Benutzer anlegen

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Manuelles Anlegen von Benutzern

Neben dem Import von Benutzern oder der Einrichtung einer automatischen Benutzerbereitstellung (mehr dazu weiter unten) können Benutzer auch manuell erstellt werden. Im Gegensatz zu anderen Objekten (z. B. Assets, Anfragen oder Kontakte) werden Benutzer (auch als Systembenutzer bezeichnet) nicht unabhängig erstellt. Stattdessen werden sie immer auf der Grundlage bestehender Kontakte erstellt, bei denen es sich um Personen oder Organisationen handeln kann.

Nicht jeder Kontakt wird automatisch zu einem Benutzer, da für Benutzer Lizenzkosten anfallen, und nicht jeder Kontakt benötigt Zugang zum System. Lieferanten können beispielsweise nur als Ansprechpartner für die Zuweisung von Arbeitsaufträgen existieren, ohne dass sie Zugang zum System benötigen. In solchen Fällen erhält der Lieferant lediglich Benachrichtigungen per E-Mail, während die Systemaufgaben von den Mitarbeitern des Service Desks verwaltet werden.

Um einen Benutzer manuell anzulegen, zuerst einen Kontakt (Person oder Organisation) erstellen und aktivieren Sie den Zugriff für diesen Kontakt. Diese Aktion erzeugt im Hintergrund einen Systembenutzer und verknüpft ihn mit dem Kontakt. Die Details des Kontakts, wie z. B. die E-Mail-Adresse, werden für die Übermittlung der Anmeldedaten verwendet.

Wenn Sie einen Kontakt öffnen, egal ob es sich um eine Person oder eine Organisation handelt, finden Sie eine von zwei Optionen: entweder "Zugriff aktivieren" oder "Benutzer öffnen" (wenn der Kontakt bereits einen verknüpften Benutzer hat):

Bitte beachten Sie, dass Sie diese Optionen nur sehen können, wenn Sie über Administrator- oder Benutzermanagerrechte verfügen.

Open

Grundlegende Benutzereinstellungen

Wenn Sie den Zugriff auf einen Kontakt aktivieren, wird der automatisch erstellte Systembenutzer angezeigt:

Open

Neu angelegter Systembenutzer

Beim Anlegen eines neuen Benutzers werden mehrere Einstellungen automatisch konfiguriert:

1. Benutzername: Das System generiert einen Benutzernamen auf der Grundlage der Einstellung "Format des Benutzernamens", die Sie unter Moduleinstellungen → Stammdaten → Registerkarte Benutzer finden. Sie haben jedoch die Möglichkeit, den Benutzernamen und das Kennwort über die Schaltfläche "Benutzernamen/Kennwort ändern" zu ändern.

2. Standard-Benutzergruppe und Profil: Wenn in den Moduleinstellungen → Registerkarte "Benutzer" eine Standardbenutzergruppe und/oder ein Standardbenutzerprofil festgelegt ist, wird die Benutzergruppe und/oder das Benutzerprofil dem neu angelegten Benutzer automatisch zugewiesen. Benutzergruppen und Benutzerprofile bestimmen den Zugang des Benutzers zu bestimmten Modulen des Systems. Ohne sie kann sich der Benutzer nicht anmelden. Weitere Informationen zu Benutzergruppen, Benutzerprofilen und deren Zuweisung finden Sie im Abschnitt 'Berechtigungen'. siehe Authorizing users.

3. Benutzerlizenz: Dem neuen Benutzer wird automatisch eine Benutzerlizenz zugewiesen, basierend auf der Standardeinstellung in den Moduleinstellungen → Registerkarte "Benutzer". Sie können diesen Wert auch direkt über das Dropdown-Menü "Benutzerlizenzen" auf der Benutzerseite ändern. Ausführliche Informationen zu Benutzerlizenzen finden Sie in der User licenses Abschnitt.

