DifficultyMoeilijkheidsgraad: novicebeginner
Inhoud
| Table of Contents | ||||
|---|---|---|---|---|
|
Learning Objectives
After reading this article, you will be able to:
Initialize Workplace environments
Import master data
| Info |
|---|
Before reading: The initialization wizard is rather self explanatory. It has been designed with guiding implementation consultants through the process. In this article, additional background information is provided on the parts that might need additional explanation. If this is your first time setting up an environment we suggest to read through the full article. |
The very first login into a new environment
Upon logging into a new environment for the first time, the admin will be presented with a screen like the one shown below. If it looks different, please contact Workplace Support.
This startBoard shows the only two buttons that are available when logging into an environment for the first time:
FMB documentation: Wiki page explaining the Facility Management Baseline implementation.
Initialization wizard: The wizard that will guide you through implementing the environment.
| Note |
|---|
In the future, the FMB documentation button will disappear. This will be done when all relevant information in this WIKI is available in the form of articles. |
First wizard step
Press the Initialization wizard button on the startBoard. After this step, you can close (press Save and return) and open the wizard at any time via your startBoard. When you finish the wizard, it will no longer appear on your startBoard.
Fill in all the fields on this page and add admin users (optional). All the settings are explained below.
Settings to be determined
Your email address: Passwords that are sent via this Wizard will all be sent to this email address. So for all users that are created in this step, the password email is sent to this email address. This gives you control as to when you want to send the password to the admin users.
Include: Add additional administrator users
Apart from the already added general support account, these are the accounts for the consultants doing the implementation. Make sure to add a personal account for each consultant, including yourself (instead of one general account), so that there is an overview of who made what change. Once you go to the next step, the administrator users are automatically generated, and the passwords are sent to your email address. These users still need to be set up as partner user if necessary.
(The wizard sets this initial user as “Administrator” ('client setting' button on your startBoard > general tab > setting administrator).)
You should also know that after one or more new admin users have been created, it is no longer possible to log in with the admin user you used to log in the first time. This is inherent to the license type “system admin” that this initial admin user has. Note: you cannot change/ set this license type.
Use the “Add administrator' button' to create additional admin users. Create a user for each consultant that is working on the project.
| Warning |
|---|
Be careful: Workplace makes unique admin username(s), we advise you not to change these. This way we prevent identical usernames for different environments, which would result in additional steps required for logging into the backup - and test environments. |
| Warning |
|---|
Never change the user in the administrator field as this is being used for background tasks in the environment. |
Administrator level
Administrators should always have the user profile “Administrator Workplace Management“ (this profile is assigned by default). There are three administrator levels available. Level 1 has the fewest rights, level 3 has the most access rights. View the help text by hovering over this option to see what access each level has.The 3 levels of administrators are distinguished as follows:
Level 1 – Client level. This level will provide access to the most common functionalities that are applicable for a client administrator, like user management, user profile management, module settings, bin and archive management, etc. A level 1 administrator is able to switch to other users but will not be able to switch to level 2 or level 3 administrators. A level 1 administrator is also not able to upgrade him-/herself to a level 2 or level 3 administrator.
Level 2 – Configuration. This level will be used by the consultant which configures the client environment and enables the modules. This level will be sufficient when configuring a new default Workplace client. A Level 2 administrator is able to upgrade him-/herself to a Level 3 administrator, which will gain access to all customization options.
Level 3 – Customization. This level will provide access to all customization functionalities.
Next step
When you finish all previous steps click: next step. Your changes will be saved, and the passwords will be sent.
Please note that it is not possible to go back to the first step of the wizard after you’ve clicked ‘Next step’.
Now login using the admin user(s) that were created. You can complete the rest of the wizard and future Module Activations using this admin user. After the admins have been created, you can no longer use the user credentials you used to log in the first time.
Second wizard step
After clicking next, your screen will look somewhat like this:
What to do
A few steps are essential to getting your environment ready to use. When you’ve finished a step you can mark the box as finished. The order in which you complete the “WHAT TO DO“ does not matter!
The checklist shown here is only used as a reminder. Marking a box as finished will not make any changes in the system.
If this is your first time using the partner user functionality and you want to know more about this feature, please contact your Spacewell partner manager
Leerdoelen
Na het lezen van dit artikel zul je in staat zijn om:
Workplace-omgevingen initialiseren
Stamgegevens importeren
| Info |
|---|
Voor het lezen: De initialisatiewizard spreekt voor zich. Hij is ontworpen om implementatieconsultants door het proces te leiden. In dit artikel wordt extra achtergrondinformatie gegeven over de onderdelen die mogelijk extra uitleg nodig hebben. Als dit de eerste keer is dat je een omgeving opzet, raden we je aan het volledige artikel door te lezen. |
De allereerste keer inloggen in een nieuwe omgeving
Wanneer de beheerder voor de eerste keer inlogt op een nieuwe omgeving, krijgt hij een scherm te zien zoals hieronder afgebeeld. Als het er anders uitziet, neem dan contact op met Workplace Support.
