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This article is about activating this module as an implementation consultant. For more detailed information on how to manage or use the concepts in this module as an application manager or a user (for instance, details on how to create an object), see the related module in the application managers and/or Users part of this knowledge baseDieser Artikel befasst sich mit der Aktivierung dieses Moduls als Implementierungsberater. Ausführlichere Informationen zur Verwaltung oder Verwendung der Konzepte in diesem Modul als Anwendungsmanager oder Benutzer (z. B. Details zur Erstellung eines Objekts) finden Sie in dem entsprechenden Modul im Teil Anwendungsmanager und/oder Benutzer dieser Wissensdatenbank: Application Managers / Users |
1. Master data
Master data forms the foundational elements within any bildet die grundlegende Elemente innerhalb jedes IWMS (Integrated Workplace Management System), serving as the backbone for organizational operations and decision-making processes. It comprises essential information that remains relatively static and is importantfor the organization's day-to-day activities.
Master data serves as a reference point for various operational processes, enabling users to accurately identify, track, and manage assets, buildings, areas, and contacts across different functionalities within the software. By maintaining a centralized repository of master data, organizations can streamline processes, improve data integrity, and enhance decision-making capabilities.
2. What is this module about
Assets are one of the master data modules of Workplace Management. For more information on the content of this module, including detailed descriptions of some of the core components, see: Master data Asset module in the 'Application Managers' section.
3. Why use this module
Master data, in this case, assets, serves two main purposes:
Integration Across other Modules:
The Asset module allows you to use asset information in other modules. This offers practical benefits in other modules. Some examples:
Requests: Connecting requests to specific assets (e.g., a broken laptop or a malfunctioning coffee machine) helps the Service Desk to find more related data on the assets (e.g., uploaded manuals or supplier contact details), helping to quickly identify and resolve issues. Additionally, tracking open or total requests per asset assists in resource and maintenance management.
Reservation Management: Reserving equipment (e.g., a beamer) becomes easier, ensuring efficient use of equipment and better asset availability.
Contracts: Linking assets to contracts makes sure the cost and responsibilities can be tracked per asset. Leading to better and more data-driven strategic decision-making and supplier management.
Comprehensive Portfolio Management:
Apart from the use in other modules, the Asset module can aid in managing your assets, as it helps to get insights into the organization's assets, including details like location, ownership, occupancy status, and maintenance history. This overview helps in resource allocation, cost-saving, and strategic decision-making.
In summary, the Asset module offers practical solutions for improving other modules and processes and managing your asset portfolio.
3.1 Choices to be made within the module
The most relevant choices that can be made before using this module are the following:
Contextual access
By default, every user can select every asset in other processes if linking an asset is enabled for that module (e.g., every user allowed to create a request is by default able to select every asset when creating a request as long as assets are used in the request module). The same applies to users authorized to create and edit assets, as by default, this system group (3. Edit assets) is assigned to a user overall, thus applying to every asset.
If this should not be the case (e.g., user should only be able to see/select specific assets or only be able to edit specific assets (e.g., all assets of a specific building), contextual access should be enabled via Module settings → Assets: Contextual access to assets (or directly via the module activation). For more information, see: contextual access.
Additional categories
If the default asset categories (described in the Master data Asset module are not sufficient, additional categories can be added. See Master data Asset module for more information on this.
4. How to activate this module
As for every new module, use the ‘Module activation’ option on the administrator startboard (only available for level 2 and level 3 admins). For more general information about these 'Module activation' options, see Module activation.
4.1 Prerequisites before activating this module
The Asset module does not require any other modules to be activated before.
4.2 Module activation
For this specific module activation, only one setting applies:
...
Contextual access to assets: This will enable contextual access to the assets. See before and contextual access
After starting the module activation, the assets-related imports become available to download in the next step. For more details, see further down (Data imports).
Starting the module activation will also enable the relevant user groups, and these can be assigned to user profiles via the User profile management dashboard, which can be found on the admin's startboard. For more details, see further down (User groups and profile suggestions).
4.3 Data imports
When activating this module, some data imports become available, which can be used to quickly import relevant data into the system (as opposed to manually entering this data, which is also possible).
Relevant data imports become available in the module activation after the activation has been started. Default data imports can also be found on the admin's startboard (only for level 2 and level 3 administrators).
For more information on data imports in general, see: Data imports
If the Asset module is activated, the following default import connectors become available:
...
Reference
...
Name
...
Description
...
FMB-F-023
...
Import assets
...
This can be used to import the assets of the customer.
4.4 User groups
System groups can be assigned to user profiles when a module is activated. These system groups will give users access to (a subset of) navigation menu options, startboard tabs, and tasks in the relevant workflow(s).
...
For the Asset module, the following system groups become available:
...
Reference
...
Name
...
