Skip to end of metadata
Go to start of metadata

You are viewing an old version of this content. View the current version.

Compare with Current View Version History

« Previous Version 2 Next »

Moeilijkheidsgraad: beginner

Inhoud

Leerdoelen

Na het lezen van dit artikel zul je in staat zijn om:

  • De integratie tussen Workplace Management en Experience instellen.

WPM-WPE integratie

De onderstaande stappen beschrijven de stappen die nodig zijn om WPM en WPE te integreren.

Een van de belangrijkste dingen is om de verplichte hiërarchie en regels voor het maken van eigenschappen en gebieden. Dit wordt in detail uitgelegd in stap 4.

 Step 1: Try if the provided logins work

Stap 1: Probeer of de verstrekte logins werken

Het klinkt misschien logisch, maar de eerste stap is altijd om te controleren of je kunt inloggen op de Workplace Management (Axxerion) en de Workplace Experience (Cobundu) omgeving. Doe dit zodra u de login ontvangt zelfs als je nog niet van plan was om met de implementatie te beginnen! Dit geeft onze supportafdeling de tijd om het probleem voor je op te lossen.

Neem zo snel mogelijk contact op met Spacewell Support als u problemen ondervindt bij het aanmelden of als u een blokkeerfout ziet bij het aanmelden. Zorg ervoor dat u een schermafbeelding van de fout toevoegt wanneer u contact opneemt met Spacewell Support.

 Step 2: Initializing the environment

Stap 2: De omgeving initialiseren

Het initialiseren van de omgeving is iets anders als je ook een WPM-WPE integratie opzet. Lees deze artikelen zorgvuldig door voordat je de omgeving initialiseert.

Eigen werknemers (= gebruikers) worden niet geïmporteerd via de initialisatiewizard. In plaats daarvan worden deze gegevens geïmporteerd via de module Activering"Werkplekbeleving: Reserveringen". De reden hiervoor is dat de instelling om de gebruiker automatisch naar de Externe App te laten gaan, wordt ingesteld tijdens het uitvoeren van de module Activering voor Werkplekbeleving: Reserveringen.

  1. Zie artikel voor meer informatie over de initialisatiewizard: Initialize the environment.

    1. Vul het veld 'Uw e-mailadres' en de server in.

    2. Voeg indien nodig extra beheerders toe

  2. Voltooi de wizardstap zoals je dat in elke andere omgeving zou doen

  3. Druk op 'Starten

  4. De volgende drie imports zijn verplicht, maar moeten worden uitgevoerd via de 'Workplace Experience: Reservering' module activeren. Je moet nu alle import overslaan. Als je de import al in dit stadium uitvoert via de initialisatiewizard, zullen sommige belangrijke instellingen ontbreken, wat resulteert in handmatig werk dat achteraf moet worden gedaan.

    1. FMB-F-021 Eigenschappen importeren. Verplichte hiërarchie is van toepassing (beschreven in de Verplichte hiërarchie gedeelte van Workplace Experience: Reservations module activation and information Artikel in SBR).

      1. Zelfs als je klant maar één woning heeft, kun je de import gebruiken om er zeker van te zijn dat alle instellingen correct zijn. Het gebruik van de import is niet verplicht, als je meer ervaring hebt kan het handmatig toevoegen van één woning sneller zijn dan het gebruik van de import.

    2. FMB-F-022 Invoergebieden. Verplichte hiërarchie is van toepassing (beschreven in de Verplichte hiërarchie gedeelte van Workplace Experience: Reservations module activation and information Artikel in SBR).

    3. FMB-F-002 Eigen werknemers importeren

      1. Je kunt deze import overslaan als 1) je de gebruikers handmatig wilt aanmaken, 2) en geautomatiseerde ftp import zal worden ingesteld, of 3) SSO zal worden ingesteld.

