Moeilijkheidsgraad: beginner

Inhoud

Leerdoelen

Na het lezen van dit artikel zul je in staat zijn om:

Kamerzoeker invoegtoepassing installeren
De invoegtoepassing Kamervinder gebruiken

Room Finder is een invoegtoepassing voor Outlook en kan worden ingesteld met Workplace SSO (zie How to set up Workplace SSO).

Het werkt alleen nadat Exchange Sync is geconfigureerd.

Vereisten

Room Finder werkt alleen als de volgende producten zijn geïnstalleerd:

IWMS
Werkplekhuurder, waar gebruikers zijn ingesteld
Exchange Sync moet worden geconfigureerd en geactiveerd voor de huurder
- Configuratie in Azure zoals beschreven in Exchange Sync and Outlook
- De respectieve kamers moeten worden toegewezen aan een mailbox in Exchange
- Exchange Sync-configuratie bevat een mapping tussen Exchange Rooms en IWMS reserveerbare kamers

In Exchange definiëren we de mapping/scope van welke outlook rooms worden behandeld door Exchange. Dit kan betekenen dat niet alle gebruikte rooms beschikbaar zijn in Exchange.

Room Finder daarentegen is een Workplace touchpoint en toont ALLE Workplace kamers.

Houd rekening met dit verschil in functionaliteit bij het instellen van Room Finder.

Configuratie

In IWMS:

Stamgegevens instellen
Objecten met reservering maken

Op de werkplek:

Implentation Consultant vraagt "Basic username" en "Basic password" op bij het Exchange sync (Integration) team: dit is het account dat Workplace gebruikt om verbinding te maken met Exchange sync voor de specifieke tenant.
Zorg ervoor dat u de Studio Config op Exchange Interface invult (zie Setup Studio settings)

Kamerzoeker installeren

‪1. In Outlook, select File, then Manage Add-ins

2. This will open the managed Add-ins for Outlook (possibly in web browser): select Spacewell Room Finder

3. Open an appointment or meeting in Outlook

4. ‪Select the Room Finder Add-in from Spacewell

5. ‪Log in with your Workplace credentials (only first time login; SSO supported)

‪6. Select relevant location and floor

Kamerzoeker gebruiken

1. Open an appointment or meeting in Outlook, select the right time for your meeting

2. Add Required participants to the reservation

Door deelnemers aan je reservering toe te voegen, wordt de vereiste capaciteit doorgegeven aan de Room Finder Add-in.
Als u bijvoorbeeld 2 mensen uitnodigt voor de reservering, zal de zoekopdracht voor capaciteit "3" zijn (inclusief de gebruiker die verantwoordelijk is voor de reservering), wat waarschijnlijk vergaderruimtes met "capaciteit 4" zal suggereren.

3. Select the Room Finder Add-in from Spacewell

4. Room Finder opens on the right side of the screen as floor plan or in list view

De zoekfunctie toont de kamers die het meest geschikt zijn voor je zoekopdracht, dat wil zeggen afhankelijk van het aantal deelnemers en de beschikbaarheid die op dat moment bekend is in het reserveringssysteem.

5. Select the room in Room Finder

De Room Mail Box van Exchange wordt toegevoegd aan het veld Verplicht + Locatie van je afspraak/vergadering.

Goed om te weten

Exchange maakt onderscheid tussen kamers en werkplekken:

Wanneer werkplekreserveringen worden gesynchroniseerd van Workplace naar Outlook, blijft de resource-status van de gebruiker "Beschikbaar". Met andere woorden: Een werkplekreservering in Outlook zet de gebruikersstatus niet op "Bezet" voor de gehele duur van de reservering.
Het boeken van een kamer wordt gezien als "naar een vergadering gaan", wat betekent dat de gebruikersstatus in Outlook wordt ingesteld op Bezig

FAQ

Kan dit worden gepusht door centrale IT of moet iedereen dit individueel installeren? 

Omdat het een officiële outlook-add-in is, moet deze worden toegevoegd door een beheerder. Je kunt lezen hoe hier

Worden e-mailadressen in de cache van Workplace opgeslagen of in real-time opgehaald?

E-mails worden opgeslagen in de Workplace cache, omdat alle API's alleen werken met waarden in de cache. Het cachen van e-mails wordt dagelijks uitgevoerd voor alle Workplace tenants die Exchange Interface hebben geconfigureerd.

Zoek op

Kamerzoeker invoegtoepassing