Functies

• Functies worden gemaakt via de menuoptie: "Medewerkers" > "Functies".

• Hier maak je een lijst van alle functies die op een werknemer kunnen worden ingesteld. Dit kan bijvoorbeeld een directeur, HR-manager, officemanager of consultant zijn).

• De functies die je hier definieert, kunnen worden ingesteld op de medewerkerskaart in het veld 'Functie'.

• In de volgende hoofdstukken van deze beschrijving vertellen we je hoe je intaketaken voor een (nieuwe) medewerker kunt definiëren op basis van hun functie.

Open Definieer hier functies

Functie bepalingen

Door de functiebepalingen te configureren, definieer je welke taken worden gegenereerd bij het starten van een instroom of uitstroom. Je kunt algemene bepalingen instellen voor elke nieuwe medewerker (Bloemen op hun eerste dag) en functiespecifieke bepalingen (specifieke toegangsbadge voor Technici).

Via functievoorzieningen, de menuoptie onder "Medewerkers", kun je de volgende functievoorzieningstypes definiëren:

1. Voorzieningen - het is verplicht om een actief te koppelen aan een voorziening. Een voorziening wordt uitgedeeld tijdens het instroomproces en ingenomen tijdens het uitstroomproces. Bijvoorbeeld een laptop, telefoon of toegangsbadge. Deze items worden in en uit gebruik geregistreerd.

2. Instroomtaken. Bijvoorbeeld bloemen op de eerste werkdag of voor de manager een taak om de nieuwe medewerker in te schrijven voor een verplicht trainingsprogramma.

3. Uitstroomtaken. Bijvoorbeeld: het organiseren van een afscheidsfeest.

Per functiebepaling zijn de volgende velden en opties beschikbaar:

Takenlijsten bepalingen

Elke functiebepaling in het vorige deel genereert een aparte intaketaak die moet worden afgehandeld door de servicegroep. Om veel stappen en klikken te voorkomen, is het mogelijk om takenlijsten te configureren.

Een voorbeeld van een takenlijst:
- Maak kopieën van het paspoort van de werknemer
- Meld de medewerker aan voor het introductieprogramma
- Registreer de namen en telefoonnummers van de noodcontacten van de werknemers".

Door een takenlijst te maken, ziet HR één taak in hun takenlijst in plaats van drie afzonderlijke taken.

Stap 1: maak een nieuwe voorziening voor een takenlijst

1. Navigeer naar "Takenlijsten voorzieningen" in het menu links onder "Werknemer".

2. Klik op de knop "Toevoegen" naast Pivot.

3. Klik op de knop "Toevoegen" om een (extra) taak toe te voegen.

4. U kunt de weergavevolgorde wijzigen door het volgnummer te wijzigen.

5. Voeg een beschrijving van de taak toe in het veld "Taak".
   
   

Nu heb je een takenlijst gemaakt en de taak met de lijst erin zal verschijnen op het startbord van de gebruiker die verantwoordelijk is voor de taak na het starten van een instroomproces.

Stap 2: de takenlijstvoorziening toevoegen als een functievoorziening

Een takenlijst kan worden toegevoegd aan een "Functiebepaling" en getoond in een intaketaak die wordt gegenereerd op basis van deze functiebepaling.

Volg de volgende stappen om een takenlijst toe te voegen aan een functievoorziening:

• Navigeer naar "functie voorzieningen" onder de menuoptie "Medewerkers".

• Selecteer de functie waarvoor je een takenlijst wilt toevoegen en druk op de knop "Zoeken".
  
  

   

• Druk op de knop "Toevoegen" om een nieuwe functievoorziening te maken
  Vul de velden in; als je extra informatie over een veld nodig hebt, ga er dan met de muis over en er verschijnt een helptekst.
  Let erop dat je de "Servicegroep" kiest die past bij de takenlijst die je toevoegt aan de voorziening.

Dit maakt het mogelijk om slechts één hoofdtaak te hebben; bijvoorbeeld: "Inflow HR Task List," een lijst met taken die aan de servicegroep kan worden getoond als herinnering om al die taken te doen.

