Master data: Contactpersonen (organisaties, personen, adressen)
- Lango: Language and translation manager
Dit artikel gaat over het gebruik van deze module als applicatiebeheerder, voor meer informatie over hoe je de concepten in deze module kunt gebruiken als gebruiker (bijvoorbeeld details over hoe je een object kunt maken), zie de gerelateerde module in het gedeelte Gebruikers van deze kennisbank: Users
1. Waar gaat deze module over
Via de navigatiemenukop 'Contacten' zijn de volgende masterdatamodules standaard beschikbaar:
Organisaties
Personen
Adressen
In tegenstelling tot de meeste modules die geactiveerd moeten worden, zijn deze Master data modules altijd beschikbaar. Elke klant heeft altijd minstens één persoon, omdat gebruikers worden aangemaakt op basis van personen of organisaties (beide worden beschouwd als 'Contactpersonen' (zie Gebruikers aanmaken voor meer informatie). Het is niet verplicht om deze persoon te koppelen aan een organisatie en adres, maar standaard is dit wel beschikbaar.
1.1 Organisaties
Organisaties omvatten alle entiteiten binnen of verbonden met uw organisatie, zowel interne afdelingen als externe leveranciers. Elke entiteit die het waard is om bijgehouden te worden voor organisatorische doeleinden, zoals het beheren van samenwerkingsverbanden, kan worden toegevoegd aan de module Organisaties.
De module Organisaties dient als centraal punt voor het organiseren en beheren van deze entiteiten en biedt verschillende praktische voordelen:
Integratie met andere modules: Het koppelen van organisaties aan andere modules vergemakkelijkt een naadloze integratie tussen de verschillende modules. Bijvoorbeeld:
Servicedesk: Door verzoeken te koppelen aan specifieke organisaties (bijv. een leverancier) is uitgebreidere gegevenstoegang mogelijk, waardoor problemen beter kunnen worden opgelost en resources beter kunnen worden beheerd.
Contracten: Door organisaties te koppelen aan contracten kunnen kosten en verantwoordelijkheden per entiteit worden bijgehouden, waardoor strategische besluitvorming en leveranciersbeheer worden verbeterd.
Naast integratie met andere modules biedt de Organizations module waardevolle inzichten in de structuur en relaties van uw organisatie. Krijg inzicht in de structuur, locatie, eigendom en relaties van verschillende entiteiten binnen uw organisatie. Dit overzicht helpt bij de toewijzing van resources, kostenoptimalisatie en strategische planning.
De meeste kernconcepten van deze module kunnen worden beheerd door key users (contactredacteuren). Daarom worden de meeste concepten beschreven in de gebruikershandleiding, die hier kan worden gevonden: Gebruikershandleiding: Organisaties, personen en adressen
De volgende delen gaan dieper in op enkele kernconcepten van deze module die vooral relevant zijn voor beheerders:
1.1.1 categorieën
Elke organisatie die wordt aangemaakt, wordt aangemaakt in een categorie. Voor meer algemene informatie over categorieën, zie: Categorieën
De volgende standaardcategorieën zijn beschikbaar voor deze module:
1.2 Personen
Personen in de software zijn alle contactpersonen die werkelijke personen vertegenwoordigen. Dit omvat alle personen binnen of verbonden met je organisatie, zowel interne werknemers als externe leveranciers. Elke persoon die het waard is om gevolgd te worden voor organisatorische doeleinden, zoals het beheren van samenwerkingsverbanden of het verlenen van toegang tot het systeem als gebruiker, kan als persoon worden toegevoegd in deze module.
Net als organisaties worden personen ook gebruikt als integratie met andere modules:
Bijvoorbeeld:
Servicedesk: Door verzoeken toe te wijzen aan specifieke personen (bijvoorbeeld een servicedeskmedewerker) kunnen duidelijke taken worden toegewezen aan specifieke personen en kunnen persoonlijke prestaties worden bijgehouden.
Contract: Het koppelen van de personen die herinneringen voor een contract moeten ontvangen, helpt om verantwoordelijkheden bij te houden en de juiste personen op de hoogte te houden, wat de strategische besluitvorming en het contractbeheer verbetert.
De meeste kernconcepten van deze module kunnen worden beheerd door key users (contactredacteuren). Daarom worden de meeste concepten beschreven in de gebruikershandleiding, die hier kan worden gevonden: Gebruikershandleiding: Organisaties, personen en adressen
De volgende delen gaan dieper in op enkele kernconcepten van deze module die vooral relevant zijn voor beheerders:
1.2.1 Categorieën
Elke persoon die aangemaakt wordt, wordt aangemaakt in een categorie. Voor meer algemene informatie over categorieën, zie: Categorieën
De volgende standaardcategorieën zijn beschikbaar voor deze module:
Categorie verborgen contacten kan gebruikt worden voor elke persoon die technisch gezien nodig is (bijvoorbeeld voor een gebruikersaccount), maar mag niet getoond worden aan andere gebruikers. Een goed voorbeeld hiervan is een systeembeheerder. Omdat beheerders ook werknemers kunnen zijn (applicatiebeheerders), wordt vaak geadviseerd om een apart account te gebruiken voor de gebruikersactiviteiten (bijvoorbeeld reserveringen maken) versus het account om het applicatiebeheer te doen (omdat het mengen van deze taken in één account kan leiden tot fouten, omdat beheerders vaak meer kunnen zien en doen in een proces dan relevant is voor gebruikers). Door het persoonsobject met betrekking tot de beheerdergebruiker in de categorie verborgen contacten te plaatsen, kunnen andere gebruikers dit contact niet per ongeluk selecteren in een proces (bijvoorbeeld bij het toewijzen van een ticket).
1.3 Adressen
Adressen worden meestal niet afzonderlijk beheerd, maar in relatie tot organisaties en gebouwen. Om de adressen van organisaties en gebouwen te registreren, is deze module ook altijd standaard beschikbaar.
Key users kunnen alle kernconcepten van deze module beheren (Contact editors). Daarom worden deze concepten beschreven in de gebruikershandleiding, die u hier kunt vinden: Gebruikershandleiding: Organisaties, personen en adressen
Standaard worden alle adressen aangemaakt in dezelfde (standaard) categorie
2. Aanvullende informatie over deze module
Meer informatie over de Contactmodule is te vinden in de volgende gerelateerde artikelen:
Voor een (eind)gebruikershandleiding, zie: Gebruikershandleiding: Organisaties, personen en adressen
Zie voor meer gedetailleerde implementatie-informatie (inclusief welke systeemgroepen betrokken zijn, gegevensimport en meer informatie over het startbord en de opties in het navigatiemenu): https://spacewell.atlassian.net/wiki/pages/createpage.action?spaceKey=KB&title=Initialize%20the%20environment