Dit startbord toont de enige twee knoppen die beschikbaar zijn als je voor het eerst inlogt op een omgeving:
FMB-documentatie: Wiki-pagina met uitleg over de implementatie van de Facility Management Baseline.
Wizard initialisatie: De wizard die je begeleidt bij het implementeren van de omgeving.
| Note |
|---|
In de toekomst zal de FMB-documentatie knop zal verdwijnen. Dit zal gebeuren wanneer alle relevante informatie in deze WIKI beschikbaar is in de vorm van artikelen. |
Eerste stap van de wizard
Druk op de Wizard initialisatie knop op het startbord. Na deze stap kunt u sluiten (druk op Opslaan en terugkeren) en open de wizard op elk gewenst moment via je startbord. Als je de wizard hebt voltooid, verschijnt hij niet meer op je startbord.
Vul alle velden op deze pagina in en voeg beheerders toe (optioneel). Alle instellingen worden hieronder uitgelegd.
Nog te bepalen instellingen
Uw e-mailadres: Wachtwoorden die via deze wizard worden verzonden, zullen alle naar dit e-mailadres worden gestuurd. Dus voor alle gebruikers die in deze stap worden aangemaakt, wordt het wachtwoord naar dit e-mailadres gestuurd. Dit geeft je de controle over wanneer je het wachtwoord naar de beheerders wilt sturen.
Opnemen: Extra beheerders toevoegen
Naast het al toegevoegde algemene supportaccount zijn dit de accounts voor de consultants die de implementatie doen. Zorg ervoor dat je voor elke consultant, inclusief jezelf, een persoonlijk account toevoegt (in plaats van één algemeen account), zodat er een overzicht is van wie welke wijziging heeft doorgevoerd. Zodra je naar de volgende stap gaat, worden de beheerdersgebruikers automatisch gegenereerd en worden de wachtwoorden naar je e-mailadres gestuurd. Deze gebruikers moeten eventueel nog worden ingesteld als partnergebruiker.
De reden waarom je de nieuwe beheerder gebruikt die net is aangemaakt, is dat de initiële beheerdergebruiker vanaf dit punt voor andere doeleinden wordt gebruikt. Elke tenant heeft een beheerdergebruiker nodig die specifiek is aangewezen voor achtergrondtaken. Deze gebruiker is niet bedoeld voor reguliere gebruikersactiviteiten, waardoor het de aangewezen achtergrondbeheerder is.
(De wizard stelt deze initiële gebruiker in als "Beheerder" ('client instelling' knop op je startBoard > tabblad algemeen > instelling beheerder).)Je moet ook weten dat nadat een of meer nieuwe beheerdersgebruikers zijn aangemaakt, het niet langer mogelijk is om in te loggen met de beheerdersgebruiker waarmee je de eerste keer inlogde. Dit is inherent aan het licentietype "systeembeheerder" dat deze initiële beheerdergebruiker heeft. Opmerking: je kunt dit licentietype niet wijzigen/instellen.
Gebruik de knop "Beheerder toevoegen" om extra beheerders aan te maken. Maak een gebruiker aan voor elke consultant die aan het project werkt.
| Warning |
|---|
Wees voorzichtig: Workplace maakt unieke beheerdersgebruikersnaam (-namen) aan, we raden je aan deze niet te wijzigen. Op deze manier voorkomen we identieke gebruikersnamen voor verschillende omgevingen, wat zou resulteren in extra stappen die nodig zijn voor het inloggen op de back-up - en testomgevingen. |
| Warning |
|---|
Wijzig nooit de gebruiker in de beheerder veld omdat dit wordt gebruikt voor achtergrondtaken in de omgeving. |
Beheerderniveau
Beheerders moeten altijd het gebruikersprofiel "Beheerder Werkplek" hebben (dit profiel is standaard toegewezen). Er zijn drie beheerdersniveaus beschikbaar. Niveau 1 heeft de minste rechten, niveau 3 heeft de meeste toegangsrechten. Bekijk de helptekst door met de muis over deze optie te gaan om te zien welke toegang elk niveau heeft.
De 3 niveaus van beheerders worden als volgt onderscheiden:
Niveau 1 - Klantniveau. Dit niveau geeft toegang tot de meest voorkomende functionaliteiten die van toepassing zijn voor een clientbeheerder, zoals gebruikersbeheer, gebruikersprofielbeheer, module-instellingen, bin- en archiefbeheer, enz. Een niveau 1-beheerder kan overschakelen naar andere gebruikers, maar kan niet overschakelen naar niveau 2- of niveau 3-beheerders. Een niveau 1-beheerder kan zichzelf ook niet upgraden naar een niveau 2- of niveau 3-beheerder.
