AXX-903

Terugkerende reserveringen - Reserveringen bijwerken:

Bij het wijzigen van reserveringen op basis van een reserveringsschema was het nodig om eerst de gewenste reserveringen in de status 'wijzigen' te zetten en alleen die reserveringen werden bijgewerkt op basis van het schema.

Dit is gewijzigd. Als voortaan de functie 'bijwerken' ('Reserveringen maken/bijwerken') wordt gebruikt in een reserveringsschema, worden alle openstaande reserveringen automatisch op wijzigingsstatus gezet (als de workflow dat nog toestaat) en bijgewerkt en opnieuw ingediend op basis van de wijzigingen in de sjabloon (bijv. de gereserveerde middelen zijn gewijzigd of het onderwerp van de reservering is bijgewerkt) of de terugkerende planning (bijv. wekelijks in plaats van dagelijks).

Dit maakt het makkelijker voor gebruikers, omdat het veel minder handmatige handelingen vergt om reserveringen bij te werken op basis van een reserveringsschema en dit zorgt er ook voor dat deze functionaliteit in lijn is met hoe Outlook en Google Agenda terugkerende reserveringen werken.

Het is nog steeds mogelijk om een enkele reservering in een reserveringsschema te wijzigen door die reservering te openen en te wijzigen. Als het schema echter later wordt bijgewerkt, wordt elke reservering die afwijkt van dit schema ook weer in lijn gebracht met het schema, vergelijkbaar met Outlook.

AXX-2179

Reserveringen - Verbeteringen aan het tabblad Startpaneel:

Het tabblad Beginbord reserveringen was alleen beschikbaar voor gebruikers met de systeemgroep 'Reserveringscoördinator'. Maar omdat andere gebruikers ook taken in een reservering kunnen krijgen (specifieke items goedkeuren, items innemen of uitdelen) of aankomende reserveringen voor andere doeleinden moeten kunnen bekijken (bijvoorbeeld alle reserveringen voor de komende dagen met toegevoegde opmerkingen kunnen bekijken), zijn er enkele verbeteringen aangebracht:

1. Er is een nieuwe systeemgroep toegevoegd: '8. Reserveringen startbord bekijken'. Deze groep geeft toegang tot het tabblad reserveringenstartbord en kan worden gegeven aan gebruikers die enkele van de relevante overzichten en gebruikersspecifieke taken op het tabblad startbord moeten bekijken (zonder dat de systeemgroep 'Reserveringscoördinator' nodig is).

2. Er zijn twee nieuwe knoppen toegevoegd: 'Overzicht catering/diensten' & 'Overzicht activa/apparatuur'. Via deze overzichten kan een lijst van aankomende reserveringen worden getoond die ofwel catalogusitems (catering/diensten) ofwel activa (activa/apparatuur) bevatten. Deze overzichten kunnen worden gebruikt om te weten welke diensten moeten worden voorbereid en op tijd moeten worden geleverd of welke apparatuur moet worden uitgedeeld.

3. Er worden extra overzichten aan dit startboard toegevoegd om ook reserveringen te tonen die de komende dagen plaatsvinden met opmerkingen die door de aanvrager zijn toegevoegd (De optie om opmerkingen aan een reservering toe te voegen is in deze release ook beschikbaar via Workplace Experience touchpoints).

4. Sommige bestaande overzichten zijn bijgewerkt (extra velden toegevoegd, bijv. locatie)

5. Het overzicht 'Reserveringen voor vandaag (mijn locatie)' is verplaatst naar een aparte knop op dit startboardtabblad, omdat het direct laden van alle reserveringen voor vandaag lang kan duren (voor grote klanten) zonder dat deze informatie elke keer dat dit startboardtabblad wordt geopend nodig is.

AXX-2303

Beheerders: QR-code voor contactpersonen

Er is een nieuwe instelling toegevoegd aan de instellingen van de module 'Workplace Experience': Automatisch QR-code genereren voor contacten.

Elk contact krijgt automatisch een unieke QR code als deze instelling is ingeschakeld. De gerelateerde gebruiker kan deze gebruiken in de Workplace Experience touchpoints om zichzelf te authenticeren bij gebruik van de QR authenticatie optie. 

AXX-2305

Implementatieconsultants - standaardvaluta voor klanten

De Wizard initialisatie en het algemene tabblad 'Module-instellingen' bevatten nu het veld 'Standaardvaluta'. In dit veld kan de standaardvaluta voor de klant worden gewijzigd van euro in een andere valuta. Deze valuta wordt gebruikt in de modules en objecten die ook valutavelden hebben (bijv. catalogusitems, contracten, facturen).

