Documenten beheren in Workplace

Documenten worden via meerdere opties aangemaakt of geüpload:

• Geüpload door een gebruiker vanuit een object (bijvoorbeeld een foto of PDF binnen een verzoek)

• Door een gebruiker rechtstreeks in de documentmodule geüpload als een op zichzelf staand document

• Automatisch gegenereerd door het systeem (bijvoorbeeld bepaalde importlogbestanden of het factuurdocument dat automatisch wordt gegenereerd in uitgaande facturen)

Wanneer een document wordt gemaakt of geüpload, gebeurt dit in een bepaalde documentcategorie (waardoor alle voordelen die categorieën hebben). Workplace Management heeft standaard een vooraf gedefinieerde set categorieën. In de meeste gevallen wordt de categorie automatisch bepaald. Een document dat bijvoorbeeld wordt geüpload in het kader van een contract, krijgt automatisch de categorie 'Contractdocument'.

Het is mogelijk om een document te uploaden zonder het op te slaan in een map. Dit is bijvoorbeeld gebruikelijk bij het uploaden van een document bij een aanvraag, reservering of misschien een werkorder. In dit geval is het document gekoppeld aan dat specifieke object.

Algemeen documenten zoeken via navigatiemenu

Alle documenten die zijn geüpload in Workplace Management (hetzij binnen de context van een object, aangemaakt als een op zichzelf staand document of automatisch gegenereerd door het systeem), zijn te vinden in de module Documenten via het navigatiemenu:

Open

Documenten zoeken via navigatiemenu

Deze navigatiemenu-optie is alleen zichtbaar voor beheerders en gebruikers met de systeemgroep: 4. Documentbeheer (FMB-G067)

Documentenmappen gebruiken

Het is ook mogelijk om deze documenten op te slaan in een specifieke documentenmap. Deze mappen werken op dezelfde manier als de documentmappen op een computer.

Documentmappen zijn te vinden op twee plaatsen:

1. In de menuoptie DOCUMENTEN > Documenten > druk op de knop 'Map' in het document onder andere.

2. In de context van sommige soorten objecten, bijvoorbeeld:

   1. Nagivation menu-optie Gebouwen > Gebouwen > open een gebouw > tabblad Documenten > druk op de knop 'Map' in de documentenlijst.

   2. Navigatiemenu optie ACTIVA > Activa > open een activum > tabblad Documenten > druk op de knop 'Map' in het document onder andere.

Documentmappen maken of bewerken

Documentmappen kunnen worden gemaakt en bewerkt door beheerders en gebruikers met de systeemgroep 1: documentmappen maken:

1. Navigeer naar een mappagina (zie stappen in het gedeelte hierboven).

2. Bepaal op welk hiërarchisch niveau de map moet worden aangemaakt. De nieuwe map is altijd een kind van de map die je hebt geselecteerd. Bijvoorbeeld:

   1. Selecteer "Document" (Grijze rechthoek rond de tekst) om de map op het hoogste niveau te maken. Zie schermafbeelding.

   2. Als je een submap wilt maken, moet je de map selecteren waaronder de nieuwe map moet worden gemaakt. Als je 'Logos' selecteert, wordt de nieuwe map aangemaakt als een kind van de map 'Logos'.

3. Druk op de plus pictogram rechtsboven.

4. Druk op Nieuw om een nieuwe map aan te maken. Of Bewerk om de map te bewerken.

Open

Documenten toevoegen aan mappen

Er zijn twee manieren om documenten aan een map toe te voegen:

1. Upload een document rechtstreeks naar een map. Dit wordt beschreven in de Uploading and viewing documents artikel.

2. Een document toevoegen aan een map nadat het is geüpload. Hiervoor zijn er twee manieren:

   1. Navigeer naar de map waarnaar je het document wilt verplaatsen > druk op de knop 'Document toewijzen aan map' rechtsboven > zoek het document op
      
      

   2. Open het document > druk op de functietoets 'Verplaatsen naar' > zoek map > selecteer een map met het selectievakje > Ok . Opmerking: deze functieknop is standaard verborgen.
      
      

Document versies

• Bij het maken van een document in Workplace krijgt het een uniek referentienummer en wordt het gemaakt als versie 1.0

• Het is mogelijk om een nieuwe versie van hetzelfde document te uploaden. Dit is bijvoorbeeld de voorkeursmethode voor sjablonen (omdat de link naar andere objecten intact blijft).

• Een nieuwe versie van een bestaand document maken:

  • het document openen

  • druk op de knop 'Uploaden

  • een nieuwe versie van het document uploaden

  • Via de clientinstelling 'Versienummering' kun je de versienummering bepalen. De standaardinstelling is 1.1, 1.2, 1.3, enz.

• Workplace zorgt ervoor dat de nieuwste versie (tenzij anders aangegeven) wordt ingesteld als actieve versie.

• Door de laatste versie te verwijderen, gebruikt Workplace automatisch de nieuwste versie die in het document is geüpload.

• De oude versie kan worden bekeken op het tabblad 'Versies'.