...
Moeilijkheidsgraad: beginner
Inhoud
| Table of Contents | ||||
|---|---|---|---|---|
|
Leerdoelen
Na het lezen van dit artikel zul je in staat zijn om:
Workplace-omgevingen initialiseren
Stamgegevens importeren
| Info |
|---|
Voor het lezen: De initialisatiewizard spreekt voor zich. Hij is ontworpen om implementatieconsultants door het proces te leiden. In dit artikel wordt extra achtergrondinformatie gegeven over de onderdelen die mogelijk extra uitleg nodig hebben. Als dit de eerste keer is dat je een omgeving opzet, raden we je aan het volledige artikel door te lezen. |
De allereerste keer inloggen in een nieuwe omgeving
Wanneer de beheerder voor de eerste keer inlogt op een nieuwe omgeving, krijgt hij een scherm te zien zoals hieronder afgebeeld. Als het er anders uitziet, neem dan contact op met Workplace Support.
...
Dit startbord toont de enige twee knoppen die beschikbaar zijn als je voor het eerst inlogt op een omgeving:
FMB-documentatie: Wiki-pagina met uitleg over de implementatie van de Facility Management Baseline.
Wizard initialisatie: De wizard die je begeleidt bij het implementeren van de omgeving.
| Note |
|---|
In de toekomst zal de FMB-documentatie knop zal verdwijnen. Dit zal gebeuren wanneer alle relevante informatie in deze WIKI beschikbaar is in de vorm van artikelen. |
Eerste stap van de wizard
Druk op de Wizard initialisatie knop op het startbord. Na deze stap kunt u sluiten (druk op Opslaan en terugkeren) en open de wizard op elk gewenst moment via je startbord. Als je de wizard hebt voltooid, verschijnt hij niet meer op je startbord.
Vul alle velden op deze pagina in en voeg beheerders toe (optioneel). Alle instellingen worden hieronder uitgelegd.
...
Nog te bepalen instellingen
Uw e-mailadres: Wachtwoorden die via deze wizard worden verzonden, zullen alle naar dit e-mailadres worden gestuurd. Dus voor alle gebruikers die in deze stap worden aangemaakt, wordt het wachtwoord naar dit e-mailadres gestuurd. Dit geeft je de controle over wanneer je het wachtwoord naar de beheerders wilt sturen.
Opnemen: Extra beheerders toevoegen
...
Naast het al toegevoegde algemene supportaccount zijn dit de accounts voor de consultants die de implementatie doen. Zorg ervoor dat je voor elke consultant, inclusief jezelf, een persoonlijk account toevoegt (in plaats van één algemeen account), zodat er een overzicht is van wie welke wijziging heeft doorgevoerd. Zodra je naar de volgende stap gaat, worden de beheerdersgebruikers automatisch gegenereerd en worden de wachtwoorden naar je e-mailadres gestuurd. Deze gebruikers moeten eventueel nog worden ingesteld als partnergebruiker.
...
Je moet ook weten dat nadat een of meer nieuwe beheerdersgebruikers zijn aangemaakt, het niet langer mogelijk is om in te loggen met de beheerdersgebruiker waarmee je de eerste keer inlogde. Dit is inherent aan het licentietype "systeembeheerder" dat deze initiële beheerdergebruiker heeft. Opmerking: je kunt dit licentietype niet wijzigen/instellen.
...
Gebruik de knop "Beheerder toevoegen" om extra beheerders aan te maken. Maak een gebruiker aan voor elke consultant die aan het project werkt.
| Warning |
|---|
Wees voorzichtig: Workplace maakt unieke beheerdersgebruikersnaam (-namen) aan, we raden je aan deze niet te wijzigen. Op deze manier voorkomen we identieke gebruikersnamen voor verschillende omgevingen, wat zou resulteren in extra stappen die nodig zijn voor het inloggen op de back-up - en testomgevingen. |
| Warning |
|---|
Wijzig nooit de gebruiker in de beheerder veld omdat dit wordt gebruikt voor achtergrondtaken in de omgeving. |
Beheerderniveau
...
Niveau 1 - Klantniveau. Dit niveau geeft toegang tot de meest voorkomende functionaliteiten die van toepassing zijn voor een clientbeheerder, zoals gebruikersbeheer, gebruikersprofielbeheer, module-instellingen, bin- en archiefbeheer, enz. Een niveau 1-beheerder kan overschakelen naar andere gebruikers, maar kan niet overschakelen naar niveau 2- of niveau 3-beheerders. Een niveau 1-beheerder kan zichzelf ook niet upgraden naar een niveau 2- of niveau 3-beheerder.