AXX-2307

Reserveringen - Reserveringen aangemaakt via Exchange

Als een reservering is aangemaakt via de Microsoft exchange-integratie, kan de reservering niet worden bewerkt in Workplace Management. De opties om de reservering te wijzigen in een terugkerende reservering of de reservering in te stellen als 'No show' waren echter nog wel beschikbaar, deze opties zijn nu ook verborgen voor inkomende reserveringen (aangemaakt via Exchange), aangezien wijzigingen alleen kunnen worden gemaakt in het systeem waarin de reservering is aangemaakt.

AXX-2362

Reserveringen - Algemene goedkeuring:

De beschrijving van de workflow om een reservering goed te keuren was erg beperkt en niet erg behulpzaam. Deze tekst is bijgewerkt om de taak beter uit te leggen aan de gebruiker (reserveringscoördinatoren).

AXX-2369

Reserveringen - Restrictiecontroles bij het (opnieuw) indienen van een reservering:

Wanneer een reeds ingediende reservering wordt gewijzigd en opnieuw wordt ingediend, worden alleen de beperkingen op reserveerbaar itemniveau (reserveren in vanaf en tot) gecontroleerd (mag de gebruiker de objecten reserveren op basis van de huidige tijd vs. de starttijd van de reservering), maar niet de bijbehorende algemene beperkingsinstellingen. Dit is bijgewerkt om deze instellingen op te nemen om te controleren of een reservering mag worden ingediend.

AXX-2370

Reserveringen - Beperking uitzondering groepsverbeteringen:

Via de instellingen van de reserveringsmodule zijn meerdere instellingen beschikbaar om een systeemgroep op te geven die is uitgezonderd van bepaalde conflict- of beperkingscontroles (bijvoorbeeld de controle op vooraf reserveren-beperkingen overslaan).

Omdat het gebruik van de instelling 'Uitzondering groepsreservering tot (items)' erg leek op de instelling 'Negeer vooraf reserveren beperkingen voor gebruikers met groep' en dit veld ofwel niet was ingesteld of op dezelfde waarde was ingesteld als het tweede veld voor bestaande klanten, is deze eerste groep verwijderd om de instellingen begrijpelijker en minder overbodig te maken.

Daarnaast zijn de drie overgebleven instellingen nu gegroepeerd op de instellingenpagina van de reserveringsmodule en zijn de labels en helpteksten bijgewerkt om het gebruik ervan beter te beschrijven.

AXX-2407

Werkorders voor leveranciers - Ontbrekende velden toegevoegd:

De werkorderpagina die een leverancier gebruikt (als een leverancier toegang heeft gekregen tot Workplace Management om werkorders zelf via het systeem af te handelen) bevatte een aantal relevante velden met betrekking tot de locatie van de werkorder niet (Het gebouw, adres, gebied en of bedrijfsmiddel met betrekking tot de werkorder). Als een van deze velden gegevens bevat, wordt het veld nu ook getoond op de werkorderpagina van de leverancier.

AXX-2408

Gebieden - Capaciteitsveld:

Het veld 'personen' op een gebied (dat wordt gebruikt om de capaciteit van het gebied op te geven) was alleen beschikbaar als de reserveringsmodule ook was ingeschakeld. Omdat het toevoegen van de capaciteit ook relevant kan zijn zonder reserveringen te gebruiken, is dit veld nu altijd beschikbaar. Het label van het veld is gewijzigd in 'Capaciteit (personen)' om het gebruik van het veld beter te beschrijven.

AXX-2418

Implementatieconsultants: inschakelen van Service & Equipment in de module Workplace Experience en activering van de oplossing:

Omdat deze release ook de optie bevat om diensten (catalogusitems) en apparatuur (activa) te reserveren in de Workplace Experience touch-points, zijn de oplossing en module activatie voor deze integratie bijgewerkt om de optie te hebben om deze twee opties in te schakelen aan de Workplace Management kant, zodat de relevante catalogusitems en activa automatisch kunnen worden gekoppeld aan de externe app die wordt gebruikt voor de Workplace Experience integratie.

AXX-2429

Verdiepingsgebieden - Verdiepingsnummer toegevoegd:

Aan de pagina met het vloeroppervlak is nu het veld 'Verdiepingsnummer' toegevoegd. Via dit veld kan het verdiepingsnummer (bijv. 0, 1, 2) worden ingesteld. Dit veld wordt ook gebruikt in de Workplace Experience touchpoints om de verdiepingen correct te sorteren. 

AXX-2444

Toepassingsbeheerders:

Het al bestaande rapport om logins en logouts van gebruikers te controleren (inclusief IP-adressen) is nu beschikbaar via het startboard (Logboek inloggen), in plaats van dat je van dit rapport op de hoogte moet zijn en het moet vinden.