Niveau 2 - Configuratie. Dit niveau wordt gebruikt door de consultant die de clientomgeving configureert en de modules inschakelt. Dit niveau is voldoende voor het configureren van een nieuwe standaard Workplace client. Een beheerder van niveau 2 kan zichzelf upgraden naar een beheerder van niveau 3, waarmee hij toegang krijgt tot alle aanpassingsopties.
Niveau 3 - Aanpassing. Dit niveau geeft toegang tot alle aanpassingsfunctionaliteiten.
Volgende stap
Klik op wanneer je klaar bent met alle voorgaande stappen: volgende stap. Uw wijzigingen worden opgeslagen en de wachtwoorden worden verzonden.
Houd er rekening mee dat het niet mogelijk is om terug te gaan naar de eerste stap van de wizard nadat je op 'Volgende stap' hebt geklikt.
Log nu in met de aangemaakte beheerdersgebruiker(s). U kunt de rest van de wizard en toekomstige module-activaties voltooien met deze beheerdersgebruiker. Nadat de beheerders zijn gemaakt, kunt u niet langer de gebruikersreferenties gebruiken waarmee u zich de eerste keer hebt aangemeld.
Tweede stap van de wizard
Nadat je op Volgende hebt geklikt, ziet je scherm er ongeveer zo uit:
Wat te doen
Een paar stappen zijn essentieel om je omgeving gebruiksklaar te maken. Als je een stap hebt voltooid, kun je het vakje markeren als voltooid. De volgorde waarin je de "WAT TE DOEN" voltooit maakt niet uit!
De checklist die hier wordt getoond, dient alleen als geheugensteuntje. Als je een vakje als voltooid markeert, worden er geen wijzigingen aangebracht in het systeem.
1. Maak partnergebruikers voor je administrator gebruiker(s). Deze gebruiker gebruikt dan geen (client)licentie en je kunt met meerdere sessies tegelijk inloggen.
Als dit de eerste keer is dat u de partnergebruikersfunctionaliteit gebruikt en u wilt meer weten over deze functie, neem dan contact op met uw Spacewell-partnermanager.
| Expand | ||
|---|---|---|
| ||
 |
| Info |
|---|
Keep in mind: Creating a partner user is only possible when a partner client layer is set for the environment or when a partner client layer has been made available for your company. For details contact Workplace partner support or your Spacewell partner manager. |
2. Send import files to the customer:
Complete the steps below for all data types that you want to import
These import files can be found in the include at the bottom of the page in the ‘Imports’ include. It is not mandatory to use all imports. In theory, you can even finish the initialization wizard without importing any data. You can always find the import files of already activated modules by clicking on the “Default imports” tile.
To download the template, open one of the import connectors by clicking on the reference.
Click: Generate import template. This will add a template in the ‘Template’ include.
Then you can immediately click the black download icon next to the loop icon.
These templates can be sent out directly to the client.
Because we can open and close the wizard at any time; the environment can now be closed. When you receive the import file back from the client, you can continue with the next step.
3. Check and convert the import files after receiving the import files from the client:
Open the received file and check if all mandatory columns are filled in currently.
Convert to CSV: open in import file in Excel > File > Export > Change file type > select 'CSV '> Save as;
| Info |
|---|
Tip: To make sure the import file is correct, you can first import the files in on backup environment. When this is working correctly we can import directly in the production. Keep in mind the back-up environment is created during the night after initializing. |
4. Importing the import files
Open the initialization wizard from your startBoard or go to the 'Default imports' overview on your startBoard
Click on the ‘Import’ tab at the bottom of the page;
Open the import by pressing the corresponding import reference;
Click Upload import file;
Select your file > the message “Importing the files will continue in the background.“ will appear on your screen.
The import will now run as a background task. After refreshing the page, you can view the progress of the background task via the background task symbol on the top right.
Once the import is done, the import will show documents in the “Generated import documents (last 24 hours)“ include. Always a ‘**-import' file, but if any issues occur, also a '***-error’ file. Those should be the way to check for errors (Is there an error file)
| Note |
|---|
Keep in mind: while we download the import templates as Excel files, Workplace will only accept CSV UTF-8 files. |
| Info |
|---|
You don’t need to know the ins- and outs of importing when using the default import. However, if you run into an unexpected problem/ result, please check out this article on Import: Imports. |
Optional settings to be determined
The logo and corporate identity settings are important for the look and feel of the environment.
Email logo The logo you upload here is used in all Workflow emails. Uploading the logo at this stage is recommended but not mandatory. The logo can be uploaded at a later stage.
