Master data: Kontakte (Organisationen, Personen, Adressen)
- Lango: Language and translation manager
1. Worum geht es in diesem Modul?
Über den Navigationsmenüpunkt 'Kontakte' sind standardmäßig die folgenden Master data Module verfügbar:
Organisationen
Personen
Adressen
Im Gegensatz zu den meisten Modulen, die aktiviert werden müssen, sind diese Master data-Module immer verfügbar. Jeder Kunde hat immer mindestens eine Person, da Benutzer auf der Basis von Personen oder Organisationen angelegt werden (beide werden als 'Kontakte' betrachtet (siehe Benutzer anlegen für weitere Informationen)). Es ist nicht zwingend erforderlich, diese Person mit einer Organisation und einer Adresse zu verknüpfen, aber standardmäßig ist dies verfügbar.
1.1 Organisationen
Organisationen umfassen alle Einheiten, die in Ihrem Unternehmen vorhanden oder mit ihm verbunden sind, seien es interne Abteilungen oder externe Lieferanten. Jede Entität, die es wert ist, für organisatorische Zwecke verfolgt zu werden, z. B. für die Verwaltung von Kooperationen, kann dem Modul Organisationen hinzugefügt werden.
Das Modul Organisationen dient als zentraler Knotenpunkt für die Organisation und Verwaltung dieser Einheiten und bietet mehrere praktische Vorteile:
Integration mit anderen Modulen: Die Verknüpfung von Organisationen mit anderen Modulen erleichtert die nahtlose Integration in die verschiedenen Module. Zum Beispiel:
Service Desk: Die Verknüpfung von Anfragen mit bestimmten Organisationen (z. B. einem Lieferanten) ermöglicht einen umfassenderen Datenzugriff, der die Problemlösung und das Ressourcenmanagement erleichtert.
Verträge: Die Verknüpfung von Organisationen mit Verträgen ermöglicht die Verfolgung von Kosten und Verantwortlichkeiten pro Einheit und verbessert die strategische Entscheidungsfindung und das Lieferantenmanagement.
Über die Integration mit anderen Modulen hinaus bietet das Modul Organisationen wertvolle Einblicke in die Struktur und die Beziehungen Ihres Unternehmens. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Struktur, den Standort, die Eigentumsverhältnisse und die Beziehungen zwischen den verschiedenen Einheiten innerhalb Ihrer Organisation. Dieser Überblick hilft bei der Ressourcenzuweisung, Kostenoptimierung und strategischen Planung.
Die meisten der Kernkonzepte dieses Moduls können von Key-Usern (Kontakteditoren) verwaltet werden. Daher werden die meisten Konzepte im Benutzerhandbuch beschrieben, das Sie hier finden: Benutzerhandbuch: Organisationen, Personen und Adressen
In den nächsten Abschnitten werden einige der Kernkonzepte dieses Moduls, die vor allem für Administratoren relevant sind, näher erläutert:
1.1.1 Kategorien
Jede Organisation, die erstellt wird, wird in einer Kategorie erstellt. Für weitere allgemeine Informationen über Kategorien siehe: Kategorien
Die folgenden Standardkategorien sind für dieses Modul verfügbar:
1.2 Personen
Personen in der Software sind alle Kontakte, die tatsächliche Personen darstellen. Dazu gehören alle Personen, die in Ihrem Unternehmen tätig oder mit ihm verbunden sind, seien es interne Mitarbeiter oder externe Lieferanten. Jede Person, die es wert ist, für organisatorische Zwecke verfolgt zu werden, z. B. für die Verwaltung von Kooperationen oder für den Zugang zum System als Benutzer, kann in diesem Modul als Person hinzugefügt werden.
Ähnlich wie bei den Organisationen werden Personen auch als Integration mit anderen Modulen verwendet:
Zum Beispiel:
Service-Desk: Die Zuweisung von Anfragen an bestimmte Personen (z. B. an einen Service-Desk-Mitarbeiter) ermöglicht eine klare Aufgabenzuweisung an bestimmte Personen und die Möglichkeit, die persönliche Leistung zu verfolgen.
Vertrag: Die Verknüpfung der Personen, die Vertragserinnerungen für einen Vertrag erhalten sollen, hilft dabei, die Zuständigkeiten zu verfolgen und die richtigen Personen zu informieren, was die strategische Entscheidungsfindung und das Vertragsmanagement verbessert.
Die meisten der Kernkonzepte dieses Moduls können von Key-Usern (Kontakteditoren) verwaltet werden. Daher werden die meisten Konzepte im Benutzerhandbuch beschrieben, das Sie hier finden: Benutzerhandbuch: Organisationen, Personen und Adressen
In den nächsten Abschnitten werden einige der Kernkonzepte dieses Moduls, die vor allem für Administratoren relevant sind, näher erläutert:
1.2.1 Kategorien
Jede Person, die angelegt wird, wird in einer Kategorie angelegt. Für weitere allgemeine Informationen über Kategorien siehe: Kategorien
Die folgenden Standardkategorien sind für dieses Modul verfügbar:
Kategorie "Versteckte Kontakte kann für jede Person verwendet werden, die technisch benötigt wird (z. B. für ein Benutzerkonto), aber anderen Benutzern nicht angezeigt werden sollte. Ein gutes Beispiel hierfür ist ein Systemadministrator. Da Administratoren auch Mitarbeiter sein können (Anwendungsmanager), ist es oft ratsam, ein separates Konto für die Benutzertätigkeiten (z. B. das Anlegen von Reservierungen) gegenüber dem Konto für die Anwendungsverwaltung zu verwenden (da die Vermischung dieser Aufgaben in einem Konto zu Fehlern führen kann, da Administratoren oft mehr in einem Prozess sehen und tun können, als für Benutzer relevant ist). Indem das Personenobjekt, das mit dem Administrator-Benutzer verbunden ist, in die Kategorie der versteckten Kontakte gestellt wird, können andere Benutzer diesen Kontakt nicht versehentlich in einem Prozess auswählen (z. B. beim Zuweisen eines Tickets).
1.3 Anschriften
Adressen werden meist nicht separat, sondern im Zusammenhang mit Organisationen und Gebäuden verwaltet. Um die Adressen von Organisationen und Gebäuden zu erfassen, ist dieses Modul auch immer standardmäßig verfügbar.
Key-User können alle Kernkonzepte dieses Moduls verwalten (Kontakteditoren). Daher werden diese Konzepte im Benutzerhandbuch beschrieben, das Sie hier finden: Benutzerhandbuch: Organisationen, Personen und Adressen
Standardmäßig werden alle Adressen in derselben (Standard-)Kategorie erstellt
2. Zusätzliche Informationen zu diesem Modul
Weitere Informationen über das Modul Kontakt finden Sie in den folgenden Artikeln:
Für ein (End-)Benutzerhandbuch siehe: Benutzerhandbuch: Organisationen, Personen und Adressen
Ausführlichere Informationen zur Implementierung (u. a. welche Systemgruppen beteiligt sind, Datenimporte und weitere Informationen über das Startboard und die Navigationsmenüoptionen) finden Sie unter: Initial configuration of the environment