1. Naleving in het algemeen

Beheer van naleving omvat het vaststellen van processen, beleid en controles om ervoor te zorgen dat een de organisatie opereert binnen de grenzen van wet- en regelgeving die van toepassing zijn op haar activiteiten.

Dit omvat activiteiten zoals bewaking, rapportageen corrigerende maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat de organisatie en zijn werknemers voeren hun activiteiten in overeenstemming met de vereiste regels en voorschriften.

Compliance is cruciaal voor het handhaven van ethische praktijken, het minimaliseren van risico's en het vermijden van juridische en financiële straffen.

2. Waar gaat deze module over

De module Naleving is ontworpen om het effectieve beheer van wetgevingsdocumentatie voor gebouwen en onderdelen van gebouwen (bedrijfsmiddelen) te vergemakkelijken, zodat ze aan de regelgeving voldoen. In de kernfunctionaliteit biedt de module toegang tot standaardwetgeving (op dit moment is alleen de Nederlandse wetgeving beschikbaar, maar het is ook mogelijk om je eigen set voorschriften te maken) met betrekking tot gebouwen en onderdelen van gebouwen.

2.1 Wetgeving

Een wetgevingsobject bestaat voornamelijk uit een PDF-document met de details van de wetgeving en een lijst met documenttypes die nodig zijn om aan deze wetgeving te voldoen. Een voorbeeld is de 'Lift' wetgeving met 8 documenttypes. Enkele voorbeelden van documenttypes zijn:

• Inspectierapport' dat elke 3 maanden nodig is

• Logboek beschikbaar' dat eenmaal nodig is

De wetgeving als geheel of het specifieke documenttype kan gerelateerd zijn aan een gebouw, een goed of beide. Dit bepaalt welke wetgeving kan worden gekoppeld aan welk type object (pand, goed of beide) en voor welke documenttypen de wetgevingsdocumenten automatisch worden gegenereerd.

2.2 Gebouwen en activa

De compliance module is gericht op het naleven van regels en voorschriften voor gebouwen en bouwelementen, daarom is het gebruik van zowel de 'Eigenschappen en gebieden' als de 'Activa' modules altijd nodig in combinatie met de compliance module.

2.3 Wetgeving koppelen

Objecten en middelen hebben beide een tabblad 'Naleving', dat wordt gebruikt om de relevante wetgevingsobjecten te koppelen aan het specifieke object of goed. Het is mogelijk om meerdere wetgevingen aan één object te koppelen.

Als een wetgeving is gekoppeld aan een object of goed, worden de relevante documenttypes automatisch gegenereerd als wetgevingsdocumenten, gerelateerd aan het object of goed.

Codes gebruiken

Het koppelen van wetgevingsobjecten aan een object of bedrijfsmiddel kan worden gedaan door te zoeken in de hele lijst van wetgevingen, maar in de context van bedrijfsmiddelen is het ook mogelijk om een code te koppelen (op het tabblad naleving). Deze wordt gebruikt als filter bij het koppelen van wetgevingsobjecten aan het object (alleen wetgevingsobjecten die gerelateerd zijn aan de code via het wetgevingsobject of het bovenliggende wetgevingsobject worden getoond).

Suggesties voor wetgeving

Als er codes zijn gekoppeld aan de bedrijfsmiddelen, is het ook mogelijk om de functionaliteit 'Wetgevingssuggesties' te gebruiken. Deze functionaliteit suggereert automatisch toepasselijke wetgevingsobjecten voor elk van de relevante bedrijfsmiddelen op basis van de code. Wetgevingssuggesties worden alleen gegenereerd als het object nog geen gekoppeld wetgevingsobject heeft. Als er meer dan één wetgevingsobject van toepassing kan zijn op basis van de code, moet de gebruiker een keuze maken.

2.4 Wetgevingsdocumenten

Zodra een wetgevingsobject is gekoppeld aan een object (object of goed), worden wetgevingsdocumenten gegenereerd in de context van dit object, één voor elk van de documenttypes die zijn gerelateerd aan het wetgevingsobject. Dit wetgevingsdocumentobject is het object dat wordt gebruikt om het eigenlijke document te uploaden (bijv. een inspectie van een lift) en om de conformiteitsstatus voor dit object en documenttype bij te houden.

De volgende stappen beschrijven het proces van het wetgevingsdocument op een hoog niveau. Zie het gedeelte 'Handleiding' hieronder voor een meer gedetailleerde beschrijving.