AXX-2445

Uitvoeringsadviseurs:

De optie om te zoeken op vertaalsleutels was beschikbaar voor beheerders van niveau 2, maar direct zoeken naar vertaalsleutels is alleen relevant voor een beheerder van niveau 3 (aanpassingen) (aangezien sleutels niet bekend zijn zonder te kunnen navigeren naar de paginadefinities van pagina's), daarom is deze optie vanaf nu alleen beschikbaar voor beheerders van niveau 3. Niveau 1 & 2 beheerders kunnen nog steeds zelf naar de vertalingen zoeken en bestaande vertalingen overschrijven via die optie.

AXX-2447

Implementatie Consultants - MCS naar Workplace Management oplossing:

Voor de migratie van MCS naar Workplace Management is de import met betrekking tot reserveringen opgesplitst in twee imports, één voor toekomstige reserveringen en één voor historische reserveringen. Historische reserveringen worden niet geïmporteerd in een workflow, omdat de workflow geen enkel doel dient en de import alleen maar vertraagt.

AXX-2471

Reserveringen - Restrictiecontroles bij het annuleren van een reservering:

Op dit moment, als er beperkingen actief zijn in het algemeen of op specifieke reserveringsitems (vooraf reserveren en tot), kan een gebruiker een foutmelding krijgen dat het wijzigen van een reservering niet meer is toegestaan. Dit is om te voorkomen dat een gebruiker een reservering in wijzigingsstatus kan zetten, maar deze niet meer kan indienen vanwege dezelfde beperkingen. In dit geval kan een gebruiker altijd contact opnemen met een reserveringscoördinator (ervan uitgaande dat de reserveringscoördinatoren nog steeds de reservering mogen wijzigen (op basis van de clientinstellingen).

Deze controles werden echter niet uitgevoerd bij het annuleren van een reservering. Daarom kon een gebruiker die een reservering niet mocht wijzigen, deze toch annuleren. Dit is nu veranderd, en dezelfde controles worden uitgevoerd bij het proberen te annuleren van een reservering, als bij het wijzigen van een reservering. Ook in dit geval krijgt een gebruiker een foutmelding en kan een reserveringscoördinator altijd de reservering annuleren als dat nodig is (als de systeemgroep van de reserveringscoördinator zo is ingesteld dat hij dit mag doen).

AXX-2497

Reserveringen - Opmerkingen:

Om consistenter te zijn en aan te sluiten bij de opties om opmerkingen toe te voegen aan reserveringen in Workplace Experience, zijn er meerdere kleine wijzigingen doorgevoerd:

Bij het maken van een nieuwe reservering:

• Het algemene veld 'Opmerkingen' was alleen beschikbaar in de 2e stap bij het maken van een reservering. Dit veld is nu ook beschikbaar in de eerste stap.

• Het veld om een opmerking toe te voegen voor een specifiek catering item (optie in de tweede stap bij het maken van een nieuwe reservering) heeft ook een andere naam gekregen: van 'notities' naar 'opmerkingen'.

Wanneer u een bestaande reservering opent:

• Het veld op de reserveringspagina voor bestaande reserveringen had het label 'Beschrijving', dit is ook bijgewerkt naar 'Opmerkingen'.

• De 'description'-velden op de reserveringsitems zijn ook heringedeeld naar 'Remarks'.

AXX-2509

Reserveringen - Koersupdates:

• Omdat prijstarieven op reserveerbare ruimtes momenteel alleen worden gebruikt en ondersteund voor externe reserveringen (bijv. Gemeentelijke verhuur van gymzalen), is de optie om een prijstarief toe te voegen aan een reserveerbare ruimte alleen beschikbaar als het gebouw is aangegeven als (ook) gebruikt voor externe reserveringen (instelling Gebouw, procesinstellingen, Reserveer intern/extern).

• Omdat deze release ook de optie toevoegt om catalogusitems te reserveren via Workplace Experience en dit (momenteel) het gebruik van prijstarieven niet ondersteunt (alleen de standaardprijs van een catalogusitem), als een catalogusitem wordt gekoppeld aan de externe app (waardoor het beschikbaar wordt in Workplace Experience), wordt de optie om een prijstarief toe te voegen niet meer getoond. Daarnaast, als een catalogusitem wordt toegevoegd aan de externe app, terwijl het al prijstarieven bevat, wordt er een foutmelding gegeven. Dit is om de verwachting te vermijden dat je in Workplace Experience kunt werken met prijstarieven op catalogusitems (diensten).

N.b: Reserveerbare activa (apparatuur), ondersteunde al geen prijzen of prijspercentages. In dit opzicht wordt niets gewijzigd.

AXX-2584

Beheerders - Huisstijl:

Bij het maken van een aangepaste huisstijl kunnen kleuren worden toegewezen aan bepaalde delen van de gebruikersinterface. Dit gebeurt onder andere via de 'skin items'.

