Moeilijkheidsgraad: beginner

De allereerste keer inloggen in een nieuwe omgeving

Wanneer de beheerder voor de eerste keer inlogt op een nieuwe omgeving, krijgt hij een scherm te zien zoals hieronder afgebeeld. Als het er anders uitziet, neem dan contact op met Workplace Support.

Dit startbord toont de enige twee knoppen die beschikbaar zijn als je voor het eerst inlogt op een omgeving:

• FMB-documentatie: Wiki-pagina met uitleg over de implementatie van de Facility Management Baseline.

• Wizard initialisatie: De wizard die je begeleidt bij het implementeren van de omgeving.

Eerste stap van de wizard

1. Druk op de Wizard initialisatie knop op het startbord. Na deze stap kunt u sluiten (druk op Opslaan en terugkeren) en open de wizard op elk gewenst moment via je startbord. Als je de wizard hebt voltooid, verschijnt hij niet meer op je startbord.

2. Vul alle velden op deze pagina in en voeg beheerders toe (optioneel). Alle instellingen worden hieronder uitgelegd.

Nog te bepalen instellingen

Uw e-mailadres: Wachtwoorden die via deze wizard worden verzonden, zullen alle naar dit e-mailadres worden gestuurd. Dus voor alle gebruikers die in deze stap worden aangemaakt, wordt het wachtwoord naar dit e-mailadres gestuurd. Dit geeft je de controle over wanneer je het wachtwoord naar de beheerders wilt sturen.

Opnemen: Extra beheerders toevoegen

• Naast het al toegevoegde algemene supportaccount zijn dit de accounts voor de consultants die de implementatie doen. Zorg ervoor dat je voor elke consultant, inclusief jezelf, een persoonlijk account toevoegt (in plaats van één algemeen account), zodat er een overzicht is van wie welke wijziging heeft doorgevoerd. Zodra je naar de volgende stap gaat, worden de beheerdersgebruikers automatisch gegenereerd en worden de wachtwoorden naar je e-mailadres gestuurd. Deze gebruikers moeten eventueel nog worden ingesteld als partnergebruiker.

• De reden waarom je de nieuwe beheerder gebruikt die net is aangemaakt, is dat de initiële beheerdergebruiker vanaf dit punt voor andere doeleinden wordt gebruikt. Elke tenant heeft een beheerdergebruiker nodig die specifiek is aangewezen voor achtergrondtaken. Deze gebruiker is niet bedoeld voor reguliere gebruikersactiviteiten, waardoor het de aangewezen achtergrondbeheerder is.
  
  (De wizard stelt deze initiële gebruiker in als "Beheerder" ('client instelling' knop op je startBoard > tabblad algemeen > instelling beheerder).)
  

• Je moet ook weten dat nadat een of meer nieuwe beheerdersgebruikers zijn aangemaakt, het niet langer mogelijk is om in te loggen met de beheerdersgebruiker waarmee je de eerste keer inlogde. Dit is inherent aan het licentietype "systeembeheerder" dat deze initiële beheerdergebruiker heeft. Opmerking: je kunt dit licentietype niet wijzigen/instellen.

• Gebruik de knop "Beheerder toevoegen" om extra beheerders aan te maken. Maak een gebruiker aan voor elke consultant die aan het project werkt.

Beheerderniveau

Beheerders moeten altijd het gebruikersprofiel "Beheerder Werkplek" hebben (dit profiel is standaard toegewezen). Er zijn drie beheerdersniveaus beschikbaar. Niveau 1 heeft de minste rechten, niveau 3 heeft de meeste toegangsrechten. Bekijk de helptekst door met de muis over deze optie te gaan om te zien welke toegang elk niveau heeft.

De 3 niveaus van beheerders worden als volgt onderscheiden:

• Niveau 1 - Klantniveau. Dit niveau geeft toegang tot de meest voorkomende functionaliteiten die van toepassing zijn voor een clientbeheerder, zoals gebruikersbeheer, gebruikersprofielbeheer, module-instellingen, bin- en archiefbeheer, enz. Een niveau 1-beheerder kan overschakelen naar andere gebruikers, maar kan niet overschakelen naar niveau 2- of niveau 3-beheerders. Een niveau 1-beheerder kan zichzelf ook niet upgraden naar een niveau 2- of niveau 3-beheerder.

• Niveau 2 - Configuratie. Dit niveau wordt gebruikt door de consultant die de clientomgeving configureert en de modules inschakelt. Dit niveau is voldoende voor het configureren van een nieuwe standaard Workplace client. Een beheerder van niveau 2 kan zichzelf upgraden naar een beheerder van niveau 3, waarmee hij toegang krijgt tot alle aanpassingsopties.

• Niveau 3 - Aanpassing. Dit niveau geeft toegang tot alle aanpassingsfunctionaliteiten. 

Volgende stap

• Klik op wanneer je klaar bent met alle voorgaande stappen: volgende stap. Uw wijzigingen worden opgeslagen en de wachtwoorden worden verzonden.

• Houd er rekening mee dat het niet mogelijk is om terug te gaan naar de eerste stap van de wizard nadat je op 'Volgende stap' hebt geklikt.