Oorspronkelijke referentiegegevens registreren

Voor elk nieuw wetgevingsdocument moeten in de eerste stap de eerste referentiegegevens worden gespecificeerd. Deze datum is meestal de bouwdatum of de datum waarop het object in productie is genomen. De initiële referentiedatum en de voorwaarden voor het documenttype worden vervolgens gebruikt om de initiële vervaldatum van het wetgevingsdocument te berekenen. Deze voorwaarden bepalen onder andere of een document maar één keer nodig is, wanneer het eerste document nodig is, wat de frequentie van het document is, enz. Als een document onmiddellijk nodig is en er nog geen document is geüpload, zal de vervaldatum waarschijnlijk overeenkomen met de oorspronkelijke referentiedatum.

Document uploaden

Als het wetgevingsdocument is verlopen of bijna is verlopen, moet er een nieuw document worden geüpload. Dit document is meestal een nieuw certificaat of bewijs van inspectie. De uitvoeringsdatum van de inspectie moet worden opgegeven en wordt gebruikt om de nieuwe vervaldatum van het wetgevingsdocument te bepalen. De nieuwe vervaldatum wordt gegenereerd als er geen resterende punten zijn en er geen goedkeuring nodig is. Als een wetgevingsdocument moet worden goedgekeurd, wordt dit standaard bepaald in het documenttype, maar kan worden afgeweken van het wetgevingsdocument zelf.

Conform of verlopen

Op basis van de vervaldatum zal het wetgevingsdocument automatisch compliant worden of (als de vervaldatum in het verleden ligt) vervallen. Om te voorkomen dat wetgevingsdocumenten vervallen, kunnen de nalevingsoverzichten worden gebruikt om alle wetgevingsdocumenten te controleren en indien nodig nieuwe documenten (versies) te uploaden.

Overzichten van naleving

Er zijn verschillende overzichten en dashboards beschikbaar om alle relevante compliance-onderwerpen bij te houden. Het compliancetakenoverzicht toont de wetgevingsdocumenten waarvoor een taak moet worden uitgevoerd. Ofwel het registreren van de initiële referentiedatum, het uploaden van het initiële document, het uploaden van een nieuwe versie om compliant te blijven, wetgevingsdocumenten die goedgekeurd moeten worden, enz.

Het nalevingsoverzicht bestaat uit meerdere onderdelen met alle relevante informatie en is te vinden via het tabblad Startboard en het navigatiemenu.

2.5 Andere relevante opties

Om gebruikers te helpen grip te krijgen op de hele lijst van wetgevingsdocumenten en op tijd gewaarschuwd te worden voor nieuwe versies die nodig zijn. Er zijn twee instellingen beschikbaar op het niveau van wetgevingsdocumenten, die het vermelden waard zijn:

• Vervaldatum herinnering: Dit geeft aan hoe lang voor de vervaldatum dit wetgevingsdocument wordt weergegeven in de wetgevingsoverzichten als een taak om een nieuwe versie te uploaden. Standaard staat dit op 30 dagen, maar dit kan per wetgevingsdocument worden aangepast.

• Extra herinneringsdatum: Per wetgevingsdocument kan een extra herinneringsdatum worden ingesteld, waardoor het wetgevingsdocument vanaf deze datum wordt weergegeven in het nalevingsoverzicht. Bijvoorbeeld als een document maar één keer nodig is, maar er toch geadviseerd wordt om na x jaar een nieuwe versie te uploaden.

3. Waarom deze module gebruiken

Er zijn meerdere redenen voor een klant om deze module te gebruiken naast de modules die ze al gebruiken, of zelfs als een complete stand-alone oplossing:

• Complexe en veranderende regelgeving
  Regelgeving kan sterk variëren en kan na verloop van tijd veranderen, waardoor het voor belanghebbenden moeilijk is om de meest recente vereisten bij te houden.

• Gebrek aan bewustzijn
  Eigenaren en beheerders van gebouwen zijn misschien niet op de hoogte van de wetgeving die van toepassing is op hun specifieke eigendom of van de laatste updates in bouwvoorschriften, milieunormen, veiligheidsvereisten, enz.

• Ontoereikende documentatie
  Het bijhouden van alle nalevingsgerelateerde documentatie, vergunningen en certificeringen kan omslachtig zijn en het niet bijhouden van een accurate administratie kan leiden tot nalevingsproblemen.

Met deze module wordt de standaardwetgeving voor je up-to-date gehouden en wordt ook precies aangegeven welke documenten vereist zijn en met welke interval.

