Projectbeheer
- Lango: Language and translation manager
Ā
1. Waar gaat deze module over
Met de module Projectbeheer kunnen medewerkers/gebruikers alle (grote of kleine) projecten beheren. Met projectsjablonen kunnen verschillende projecttypes worden gemaakt met alle relevante projectfasen. Nieuwe projecten kunnen eenvoudig worden aangemaakt vanuit een projectsjabloon met een vooraf gedefinieerde set projectfasen. Vraag uw projectbudget aan, keur het goed en verdeel het over de verschillende projectfasen en registreer de werkelijke kosten met werkorders die vanuit de projectfasen zijn aangemaakt. Houd de tijdslijn van het project bij via verschillende rapporten en een Gantt-diagram.
De volgende hoofdstukken beschrijven het gebruik van deze module als key user. Of alle hieronder vermelde functionaliteiten al dan niet beschikbaar zijn voor jou als gebruiker, hangt af van de aan jou toegewezen autorisaties. Neem contact op met je applicatiebeheerder als je functionaliteiten mist die voor jou relevant zijn.
Je kunt je huidige machtigingen altijd controleren via je profiel in de rechterbovenhoek. Zie voor meer informatie hierover: Geschiedenis, favorieten, persoonlijke prullenbak en groepen
2. Een project maken
2.1 Een project maken
Een nieuw project kan worden aangemaakt vanuit het navigatiemenu 'Projecten' en het 'Dashboard projectbeheer'. Er zijn twee opties om een nieuw project aan te maken:
Nieuw project (een nieuw leeg project moet handmatig worden ingevuld)
Nieuw project vanuit sjabloon (projectgegevens (naam, beschrijving, enz.), project(sub)fasen en documenten worden automatisch overgenomen van de sjabloon)
2.2 Velden
Bij het maken van een nieuw project zijn sommige velden verplicht om in te vullen voordat het project kan worden ingediend. De volgende velden zijn verplicht:
Naam project
Hoofdverantwoordelijke
Start
Einde
Voordat je het project indient, is het al mogelijk om projectteamleden toe te voegen via het tabblad 'Team', projectfasen aan te maken via het tabblad 'Projectfasen' en een projectbudget aan te vragen via het tabblad 'Budget', maar dit is niet verplicht.
Voor meer informatie over de betekenis van elk Projectveld, zie het hoofdstuk hieronder: Projectmanagement - Alle velden
2.3 Hoog over procesoverzicht
Nadat het project is ingediend, wordt de stap budgetgoedkeuring geactiveerd. Het aangevraagde projectbudget kan worden goedgekeurd of afgekeurd door de budgetgoedkeurder. Als het aangevraagde budget wordt afgekeurd, gaat het project terug naar de projectverantwoordelijke(n) om aanpassingen te maken en het project opnieuw in te dienen met een aangepast projectbudget. Als het projectbudget wordt goedgekeurd, gaat het project naar de voorbereidingsstatus.
Tijdens de voorbereiding kunnen de projectteamleden worden toegevoegd, projectfasen worden aangemaakt, projectteamleden worden toegewezen aan de projectfasen en het goedgekeurde projectbudget kan worden toegewezen aan de projectfasen. Zodra alle relevante projectgegevens zijn toegevoegd en ingevuld, kan het project worden gestart.
Tijdens de uitvoering van het project kunnen de projectfaseverantwoordelijken het toegewezen budget gebruiken om projectwerkorders aan te maken en de werkorders toewijzen aan aannemers om het werk uit te voeren dat bij de projectfase hoort. Budget- vs. realisatieoverzichten zijn beschikbaar om het goedgekeurde budget, de gerealiseerde kosten en het resterende budget voor elk van de projectfasen te bewaken. De duur van het project kan worden bewaakt via een Gantt-diagram.
Als alle projectfasen zijn voltooid, is het project klaar en kan het worden afgesloten.
Voor een meer gedetailleerde beschrijving van de projectworkflow, zie het hoofdstuk hieronder: Proces stap voor stap
3. Navigatiemenu & Startbord
Voor de module Projectbeheer zijn de volgende opties in het navigatiemenu beschikbaar:
Ā
Ā
Optie navigatiemenu | Beschikbaar voor systeemgroepen | Beschrijving |
|---|---|---|
Projecten |
|
|
Het navigatiemenu 'Projecten' toont een uitgebreid overzicht met verschillende inzichten (grafieken), belangrijke functionaliteiten zoals het maken van projecten en heeft een zoekfunctie.
