Moeilijkheidsgraad: starter

Inhoud

1 Inventaris
2 Uitleg over de module Inventaris
3 Een nieuw bedrijfsmiddel maken
4 Tabblad 'Gebruiken' - een bedrijfsmiddel koppelen aan een gebruiker
5 Activa reserveerbaar maken
6 Verwante objecten (reserveringen, Meldingen, werkorders, contracten, controlelijsten)
7 QR-codes gebruiken
8 Samenvatting

Leerdoelen

Na het lezen van dit artikel zul je in staat zijn om:

Inventaris aanmaken/zoeken
Gelinkte objecten zoeken
Inventaris koppelen aan een gebruiker

Inventaris

De assets die zijn aangemaakt in de Asset module kunnen worden gebruikt in alle andere Workplace modules. Enkele voorbeelden:

Smartphones en laptops kunnen via de HRM-module worden toegewezen aan gebruikers (instroom/uitstroom).
De snookertafel of poolwagen kan reserveerbaar worden gemaakt, zodat mensen deze kunnen reserveren.
Uw inventaris, zoals bureaus, stoelen en zelfs planten, kunnen worden aangemaakt als Inventaris.
Koffiemachines kunnen worden geselecteerd als Inventaris bij het indienen van een verzoek (bijvoorbeeld wanneer de koffiemachine kapot is).

Catalogusitems kunnen worden gekoppeld aan een asset. De asset "Laptop Spacewell standaard" kan worden gekoppeld aan een catalogusitem van een specifiek laptopmodel. Meer informatie over catalogusitems is te vinden in deze artikel.

Uitleg over de module Inventaris

Om de asset module te openen klikt u op Inventaris in het menu.

In de asset module kunt u assets zoeken en nieuwe aanmaken.

De asset module gebruiken (use cases)

De zoekfunctie gebruiken

Typ "beamer" in de zoekbalk en druk op Zoeken. De zoekopdracht retourneert Inventaris die te maken heeft met "beamer". Veel (maar niet alle!) velden die u ziet bij het openen van een Inventaris worden doorzocht. Voorbeelden van velden die worden doorzocht zijn naam, externe referentie, serienummer, handelsnaam en beschrijving.
Opmerking: de zoekfunctie bevraagt het 'Categorie-veld' niet. Zodat als u bijvoorbeeld alle laptops wilt vinden, u de geavanceerde zoekfunctie moet gebruiken om te zoeken naar Inventaris met die categorie.
Als u de zoekbalk leeg laat en op zoeken drukt, ziet u alle beschikbare Inventaris in het systeem.

De geavanceerde zoekfunctie gebruiken

Klik op de vervolgkeuzeknop naast de knop "Zoeken" om naar "Geavanceerd zoeken" te gaan. Met deze optie kun je zoeken op categorie, gekoppelde eigenschap of fabrikant.

Informatie over Inventaris opzoeken

Voer een trefwoord in en klik op Zoeken.
Open "een Inventaris door op het Referentienummer te klikken. Na het openen van het object ziet u informatie over het object. Met de juiste toegangsrechten kun je de velden direct bewerken. Grijze velden zijn niet bewerkbaar (vanwege toegangsbeperkingen of omdat het afgeleide velden zijn). Het is ook mogelijk om een afbeelding van het object toe te voegen.

Gebruik een QR-code scan om informatie op te zoeken

Als een QR-code aanwezig is op een Inventaris, kunt u de scanfunctionaliteit gebruiken in plaats van een trefwoord om uw Inventaris te vinden.
Wanneer de Inventaris is geopend, kunt u direct een ticket boeken met de knop 'Aanvraag aanmaken'.

Hiërarchie

Een hiërarchie kan worden toegepast op Inventaris. Bijvoorbeeld om duidelijk te maken welke simkaart bij welke telefoon hoort. Om dit in te stellen wordt het veld 'Onderdeel van' gebruikt.

Module-instellingen voor Inventaris

Er zijn heel weinig module-instellingen.
De module instelling 'Automatisch QR-code genereren' bepaalt of een QR-code wordt gegenereerd voor een nieuw Inventaris.

Een nieuw bedrijfsmiddel maken

In de asset module kunt u een nieuw asset aanmaken.

