringen binnen de komende 7 dagen met opmerkingen (mijn locatie): Dit overzicht toont reserveringen binnen de komende 7 dagen met een door de aanvrager toegevoegde opmerking. Als de gebruiker een vaste locatie heeft (via het veld 'Gebouw' bij het contact van de gebruiker), worden alleen reserveringen voor deze locatie getoond, anders alle reserveringen (voor alle gebouwen) met een opmerking.

• Reserveringsitems binnen de komende 7 dagen met opmerkingen (mijn locatie): Dit overzicht toont reserveringsitems binnen de komende 7 dagen met een door de aanvrager toegevoegde opmerking. Als de gebruiker een vaste locatie heeft (via het veld 'Gebouw' bij het contact van de gebruiker), worden alleen reserveringsitems getoond die gekoppeld zijn aan reserveringen voor deze locatie, anders worden alle reserveringsitems met een opmerking getoond.

• Reserveringen van vandaag met een afwijkende stoelopstelling (mijn locatie): Dit overzicht toont alle reserveringen van vandaag met een afwijkende zitplaatsindeling ten opzichte van de standaardzitplaatsindeling van het gebied.

• Reserveringen van vandaag met instel- of opruimtijden: Dit overzicht toont alle reserveringen voor vandaag met reserveringsitems die een instel- of opruimperiode hebben. De begintijd van de instelperiode of de eindtijd van de opruimperiode wordt per regel weergegeven.

• Reserveringen met reserveringsitems die moeten worden goedgekeurd: Dit overzicht toont reserveringen met reserveringsitems die moeten worden beoordeeld.

• Af te geven oppervlakten: Dit overzicht toont alle reserveringen waarbij de gebruiker een gebied moet voorbereiden voor een aanstaande reservering op basis van een speciale workflowtaak (op basis van een algemene reserveringsmodule-instelling 'Gebied voorbereiden via aparte taak').

• In te nemen gebieden: Dit overzicht toont alle reserveringen waarbij de gebruiker een gebied moet innemen (weer opruimen na een reservering) op basis van een speciale workflowtaak (gebaseerd op een algemene instelling van de reserveringsmodule ('Gebieden opruimen via aparte taak').

• Uit te geven bedrijfsmiddelen: Dit overzicht toont alle reserveringen waarbij de gebruiker een bedrijfsmiddel moet uitgeven op basis van een speciale workflowtaak (op basis van een algemene instelling van de reserveringsmodule ('Bedrijfsmiddelen uitgeven via aparte taak').

• In te nemen bedrijfsmiddelen: Dit overzicht toont alle reserveringen die de gebruiker moet innemen op basis van een speciale workflowtaak (gebaseerd op een algemene instelling van de reserveringsmodule ('Activa innemen via aparte taak').

• Catering af te geven: Dit overzicht toont alle reserveringen waarbij de gebruiker catering moet uitdelen op basis van een speciale workflowtaak (op basis van een algemene instelling van de reserveringsmodule ('Catering uitdelen via aparte taak').

5. Aanvullende rapporten

Voor sommige modules zijn extra rapporten beschikbaar via de menuoptie 'Rapport'.
Voor de reserveringsmodule zijn er rapporten beschikbaar via:

• Navigatiemenu rapporten: Een lange lijst met rapporten over reserveringen die beschikbaar zijn voor de 'Reserveringscoördinator'.

• Management dashboard: Er is een management dashboard voor reserveringen beschikbaar in het navigatiemenu 'Reserveringen' van de systeemgroep 'Management dashboards reserveringen', met overzichten en grafieken met betrekking tot reserveringen (Hoeveelheidsanalyse, Bezettingsoverzichten, etc.):

Open

Open

6. Extra instellingen en opties na inschakelen

Voor sommige modules kunnen aanvullende instellingen worden geconfigureerd na de eerste activering van de module via de optie 'Module-instellingen' op het startpaneel van de beheerder. Een module wordt altijd geactiveerd met de meest gebruikte instellingen vooraf gedefinieerd. Nadat de module is geactiveerd, kan de module meer geavanceerde instellingen beschikbaar hebben, die ook via de module-instellingen kunnen worden beheerd.

Om naar alle reserveringsinstellingen te gaan, ga naar Modules instellingen → tab Reservering. Beweeg over de beschikbare instellingen op die pagina voor meer informatie:

Open

Open

7. Aanvullende informatie

Momenteel geen aanvullende informatie

8. Gebruikershandleiding

Voor de gebruikershandleiding met een meer stapsgewijze uitleg van het proces zelf, zien: Reserveringsmodule voor (eind)gebruikers

9. VRAAG EN ANTWOORD

Wachten op vragen om te beantwoorden