Voor de module Projectbeheer is het volgende tabblad Startbord beschikbaar:
Dit tabblad is beschikbaar voor de volgende systeemgroepen:
Projecten maken
Projecten bekijken
Project startbord bekijken
Dit tabblad startboard heeft knoppen die lijken op het navigatiemenu 'Projecten'. Daarnaast heeft dit tabblad de volgende overzichten:
Taken: Dit overzicht toont alle actieve project- en projectwerkorders voor de gebruiker.
Open projecten waar ik verantwoordelijk voor ben: Dit overzicht toont alle open projecten waar ik hoofdverantwoordelijke of medeverantwoordelijke voor ben.
Openstaande projectfasen waarvoor ik verantwoordelijk ben: Dit overzicht toont alle open projectfasen waar ik ben ingevuld in het veld 'Verantwoordelijk'.
Open project werkorders waar ik verantwoordelijk voor ben: Dit overzicht toont alle openstaande project werkorders waarbij ik de 'Intern verantwoordelijke' ben.
4. Proces in detail
4.1 Proces stap voor stap
Project indienen
Bij het aanmaken van een nieuw project start het project in de status 'Nieuw'. De maker van het project wordt automatisch ingesteld als de hoofdverantwoordelijke van het project. De hoofdverantwoordelijke (en eventuele extra projectverantwoordelijken) hebben de taak om de projectgegevens in te voeren en het project in te dienen.
De verplichte velden op het tabblad 'Algemeen' moeten worden ingevuld. Verplichte velden zijn te herkennen aan een * achter het veldlabel (bijv. Projectnaam *).
Via het tabblad 'Team' van het project kunnen extra projectverantwoordelijken en projectdeelnemers aan het project worden toegevoegd. Projectverantwoordelijken hebben dezelfde rechten op het project als de hoofdverantwoordelijke en kunnen het project bewerken en de workflowtaken uitvoeren. Projectdeelnemers kunnen worden toegevoegd en later worden toegewezen aan elk van de projectfasen waarvoor ze verantwoordelijk zijn. Het toevoegen van projectverantwoordelijken en projectdeelnemers kan tijdens de hele duur van het project worden gedaan, dus het is niet nodig en ook niet verplicht om het hele projectteam al te hebben toegevoegd voordat het project wordt ingediend.
Er zijn geen andere verplichte velden dan de velden op het tabblad 'Algemeen', maar het is wel aan te raden om alvast het (geschatte) projectbudget in te voeren dat nodig is om het project af te ronden. Het projectbudget kan worden aangevraagd via het tabblad 'Budget'. Het is aan te raden om het budget al in deze stap op te vragen, omdat de budgetgoedkeuringsstap de volgende stap in de workflow is.
De projectfasen van het project kunnen worden aangemaakt via het tabblad 'Projectfasen'. Elke projectfase kan worden toegewezen aan een verantwoordelijke gebruiker (uit het projectteam) en er kan een budget (na goedkeuring) worden toegewezen. Er kunnen subprojectfasen worden aangemaakt om een hiƫrarchie en afhankelijkheden te creƫren.
Het tabblad 'Werkorders' op het project toont werkorders die zijn aangemaakt in de verschillende projectfasen. De werkorders worden tijdens de uitvoering van het project aangemaakt en de werkelijke kosten kunnen worden geregistreerd. Tijdens deze taak zijn de werkorders nog niet van toepassing, omdat eerst het projectbudget moet worden goedgekeurd.
Het tabblad 'Gantt chart' toont alle projectfasen met een begin- en einddatum in een kalenderweergave. Via deze weergave is het eenvoudiger om te zien of de projectfasen nog steeds volgens plan verlopen.
Via het tabblad 'Gerelateerde gebouwen' is het mogelijk om relevante gebouwen aan het project te koppelen. Projecten waar het gebouw aan gekoppeld is, worden ook zichtbaar op het tabblad Gebouw ā 'Projecten'.
Het koppelen van gebouwen aan het project is alleen informatief en leidt niet tot extra functionaliteiten.
