Wat is een Inkomende Bestelbon (POI)?

POI is de afkorting van Purchase Order Incoming en wordt intern in de organisatie gebruikt om inkooporders aan te maken. POI's gaan per definitie niet naar een externe leverancier.

Er zijn twee manieren om een POI te gebruiken.

1. Bestel artikelen uit een interne inventaris/voorraad
Je kunt items uit de inventaris bestellen. De klant heeft bijvoorbeeld een kleine opslagruimte waar dingen zoals pennen, blocnotes, printpapier, enz. worden opgeslagen. De artikelen op voorraad kunnen worden besteld met behulp van een POI. In dit geval bestel je intern bij de voorraadafdeling.

Open

2. Bestel artikelen rechtstreeks bij een leverancier
Je kunt items selecteren uit een catalogus van te bestellen items. Deze bestelbare items kunnen van meerdere leveranciers afkomstig zijn. De gebruiker die de POI aanmaakt, hoeft niet te controleren welk artikel van welke leverancier is.

• Nadat de POI is ingediend en goedgekeurd, wordt de POI opgesplitst in meerdere POO's. Er wordt één POO per leverancier aangemaakt (handmatig of automatisch, afhankelijk van de instelling van het type inkooporder).

• De gebruiker bestelt bijvoorbeeld printpapier bij leverancier A, printerinkt bij leverancier B en nietjes bij leverancier C, allemaal in dezelfde POI. Na goedkeuring van de POI wordt een inkooporder voor leverancier A, een inkooporder voor leverancier B en een inkooporder voor leverancier C gegenereerd (of handmatig aangemaakt).

Een POI maken

Je kunt inkooporders aanmaken via het pictogram op het startpaneel.

• Bestellen uit interne voorraad: Als de voorraadbeheermodule is geactiveerd, maakt een POI een interne inkooporder aan en bestelt uit de beschikbare interne voorraad.

• Rechtstreeks bestellen bij een externe leverancier: Als voorraadbeheer niet is geactiveerd, wordt het aanmaken van een POI in feite gebruikt om rechtstreeks bij de leveranciers te bestellen.

De bestelling maken en verzenden

1. Vul het onderwerp van de inkooporder in;

2. Kies het type inkooporder (indien van toepassing).

   1. Het geselecteerde type inkooporder bepaalt welke velden, functies en onderdelen van het proces worden geactiveerd.

3. Vul de verplichte velden in die zich aandienen na het selecteren van het type inkooporder. In ons voorbeeld is het gebouw een verplicht veld;

4. Catalogusitems toevoegen;

   1. Dit kan via de knop of (indien bepaald door het type inkooporder) via een include onderaan de pagina.

   2. Gebruik het zoekfilter of klik op 'Zoeken' om alle beschikbare items weer te geven.

   3. Selecteer de artikelen die je wilt bestellen en klik op "Geselecteerde artikelen toevoegen";

5. Je kunt nu de hoeveelheid per item aanpassen;

6. Klik op Verzenden;

In ons voorbeeld is de instelling "Goedkeuring door manager afhankelijk van persoonlijk mandaatbedrag" is ingesteld op het type inkooporder "Schoonmaakbenodigdheden". Onze besteller heeft niet het mandaat om zo'n dure bestelling goed te keuren. Daarom moet de manager van de besteller deze bestelling goedkeuren voordat deze naar de leverancier kan worden gestuurd. Er wordt een taak gegenereerd voor de manager om de bestelling goed te keuren. Opmerking: Dit bevindt zich nog in het POI-proces en er zijn nog geen individuele POO's gemaakt.

Mandaat goedkeuring van de POI

7. De manager kan goedkeuren of weiger de volgorde.

   1. Na goedkeuring worden de artikelen besteld.

   2. Bij afwijzing wordt een taak gegenereerd voor de aanvrager. Deze persoon kan de bestelling wijzigen en opnieuw indienen of de bestelling annuleren.

Wat gebeurt er na goedkeuring van de POI?

Wat er nu gebeurt, hangt voornamelijk af van de instellingen van het type inkooporder.