Het biedt ook duidelijke overzichten en inzichten in je huidige staat van 'compliance' in de vorm van grafieken en exporteerbare gegevensoverzichten:

Door een workflow te gebruiken om de status bij te houden en de acties voor elk document te beheren, is het ook mogelijk om:

• Geef in het algemeen, per gebouw of zelfs per bedrijfsmiddel aan welke gebruikers de documenten kunnen uploaden, goedkeuren of volledig beheren

• Zorg ervoor dat gebruikers taken en wekelijkse e-mailoverzichten krijgen om ze op tijd te waarschuwen voor de specifieke taken die ze moeten uitvoeren.

3.1 Binnen de module te maken keuzes

De meest relevante keuzes die gemaakt kunnen worden bij het gebruik van deze module zijn de volgende:

1. Wil de klant gebruikmaken van de beschikbare standaardwetgeving of wil hij zijn eigen regels opstellen?

   1. Als de klant niet uit een land komt waar standaardwetgeving beschikbaar is, of als de klant verschillende soorten regels en wetten wil bijhouden (bijvoorbeeld alleen bedrijfsspecifieke regels), dan is het out of the box mogelijk om je eigen regels en gerelateerde documenttypes aan te maken via de menuoptie Wetgeving. Dit is ook mogelijk in combinatie met de standaardwetgeving).

   2. Als de klant de standaardwetgeving wil gebruiken, zorg er dan voor dat je deze inschakelt voor de gewenste landen. Dit kan direct worden ingeschakeld via het activeringsproces van de module of later via de Nalevingsinstellingen:
      

      

2. Wil de klant elke betrokken gebruiker zijn eigen taken laten beheren voor de hele portefeuille van bedrijfsmiddelen en gebouwen, of wil hij dit opsplitsen per (subset van) gebouwen of zelfs bedrijfsmiddelen?

   1. Als de klant slechts een paar gebruikers heeft die het volledige conformiteitsproces voor elk gebouw beheren, is de eenvoudigste optie om de relevante gebruikersgroepen toe te voegen aan één algemeen profiel, of algemene profielen per rol te maken (documenten uploaden en goedkeuring van wetgevingsdocumenten) en dit profiel toe te wijzen aan de gebruikers. Elke gebruiker heeft toegang tot en krijgt alle relevante taken voor elk gebouw en bedrijfsmiddel.

   2. Als de klant veel gebruikers heeft die elk slechts een deel van de hele portefeuille van gebouwen en bedrijfsmiddelen beheren, of misschien leveranciers toegang wil geven tot het uploaden van documentatie voor bepaalde gebouwen of bedrijfsmiddelen, is het mogelijk om contextuele toegang in te schakelen. Meer informatie over contextuele toegang is te vinden via <LINK NAAR MASTERDATA EIGENSCHAPPEN EN GEBIEDEN>. Met contextuele toegang kunnen autorisaties worden aangemaakt voor gebruikers tot specifieke eigenschappen en bedrijfsmiddelen. Houd er rekening mee dat dit actiever gebruikersbeheer vereist.

4. Hoe deze module activeren

Zoals voor elke nieuwe module gebruikt u de optie 'Module-activatie' op het startpaneel van de beheerder (alleen beschikbaar voor beheerders van niveau 2 en 3). Zie voor meer algemene informatie over deze opties voor moduleactivering Module activation

Er zijn twee opties om de module Compliance te activeren:

• Als een complete oplossing (Complete oplossingen kunnen alleen in eerste instantie worden uitgerold als er nog geen andere module is geactiveerd).

• Als module (De compliance module wordt uitgerold als een extra module naast andere reeds geactiveerde oplossingen of modules).

In een nieuwe omgeving kunnen zowel de oplossing als de individuele module worden geactiveerd. Als er al een andere oplossing of module geactiveerd is, kan alleen de compliance module geactiveerd worden.

4.1 Vereisten voordat u deze module inschakelt

De volgende vereisten zijn alleen van toepassing op het inschakelen van de module en niet op de volledige oplossing, omdat de activering van de oplossing al rekening houdt met alle vereisten.

De volgende modules moeten worden geactiveerd voordat de module Compliance kan worden geactiveerd:

• Masterdata: Eigenschappen en gebieden

• Masterdata: Activa

4.2 Activering van module

Voor deze specifieke moduleactivering is slechts één instelling van toepassing:

• Standaardwetgeving inschakelen. Dit wordt gebruikt om landspecifieke wetgeving in te schakelen. Het is altijd mogelijk om je eigen regels te maken naast de landspecifieke wetgeving.

