Master data: Aktivierung und Information des Vermögensmoduls
- Lango: Language and translation manager
Dieser Artikel befasst sich mit der Aktivierung dieses Moduls als Implementierungsberater. Ausführlichere Informationen zur Verwaltung oder Verwendung der Konzepte in diesem Modul als Anwendungsmanager oder Benutzer (z. B. Details zur Erstellung eines Objekts) finden Sie in dem entsprechenden Modul im Teil Anwendungsmanager und/oder Benutzer dieser Wissensdatenbank: Application Managers / Users
1. Master data
Master data bildet die grundlegende Elemente innerhalb jedes IWMS (Integrated Workplace Management System), das als Rückgrat für organisatorische Abläufe und Entscheidungsprozesse. Sie umfasst wesentliche Informationen die noch relativ statisch und ist wichtig für die Organisation alltägliche Aktivitäten.
Master data dient als Referenzpunkt für verschiedene betriebliche Prozesse, die es den Nutzern ermöglichen, genau Identifizierung, Verfolgung und Verwaltung von Vermögenswerten, Gebäuden, Bereichen und Kontakten über verschiedene Funktionalitäten innerhalb der Software hinweg. Durch die Pflege eines zentralen Repositorys für Master data können Unternehmen Prozesse verschlanken, verbessern Datenintegritätund die Entscheidungsfähigkeit zu verbessern.
2. Worum geht es in diesem Modul?
Anlagen sind eines der Master data-Module des Workplace Managements. Weitere Informationen über den Inhalt dieses Moduls, einschließlich detaillierter Beschreibungen einiger der Kernkomponenten, finden Sie unter: Master data Asset-Modul im Abschnitt 'Anwendungsmanager'.
3. Warum dieses Modul verwenden
Master data, in diesem Fall Vermögenswerte, dienen zwei Hauptzwecken:
Integration über andere Module hinweg:
Mit dem Asset-Modul können Sie Asset-Informationen in anderen Modulen verwenden. Dies bietet praktische Vorteile in anderen Modulen. Einige Beispiele:
Anfragen: Durch die Verknüpfung von Anfragen mit bestimmten Anlagen (z. B. einem kaputten Laptop oder einer defekten Kaffeemaschine) kann der Service Desk mehr zugehörige Daten zu den Anlagen finden (z. B. hochgeladene Handbücher oder Kontaktdaten von Lieferanten) und so Probleme schnell erkennen und lösen. Darüber hinaus hilft die Verfolgung offener oder gesamter Anfragen pro Anlage bei der Verwaltung von Ressourcen und Wartung.
Verwaltung von Reservierungen: Die Reservierung von Geräten (z. B. eines Beamers) wird einfacher und gewährleistet eine effiziente Nutzung der Geräte und eine bessere Verfügbarkeit der Anlagen.
Verträge: Die Verknüpfung von Vermögenswerten mit Verträgen stellt sicher, dass die Kosten und Verantwortlichkeiten pro Vermögenswert verfolgt werden können. Dies führt zu einer besseren und datengesteuerten strategischen Entscheidungsfindung und einem besseren Lieferantenmanagement.
Umfassendes Portfolio-Management:
Abgesehen von der Verwendung in anderen Modulen kann das Anlagenmodul bei der Verwaltung Ihrer Anlagen helfen, da es einen Einblick in die Anlagen des Unternehmens gibt, einschließlich Details wie Standort, Eigentümer, Belegungsstatus und Wartungshistorie. Dieser Überblick hilft bei der Ressourcenzuweisung, Kosteneinsparung und strategischen Entscheidungsfindung.
Zusammenfassend bietet das Asset-Modul praktische Lösungen zur Verbesserung anderer Module und Prozesse sowie zur Verwaltung Ihres Asset-Portfolios.
3.1 Wahlmöglichkeiten im Rahmen des Moduls
Die wichtigsten Entscheidungen, die vor der Verwendung dieses Moduls getroffen werden können, sind die folgenden:
Kontextbezogener Zugang
Standardmäßig kann jeder Benutzer jedes Asset in anderen Prozessen auswählen, wenn die Verknüpfung eines Assets für dieses Modul aktiviert ist (z. B. kann jeder Benutzer, der eine Anfrage erstellen darf, standardmäßig jedes Asset beim Erstellen einer Anfrage auswählen, sofern Assets im Anfragemodul verwendet werden). Das Gleiche gilt für Benutzer, die berechtigt sind, Assets zu erstellen und zu bearbeiten, da diese standardmäßig Systemgruppe (3. Assets bearbeiten) wird insgesamt einem Benutzer zugewiesen und gilt somit für jedes Asset.
