De zoekfunctie gebruiken

• Typ "beamer" in de zoekbalk en druk op Zoeken. De zoekopdracht retourneert Inventaris die te maken heeft met "beamer". Veel (maar niet alle!) velden die u ziet bij het openen van een Inventaris worden doorzocht. Voorbeelden van velden die worden doorzocht zijn naam, externe referentie, serienummer, handelsnaam en beschrijving.

• Opmerking: de zoekfunctie bevraagt het 'Categorie-veld' niet. Zodat als u bijvoorbeeld alle laptops wilt vinden, u de geavanceerde zoekfunctie moet gebruiken om te zoeken naar Inventaris met die categorie.

• Als u de zoekbalk leeg laat en op zoeken drukt, ziet u alle beschikbare Inventaris in het systeem.

De geavanceerde zoekfunctie gebruiken

• Klik op de vervolgkeuzeknop naast de knop "Zoeken" om naar "Geavanceerd zoeken" te gaan. Met deze optie kun je zoeken op categorie, gekoppelde eigenschap of fabrikant.

Informatie over Inventaris opzoeken

• Voer een trefwoord in en klik op Zoeken.

• Open "een Inventaris door op het Referentienummer te klikken. Na het openen van het object ziet u informatie over het object. Met de juiste toegangsrechten kun je de velden direct bewerken. Grijze velden zijn niet bewerkbaar (vanwege toegangsbeperkingen of omdat het afgeleide velden zijn). Het is ook mogelijk om een afbeelding van het object toe te voegen.

Gebruik een QR-code scan om informatie op te zoeken

• Als een QR-code aanwezig is op een Inventaris, kunt u de scanfunctionaliteit gebruiken in plaats van een trefwoord om uw Inventaris te vinden.

• Wanneer de Inventaris is geopend, kunt u direct een ticket boeken met de knop 'Aanvraag aanmaken'.

Hiërarchie

• Een hiërarchie kan worden toegepast op Inventaris. Bijvoorbeeld om duidelijk te maken welke simkaart bij welke telefoon hoort. Om dit in te stellen wordt het veld 'Onderdeel van' gebruikt.

Module-instellingen voor Inventaris

• Er zijn heel weinig module-instellingen.

• De module instelling 'Automatisch QR-code genereren' bepaalt of een QR-code wordt gegenereerd voor een nieuw Inventaris.

• Een Inventaris kan worden toegewezen aan een contact. Bij het koppelen van een asset wordt een zogenaamd 'objectgebruik' (USE-xxx) aangemaakt. De startdatum is verplicht.

• In de HRM in- en uitstroommodule worden objectgebruiken ook gebruikt om Inventaris te koppelen aan gebruikers. Inventaris kan ook handmatig aan gebruikers worden gekoppeld. Dit wordt verderop in dit hoofdstuk beschreven.

• Het veld Aantal kan aangeven hoeveel er van dat goed beschikbaar zijn.

  • Opmerking: het veld "Hoeveelheid" op het tabblad "Gebruiken" heeft dezelfde waarde als het veld "Hoeveelheid" op het tabblad "Algemeen".

• De instelling 'Overgebruik' bepaalt het gedrag bij het toewijzen van de asset aan gebruikers. Als deze instelling leeg blijft, wordt de instelling 'Niet toegestaan' gebruikt.

1. Activa openen

2. Navigeer naar het tabblad 'Gebruiken'.

3. Klik op 'Nieuw' in de lijst 'Huidig gebruik

4. De velden 'In gebruik' zijn verplicht. Alle andere velden zijn optioneel

5. Het veld 'Status' wordt automatisch ingesteld wanneer de pagina wordt opgeslagen.

Opmerking: het gekoppelde item is nu te vinden op het tabblad 'Inventaris' bij het openen van Contact.

Na het openen van een Inventaris kunt u klikken op het tabblad 'Gerelateerde objecten'. Gekoppelde objecten worden getoond afhankelijk van welke modules actief zijn en je toegangsrechten.

Goed om te weten:

• Een contract wordt gekoppeld wanneer het actief als contractitem aan het contract wordt toegevoegd.

• Een verzoek wordt gekoppeld wanneer het item is ingesteld in het veld 'asset' op het verzoek.

• Een reservering wordt gekoppeld wanneer het object als reserveerbaar object wordt toegevoegd aan de reservering.

In de schermafbeelding:

• De modules voor aanvragen, contracten en reserveringen zijn actief;

• De module Controlelijsten is niet actief;

• De gebruiker heeft geen toegang tot de module Werkorders.

Je kunt de gekoppelde instanties per gekoppeld object openen door op de hyperlink te klikken.