Niveau 2 - Configuratie. Dit niveau wordt gebruikt door de consultant die de clientomgeving configureert en de modules inschakelt. Dit niveau is voldoende voor het configureren van een nieuwe standaard Workplace client. Een beheerder van niveau 2 kan zichzelf upgraden naar een beheerder van niveau 3, waarmee hij toegang krijgt tot alle aanpassingsopties.
Niveau 3 - Aanpassing. Dit niveau geeft toegang tot alle aanpassingsfunctionaliteiten.
...
Volgende stap
Klik op wanneer je klaar bent met alle voorgaande stappen: volgende stap. Uw wijzigingen worden opgeslagen en de wachtwoorden worden verzonden.
Houd er rekening mee dat het niet mogelijk is om terug te gaan naar de eerste stap van de wizard nadat je op 'Volgende stap' hebt geklikt.
Log nu in met de aangemaakte beheerdersgebruiker(s). U kunt de rest van de wizard en toekomstige module-activaties voltooien met deze beheerdersgebruiker. Nadat de beheerders zijn gemaakt, kunt u niet langer de gebruikersreferenties gebruiken waarmee u zich de eerste keer hebt aangemeld.
Tweede stap van de wizard
Nadat je op Volgende hebt geklikt, ziet je scherm er ongeveer zo uit:
...
Wat te doen
Een paar stappen zijn essentieel om je omgeving gebruiksklaar te maken. Als je een stap hebt voltooid, kun je het vakje markeren als voltooid. De volgorde waarin je de "WAT TE DOEN" voltooit maakt niet uit!
De checklist die hier wordt getoond, dient alleen als geheugensteuntje. Als je een vakje als voltooid markeert, worden er geen wijzigingen aangebracht in het systeem.
1. Maak partnergebruikers voor je administrator gebruiker(s). Deze gebruiker gebruikt dan geen (client)licentie en je kunt met meerdere sessies tegelijk inloggen.
Als dit de eerste keer is dat u de partnergebruikersfunctionaliteit gebruikt en u wilt meer weten over deze functie, neem dan contact op met uw Spacewell-partnermanager.
| Expand | ||
|---|---|---|
| ||
 |
| Info |
|---|
Denk eraan: Het maken van een partnergebruiker is alleen mogelijk als er een partnerclientlaag is ingesteld voor de omgeving of als er een partnerclientlaag beschikbaar is gemaakt voor uw bedrijf. Neem voor meer informatie contact op met Workplace partner support of uw Spacewell partnermanager. |
2. Import verzenden bestanden naar de klant:
Voer de onderstaande stappen uit voor alle gegevenstypen die u wilt importeren
Deze importbestanden zijn te vinden in de include onderaan de pagina in de include 'Imports'. Het is niet verplicht om alle imports te gebruiken. In theorie kunt u zelfs de initialisatiewizard voltooien zonder gegevens te importeren. U kunt altijd de importbestanden van reeds geactiveerde modules vinden door op de tegel "Default imports" te klikken.
Om de sjabloon te downloaden, open je een van de importconnectors door op de referentie te klikken.
Klik op: Genereer importsjabloon. Hierdoor wordt een sjabloon toegevoegd aan de 'Sjabloon' inclusief.
Daarna kun je meteen op het zwarte downloadpictogram naast het luspictogram klikken.
Deze sjablonen kunnen rechtstreeks naar de klant worden gestuurd.
Omdat we de wizard op elk moment openen en sluiten; de omgeving kan nu worden afgesloten. Wanneer je het importbestand terugkrijgt van de klant, kun je verder gaan met de volgende stap.
3. Controleer en converteer de importbestanden na ontvangst van de importbestanden van de klant:
Open het ontvangen bestand en controleer of alle verplichte kolommen zijn ingevuld.
Converteren naar CSV: open het importbestand in Excel > Bestand > Exporteren > Bestandstype wijzigen > selecteer 'CSV'> Opslaan als;
| Info |
|---|
Tip: Om er zeker van te zijn dat het importbestand correct is, kun je de bestanden eerst importeren in een back-upomgeving. Als dit goed werkt kunnen we direct importeren in de productie. Houd er rekening mee dat de back-upomgeving 's nachts wordt aangemaakt na het initialiseren. |
4. De importbestanden importeren
Open de initialisatiewizard vanaf uw startbord of ga naar het overzicht 'Standaard invoer' op uw startbord
Klik op het tabblad 'Importeren' onderaan de pagina;
Open de import door op de overeenkomstige importreferentie te drukken;
Klik op Importbestand uploaden;
Selecteer je bestand > de melding "Het importeren van de bestanden gaat door op de achtergrond." verschijnt op je scherm.