  5. Voltooi de wizard zoals gebruikelijk. Vergeet niet het tabblad met de e-mailinstellingen in te vullen!

Zoals je weet kun je de wizard ook zo lang open laten staan als je wilt. Inmiddels is ook de knop 'Module Activering' op je startbord verschenen.

Wat als de omgeving al geïnitialiseerd is?

Het is mogelijk dat een klant al Workplace gebruikt, maar nog niet Workplace Experience en onze Workplace App waarvoor de integratie is ingesteld.

In dat geval zijn gebruikers, eigenschappen en gebieden al aanwezig in de omgeving.

  • Deze moeten dan handmatig worden toegevoegd aan de Externe App. Dit wordt uitgelegd in de stap "Configuratie van de externe app" verderop in dit artikel.

  • U moet ook controleren of de property- en gebiedshiërarchie correct is. De verplichte property- en gebiedshiërarchie wordt beschreven in het volgende artikel over moduleactivering: Workplace Experience: Reservations module activation and information.

 Step 3: checks before running the Module activation

Stap 3: controles voordat u de module activeert

Controleer of er een vertrouwensrelatie is ingesteld

  1. Druk op 'Clientinstellingen' op je startbord;

  2. Tabblad 'Authenticatie';

  3. Scroll naar de onderkant van de pagina en druk op het tabblad 'Vertrouwensrelatie';

  4. Neem contact op met Spacewell Support als er geen vertrouwensrelatie beschikbaar is.

Controleer of de toegangsregels zijn ingesteld

  1. Druk op 'Clientinstellingen' op je startbord;

  2. Tabblad 'Authenticatie';

  3. Scroll naar de onderkant van de pagina en druk op het tabblad 'Toegangsregels';

  4. De toegangsregels moeten precies overeenkomen met wat u ziet in de onderstaande schermafbeelding. Als u een verschil ziet: neem dan contact op met Spacewell Support.

Controleer of de externe app is ingesteld

  1. Druk op 'Clientinstellingen' op je startbord;

  2. Tabblad 'Externe apps';

  3. Scroll naar de onderkant van de pagina en druk op het tabblad 'Externe apps';

  4. Een externe app van de categorie "Werkplekbeleving" moet zichtbaar zijn. Als u geen externe app met deze categorie ziet, neem dan contact op met Spacewell Support.

Het is mogelijk om meerdere Externe apps in één omgeving te hebben in het geval van een multi-tenant werkplekbeheeromgeving.

 Step 4: run the Workplace Experience:reservations module activation

Stap 4: voer de Workplace Experience: Module Reserveringen activeren

In deze stap voer je de SBR uit voor Werkplekervaring: reserveringen: Workplace Experience: Reservations module activation and information.

  • Zorg ervoor dat u de verplichte hiërarchie toepast bij het maken van eigenschappen en gebieden. De voorwaarden hiervoor worden uitgelegd in de Workplace Experience: Reservations module activation and information artikel.

  • Na het voltooien van de SBR: lees de informatie hieronder en controleer of de "Referentie Werkplek Ervaring huurder" hieronder is ingesteld en ga verder met de volgende stap.

Nieuwe knoppen zijn nu beschikbaar op je startbord

Na het uitvoeren van de SBR wordt de module-instelling 'Use Workplace Experience' automatisch op Ja gezet en komt er een nieuwe knoppenbalk beschikbaar op het startbord van de systeembeheerder. Op deze knoppenbalk zijn verschillende opties zichtbaar.

In stap 10 van dit artikel worden deze nieuwe knoppen uitgelegd.

Controleer of de "Referentiewerkplek ervaringshuurder" is ingesteld

Dit veld is ingesteld tijdens het uitvoeren van de Workplace Experience: Reserveringen SBR. Het veld "Referentie Workplace Experience huurder" wordt gebruikt voor de functionaliteit/knop "Exporteren gebruiker". Deze export wordt gebruikt wanneer je handmatig gebruikers exporteert en deze gegevens importeert in Cobundu Studio.