Description
...
License needed
...
GOB-G025
...
View assets
...
The group gives access to the navigation menu to search assets and the group gives view rights on assets. The latter is only relevant if contextual access is used, otherwise, all system groups give access to select assets in other processes (within the context of a process: if you’re authorized to create requests, one can link any asset if contextual access is not used).
...
Requestor
...
GOB-G008
...
Edit assets
...
The group gives edit rights on assets. If contextual access is enabled, this can also be given in the context of specific buildings or assets to users.
...
Full user
...
FMB-G141
...
Access to navigation menu assets
...
If contextual access to assets is used (Settings, master data), this group can be assigned to users to access the navigation menu option "Assets." Access to specific Assets should be given via the "View assets" or "Edit assets" group (in the context of a building or specific asset). If users are given the group "View assets" or "Edit assets" overall, they already have access to the navigation menu option "Assets" with that group.
...
Limited user
...
When a module is activated, the relevant navigation menu options become available to users with the correct authorizations (based on the system groups).
For more general information on the navigation menu and startboard, seedas als Rückgrat für organisatorische Abläufe und Entscheidungsprozesse. Sie umfasst wesentliche Informationen die noch relativ statisch und ist wichtigfür die Organisation alltägliche Aktivitäten.
Master data dient als Referenzpunkt für verschiedene betriebliche Prozesse, die es den Nutzern ermöglichen, genau Identifizierung, Verfolgung und Verwaltung von Vermögenswerten, Gebäuden, Bereichen und Kontakten über verschiedene Funktionalitäten innerhalb der Software hinweg. Durch die Pflege eines zentralen Repositorys für Master data können Unternehmen Prozesse verschlanken, verbessern Datenintegritätund die Entscheidungsfähigkeit zu verbessern.
2. Worum geht es in diesem Modul?
Anlagen sind eines der Master data-Module des Workplace Managements. Weitere Informationen über den Inhalt dieses Moduls, einschließlich detaillierter Beschreibungen einiger der Kernkomponenten, finden Sie unter: Master data Asset-Modul im Abschnitt 'Anwendungsmanager'.
3. Warum dieses Modul verwenden
Master data, in diesem Fall Vermögenswerte, dienen zwei Hauptzwecken:
Integration über andere Module hinweg:
Mit dem Asset-Modul können Sie Asset-Informationen in anderen Modulen verwenden. Dies bietet praktische Vorteile in anderen Modulen. Einige Beispiele:
Anfragen: Durch die Verknüpfung von Anfragen mit bestimmten Anlagen (z. B. einem kaputten Laptop oder einer defekten Kaffeemaschine) kann der Service Desk mehr zugehörige Daten zu den Anlagen finden (z. B. hochgeladene Handbücher oder Kontaktdaten von Lieferanten) und so Probleme schnell erkennen und lösen. Darüber hinaus hilft die Verfolgung offener oder gesamter Anfragen pro Anlage bei der Verwaltung von Ressourcen und Wartung.
Verwaltung von Reservierungen: Die Reservierung von Geräten (z. B. eines Beamers) wird einfacher und gewährleistet eine effiziente Nutzung der Geräte und eine bessere Verfügbarkeit der Anlagen.
Verträge: Die Verknüpfung von Vermögenswerten mit Verträgen stellt sicher, dass die Kosten und Verantwortlichkeiten pro Vermögenswert verfolgt werden können. Dies führt zu einer besseren und datengesteuerten strategischen Entscheidungsfindung und einem besseren Lieferantenmanagement.
Umfassendes Portfolio-Management:
Abgesehen von der Verwendung in anderen Modulen kann das Anlagenmodul bei der Verwaltung Ihrer Anlagen helfen, da es einen Einblick in die Anlagen des Unternehmens gibt, einschließlich Details wie Standort, Eigentümer, Belegungsstatus und Wartungshistorie. Dieser Überblick hilft bei der Ressourcenzuweisung, Kosteneinsparung und strategischen Entscheidungsfindung.
Zusammenfassend bietet das Asset-Modul praktische Lösungen zur Verbesserung anderer Module und Prozesse sowie zur Verwaltung Ihres Asset-Portfolios.
3.1 Wahlmöglichkeiten im Rahmen des Moduls
Die wichtigsten Entscheidungen, die vor der Verwendung dieses Moduls getroffen werden können, sind die folgenden:
Kontextbezogener Zugang
Standardmäßig kann jeder Benutzer jedes Asset in anderen Prozessen auswählen, wenn die Verknüpfung eines Assets für dieses Modul aktiviert ist (z. B. kann jeder Benutzer, der eine Anfrage erstellen darf, standardmäßig jedes Asset beim Erstellen einer Anfrage auswählen, sofern Assets im Anfragemodul verwendet werden). Das Gleiche gilt für Benutzer, die berechtigt sind, Assets zu erstellen und zu bearbeiten, da diese standardmäßig Systemgruppe (3. Assets bearbeiten) wird insgesamt einem Benutzer zugewiesen und gilt somit für jedes Asset.