De import wordt nu uitgevoerd als achtergrondtaak. Nadat u de pagina hebt vernieuwd, kunt u de voortgang van de achtergrondtaak bekijken via het symbool voor de achtergrondtaak rechtsboven.
Zodra het importeren is voltooid, worden documenten weergegeven in de "Gegenereerde invoerdocumenten (laatste 24 uur)"include. Altijd een '**-import' bestand, maar als er problemen optreden, ook een '***-error' bestand. Dat zou de manier moeten zijn om te controleren op fouten (Is er een foutbestand)
...
| Note |
|---|
Denk eraan: Terwijl we de importsjablonen downloaden als Excel-bestanden, accepteert Workplace alleen CSV UTF-8-bestanden. |
| Info |
|---|
Je hoeft de ins- en outs van het importeren niet te kennen als je de standaard import gebruikt. Als je echter tegen een onverwacht probleem of resultaat aanloopt, raadpleeg dan dit artikel over importeren: Imports. |
Optionele instellingen nog te bepalen
Het logo en de huisstijlinstellingen zijn belangrijk voor de uitstraling van de omgeving.
Email logo Het logo dat je hier uploadt wordt gebruikt in alle Workflow e-mails. Het uploaden van het logo in dit stadium wordt aanbevolen, maar is niet verplicht. Het logo kan in een later stadium worden geüpload.
De 'Spacewell-werkplek' is standaard. Bedrijfsidentiteit is ingesteld. Hoe de huisstijl kan worden geconfigureerd, wordt uitgelegd in dit artikel: Corporate identity.
Wizard sluiten
Als je alle vakjes hebt aangevinkt die je wilde aanvinken, kun je op 'Sluiten' drukken om de wizard af te sluiten. Deze wizard is na voltooiing niet meer beschikbaar.
| Info |
|---|
|
Samenvatting
| Rw ui textbox macro |
|---|
|
Zoek op
| Live Search |
|---|
...
General
A new Workplace Management environment is created by the Customer Support department. The initial configuration of the environment is done by the implementation consultant(s). When first logging in to the new environment, the 'Initialization wizard' can be used to configure basic elements for Workplace Management.
...
Only two buttons are available when first logging in to Workplace Management. The ‘Information' button links to the knowledge base. The 'Initialization wizard’ button is used to start the initial configuration process.
Initialization wizard
Step 1
When clicking on the ‘Initialization wizard' button, the process of configuring the Workplace Management environment is started. Beneath the header ‘WHAT TO DO’, a brief explanation is shown for the consultant on “what to do” during this first step.
...
In the first step of the process, the consultant needs to add an administrator user for all implementation consultants involved in the customers implementation. By default an administrator is created for the Customer Support department.
Via the 'Settings to be determined' the consultant setting up the enviroment needs to enter his or her email address and selects the default language of the customer. The email address entered here is used to send the login credentials of all administrator users added. These login credentials can be used to set the administrator as partner users.
Click 'Start' once all applicable administrator users are added and the setting to be determined are filled in.
Step 2
In the next step of the initialization wizard, a checklist and remarks field become visible to register the progress of the environments initial configuration. These fields are optional to use.
On the right side additonal settings to be determined are shown:
Email logo: the default logo added to emails send from Workplace Management, can be changed to a customer logo
Corporate identity: determines the look and feel of the Workplace Management environment (colors/logo). More information can be found via Corporate identity
General announcement: a default announcement is generated, which is shown to users logging into Workplace Management, can be changed to a customer specific text and picture.
...
In the include 'Admin accounts' the administrator users generated for this environment are shown. For each of the administrators an email with login credentials is send to the initial consultant configuring the environment. These emails can be used to set up the administrators as partner users (see: Managing users ).
...
| Info |
|---|
After additional administrator users are generated, it will be no longer possible to log in with the initial user provided by Customer Support to set up the environment. This initial user will become the 'System administrator' used for other technical purposes. |
In the include 'Relevant data imports ….' several imports become available to add relevant master data. The own organization/departments, own employees and supplier imports become available by default.
...
As soon as the initial configuration is done and all relevant steps are done, the initialization wizard can be closed via the 'Close' button. The initialization wizard can also be saved and picked up at a later moment. An overview with the not handled initialization wizard is shown on the startboard.
...
After the initialization wizard is at least started, any relevant module can be activated via the module activation's: Module activations.