• In ons voorbeeld is de extra goedkeuringsstap niet geactiveerd, dus de individuele POO's worden nu aangemaakt. Voor elke unieke leverancier uit de bestellijst wordt een POO gegenereerd.

• Omdat onze type inkooporder geen handmatige verwerking vereist, wordt de bestelling per POO automatisch per e-mail naar elke afzonderlijke leverancier verzonden.

Details over je POI

• De gekoppelde POO's kunnen worden bekeken door de POI die je hebt gemaakt te openen.

  • Open je POI (bijvoorbeeld via de "Mijn interne inkooporders" knop op uw startbord)

  • Open de include 'Gekoppelde uitgaande inkooporder', zie onderstaande schermafbeelding.

De levering registreren

• In ons voorbeeld is de optie leveringen is geactiveerd op het type inkooporder "Schoonmaakbenodigdheden" voor de besteller (= de persoon die de POI heeft besteld). Deze persoon krijgt nu een taak om de geleverde goederen te registreren. Een taak per POO zal beschikbaar zijn in de takenlijst van deze gebruiker.

• De besteller heeft de keuze tussen "Bestelling volledig geleverd" of "Bestelling sluiten (onvolledig geleverd)". Beide opties sluiten de inkooporder.

Wat is een uitgaande inkooporder (POO)?

Een POO staat voor "Purchase Order Outgoing" en verwijst naar bestellingen die naar een externe leverancier worden gestuurd. Er zijn twee manieren om een POO te gebruiken.

1. Bestel inventarisartikelen bij de leverancier om de voorraad aan te vullen
Als voorraadartikelen niet meer op voorraad zijn of onder de minimumvoorraad zitten, moeten de voorraadartikelen worden besteld bij de leverancier om de voorraad aan te vullen. De inkoop-/inventarisafdeling controleert of de voorraadartikelen moeten worden aangevuld. Een automatisch besteladvies (POO) kan worden gegenereerd voor alle voorraadartikelen waarvan de voorraad onder het minimum ligt (meer informatie hierover via Inventory Management)

2. Catalogusitems bestellen bij een leverancier
Deze vorm van inkoop wordt gedaan door eerst de specifieke leverancier te selecteren, waardoor een lijst met bestelbare artikelen van de specifieke leverancier beschikbaar is om in te kopen. De POO kan handmatig worden aangemaakt als een gewone inkooporder, automatisch vanuit een POI, of handmatig als een verzamelorder, waarbij de POI-artikelen die moeten worden besteld handmatig kunnen worden toegevoegd. De bestelde artikelen worden niet in voorraad gehouden.

Proces van POO

Een POO maken

• Na het aanmaken van een nieuwe inkooporder kunnen het onderwerp en de omschrijving worden ingevoerd. Ook moet het type inkooporder worden geselecteerd. Als de klant maar één type inkooporder gebruikt, wordt het type inkooporder automatisch geselecteerd en is het niet zichtbaar voor de eindgebruiker. Na het selecteren van het inkoopordertype worden alle instellingen van het inkoopordertype geactiveerd binnen het proces.

• Velden en functies op de pagina worden zichtbaar afhankelijk van de instellingen van het type inkooporder (leveranciersinformatie, leveringsinformatie, financiële informatie).

• Afhankelijk van het type inkooporder kan de gebruiker ook catalogus- en/of generieke items toevoegen aan de inkooporder. Dit kan worden gedaan in de lijst onderaan het scherm.

Er zijn ook bepaalde delen van het proces die geactiveerd kunnen worden, afhankelijk van de instellingen van het type inkooporder. Als deze delen van het proces niet zijn geactiveerd, worden deze stappen overgeslagen in het proces.

Goedkeuring van het mandaat en de extra goedkeuringsstap

• Als er een mandaatgoedkeuring is geactiveerd voor het inkoopordertype, wordt er een taak voor de mandaatgoedkeurder gegenereerd (Zie het hoofdstuk over "inkoopordertypes" voor meer informatie).

• Als er na de gemandateerde goedkeuring nog een extra goedkeuringsstap nodig is, krijgt de betreffende gebruiker de taak voor de extra goedkeuring.

• Als de inkooporder wordt afgekeurd (via mandaatgoedkeuring of aanvullende goedkeuring), gaat de inkooporder terug naar de aanvrager. Als er geen goedkeuring nodig is, worden de taken overgeslagen.