• Log nu in met de aangemaakte beheerdersgebruiker(s). U kunt de rest van de wizard en toekomstige module-activaties voltooien met deze beheerdersgebruiker. Nadat de beheerders zijn gemaakt, kunt u niet langer de gebruikersreferenties gebruiken waarmee u zich de eerste keer hebt aangemeld.

Tweede stap van de wizard

Nadat je op Volgende hebt geklikt, ziet je scherm er ongeveer zo uit:

Wat te doen

Een paar stappen zijn essentieel om je omgeving gebruiksklaar te maken. Als je een stap hebt voltooid, kun je het vakje markeren als voltooid. De volgorde waarin je de "WAT TE DOEN" voltooit maakt niet uit!
De checklist die hier wordt getoond, dient alleen als geheugensteuntje. Als je een vakje als voltooid markeert, worden er geen wijzigingen aangebracht in het systeem.

1. Maak partnergebruikers voor je administrator gebruiker(s). Deze gebruiker gebruikt dan geen (client)licentie en je kunt met meerdere sessies tegelijk inloggen.
Als dit de eerste keer is dat u de partnergebruikersfunctionaliteit gebruikt en u wilt meer weten over deze functie, neem dan contact op met uw Spacewell-partnermanager.

 How to create a partner user

1. Open de admin-gebruiker door op de hyperlink met de volledige naam te drukken in de "Admin-accounts". omvatten;

2. Klik op 'Partnergebruiker instellen';

3. Vul het gebruikerswachtwoord (verkregen via de aanmeldingsmail) en het partnerwachtwoord in;

4. Druk op 'OK';

5. Het veld 'Partnergebruiker' is nu ingesteld op 'ja' en je kunt alleen inloggen met het partnerwachtwoord.

6. Open de initialisatiewizard opnieuw via uw startbord

2. Import verzenden bestanden naar de klant:

• Voer de onderstaande stappen uit voor alle gegevenstypen die u wilt importeren

• Deze importbestanden zijn te vinden in de include onderaan de pagina in de include 'Imports'. Het is niet verplicht om alle imports te gebruiken. In theorie kunt u zelfs de initialisatiewizard voltooien zonder gegevens te importeren. U kunt altijd de importbestanden van reeds geactiveerde modules vinden door op de tegel "Default imports" te klikken.

  

• Om de sjabloon te downloaden, open je een van de importconnectors door op de referentie te klikken.

• Klik op: Genereer importsjabloon. Hierdoor wordt een sjabloon toegevoegd aan de 'Sjabloon' inclusief.

• Daarna kun je meteen op het zwarte downloadpictogram naast het luspictogram klikken.

• Deze sjablonen kunnen rechtstreeks naar de klant worden gestuurd.

• Omdat we de wizard op elk moment openen en sluiten; de omgeving kan nu worden afgesloten. Wanneer je het importbestand terugkrijgt van de klant, kun je verder gaan met de volgende stap.

3. Controleer en converteer de importbestanden na ontvangst van de importbestanden van de klant:

• Open het ontvangen bestand en controleer of alle verplichte kolommen zijn ingevuld.

• Converteren naar CSV: open het importbestand in Excel > Bestand > Exporteren > Bestandstype wijzigen > selecteer 'CSV'> Opslaan als;

4. De importbestanden importeren

• Open de initialisatiewizard vanaf uw startbord of ga naar het overzicht 'Standaard invoer' op uw startbord

• Klik op het tabblad 'Importeren' onderaan de pagina;

• Open de import door op de overeenkomstige importreferentie te drukken;

• Klik op Importbestand uploaden;

• Selecteer je bestand > de melding "Het importeren van de bestanden gaat door op de achtergrond." verschijnt op je scherm.

• De import wordt nu uitgevoerd als achtergrondtaak. Nadat u de pagina hebt vernieuwd, kunt u de voortgang van de achtergrondtaak bekijken via het symbool voor de achtergrondtaak rechtsboven.

• Zodra het importeren is voltooid, worden documenten weergegeven in de "Gegenereerde invoerdocumenten (laatste 24 uur)"include. Altijd een '**-import' bestand, maar als er problemen optreden, ook een '***-error' bestand. Dat zou de manier moeten zijn om te controleren op fouten (Is er een foutbestand)

Optionele instellingen nog te bepalen

Het logo en de huisstijlinstellingen zijn belangrijk voor de uitstraling van de omgeving.

• Email logo Het logo dat je hier uploadt wordt gebruikt in alle Workflow e-mails. Het uploaden van het logo in dit stadium wordt aanbevolen, maar is niet verplicht. Het logo kan in een later stadium worden geüpload.

• De 'Spacewell-werkplek' is standaard. Bedrijfsidentiteit is ingesteld. Hoe de huisstijl kan worden geconfigureerd, wordt uitgelegd in dit artikel: Corporate identity.

Wizard sluiten

Als je alle vakjes hebt aangevinkt die je wilde aanvinken, kun je op 'Sluiten' drukken om de wizard af te sluiten. Deze wizard is na voltooiing niet meer beschikbaar.

Samenvatting

Zoek op