  1. Druk op 'Module-instellingen' op je startbord;

  2. Open het tabblad 'Werkervaring';

  3. Het veld "Referentie Werkervaring huurder" moet worden ingevuld. Beweeg de muis over het veld voor aanvullende informatie.

 Step 5: Configuration of the External App

Stap 5: Configuratie van de externe app

Een externe app wordt gebruikt om de verbinding met een extern systeem te configureren en te bewaken. Een externe app kan betrekking hebben op meerdere objecten (zoals eigenschappen, gebieden, systeemgebruikers) en kan bepalen welke objecten worden blootgesteld aan het externe systeem.

Bij het configureren van de Extern App bepaal je in feite welke Workplace Management objecten beschikbaar zijn in Workplace Experience.

Controleer cacheconfiguratie (slechts eenmaal nodig)

De Cache-configuratie wordt gebruikt om periodiek bepaalde gegevens in de cache op te slaan voor Workplace Experience. Maar deze cacheconfiguratie moet zijn ingeschakeld. Als de cacheconfiguratie niet is ingeschakeld, moeten de gegevens worden opgehaald telkens wanneer een touchpoint een aanvraag doet. Dit zal resulteren in prestatieproblemen.

  1. Druk op de knop 'Externe toepassing' op uw startbord

  2. Open de externe app-configuratie door op de referentie

  3. Tabblad Cacheconfiguratie: controleer of de cacheconfiguratie is ingeschakeld (Actief = ja)

    1. als 'active = no' > open de cacheconfiguratie > druk op 'Enable'.

Beheren welke eigenschappen worden geëxporteerd naar Cobundu Studio

  1. Druk op de knop 'Externe toepassing' op uw startbord

  2. Open de externe app-configuratie door op de referentie

  3. Tabblad Eigenschappen: controleer of alle eigenschappen die zichtbaar moeten zijn in Cobundu Studio, hier worden weergegeven.

    1. Zo niet, gebruik dan de knop 'toewijzen' om eigenschappen toe te voegen

    2. Een eigenschap loskoppelen: selecteer de regel door het vakje aan te vinken > druk op 'selectie > geselecteerde objecten verwijderen

  4. Tabblad Gebieden: controleer of alle eigenschappen, die zichtbaar moeten zijn in Cobundu Studio, hier worden getoond.

    1. Zo niet, gebruik dan de knop 'toewijzen' om gebieden toe te voegen

    2. Om een gebied te ontkoppelen: selecteer de lijn door het vakje aan te vinken > druk op 'selectie > geselecteerde objecten verwijderen

Nadat het object is toegevoegd aan de Externe app Werkplek Mamagement, duurt het 1-4 uur voordat het beschikbaar is in Cobundu Studio (zal in de toekomst worden geoptimaliseerd).

Ik wil niet dat eigenschappen, gebieden en gebruikers automatisch worden toegevoegd aan de Externe App

Standaard worden eigenschappen, gebieden en gebruikers toegevoegd aan de externe App op het moment dat ze worden aangemaakt. Dit is de standaardinstelling die je waarschijnlijk hebt toegepast in de Module activatie voor Workplace Experience: reserveringen. Om deze instelling te wijzigen ga je naar: druk op de knop 'Module-instellingen' op je startBoard > tabblad 'Werkplekbeleving'.

Plattegronden koppelen aan gebieden en werkplekken

Het maken en koppelen van plattegronden maakt geen deel uit van de WPM-WPE integratie. Dit gebeurt in Cobundu Studio en wordt in die artikelen uitgelegd.

 Step 6: Linking regimes

Stap 6: Regimes koppelen

Regels om in gedachten te houden:

  • Het koppelen van een regime is optioneel. Als er geen regime is aangemaakt, kunnen er 24/7 reserveringen worden gemaakt.