By default, the 'Spacewell workplace” Corporate identity is set. How the corporate identity can be configured is explained in this article: Corporate identity.
Close wizard
When you’ve checked all the boxes you wanted to check, you can press ‘Close’ to close the wizard. This wizard will no longer be available after completion.
| Info |
|---|
|
Summary
| Rw ui textbox macro |
|---|
|
|
| Info |
|---|
Denk eraan: Het maken van een partnergebruiker is alleen mogelijk als er een partnerclientlaag is ingesteld voor de omgeving of als er een partnerclientlaag beschikbaar is gemaakt voor uw bedrijf. Neem voor meer informatie contact op met Workplace partner support of uw Spacewell partnermanager. |
2. Import verzenden bestanden naar de klant:
Voer de onderstaande stappen uit voor alle gegevenstypen die u wilt importeren
Deze importbestanden zijn te vinden in de include onderaan de pagina in de include 'Imports'. Het is niet verplicht om alle imports te gebruiken. In theorie kunt u zelfs de initialisatiewizard voltooien zonder gegevens te importeren. U kunt altijd de importbestanden van reeds geactiveerde modules vinden door op de tegel "Default imports" te klikken.
Om de sjabloon te downloaden, open je een van de importconnectors door op de referentie te klikken.
Klik op: Genereer importsjabloon. Hierdoor wordt een sjabloon toegevoegd aan de 'Sjabloon' inclusief.
Daarna kun je meteen op het zwarte downloadpictogram naast het luspictogram klikken.
Deze sjablonen kunnen rechtstreeks naar de klant worden gestuurd.
Omdat we de wizard op elk moment openen en sluiten; de omgeving kan nu worden afgesloten. Wanneer je het importbestand terugkrijgt van de klant, kun je verder gaan met de volgende stap.
3. Controleer en converteer de importbestanden na ontvangst van de importbestanden van de klant:
Open het ontvangen bestand en controleer of alle verplichte kolommen zijn ingevuld.
Converteren naar CSV: open het importbestand in Excel > Bestand > Exporteren > Bestandstype wijzigen > selecteer 'CSV'> Opslaan als;
| Info |
|---|
Tip: Om er zeker van te zijn dat het importbestand correct is, kun je de bestanden eerst importeren in een back-upomgeving. Als dit goed werkt kunnen we direct importeren in de productie. Houd er rekening mee dat de back-upomgeving 's nachts wordt aangemaakt na het initialiseren. |
4. De importbestanden importeren
Open de initialisatiewizard vanaf uw startbord of ga naar het overzicht 'Standaard invoer' op uw startbord
Klik op het tabblad 'Importeren' onderaan de pagina;
Open de import door op de overeenkomstige importreferentie te drukken;
Klik op Importbestand uploaden;
Selecteer je bestand > de melding "Het importeren van de bestanden gaat door op de achtergrond." verschijnt op je scherm.
De import wordt nu uitgevoerd als achtergrondtaak. Nadat u de pagina hebt vernieuwd, kunt u de voortgang van de achtergrondtaak bekijken via het symbool voor de achtergrondtaak rechtsboven.
Zodra het importeren is voltooid, worden documenten weergegeven in de "Gegenereerde invoerdocumenten (laatste 24 uur)"include. Altijd een '**-import' bestand, maar als er problemen optreden, ook een '***-error' bestand. Dat zou de manier moeten zijn om te controleren op fouten (Is er een foutbestand)
| Note |
|---|
Denk eraan: Terwijl we de importsjablonen downloaden als Excel-bestanden, accepteert Workplace alleen CSV UTF-8-bestanden. |
| Info |
|---|
Je hoeft de ins- en outs van het importeren niet te kennen als je de standaard import gebruikt. Als je echter tegen een onverwacht probleem of resultaat aanloopt, raadpleeg dan dit artikel over importeren: Imports. |
Optionele instellingen nog te bepalen
Het logo en de huisstijlinstellingen zijn belangrijk voor de uitstraling van de omgeving.
Email logo Het logo dat je hier uploadt wordt gebruikt in alle Workflow e-mails. Het uploaden van het logo in dit stadium wordt aanbevolen, maar is niet verplicht. Het logo kan in een later stadium worden geüpload.
De 'Spacewell-werkplek' is standaard. Bedrijfsidentiteit is ingesteld. Hoe de huisstijl kan worden geconfigureerd, wordt uitgelegd in dit artikel: Corporate identity.
Wizard sluiten
Als je alle vakjes hebt aangevinkt die je wilde aanvinken, kun je op 'Sluiten' drukken om de wizard af te sluiten. Deze wizard is na voltooiing niet meer beschikbaar.
| Info |
|---|
|
Samenvatting
| Rw ui textbox macro |
|---|
|
Zoek op
| Live Search |
|---|
| Page Properties | ||
|---|---|---|
| ||