Relevante documenten met betrekking tot het project kunnen worden geĆ¼pload en gekoppeld aan het project via het tabblad 'Documenten'. Via dit tabblad is het ook mogelijk om alle documenten te bekijken die gekoppeld zijn aan de projectfasen. Als het project is aangemaakt vanuit een vooraf gedefinieerde projectsjabloon, dan worden de documenten van de projectsjabloon automatisch overgenomen naar het nieuwe project en zijn ze zichtbaar via deze tab.
Projectverantwoordelijken en deelnemers kunnen notities maken via het tabblad 'Notities'.
Nadat de verplichte velden zijn ingevuld, kan het project worden ingediend.
Ā
Projectbudget beoordelen
Nadat het project is ingediend, wordt de stap voor goedkeuring van het projectbudget geactiveerd. De status van het project is nu 'Wacht op budgetgoedkeuring'. Het gebruik van goedkeuring van het projectbudget wordt bepaald door algemene en projecttemplate-instellingen. De gebruikers van een vooraf gedefinieerde systeemgroep zijn verantwoordelijk voor het goed- of afkeuren van het aangevraagde projectbudget.
Het aangevraagde budget kan worden bekeken via het tabblad 'Budget'. Als het projectbudget wordt afgekeurd, moet de goedkeurder van het projectbudget een verplichte reden van afkeuring invullen. Het project gaat terug naar de projectverantwoordelijke(n) om het projectbudget aan te passen.
Als goedkeuring van het projectbudget is uitgeschakeld of als het aangevraagde budget 0 is, wordt de stap budgetgoedkeuring overgeslagen en gaat het project naar de status 'Voorbereiding'.
Als het aangevraagde projectbudget wordt goedgekeurd, gaat het project ook naar de status 'Voorbereiding'.
Ā
Project starten
Nadat het projectbudget is goedgekeurd, gaat het project naar de status 'Voorbereiding'. In deze status kunnen de projectdeelnemers worden toegewezen aan de projectfasen en kan het goedgekeurde projectbudget worden toegewezen aan de hoofdprojectfasen.
Het budget dat is toegewezen aan alle hoofdprojectfasen mag niet hoger zijn dan het totale (goedgekeurde) projectbudget. Het budget dat is toegewezen aan de hoofdprojectfasen kan worden toegewezen aan alle subfasen, en ook het totale toegewezen budget aan alle subfasen kan niet hoger zijn dan het budget dat is toegewezen aan de hoofdprojectfase.
Er wordt een fout weergegeven als het budget hoger is dan het geldende budget:
Zodra de projectfase is toegewezen aan het verantwoordelijke projectteamlid, kan de verantwoordelijke de projectfase beheren, subfasen maken en het budget van de hoofdprojectfase toewijzen aan alle subfasen.
Nadat alle projectfasen zijn toegewezen aan een projectteamlid en het projectbudget is toegewezen aan alle (relevante) projectfasen, is het project klaar om te starten op de vooraf gedefinieerde startdatum van het project.
Ā
Projectuitvoering
Nadat het project is gestart, heeft het de status 'In uitvoering'. Het project is officieel in uitvoering. Het projectbudget kan worden gebruikt om het werk, gerelateerd aan de projectfasen, via werkorders uit te voeren. De projectfaseverantwoordelijke kan werkorders aanmaken op het tabblad 'Werkorders' van de projectfase. Werkorders kunnen alleen worden aangemaakt op het laagste niveau van projectfasen (binnen de hiƫrarchie).
Bij het aanmaken van een werkorder vanuit de projectfase worden de naam van de projectfase en de aanvrager automatisch overgenomen in de werkorder. De details van de werkorder, de geplande begin- en einddatum, de interne verantwoordelijke en de aannemer kunnen worden ingevuld. Voeg kostenposten toe met een geschatte geplande hoeveelheid en bedrag om het werk te registreren dat moet worden uitgevoerd door de aannemer.
Bepaal per werkorder of de werkorder naar de contractor gemaild moet worden of niet. Aannemers met een eigen gebruikersaccount in Workplace Management kunnen de werkorder direct vanuit de applicatie afhandelen. Als de aannemer geen gebruikersaccount heeft, kan de interne verantwoordelijke de werkorder namens de aannemer afhandelen.