Na het starten van de activering van de module is de import van 'compliance assets' beschikbaar om te downloaden in de volgende stap. Voor meer details, zie verderop (Gegevensimporten).
Door de module te activeren worden ook de relevante gebruikersgroepen ingeschakeld en deze kunnen worden toegewezen aan gebruikersprofielen via het dashboard Gebruikersprofielbeheer dat te vinden is op het startbord van de admins. Voor meer details, zie verderop (Gebruikersgroepen en profielsuggesties).

Als complete oplossing

Als compliance wordt geactiveerd als een volledige oplossing (in plaats van een module), worden de volgende extra acties automatisch uitgevoerd:

• In het Nederlands wordt het woord 'Inventaris' vertaald naar 'Activa' (aangezien dat in het Nederlands ook de algemene term is voor compliance).

• Masterdata: De module Eigenschappen en gebieden is geactiveerd

• Masterdata: Module Activa is geactiveerd

• Als er geen aangepaste huisstijl is ingesteld (kan worden ingesteld in de initialisatiewizard), wordt het 'Compliance'-logo ingesteld via de huisstijl (in plaats van het standaard 'Workplace'-logo).

• Er worden 3 gebruikersprofielen aangemaakt:

  • Nalevingsmanager: Gebruikers met dit profiel kunnen stamgegevens bekijken (Eigenschappen en Activa), wetgevingen bekijken en hun eigen voorschriften beheren, alle nalevingsdocumenten bekijken, takenlijsten en grafieken bekijken en voorgestelde wetgevingen toewijzen. Gebruikers met dit profiel kunnen ook documenten uploaden en goedkeuren.

  • Uploader voor nalevingsdocumenten: Gebruikers met dit profiel krijgen een taak in de workflow om het eigenlijke document te uploaden.

  • Goedkeurder van nalevingsdocumenten: Gebruikers met dit profiel krijgen een taak in de workflow om het geüploade document te bekijken als het document moet worden goedgekeurd.

Het profiel 'Compliance manager' is voldoende om de hele compliancemodule te beheren. De profielen 'Compliance document uploader' en 'Compliance document goedkeurder' kunnen worden toegewezen aan gebruikers als je de taken die aan gebruikers worden gegeven in de workflow voor wetgevingsdocumenten wilt scheiden.

Deze profielen kunnen worden toegewezen aan gebruikers (per gebruiker of via het beheerdashboard voor gebruikersprofielen).

4.3 Gegevensimport

Bij het activeren van deze module worden enkele gegevensimporten beschikbaar, die kunnen worden gebruikt om snel relevante gegevens in het systeem te importeren (in tegenstelling tot het handmatig invoeren van deze gegevens, wat ook mogelijk is).

Relevante gegevensimporten worden beschikbaar in de moduleactivering nadat de activering is gestart. Standaardgegevensimporten zijn ook te vinden op het startbord voor beheerders (alleen voor beheerders van niveau 2 en 3).

Zie voor meer informatie over gegevensimport in het algemeen: Gegevensimport

Beschikbare gegevensimport voor naleving als module

Als compliance als module geactiveerd is, worden de volgende standaard importconnectors beschikbaar:

Beschikbare gegevensimport voor compliance als complete oplossing

4.4 Gebruikersgroepen

Wanneer een module is geactiveerd, worden gebruikersgroepen beschikbaar die kunnen worden toegewezen aan gebruikersprofielen. Deze gebruikersgroepen geven gebruikers toegang tot (een subset van) navigatiemenuopties, startbordtabbladen en taken in de relevante workflow(s).

Zie voor meer algemene informatie over gebruikersprofielen, gebruikersgroepen, gebruikers en het dashboard met gebruikersprofielen: [Link+inhoud toevoegen]

Voor de module Compliance zijn de volgende gebruikersgroepen beschikbaar:

Via de optie 'Gebruikersprofielbeheer' op het startpaneel van de beheerder kunnen deze gebruikersgroepen worden toegewezen aan bestaande gebruikersprofielen of worden toegevoegd aan nieuw aangemaakte gebruikersprofielen.

Als de Compliance module als complete oplossing wordt geactiveerd, worden automatisch gebruikersprofielen gegenereerd die de relevante compliance gebruikersgroepen bevatten. Gebruik de optie 'Gebruikersprofielbeheer' op het startboard van de beheerder om deze profielen aan gebruikers toe te wijzen.