Wenn dies nicht der Fall sein soll (z. B. wenn der Benutzer nur bestimmte Assets sehen/auswählen oder nur bestimmte Assets bearbeiten können soll (z. B. alle Assets eines bestimmten Gebäudes), sollte der kontextbezogene Zugriff über Moduleinstellungen → Assets aktiviert werden: Kontextueller Zugriff auf Assets (oder direkt über die Modulaktivierung). Für weitere Informationen siehe: kontextueller Zugang.
Zusätzliche Kategorien
Wenn die Standardanlagenkategorien (beschrieben im Master data Asset-Modul nicht ausreichen, können weitere Kategorien hinzugefügt werden. Siehe Master data Asset-Modul für weitere Informationen zu diesem Thema.
4. Wie man dieses Modul aktiviert
Verwenden Sie wie bei jedem neuen Modul die Option "Modulaktivierung" auf der Startleiste des Administrators (nur für Administratoren der Stufen 2 und 3 verfügbar). Weitere allgemeine Informationen zu diesen "Modulaktivierungsoptionen" finden Sie unter Aktivierung des Moduls.
4.1 Voraussetzungen für die Aktivierung dieses Moduls
Für das Asset-Modul müssen keine anderen Module aktiviert werden.
4.2 Aktivierung der Module
Für diese spezielle Modulaktivierung gilt nur eine Einstellung:
...
Kontextbezogener Zugang zu Assets: Dies ermöglicht einen kontextbezogenen Zugriff auf die Assets. Siehe vor und kontextueller Zugang
Nach dem Start der Modulaktivierung stehen die anlagenbezogenen Importe im nächsten Schritt zum Download zur Verfügung. Weitere Einzelheiten finden Sie weiter unten (Datenimporte).
Mit dem Start der Modulaktivierung werden auch die entsprechenden Benutzergruppen aktiviert. Diese können über das Dashboard Benutzerprofilverwaltung, das sich auf dem Startboard des Administrators befindet, den Benutzerprofilen zugeordnet werden. Für weitere Details siehe weiter unten (Benutzergruppen und Profilvorschläge).
4.3 Datenimporte
Mit der Aktivierung dieses Moduls werden einige Datenimporte verfügbar, mit denen relevante Daten schnell in das System importiert werden können (im Gegensatz zur manuellen Eingabe dieser Daten, die ebenfalls möglich ist).
Entsprechende Datenimporte werden in der Modulaktivierung verfügbar, nachdem die Aktivierung gestartet wurde. Voreingestellte Datenimporte sind auch auf dem Startboard des Administrators zu finden (nur für Level 2 und Level 3 Administratoren).
Weitere Informationen über Datenimporte im Allgemeinen finden Sie unter: Datenimporte
Wenn das Asset-Modul aktiviert ist, stehen die folgenden Standard-Importverbindungen zur Verfügung:
Referenz | Name | Beschreibung |
|---|---|---|
FMB-F-023 | Aktiva importieren | Damit können Sie die Vermögenswerte des Kunden importieren. |
4.4 Benutzergruppen
Systemgruppen können Benutzerprofilen zugewiesen werden, wenn ein Modul aktiviert ist. Diese Systemgruppen ermöglichen den Benutzern den Zugriff auf (eine Teilmenge) der Optionen des Navigationsmenüs, der Registerkarten des Startboards und der Aufgaben in dem/den entsprechenden Workflow(s).