Werkorders voor projecten kunnen pas worden ingediend of doorgestuurd naar een aannemer nadat het projectbudget is goedgekeurd.
Het totale budget, de realisatie van de werkorders en het resterende budget per projectfase wordt weergegeven in het projectfaseoverzicht op het project.
Terwijl de werkorders voor het project door de aannemers worden afgehandeld, kan de voortgang van de projectfasen worden geregistreerd via het veld 'Voltooid' (0-100%). Het veld 'Voltooid' kan alleen worden bewerkt op het laagste niveau van projectfasen. Het percentage voltooid van de hoofd (bovenliggende) projectfasen wordt automatisch berekend op basis van het percentage voltooid van alle subfasen. Het percentage voltooid van het totale project wordt ook berekend op basis van het percentage voltooid van alle hoofdprojectfasen.
Een projectfase kan worden gesloten via de knop 'Sluiten'. Het percentage voltooid wordt automatisch op 100% gezet en de projectfase is niet meer bewerkbaar. De projectfase kan opnieuw worden geopend via de knop 'Opnieuw openen' en kan dan weer worden bewerkt. Het voltooide percentage wordt op 0% gezet en de gebruiker moet het huidige voltooide percentage opnieuw invoeren.
Ā
Terugtrekken
Als een project per ongeluk is gestart en naar de status 'In uitvoering' is verplaatst of als belangrijke details van het project moeten worden gewijzigd, kan het project worden teruggezet naar de status 'Voorbereiding'.
Ā
Verzoek aanpassing projectbudget
Meestal wordt het initiƫle projectbudget aangevraagd voordat het project van start gaat. Als blijkt dat het oorspronkelijk aangevraagde projectbudget ontoereikend is om het project af te ronden, kan door de projectverantwoordelijke(n) een verzoek tot aanpassing van het projectbudget worden gedaan.
Op het tabblad 'Budget' kan de knop 'Aanvragen budgetaanpassing' worden gebruikt om een nieuw (verbeterd) budget aan te vragen. Het veld 'Aangevraagd projectbudget' wordt bewerkbaar en het nieuwe budget kan worden ingevoerd. Selecteer na het invoeren van het nieuwe aangevraagde budget de knop 'Bevestig budgetaanpassing' om te bevestigen.
Het project gaat weer naar de status 'Wachten op budgetgoedkeuring' en de gebruikers van de projectbudgetgoedkeuring moeten de budgetaanpassing goedkeuren. Nadat de aangevraagde budgetaanpassing is goedgekeurd, wordt het nieuwe budget beschikbaar voor het projectteam om toe te wijzen aan de van toepassing zijnde projectfasen. Het project gaat terug naar de status waar het vandaan kwam ('Voorbereiding' of 'In uitvoering').
Ā
Sluit
Zodra alle projectfasen zijn afgehandeld en het project is afgerond, kan het project worden afgesloten met de knop 'Sluiten'.
Annuleren
Een project kan tijdens het hele proces (workflow) worden geannuleerd totdat het wordt afgesloten. Annuleer het project via de knop 'Annuleren'.
4.2 Extra opties en gerelateerde modules
Via het navigatiemenu 'Projecten' zijn enkele snelle inzichten beschikbaar.
Via de knop 'Rapporten' zijn extra rapporten beschikbaar om de kosten versus realisatie en geplande versus werkelijke tijd te bekijken.
4.3 Alle velden
De volgende overzichten bevatten een beschrijving van de velden die in deze module worden gebruikt.