Leveranciers en leveringen

• Nadat de inkooporder is goedgekeurd, moet de inkooporder worden gesplitst per leverancier. Op het type inkooporder bepaalt de instelling 'Verwerking interne inkooporder' of de POI's automatisch worden gegenereerd na goedkeuring van de POI of dat POI-items handmatig moeten worden toegewezen aan POO('s).

• Als de artikelen handmatig moeten worden toegewezen, kun je een nieuwe POO maken voor een specifieke leverancier en deze markeren als verzamelbestelling. Een verzamelbestelling is handig wanneer verzendkosten van toepassing zijn. Binnen deze verzamelbestelling kunnen de nog niet toegewezen POI artikelen van dezelfde leverancier worden toegevoegd. De artikelen binnen de POI worden gekoppeld aan de artikelen in de bijbehorende POO. Nadat de POO('s) naar de leverancier is/zijn verzonden, gaat de bijbehorende POI naar de status 'In afwachting van tegeninkooporder'.

• De levering kan zowel in POO en/of POI worden geregistreerd. Dit is ook afhankelijk van de instellingen binnen het type inkooporder.

Leveringen mogelijk:

• Geen goederen ontvangen:
  De inkooporder wordt automatisch gesloten.

• Bestelling volledig geleverd:
  Met één klik wordt de volledige bestelling geleverd en afgesloten.

• Gedeeltelijke levering:
  Op het tabblad Leveringen kunnen de geleverde hoeveelheden voor elk besteld artikel worden geregistreerd. Nadat alle artikelen correct zijn geleverd, wordt de inkooporderstatus automatisch bijgewerkt.

• Bestelling sluiten (geen leveringen meer):
  De inkooporder kan ook handmatig worden gesloten zonder dat er nog items worden ontvangen. In dit geval komen de bestelde hoeveelheden niet overeen met de geleverde hoeveelheden.

Als de leveringen worden geregistreerd in de POI, worden de inkooporders (POO's) van de teller ook automatisch geleverd. Als de leveringen worden geregistreerd in de POO(s), is het optioneel om de leveringen ook in de POI te registreren of niet.

Hoe maak je een POO?

Om een "Uitgaande inkooporder" aan te maken klik je op de tegel "Uitgaande inkooporders +" op je startbord of navigeer je in het menu naar "Inkoop" kies je de optie "Uitgaande inkooporders" en klik je op de knop "Uitgaande inkooporders aanmaken".

Deze inkooporder is de order die naar de leverancier wordt gestuurd. De POO kan worden aangemaakt:

• Handmatig als een gewone inkooporder aan de leverancier
  Als de inkooporder handmatig wordt aangemaakt, wordt een soortgelijk proces als bij de POI gebruikt: Aanmaken - Artikelen toevoegen - Indienen - Mandaat en/of extra goedkeuring -> Bestelling verzenden -> Levering. In plaats van te zoeken binnen alle mogelijke artikelen om onafhankelijk bij de leverancier te bestellen, moet in de POO eerst de leverancier worden ingesteld. Daarna kunnen de artikelen van die leverancier worden toegevoegd.

• Als deze optie wordt geselecteerd, moet de besteller eerst de specifieke leverancier selecteren voordat hij een keuze kan maken uit de artikellijst van die specifieke leverancier.

• Automatisch vanuit een POI (zie dit proces voor "Een POI maken")
  Als de POO automatisch wordt aangemaakt vanuit een POI of wordt gebruikt als verzamelopdracht (en alle items dus uit POI's komen), worden verschillende stappen overgeslagen. Bijvoorbeeld het mandaat en/of aanvullende goedkeuring die al zijn uitgevoerd in de POI('s).

• Handmatig als een collectieve inkooporder, waarbij de te bestellen artikelen handmatig kunnen worden toegevoegd op basis van artikelen in POI's
  Binnen de POO zijn dezelfde leveringsopties beschikbaar als hierboven vermeld. Een verschil met het POI proces is dat de inkooporder na sluiting gecorrigeerd kan worden door de groep die ook de leveringen registreert.