Weitere Informationen zu den anderen grundlegenden Benutzereinstellungen finden Sie unter: Personal settings

Zusätzliche Benutzereinstellungen

Ein Benutzer hat neben den grundlegenden Benutzereinstellungen auch einige zusätzliche Einstellungen. Diese zusätzlichen Einstellungen können über die Registerkarte "Einstellungen" auf der Benutzerseite gefunden werden. Die zusätzlichen Benutzereinstellungen bestimmen das spezifische Verhalten beim Exportieren von Daten in CSV/PDF, mehrere Elemente der Benutzeroberfläche und mehrere Debug-/Sicherheitselemente.

Standardmäßig werden einige dieser zusätzlichen Benutzereinstellungen automatisch durch eine entsprechende Mandanteneinstellung festgelegt. So wird beispielsweise das für einen CSV-Export verwendete "Feldbegrenzungszeichen" standardmäßig auf Mandantenebene festgelegt und automatisch in den neu angelegten Benutzer übernommen. Der Benutzer kann diesen Wert nach Belieben ändern.

Einige wichtige zusätzliche Benutzereinstellungen sind die Einstellungen "Debug access" und "Debug". Diese Einstellungen können natürlich für Debugging-Zwecke verwendet werden.

• Debug-ZugangWenn diese Einstellung aktiviert ist, wird die Schaltfläche Zugriffsprotokoll in der oberen rechten Ecke jedes Bildschirms verfügbar. Mit dieser Option können die Zugriffsrechte aller aktuell auf dem Bildschirm angezeigten Elemente (Funktionen, Seitenfunktionen, Objekte, Seiten-Includes) ausgewertet werden.

• DebuggenWenn diese Einstellung aktiviert ist, werden die ausgeführten Skripte in einem Logging-Bereich angezeigt. Der Benutzer kann sehen, ob die Skripte korrekt ausgeführt werden (Informationen können von Skripten über Echos* angezeigt werden).

*An echo ist ein Text, der zu einem ausführbaren Skript hinzugefügt werden kann und der dem Debugger angezeigt wird, wenn das Skript ausgeführt wird. Dieser Text kann hilfreich sein, um dem Debugger zu zeigen, was tatsächlich im Skript passiert oder welcher Teil des Skripts ausgeführt wird.

Anmeldedaten per E-Mail senden

Nach der korrekten Einrichtung des Systembenutzers können die Anmeldedaten übermittelt werden. Diese Anmeldedaten umfassen:

• Benutzername: Der Benutzername, der auf der Systembenutzerseite angezeigt wird.

• Kennwort: Ein automatisch generiertes Passwort. Ein Standard-Passwort (z. B. welcome2024) kann nicht angegeben werden. Die Anforderungen an das Kennwort und ob der Benutzer sein Kennwort nach der ersten Anmeldung ändern muss, werden durch die allgemeine Kennworteinstellung bestimmt. Detaillierte Informationen finden Sie in der General password requirements Abschnitt.

• Anmelde-URL: Die mandantenspezifische URL, die in den Client-Einstellungen → Registerkarte "Authentifizierung" → Feld "Anmeldung" angegeben ist.

Es gibt drei Möglichkeiten für die Übermittlung dieser Berechtigungsnachweise:

1. E-Mail an den Benutzer: Senden Sie die Anmeldedaten direkt an die E-Mail-Adresse des Kontakts, der mit dem Benutzer verknüpft ist. Verwenden Sie dazu die Schaltfläche "Benutzername/Kennwort ändern" auf der Benutzerseite und wählen Sie auf dem nächsten Bildschirm "Neues Kennwort per E-Mail an Benutzer senden".