Project:
Veld | Beschrijving | Veldlocatie |
|---|---|---|
Naam project | De naam van het project. | Tabblad Algemeen |
Beschrijving | Een aanvullende (gedetailleerde) beschrijving van het project. | Tabblad Algemeen |
Hoofdverantwoordelijke | De gebruiker die de hoofdverantwoordelijke is van het project. Deze gebruiker kan de relevante workflowtaken van het project uitvoeren, het projectbudget aanvragen, projectfasen aanmaken, gebouwen toewijzen, werkorders aanmaken, enz. Naast de hoofdverantwoordelijke kunnen andere projectverantwoordelijken aan het project worden toegevoegd via het tabblad 'Team'. Deze extra projectverantwoordelijken hebben dezelfde projectrechten als de hoofdverantwoordelijke. Extra projectverantwoordelijken kunnen worden toegevoegd via het tabblad 'Team'. | Tabblad Algemeen |
Referentie | Elk nieuw project krijgt automatisch een unieke projectreferentie. Deze referentie kan niet worden bewerkt en kan worden gebruikt om bepaalde projecten te zoeken. | Tabblad Algemeen |
Status | De status van het project. De status van het project wordt bepaald door de workflow en kan worden gebruikt om snel te zien in welke fase het project zich momenteel bevindt. | Tabblad Algemeen |
Start | De startdatum van het project. | Tabblad Algemeen |
Einde | De (geschatte) einddatum van het project. | Tabblad Algemeen |
Voltooid | Het percentage van voltooiing van het project. Dit veld kan niet worden bewerkt en wordt automatisch berekend op basis van het voltooiingspercentage van de projectfasen van het project. | Tabblad Algemeen |
Goedgekeurd op | De datum en tijd waarop het aangevraagde projectbudget is goedgekeurd. Dit veld wordt ook automatisch ingevuld nadat het projectbudget is goedgekeurd of als er geen budgetgoedkeuring van toepassing is. | Tabblad Algemeen |
Aangevraagd projectbudget | Het aangevraagde projectbudget dat nodig is om het project succesvol af te ronden. Het aangevraagde projectbudget kan pas worden toegewezen aan de projectfasen nadat het is goedgekeurd. | Tabblad begroting |
Goedgekeurd projectbudget | Het aangevraagde projectbudget wordt goedgekeurd en kan worden toegewezen aan de projectfasen. | Tabblad begroting |
Projectfase:
Veld | Beschrijving | Veldlocatie |
|---|---|---|
Naam | De naam van de projectfase. | Tabblad Algemeen |
Beschrijving | Een aanvullende (gedetailleerde) beschrijving van de projectfase. | Tabblad Algemeen |
Deel van | De projectfase waar deze projectfase deel van uitmaakt. Als een subfase wordt gemaakt, wordt de subfase onderdeel van de hoofdprojectfase. Dit veld is leeg als het een hoofdprojectfase is. | Tabblad Algemeen |
Verantwoordelijk | De gebruiker die verantwoordelijk is voor de projectfase. De verantwoordelijke gebruiker kan de details van de projectfase bewerken, budget toewijzen, subfase aanmaken en werkorders voor een project(fase) aanmaken. | Tabblad Algemeen |
Project | Het project waar de projectfase deel van uitmaakt. | Tabblad Algemeen |
Referentie | Elke nieuwe projectfase krijgt automatisch een unieke projectfasereferentie. Deze referentie kan niet worden bewerkt en kan worden gebruikt om projectfasen te zoeken. | Tabblad Algemeen |
Status | De status van de projectfase. De status van een projectfase kan 'Open' of 'Gesloten' zijn. | Tabblad Algemeen |
Start | De (geschatte) startdatum van de projectfase. Als de projectfase subfasen heeft, wordt de begindatum van de hoofdprojectfase automatisch bepaald door de vroegste begindatum van de subfasen en kan deze niet worden bewerkt. Als de projectfase geen subfasen heeft, kan het veld worden bewerkt. | Tabblad Algemeen |
Einde | De (geschatte) einddatum van de projectfase. Als de projectfase subfasen heeft, wordt de einddatum van de hoofdprojectfase automatisch bepaald door de laatste einddatum van de subfasen en kan deze niet worden bewerkt. Als de projectfase geen subfasen heeft, kan het veld worden bewerkt. | Tabblad Algemeen |