Wenn dies nicht der Fall sein soll (z. B. wenn der Benutzer nur bestimmte Assets sehen/auswählen oder nur bestimmte Assets bearbeiten können soll (z. B. alle Assets eines bestimmten Gebäudes), sollte der kontextbezogene Zugriff über Moduleinstellungen → Assets aktiviert werden: Kontextueller Zugriff auf Assets (oder direkt über die Modulaktivierung). Für weitere Informationen siehe: kontextueller Zugang.
Zusätzliche Kategorien
Wenn die Standardanlagenkategorien (beschrieben im Master data Asset-Modul nicht ausreichen, können weitere Kategorien hinzugefügt werden. Siehe Master data Asset-Modul für weitere Informationen zu diesem Thema.
4. Wie man dieses Modul aktiviert
Verwenden Sie wie bei jedem neuen Modul die Option "Modulaktivierung" auf der Startleiste des Administrators (nur für Administratoren der Stufen 2 und 3 verfügbar). Weitere allgemeine Informationen zu diesen "Modulaktivierungsoptionen" finden Sie unter Aktivierung des Moduls.
4.1 Voraussetzungen für die Aktivierung dieses Moduls
Für das Asset-Modul müssen keine anderen Module aktiviert werden.
4.2 Aktivierung der Module
Für diese spezielle Modulaktivierung gilt nur eine Einstellung:
Kontextbezogener Zugang zu Assets: Dies ermöglicht einen kontextbezogenen Zugriff auf die Assets. Siehe vor und kontextueller Zugang
Nach dem Start der Modulaktivierung stehen die anlagenbezogenen Importe im nächsten Schritt zum Download zur Verfügung. Weitere Einzelheiten finden Sie weiter unten (Datenimporte).
Mit dem Start der Modulaktivierung werden auch die entsprechenden Benutzergruppen aktiviert. Diese können über das Dashboard Benutzerprofilverwaltung, das sich auf dem Startboard des Administrators befindet, den Benutzerprofilen zugeordnet werden. Für weitere Details siehe weiter unten (Benutzergruppen und Profilvorschläge).
4.3 Datenimporte
Mit der Aktivierung dieses Moduls werden einige Datenimporte verfügbar, mit denen relevante Daten schnell in das System importiert werden können (im Gegensatz zur manuellen Eingabe dieser Daten, die ebenfalls möglich ist).
Entsprechende Datenimporte werden in der Modulaktivierung verfügbar, nachdem die Aktivierung gestartet wurde. Voreingestellte Datenimporte sind auch auf dem Startboard des Administrators zu finden (nur für Level 2 und Level 3 Administratoren).
Weitere Informationen über Datenimporte im Allgemeinen finden Sie unter: Datenimporte
Wenn das Asset-Modul aktiviert ist, stehen die folgenden Standard-Importverbindungen zur Verfügung:
Referenz | Name | Beschreibung |
|---|---|---|
FMB-F-023 | Aktiva importieren | Damit können Sie die Vermögenswerte des Kunden importieren. |
4.4 Benutzergruppen
Systemgruppen können Benutzerprofilen zugewiesen werden, wenn ein Modul aktiviert ist. Diese Systemgruppen ermöglichen den Benutzern den Zugriff auf (eine Teilmenge) der Optionen des Navigationsmenüs, der Registerkarten des Startboards und der Aufgaben in dem/den entsprechenden Workflow(s).