2. E-Mail an sich selbst (eingeloggter Benutzer): Senden Sie die Anmeldedaten an die E-Mail-Adresse, die mit Ihrem eigenen (eingeloggten) Benutzer verknüpft ist. Diese Option ist relevant, wenn Sie das Passwort ändern müssen (da es das automatisch generierte Passwort benötigt). Verwenden Sie dazu die Schaltfläche "Benutzername/Passwort ändern" auf der Benutzerseite und wählen Sie auf dem nächsten Bildschirm "Neues Passwort an mich selbst senden".

3. Geplante E-Mail: Planen Sie den Versand der Anmeldeinformationen für einen oder mehrere Benutzer zu einem bestimmten Zeitpunkt. Wenn der Kunde beispielsweise an einem bestimmten Tag in der Zukunft online geht, möchten Sie vielleicht, dass die Anmeldedaten an diesem Tag gesendet werden. Um diese Funktion zu nutzen, rufen Sie die Benutzerübersicht über die Schaltfläche "Benutzer" in der Startleiste des Administrators auf. Suchen Sie nach den entsprechenden Benutzern und wählen Sie sie aus der Liste aus. Verwenden Sie dann die Option "Passwortversanddatum für ausgewählte Benutzer festlegen" und tragen Sie ein Datum in der Zukunft ein.

Einzelanmeldung

Wenn der Kunde Single Sign-On (SSO) verwendet, müssen keine Anmeldedaten an den Benutzer gesendet werden, da er seinen eigenen Identitätsanbieter für die Anmeldung verwendet (z. B. Office 365). In diesem Fall gelten andere Einstellungen. Beachten Sie die SSO configuration for WPM für weitere Informationen.

Automatisches Anlegen von Benutzern

Da das manuelle Anlegen aller Benutzer oft viel Arbeit macht, gibt es mehrere Möglichkeiten, die Benutzer (und sogar die zugehörigen Kontakte) automatisch anzulegen. Die gängigsten Optionen werden im Folgenden beschrieben:

Standardimport über Excel-Vorlage

Wie bei den anderen Datenimportblättern ist es auch hier möglich, Benutzer auf der Grundlage einer Excel-Vorlage zu importieren. Weitere Informationen über die Standarddatenimporte finden Sie unter: Default imports.

Standard-Mitarbeiterschnittstellen

Wenn ein großer Kunde für alle oder die meisten seiner Mitarbeiter Zugang zu Workplace Management benötigt, wird die manuelle Verwaltung der Benutzerkonten aufgrund der häufigen Personalwechsel mühsam. Um diesen Prozess zu rationalisieren, kann eine Standard-Mitarbeiterschnittstelle eingerichtet werden.

Diese Schnittstelle verbindet Workplace Management mit der Mitarbeiterverwaltungsanwendung des Kunden, z. B. Okta oder Azure. Durch die Integration mit dieser Anwendung können Benutzerkonten automatisch erstellt und archiviert werden, basierend auf Daten aus dem Active Directory. Eine ausführliche Anleitung zur Einrichtung dieser Integration finden Sie in der Dokumentation zu Standard Employee Interfaces hier: User authentication

Benutzerdefinierte Mitarbeiterschnittstellen

Alternativ dazu kann eine SFTP-Schnittstelle (Secure File Transfer Protocol) einen individuelleren Ansatz umsetzen. Dabei werden automatisch Dateien von einem FTP-Server importiert, um Mitarbeiterdaten zu verwalten. Weitere Informationen zum Einrichten einer benutzerdefinierten Mitarbeiterschnittstelle finden Sie in der Dokumentation https://spacewell.atlassian.net/wiki/spaces/KB/pages/210239617

Über Workplace Experience

Wenn der Kunde auch Workplace Experience nutzt, ist es möglich, automatisch einen Kontakt und einen zugehörigen Systembenutzer auf der Grundlage einer Anmeldung in der Workplace-App zu erstellen.
Weitere Einzelheiten zu dieser Integration und zur Benutzererstellung in Workplace Experience finden Sie in der umfassenden Anleitung im allgemeinen Artikel über die Benutzererstellung in Workplace Experience: Users and Groups