Voltooid | Het percentage van voltooiing van de projectfase. Als de projectfase subfasen heeft, wordt het percentage voltooid automatisch berekend op basis van het percentage voltooid van de subfasen en kan het niet worden bewerkt. Als de projectfase geen subfasen heeft, kan het veld worden bewerkt. | Tabblad Algemeen |
Code | De code van de projectfase. Het codeveld kan worden gebruikt om een of meer projectfasen een referentiecode te geven. Dit kan worden gebruikt om projectfasen te sorteren op basis van de code en om projectfasen te consolideren. | Tabblad Algemeen |
Prioriteit | De prioriteit van de projectfase. Standaard is de prioriteit van de projectfase Gemiddeld, maar deze kan worden gewijzigd van Kritiek naar Zeer laag om een onderscheid in prioriteit te maken en de projectfasen in de juiste volgorde af te handelen. | Tabblad Algemeen |
Budget | Het budget dat aan de projectfase is toegewezen. | Tabblad Algemeen |
Werkorders voor projecten:
Veld | Beschrijving | Veldlocatie |
|---|---|---|
Referentie | Elke nieuwe werkorder voor een project krijgt automatisch een unieke werkorderreferentie. Deze referentie kan niet worden bewerkt en kan worden gebruikt om werkorders te zoeken. | Tabblad Algemeen |
Status | De status van de werkorder. De status van de werkorder wordt bepaald door de werkstroom en kan worden gebruikt om snel te zien in welke fase de werkorder zich momenteel bevindt. | Tabblad Algemeen |
Gemaakt van | Van welk object is deze werkorder gemaakt. Werkorders voor projecten kunnen worden aangemaakt vanuit projectfasen. Het veld Aangemaakt van geeft informatie uit welke projectfase de werkorder is aangemaakt en waaraan deze is gekoppeld. | Tabblad Algemeen |
Datum aanvraag | De datum en tijd waarop de werkorder voor het project is aangemaakt. | Tabblad Algemeen |
Aanvrager | De gebruiker die de werkorder voor het project heeft aangemaakt. | Tabblad Algemeen |
Onderwerp | Het onderwerp van de werkorders van het project. Standaard wordt het onderwerp van de projectfasen automatisch overgenomen in het onderwerp van de werkorders. | Tabblad Algemeen |
Beschrijving | Een aanvullende (gedetailleerde) beschrijving van de werkorder van het project. | Tabblad Algemeen |
Start | De begindatum van de werkorder van het project. | Tabblad Algemeen |
Einde | De einddatum van de werkorder van het project. | Tabblad Algemeen |
Intern verantwoordelijk | De gebruiker die intern verantwoordelijk is voor de werkorder van het project. De verantwoordelijke gebruiker kan kostenposten toevoegen en de werkorder doorsturen naar de betreffende aannemer. Als de aannemer geen gebruikersaccount heeft, zal de intern verantwoordelijke verantwoordelijk zijn om de werkorder namens de aannemer af te handelen. | Tabblad Algemeen |
Aannemer | De aannemer aan wie de werkorder wordt doorgegeven. De aannemer moet het werk uitvoeren dat bij de werkorder hoort. Als de aannemer een gebruikersaccount heeft, kan de aannemer de werkorder zelf afhandelen. | Tabblad Algemeen |
Werk af door | Dit veld geeft aan wie verantwoordelijk is voor het uitvoeren van de taak 'Werkorders afgewerkt' om de werkorder af te handelen. Dit kan de aannemer zijn (als de aannemer een gebruikersaccount heeft) of de interne verantwoordelijke. Het veld wordt automatisch bepaald en kan niet worden bewerkt. | Tabblad Algemeen |
Werkorders verzenden via e-mail | Per werkorder kan worden bepaald of de werkorder via e-mail wordt doorgestuurd naar de aannemer. | Tabblad Algemeen |
Opmerkingen voor aannemer | Extra opmerkingen voor de aannemer. Deze opmerkingen worden ook opgenomen in de e-mail met de werkorder naar de aannemer. | Tabblad Algemeen |
Gepland bedrag | Het verwachte/geplande werkorderbedrag (excl. btw) | Tabblad Algemeen |
Geplande BTW | Het verwachte/geplande BTW-bedrag voor werkorders | Tabblad Algemeen |
Gepland totaal | Het verwachte/geplande totale werkorderbedrag (incl. btw) | Tabblad Algemeen |
Bedrag | Het werkelijke bedrag van de werkorder (excl. btw) | Tabblad Algemeen |
BTW | Het werkelijke BTW-bedrag voor werkorders | Tabblad Algemeen |