4.4.1 Relevante gebruikersgroepen van andere modules:

Voor sommige modules kunnen andere (masterdata) modules van belang zijn om deze module volledig te kunnen gebruiken.
Voor naleving zijn de Masterdatamodules 'Eigenschappen en gebieden' en 'Activa' nodig, daarom moeten de volgende gebruikersgroepen ook worden toegewezen aan gebruikers (als dat in het verleden nog niet is gebeurd), om eigenschappen en Activa te kunnen maken en bewerken (inclusief het koppelen van wetgeving) en om activa te markeren als 'Van toepassing' voor naleving:

Bij het genereren van de gebruikersprofielen is het aan te raden om ook deze groepen in de profielen op te nemen of speciale profielen (en gebruikers) voor deze modules te hebben.

4.5 Navigatiemenu en startbordopties

Wanneer een module wordt geactiveerd, worden de relevante navigatiemenuopties beschikbaar voor gebruikers met de juiste autorisaties (gebaseerd op de gebruikersgroepen). Daarnaast is er een module-specifiek startbord beschikbaar voor die specifieke module, dat zichtbaar is afhankelijk van de autorisaties van de gebruiker. Dit tabblad geeft gebruikers inzichten en dagelijkse werkoverzichten die relevant zijn voor de specifieke module.

Zie voor meer algemene informatie over het navigatiemenu en het startpaneel: [Link+inhoud toevoegen]

Voor de module Naleving zijn de volgende opties in het navigatiemenu beschikbaar:

Voor de module Naleving is het volgende tabblad aan stuurboord beschikbaar:

Dit tabblad is beschikbaar voor de volgende gebruikersgroepen:

• Naleving goedkeuren document

• Compliance documenten beheren

• Naleving wetgeving beheren

• Nalevingsdocument uploaden

• Nalevingsnavigatiemenu weergeven
  

Dit tabblad startboard heeft een aantal knoppen die lijken op de opties in het navigatiemenu met dezelfde namen. Daarnaast heeft dit tabblad de volgende onderdelen:

• Vervallen documenten: Een overzicht van verlopen wetgevingsdocumenten, zodat de gebruiker direct kan zien waar hij onmiddellijk actie moet ondernemen.

• Compliantietaken: Een overzicht van alle relevante compliance-taken voor de gebruiker.

• Recent bijgewerkte wetgeving: Een overzicht van recent bijgewerkte (landspecifieke) wetgevingsobjecten, zodat de gebruiker op de hoogte is van eventuele wijzigingen.

5. Aanvullende rapporten

Voor sommige modules zijn extra rapporten beschikbaar via de menuoptie 'Rapport'.
Voor Compliance zijn er momenteel geen aanvullende rapporten.

6. Extra instellingen en opties na inschakelen

Voor sommige modules kunnen aanvullende instellingen worden geconfigureerd na de eerste activering van de module via de optie 'Module-instellingen' op het startpaneel van de beheerder. Een module wordt altijd geactiveerd met de meest gebruikte instellingen vooraf gedefinieerd. Nadat de module is geactiveerd, kan de module meer geavanceerde instellingen beschikbaar hebben, die ook via de module-instellingen kunnen worden beheerd.

Om naar alle Compliance-instellingen te gaan, ga naar Modules instellingen → tab Compliance. Beweeg over de beschikbare instellingen voor meer informatie:

7. Aanvullende informatie

• Deze module is toegevoegd in de septemberversie van 2023. De 'Wat is nieuw'-pagina vind je hier: Naleving Wat is er nieuw?

• De Nederlandse wetgeving wordt standaard eenmaal per kwartaal bijgewerkt en recentelijk bijgewerkte wetgeving wordt getoond in het compliance dashboard (het tabblad op het algemene startbord).

8. Gebruikershandleiding

Voor de gebruikershandleiding met een meer stapsgewijze uitleg van het proces zelf, zie: Gebruikershandleiding voor naleving

9. VRAAG EN ANTWOORD

• V: Is het ook mogelijk om gebruikers alleen voor specifieke wetgeving te autoriseren? Bijvoorbeeld: geef een gebruiker de taak om de nalevingsdocumenten te uploaden voor alleen de 'Brandgevaarlijke wetgeving'.
  A: Nee, het is momenteel niet mogelijk om gebruikers per wetgeving te autoriseren. Dit is alleen mogelijk per gebouw of bedrijfsmiddel.