Weitere allgemeine Informationen zu Benutzerprofilen, Systemgruppen, Benutzern und dem Dashboard für Benutzerprofile finden Sie unter: User management
Für das Asset-Modul werden die folgenden Systemgruppen verfügbar:
Referenz | Name | Beschreibung | Lizenz erforderlich |
|---|---|---|---|
GOB-G025 |
| Die Gruppe gibt Zugang zum Navigationsmenü, um Assets zu suchen, und die Gruppe gibt Ansichtsrechte auf Assets. Letzteres ist nur relevant, wenn der kontextbezogene Zugriff verwendet wird. Andernfalls geben alle Systemgruppen Zugriff auf die Auswahl von Assets in anderen Prozessen (im Kontext eines Prozesses: Wenn Sie berechtigt sind, Anfragen zu erstellen, können Sie jedes Asset verknüpfen, wenn der kontextbezogene Zugriff nicht verwendet wird). | Antragsteller |
GOB-G008 |
| Die Gruppe gibt Bearbeitungsrechte für Assets. Wenn der kontextbezogene Zugriff aktiviert ist, können diese Rechte auch im Zusammenhang mit bestimmten Gebäuden oder Assets an Benutzer vergeben werden. | Vollständiger Benutzer |
FMB-G141 |
| Bei kontextbezogenem Zugriff auf Assets (Einstellungen, Master data) kann diese Gruppe den Benutzern zugewiesen werden, um auf den Navigationsmenüpunkt "Assets" zuzugreifen. Der Zugriff auf bestimmte Assets sollte über die Gruppe "Assets anzeigen" oder "Assets bearbeiten" erfolgen (im Kontext eines Gebäudes oder eines bestimmten Assets). Wenn Benutzer die Gruppe "Assets anzeigen" oder "Assets bearbeiten" insgesamt erhalten, haben sie bereits mit dieser Gruppe Zugriff auf den Navigationsmenüpunkt "Assets". | Eingeschränkter Benutzer |
4.5 Navigationsmenü und Startmenüoptionen
Wenn ein Modul aktiviert wird, werden die entsprechenden Navigationsmenüoptionen für Benutzer mit den richtigen Berechtigungen (basierend auf den Systemgruppen) verfügbar.
Weitere allgemeine Informationen über das Navigationsmenü und das Startboard finden Sie unter: Authorizing users | 2.2 Navigation menu and Startboard
Für das Anlagenmodul stehen die folgenden Navigationsmenüoptionen zur Verfügung:
Menüpunkt Navigation | Verfügbar für Systemgruppen | Beschreibung |
|---|---|---|
Vermögenswerte |
| Die Option, nach allen Assets zu suchen. |
Es ist nicht erforderlich, auf die Navigationsmenüoption(en) für Master data zuzugreifen, um diese Objekte in anderen Prozessen auswählen zu können. Beispielsweise müssen Endbenutzer höchstwahrscheinlich nicht über das Navigationsmenü nach Anlagen suchen, sondern nur in der Lage sein, eine Anlage in einer neuen Anfrage oder Reservierung auszuwählen. Wenn der kontextbezogene Zugriff auf Anlagen NICHT verwendet wird (Standardverhalten), können Benutzer, die berechtigt sind, eine Anfrage, eine Reservierung, einen Besucher, eine Bestellung oder einen anderen Prozess zu erstellen, auch jede Anlage in diesen Prozessen auswählen (sofern dies in diesem Prozess möglich ist).
5. Zusätzliche Berichte
Über den Navigationsmenüpunkt 'Berichte' → Ordner, Ordner 'Master data' können key users zusätzliche Berichte zu den Master data Objekten finden:
6. Zusätzliche Einstellungen und Optionen nach der Aktivierung
Für einige Module können zusätzliche Einstellungen nach der ersten Aktivierung des Moduls über die Option "Moduleinstellungen" auf der Startleiste des Administrators konfiguriert werden. Ein Modul wird immer mit den am häufigsten verwendeten Einstellungen vordefiniert aktiviert. Nach der Aktivierung des Moduls kann das Modul über erweiterte Einstellungen verfügen, die ebenfalls über die Moduleinstellungen verwaltet werden können.
Um alle Asset-Einstellungen zu sehen, gehen Sie zu Moduleinstellungen → Registerkarte Assets. Bewegen Sie den Mauszeiger über die verfügbaren Einstellungen, um weitere Informationen zu erhalten:
7. Zusätzliche Informationen
Derzeit keine zusätzlichen Informationen.
8. Benutzerhandbuch
Für das Benutzerhandbuch mit einer schrittweisen Erläuterung des Asset-Moduls: Benutzerhandbuch: Master data assets
9. FRAGEN UND ANTWORTEN
Warten auf die Beantwortung von Fragen.