Totaal | Het werkelijke totale bedrag van de werkorder (incl. btw) | Tabblad Algemeen |
ID | Elk nieuw werkorderitem of kostenitem krijgt automatisch een unieke ID binnen de werkorder. Deze ID kan niet worden bewerkt. | De kosten omvatten |
Beschrijving | Een beschrijving van het werkorderitem. De beschrijving geeft informatie over het werk dat moet worden uitgevoerd. | De kosten omvatten |
Geplande hoeveelheid | De verwachte/geplande hoeveelheid van het item in de werkorder. Kan worden ingevoerd voordat de werkorder wordt doorgestuurd naar de aannemer. | De kosten omvatten |
Werkelijke hoeveelheid | De werkelijke hoeveelheid van het werkorderartikel. Kan ingevoerd worden door de aannemer om de werkelijk gebruikte hoeveelheid te registreren. | De kosten omvatten |
Geplande prijs | De verwachte/geplande prijs van het item op de werkorder. Kan worden ingevoerd voordat de werkorder wordt doorgestuurd naar de aannemer. | De kosten omvatten |
Werkelijke prijs | De werkelijke prijs van het item op de werkorder. Kan worden ingevoerd door de aannemer om de werkelijke prijs te registreren. | De kosten omvatten |
Per | De geplande en werkelijke prijs gelden per X eenheden. Bijvoorbeeld de prijs per 1 stuk of 10 kilogram. | De kosten omvatten |
Eenheid | De geplande en werkelijke prijs gelden per X eenheden. Bijvoorbeeld de prijs per 1 stuk of 10 kilogram. | De kosten omvatten |
Cur. | De valuta die van toepassing is op de prijs. De standaardvaluta van de klant wordt automatisch overgenomen voor de werkorder en alle werkorderitems. | De kosten omvatten |
BTW | De werkorders met toepasselijk btw-percentage. | De kosten omvatten |
Gepland bedrag | Het verwachte/geplande postbedrag van de werkorder (excl. btw) | De kosten omvatten |
Werkelijk bedrag | Het werkelijke itembedrag van de werkorder (excl. btw) | De kosten omvatten |
Totaal | Het werkelijke totale bedrag van de werkorder (incl. btw) | De kosten omvatten |
5. Geautomatiseerde e-mails
Zowel de Project workflow als de werkorder workflow kunnen automatisch e-mails versturen, bijvoorbeeld als een workflow taak moet worden uitgevoerd.
Het volgende overzicht bevat alle mogelijke standaard e-mails in deze module. Het hangt er echter van af of ze zijn ingeschakeld of niet.
Projectworkflow:
Inhoud e-mail | Wanneer wordt het verzonden? | Stuur naar |
|---|---|---|
Een e-mail dat het projectbudget moet worden herzien | Als goedkeuring van het budget is ingeschakeld, moet het aangevraagde projectbudget worden herzien nadat het project is ingediend. | De projectbudget goedkeurder in de context van het project |
Een e-mail dat de aanpassing van het projectbudget moet worden herzien | Als budgetgoedkeuring is ingeschakeld, moet de aangevraagde aanpassing van het projectbudget worden herzien nadat het verzoek tot budgetaanpassing is bevestigd | De projectbudget goedkeurder in de context van het project |
Een e-mail dat het oorspronkelijk aangevraagde projectbudget is afgewezen | Als het oorspronkelijk aangevraagde projectbudget wordt afgewezen | De projectverantwoordelijke(n) |
Een e-mail dat de aangevraagde aanpassing van het projectbudget is afgewezen | Als de oorspronkelijk aangevraagde aanpassing van de projectbegroting wordt afgewezen | De projectverantwoordelijke(n) |
Werkorders workflow:
Inhoud e-mail | Wanneer wordt het verzonden? | Stuur naar |
|---|---|---|
Een e-mail dat de werkorder kan worden verwerkt | Wanneer de werkorder wordt doorgestuurd | De aannemer van werkorders |
6. Verwante artikelen
De volgende artikelen zijn gericht op applicatiebeheerders en implementatieconsultants:
Voor meer gedetailleerde implementatie-informatie (inclusief hoe je de module activeert, welke systeemgroepen erbij betrokken zijn, gegevensimporten, zie: Activering en informatie van de projectbeheermodule
Zie voor meer informatie over de inhoud van deze module, inclusief gedetailleerde beschrijvingen van enkele kernonderdelen: Module projectbeheer in de sectie 'Applicatiebeheerders'.
Ā
Ā