  • Voeg geen regime toe zonder beschikbaarheid. Zorg ervoor dat er altijd minstens één beschikbaarheid wordt toegevoegd. Zie screenshot links.

  • Als je de optie voor 'Meerdaagse boekingen' in de Workplace App wilt gebruiken, kun je geen regime hebben. Een regime blokkeert meerdaagse boekingen.

  • Het is optioneel om een afwijkend regime te configureren voor een woning of een specifiek gebied.

    • Opmerking: als de huurder bezittingen heeft in landen die in verschillende tijdzones liggen, MOET je regimes gebruiken, omdat je met het regime een tijdzone kunt instellen die verschilt van de tijdzone die je hebt ingesteld in de clientinstellingen.

Lees alles over het maken van een koppelingsregime in het volgende artikel: Creating and linking regimes .

 Step 7: Reservation settings

Stap 7: Reserveringsinstellingen

Algemene reserveringsinstelling

De algemene reserveringsinstellingen zijn van toepassing op Workplace Experience reserveringen. Om deze instellingen te openen: druk op je startBoard op 'Module instellingen' > 'Reserveringen' tab.

Vaak gebruikte algemene instellingen voor een optimale gebruikerservaring

Instelling

Uitleg

Annuleren door aanvrager X uur voor aanvang 

Hoeveel uur voor aanvang van de reservering kan de aanvrager de reservering nog annuleren?

Tip: als je een negatief getal instelt (bijvoorbeeld -8), kan de reservering nog steeds worden geannuleerd, zelfs als deze al was begonnen. Het wordt aanbevolen om een negatief getal in te stellen.

Annuleren door coördinator X uur voor aanvang

Hoeveel uur voor aanvang van de reservering kan de reserveringscoördinator de reservering nog annuleren.

Tip: als je een negatief getal instelt (bijvoorbeeld -8), kan de reservering nog steeds worden geannuleerd, zelfs als deze al was begonnen. Het wordt aanbevolen om een negatief getal in te stellen.

Tegenstrijdige reserveringen

Als deze optie is ingesteld op 'ja', zijn dubbele boekingen toegestaan. Een kamer of werkplek kan dus door een tweede gebruiker worden geboekt, zelfs als deze al geboekt is. Normaal gesproken is de gewenste instelling 'Nee'.

Instelling per ruimte (vergaderruimte, werkplek, enz.)

Elk gebied heeft specifieke instellingen. Om deze instellingen te openen: open een eigenschap > tabblad 'Gebieden' > open een gebied > tabblad 'Reserveringsinstellingen'. Opmerking: u kunt de reserveringsinstelling alleen wijzigen/bekijken als 'Reserveerbaar = ja' op het tabblad Algemeen van het gebied.

  • Het is gebruikelijk om "Vooraf reserveren" in te stellen op '-1 uur'. Hierdoor kun je een reservering in het verleden maken. Je maakt bijvoorbeeld een werkplekreservering om 08.15 uur en de reservering begint om 08.00 uur.

 Step 9: Upload photos of areas/ workplaces

Stap 8: Upload foto's van ruimtes/werkplekken

Nadat de ruimtes zijn geïmporteerd kun je foto's van de ruimte toevoegen. Deze foto's worden gebruikt wanneer je een kamer of werkplek boekt. Deze foto's worden zowel in de backend als in de Workplace App gebruikt. Om een foto toe te voegen aan een werkplek, vergaderruimte, parkeerplaats, etc. volg je de volgende stappen

  • Druk in het navigatieMenu op 'Eigenschappen' > Eigenschappen

  • Open nu een eigenschap

  • Druk op het tabblad 'Gebieden

  • Een gebied openen

  • Druk nu op '...' achter het veld "Foto" om een foto te uploaden OF sleep de foto naar dit veld

Foto's koppelen aan dezelfde gebieden met behulp van het rapport 'Overzicht gebiedsfoto's

Het is ook mogelijk om één foto aan meerdere gebieden/werkplekken te koppelen (we raden dit zelfs aan). Lees dit artikel om dit te leren: https://spacewell.atlassian.net/wiki/spaces/KB/pages/88735749/Axx-Cob+integration+WPE+dashboard+in+WPM#Area-photo-overview .