Klik op 'Activa' in de activamodule;
Klik op de knop "Nieuw Inventaris maken";
Selecteer de categorie waarin het activum moet worden aangemaakt.
Klik op 'Ok';
Er wordt een nieuw scherm geopend waarin u de assetgegevens kunt invoeren.
1. Alleen het veld 'Naam' is verplicht. Het is aan jou om de andere velden in te vullen.
2. De meeste velden spreken voor zich. Beweeg met de muis over de velden om de helptekst te bekijken; zie de schermafbeelding hieronder.
3. Een hiërarchie kan worden toegepast op Inventaris. Bijvoorbeeld om duidelijk te maken welke simkaart bij welke telefoon hoort. Om dit in te stellen wordt het veld 'Onderdeel van' gebruikt.

Tabblad 'Gebruiken' - een bedrijfsmiddel koppelen aan een gebruiker

Een Inventaris kan worden toegewezen aan een contact. Bij het koppelen van een asset wordt een zogenaamd 'objectgebruik' (USE-xxx) aangemaakt. De startdatum is verplicht.
In de HRM in- en uitstroommodule worden objectgebruiken ook gebruikt om Inventaris te koppelen aan gebruikers. Inventaris kan ook handmatig aan gebruikers worden gekoppeld. Dit wordt verderop in dit hoofdstuk beschreven.
Het veld Aantal kan aangeven hoeveel er van dat goed beschikbaar zijn.
- Opmerking: het veld "Hoeveelheid" op het tabblad "Gebruiken" heeft dezelfde waarde als het veld "Hoeveelheid" op het tabblad "Algemeen".
De instelling 'Overgebruik' bepaalt het gedrag bij het toewijzen van de asset aan gebruikers. Als deze instelling leeg blijft, wordt de instelling 'Niet toegestaan' gebruikt.

Ik heb vijf telefoons: één Inventaris aanmaken of vijf Inventaris?
U kunt één Inventaris aanmaken met een hoeveelheid van 5. Of u kunt vijf Inventaris maken met een hoeveelheid van 1. Er is geen fout of goed; zorg voor consistentie bij het invoeren van gegevens.

Een Inventaris koppelen aan een contact/gebruiker

Activa openen
Navigeer naar het tabblad 'Gebruiken'.
Klik op 'Nieuw' in de lijst 'Huidig gebruik
De velden 'In gebruik' zijn verplicht. Alle andere velden zijn optioneel
Het veld 'Status' wordt automatisch ingesteld wanneer de pagina wordt opgeslagen.

Opmerking: het gekoppelde item is nu te vinden op het tabblad 'Inventaris' bij het openen van Contact.

Inventaris gerelateerd aan een contactpersoon

Wanneer je een contact opent, navigeer je naar het tabblad 'Hulpbronnen' om de gekoppelde hulpbronnen te bekijken.

Activa reserveerbaar maken

Wanneer Workplace wordt geïmplementeerd, worden items die kunnen worden gereserveerd (bijv. audiovisuele apparatuur, gespecialiseerde trainingsapparatuur) meestal geïmporteerd. Dit is de snelste manier om een grote hoeveelheid Inventaris te uploaden.

Hoe maak je een Inventaris reserveerbaar?

Catalogusitems, onderdelen en ruimten worden allemaal op dezelfde manier reserveerbaar gemaakt: door het instellen van 'Reserveerbaar = ja. Na het wijzigen van deze instelling wordt het tabblad 'Reservering' beschikbaar om aanvullende instellingen te maken.

Controleer uw wijziging

Het object kan nu worden gevonden in de menuoptie: Reserveringen > Te reserveren objecten.

Verwante objecten (reserveringen, Meldingen, werkorders, contracten, controlelijsten)

Na het openen van een Inventaris kunt u klikken op het tabblad 'Gerelateerde objecten'. Gekoppelde objecten worden getoond afhankelijk van welke modules actief zijn en je toegangsrechten.

Goed om te weten:

Een contract wordt gekoppeld wanneer het actief als contractitem aan het contract wordt toegevoegd.
Een verzoek wordt gekoppeld wanneer het item is ingesteld in het veld 'asset' op het verzoek.
Een reservering wordt gekoppeld wanneer het object als reserveerbaar object wordt toegevoegd aan de reservering.

In de schermafbeelding:

De modules voor aanvragen, contracten en reserveringen zijn actief;
De module Controlelijsten is niet actief;
De gebruiker heeft geen toegang tot de module Werkorders.

Je kunt de gekoppelde instanties per gekoppeld object openen door op de hyperlink te klikken.

Samenvatting

Zoek op

Workplace Knowledge Base (nl.support.spacewell.com)

Masterdata: Inventaris

Analytics