De kolom 'Logische kleur' wordt gebruikt om te selecteren voor welk deel van de interface een kleur wordt gebruikt. Dit is een lijst met vooraf gedefinieerde opties. Deze lijst bevat ook veel opties die niet relevant zijn voor deze context.

Deze zijn verborgen en alleen de relevante opties zijn beschikbaar.

Zie voor meer informatie over de opties en kleuren: https://spacewell.atlassian.net/wiki/spaces/KB/pages/111444072/Corporate+identiteit

AXX-2400

[Aanpassingen] Beheerders - Extra velden toegevoegd aan het object Reservering en Reserveringsitem

De volgende velden worden toegevoegd aan de objecten Reservering en ReserveringItem:

• Reservering.laatannuleren

• ReserveringItem.handoutDatum

• ReserveringItem.handoutContactId

• ReserveringItem.takeInDate

• ReserveringItem.takeInContactId

• Reservering.isvertrouwelijk

Aan deze velden is momenteel geen bedrijfslogica toegevoegd en ze zullen in de toekomst worden gebruikt in de basislijn van Workplace Management voor reserveringsgerelateerde functies.

AXX-2597

[Aanpassing] Beheerders - bezoekerstype toegevoegd:

Het object Bezoeker heeft nu ook een veld VisitorTypeCode. Dit veld zal in de toekomst worden gebruikt voor integratiedoeleinden.

AXX-2390

[Aanpassingen] Beheerders - visitor.functionalUpdateTime toegevoegd:

Het Visitor-object heeft nu ook een veld functionalUpdateTime. Dit veld zal in de toekomst worden gebruikt voor integratiedoeleinden.

AXX-2229

[Aanpassing] Beheerders - visitor.uniqueReference toegevoegd:

Het Visitor-object heeft nu ook een uniekReference-veld. Dit veld zal in de toekomst worden gebruikt voor integratiedoeleinden.

AXX-2224

[Aanpassingen] Integraties - Objecten bijwerken via API:

Voorheen was het bij het updaten van een veld gerelateerd aan een object (bijvoorbeeld areaId in een request) via de API verplicht om de DataBaseId waarde van dat object te gebruiken. Vanaf nu kan hiervoor ook de UniqueReference van het object worden gebruikt (voor objecten die een UniqueReference veld hebben).

AXX-1423

Exchange-integratie - Een lopende reservering annuleren:

Wanneer een terugkerende reservering wordt geannuleerd via Outlook die een reservering bevat die op dat moment plaatsvindt, werd diezelfde reservering in Workplace Management niet geannuleerd. Dit is verholpen.

AXX-1953

Velden opnieuw laden - Velden automatisch aanvullen:

Een veld voor automatisch aanvullen (bijvoorbeeld een veld voor contact met een leverancier op een bedrijfsmiddel waarin je de eerste paar tekens typt en suggesties worden weergegeven in een vervolgkeuzelijst om uit te kiezen) sloeg altijd dat veld op, zonder de andere velden op de pagina op te slaan, zelfs als een herladen van het veld (gebruikt om een pagina automatisch op te slaan als een specifiek veld wordt gewijzigd) of een algemene opslag niet werd uitgevoerd.

Dit was niet consistent met de andere typen velden en veroorzaakte problemen wanneer dit veld werd gebruikt (via een script) om automatisch een bepaald ander veld op de pagina in te stellen via een reload op dit auto.complete-veld, wat ertoe leidde dat het andere veld niet werd ingesteld op de waarde die door het script was bepaald, vanwege dit semi dubbele opslagmechanisme.

Dit is verholpen. Een autovolledig veld slaat niet langer automatisch de waarde op die in het veld is ingevoerd, tenzij het veld is ingesteld om opnieuw te laden (omdat dat resulteert in een opslag op de pagina) of de pagina op een andere manier is opgeslagen (de functie 'opslaan' of 'opslaan en terugsturen' wordt gebruikt of er is een ander veld ingesteld dat de pagina ook opnieuw laadt (en dus opslaat).

AXX-2243

LTMP (Long Term Maintenance Planning) werkorders:

De kostenopname op een LTMP-werkorder had een knop 'Nieuw', waardoor de indruk werd gewekt dat via die functie een nieuwe kostenregel kon worden toegevoegd. Omdat dit niet het geval was, is deze functie uit de include verwijderd. Kostenposten worden automatisch aangemaakt bij het toevoegen van werkactiviteiten aan een LTMP-werkorder.

AXX-2459

Aanpassing:

De pagina 'ListPageField' is een paar maanden geleden bijgewerkt om bepaalde velden (bijv. Reload, Barcode scanbaar) beter op de pagina te positioneren. Hierdoor verdween de optie 'Niveau toevoegen' van de pagina. Daarom is de pagina teruggebracht naar hoe hij er een paar maanden geleden uitzag. Dit is slechts een kleine UI-verandering en alle velden zijn nog steeds beschikbaar.