Het synchroniseren van foto's naar uw touchpoints (GO, kiosk, kamerdisplays, etc.) kan tot 6 uur duren.

 Step 10: Automated periodical user import or setup SSO

Stap 9: Geautomatiseerde periodieke gebruikersimport of SSO instellen

Gebruikers aanmaken via een geautomatiseerde ftp import

Het is mogelijk om gebruikers te importeren op basis van een csv-bestand dat periodiek wordt geïmporteerd van een ftp-site. Helaas is dit op dit moment nog een aangepaste functionaliteit. Neem contact op met uw Spacewell Partner Support voor meer informatie en hulp bij het instellen hiervan.

We werken er hard aan om deze functionaliteit toegankelijk en eenvoudig te implementeren te maken voor partners.

SSO instellen voor Workplace

Het is mogelijk om gebruikers aan te maken op basis van informatie uit het SSO-systeem van de klant. Deze manier van gebruikers beheren wordt steeds meer de standaard. Helaas is dit op dit moment nog een aangepaste functionaliteit. Neem contact op met uw Spacewell Partner Support voor meer informatie en hulp bij het instellen hiervan. Er moet een aparte SSO worden geconfigureerd voor Workplace Management en voor Workplace Experience + Analytics.

We werken er hard aan om deze functionaliteit toegankelijk en eenvoudig te implementeren te maken voor partners.

 Step 10: Good to know

Stap 10: Goed om te weten

Handige knoppen op je startbord na het voltooien van de WPM-WPE integratie aan de WPM kant.

Na het uitvoeren van de SBR voor Werkplekbeleving: reserveringen wordt de module-instelling 'Werkplekbeleving gebruiken' automatisch op Ja gezet en komt er een nieuwe knoppenbalk beschikbaar op het startbord van de systeembeheerder. Binnen deze knoppenbalk zijn verschillende opties zichtbaar. Deze worden hieronder beschreven. Lees voor meer informatie: Workplace Experience dashboard in WPM .

  • Informatie: algemene informatie over de integratie.

  • Rapporteer: overzicht van de webservicerapporten die worden gebruikt voor de integratie.

  • Gebruiker exporteren: deze export kan worden gebruikt om Workplace Management gebruikers te exporteren en direct te importeren in Cobundu Studio.

  • Externe apps: snelle link naar de Externe App configuratie.

  • Analytics: Dit dashboard kan worden gebruikt om de integratie setup te debuggen en klantaanpassingen op de integratierapporten te tonen.

  • QR-codes Gebieden: Overzicht en de mogelijkheid om QR-codes van gebieden/werkplekken te bekijken en af te drukken.

  • Foto-overzicht van het gebied: Gemakkelijkste manier om foto's in bulk te uploaden/koppelen naar meerdere gebieden.

Vergeet dit niet over gebruikers

Nadat de gebruikers zijn gemaakt in Werkplekbeheer is er één stukje informatie dat je moet onthouden wanneer je de gebruikers in kaart brengt met gebruikers in Cobundu Studio.

  • Het veld "Axxerion ID" in Cobundu Studio moet de gebruikersnaam van Workplace Management bevatten. Je kunt de gebruikersnaam als volgt vinden: open gebruiker > veld 'gebruikersnaam'.

 Next step: continue with the setup of Workplace Management

Volgende stap: doorgaan met het instellen van Workplace Management

Je hebt nu de integratie op de Beheer op de werkplek kant. De volgende stap is het instellen van de integratie op de Werkervaring kant (instellen van Cobundu Studio, apparaatbesturing, hardware, enzovoort).

Samenvatting

Oefening

  • N.V.T.

Zoek op

  • No labels