Weitere allgemeine Informationen zu Benutzerprofilen, Systemgruppen, Benutzern und dem Dashboard für Benutzerprofile finden Sie unter:User management
Für das Asset-Modul werden die folgenden Systemgruppen verfügbar:
Referenz | Name | Beschreibung | Lizenz erforderlich |
|---|---|---|---|
GOB-G025 |
| Die Gruppe gibt Zugang zum Navigationsmenü, um Assets zu suchen, und die Gruppe gibt Ansichtsrechte auf Assets. Letzteres ist nur relevant, wenn der kontextbezogene Zugriff verwendet wird. Andernfalls geben alle Systemgruppen Zugriff auf die Auswahl von Assets in anderen Prozessen (im Kontext eines Prozesses: Wenn Sie berechtigt sind, Anfragen zu erstellen, können Sie jedes Asset verknüpfen, wenn der kontextbezogene Zugriff nicht verwendet wird). | Antragsteller |
GOB-G008 |
| Die Gruppe gibt Bearbeitungsrechte für Assets. Wenn der kontextbezogene Zugriff aktiviert ist, können diese Rechte auch im Zusammenhang mit bestimmten Gebäuden oder Assets an Benutzer vergeben werden. | Vollständiger Benutzer |
FMB-G141 |
| Bei kontextbezogenem Zugriff auf Assets (Einstellungen, Master data) kann diese Gruppe den Benutzern zugewiesen werden, um auf den Navigationsmenüpunkt "Assets" zuzugreifen. Der Zugriff auf bestimmte Assets sollte über die Gruppe "Assets anzeigen" oder "Assets bearbeiten" erfolgen (im Kontext eines Gebäudes oder eines bestimmten Assets). Wenn Benutzer die Gruppe "Assets anzeigen" oder "Assets bearbeiten" insgesamt erhalten, haben sie bereits mit dieser Gruppe Zugriff auf den Navigationsmenüpunkt "Assets". | Eingeschränkter Benutzer |
4.5 Navigationsmenü und Startmenüoptionen
Wenn ein Modul aktiviert wird, werden die entsprechenden Navigationsmenüoptionen für Benutzer mit den richtigen Berechtigungen (basierend auf den Systemgruppen) verfügbar.
Weitere allgemeine Informationen über das Navigationsmenü und das Startboard finden Sie unter: https://spacewell.atlassian.net/wiki/spaces/KB/pages/441712705/Authorizing+users#2.2-Navigation-menu-and-Startboard
For the asset module, the following navigation menu options become availableFür das Anlagenmodul stehen die folgenden Navigationsmenüoptionen zur Verfügung:
...
Menüpunkt Navigation menu option | Available to system groups | Description |
|---|---|---|
Assets |
| The option to search for all assets. |
| Info |
|---|
It is not necessary to have access to the navigation menu option(s) for master data to be able to select these objects in other processes. E.g. end users most likely do not need to search for assets via the navigation menu, they only need to be able to select an asset in a new request or reservation. If contextual access to assets is NOT used (default behavior), users that have the authorization to create a request, reservation, visitor, purchase order, or any other process can also select any asset in those processes (if applicable in that process). |
5. Additional reports
Via the navigation menu option ‘reports’ → Folders, Folder 'Master data', key users can find additional reports with regards to the Master data objects:
...
6. Additional settings and options after enabling
For some modules, additional settings can be configured after the initial module activation via the 'Module settings' option on the administrator startboard. A module is always activated with the most used settings pre-defined. After the module is activated, the module may have more advanced settings available, which can also be managed via the Module settings.
...
Verfügbar für Systemgruppen | Beschreibung | |
|---|---|---|
Vermögenswerte |
| Die Option, nach allen Assets zu suchen. |
| Info |
|---|
Es ist nicht erforderlich, auf die Navigationsmenüoption(en) für Master data zuzugreifen, um diese Objekte in anderen Prozessen auswählen zu können. Beispielsweise müssen Endbenutzer höchstwahrscheinlich nicht über das Navigationsmenü nach Anlagen suchen, sondern nur in der Lage sein, eine Anlage in einer neuen Anfrage oder Reservierung auszuwählen. Wenn der kontextbezogene Zugriff auf Anlagen NICHT verwendet wird (Standardverhalten), können Benutzer, die berechtigt sind, eine Anfrage, eine Reservierung, einen Besucher, eine Bestellung oder einen anderen Prozess zu erstellen, auch jede Anlage in diesen Prozessen auswählen (sofern dies in diesem Prozess möglich ist). |
5. Zusätzliche Berichte
Über den Navigationsmenüpunkt 'Berichte' → Ordner, Ordner 'Master data' können key users zusätzliche Berichte zu den Master data Objekten finden:
...
6. Zusätzliche Einstellungen und Optionen nach der Aktivierung
Für einige Module können zusätzliche Einstellungen nach der ersten Aktivierung des Moduls über die Option "Moduleinstellungen" auf der Startleiste des Administrators konfiguriert werden. Ein Modul wird immer mit den am häufigsten verwendeten Einstellungen vordefiniert aktiviert. Nach der Aktivierung des Moduls kann das Modul über erweiterte Einstellungen verfügen, die ebenfalls über die Moduleinstellungen verwaltet werden können.
Um alle Asset-Einstellungen zu sehen, gehen Sie zu Moduleinstellungen → Registerkarte Assets. Bewegen Sie den Mauszeiger über die verfügbaren Einstellungen, um weitere Informationen zu erhalten:
...
7.
...
Zusätzliche Informationen
Derzeit keine zusätzlichen Informationen.
8.
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Benutzerhandbuch
Für das Benutzerhandbuch mit einer schrittweisen Erläuterung des Asset-Moduls: Benutzerhandbuch: Master data assets
9.
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FRAGEN UND ANTWORTEN
Warten auf die Beantwortung von Fragen.