Instroom

Stap 1: De instroom starten

Je kunt op twee manieren een nieuwe instroom starten:

1. Open een werknemerskaart > navigeer naar het tabblad "Afgifte/invoer" > klik op de knop 'Nieuw' > kies instroom > Ok. De geplande datum wordt automatisch ingesteld op basis van de aanstellingsdatum van de werknemer.
   Opmerking: dit heeft de voorkeur

2. Een instroom kan ook worden aangemaakt via de linker menuoptie "Uitgifte/invoer". Druk op de knop "nieuw". Volgende,
   kies de optie instroom en druk op de knop "Aanmaken". In dit geval moeten de werknemer en de geplande datum (aanstellingsdatum) al zijn ingesteld tijdens het aanmaken van een werknemer.

Stap 2: Dien de instroom in

• Nadat de werknemer en de geplande datum zijn ingesteld (beide verplichte velden), kan de instroom worden ingediend.

• De status verandert in "Ingediend" en Workplace Management genereert alle basisintaketaken voor deze instroom op basis van de instellingen voor de functievoorziening (in relatie tot de functie van deze medewerker).
  
  

Stap 3: inflow samenstellen (instellingen controleren en extra taken/faciliteiten toevoegen)

• In deze status kan de instroom-/uitstroommanager extra instroomtaken toevoegen en instroomtaken verwijderen.

• Ook kan de servicegroep van een specifieke intaketaak worden gewijzigd (zodat gebruikers kunnen afwijken van de standaardinstellingen).

• Nadat alle relevante taken voor deze instroom zijn toegevoegd, kan de instroom worden doorgestuurd via de functie "Samenstelling voltooid."

Stap 4: Goedkeuring van samengestelde instroom (optioneel)

• Als dit is ingeschakeld in de module-instellingen, ontvangt de manager van de nieuwe medewerker een taak om de instroom goed te keuren (of wijzigt hij een aantal van de intaketaken, taken toevoegen of verwijderen) als deze instelling op "Ja" staat.

• Als de instelling is uitgeschakeld of als de manager de instroom goedkeurt, krijgt de instroom de status "In behandeling" en wordt de subworkflow voor alle instroomtaken gestart.
  
  

Stap 5: de instroomtaken afhandelen

Elk van de intaketaken volgt ook een workflow. Deze workflow heeft de volgende opties:

• Wachten:
  Als de intaketaak afhankelijk is van een andere intaketaak (op basis van de instellingen in de gerelateerde functiebepaling), start deze in de status "Wachten". Na afhandeling van de afhankelijke intaketaak gaat deze automatisch door naar de volgende status.

• Beoordelen:
  Als de intaketaak moet worden goedgekeurd (op basis van de instellingen in de gerelateerde functiebepaling), krijgt hij deze status en wordt er een taak voor de groep "Goedkeuren door" gegenereerd.

• Uitvoeren:
  In deze status kan de intaketaak direct worden afgehandeld of worden toegewezen aan een specifieke persoon in de servicegroep (de intaketaak krijgt dan de status "Uitvoering" met dezelfde opties).

Stap 6: instroom voltooid (incl. optionele goedkeuring van de instroom-uitstroombeheerder)

Als alle taken klaar zijn, wordt de instroomworkflow automatisch gesloten. Of als de instelling 'Afhandeling beoordelen' is ingeschakeld in de module-instelling, krijgt de uitstroommanager nog een laatste taak om de instroom te beoordelen.

Mutatie

Mutatie wordt gebruikt wanneer een werknemer van functie verandert.

Een mutatie maken

• Om een mutatie aan te maken, volg je de stappen die in het vorige hoofdstuk over 'Instroom' zijn uitgelegd. Zorg ervoor dat in stap 1selecteer je 'Mutatie' in plaats van 'Instroom'.

Instroom vs. mutatie

• Het mutatieproces is bijna identiek aan het instroomproces. Het verschil is dat het mutatieproces kijkt naar de voorzieningen die al zijn uitgedeeld en deze vergelijkt met de voorzieningen die nodig zijn voor de nieuwe functie. De werknemer verandert bijvoorbeeld naar een functie waarbij de werknemer geen mobiel apparaat meer nodig heeft.

Uitgiftetaken en intaketaken

In het geval van een mutatie zal het systeem

• Genereer de uitgiftetaken op basis van de nieuwe functie van de werknemer. Deze werken hetzelfde als instroomtaken en;

• Controleert welke faciliteiten de medewerker op dit moment heeft om te zien of deze niet meer relevant zijn voor de nieuwe functie. Voor die faciliteiten worden intaketaken gegenereerd (dus innemen in plaats van uitdelen).