De importsjablonen gebruiken
- Lango: Language and translation manager
In Werkplekbeheer zijn veel standaard importsjablonen beschikbaar om de masterdata voor alle relevante processen te importeren. De importsjabloon geeft een eenvoudige beschrijving van welke gegevens worden verwacht in elk van de kolommen. De importsjablonen zijn meertalig en momenteel in het Nederlands en Engels.
Instructies
Het eerste tabblad (blauw) van de importsjabloon is de pagina met instructies. Deze pagina geeft algemene informatie over de importsjabloon zelf en over het invullen van de gegevens.
Via een drop-down kan de gewenste taal worden geselecteerd. Alle tekst die in het importbestand wordt gebruikt, wordt weergegeven in de geselecteerde taal. In de toekomst kunnen meer talen worden toegevoegd.
Kleuren worden gebruikt om onderscheid te maken tussen de verschillende tabbladen die worden gebruikt bij het importeren en ook bij het invullen van de importeervellen. Kan ik vrije tekst invoeren of is een gegevensinvoer verplicht? Dit kan allemaal worden afgeleid uit de kleur van de cel en/of de kleur van de beschrijving.
Bij het importeren van gegevens is het belangrijk dat elke invoer wordt geïmporteerd als een uniek object in het systeem. Hiervoor wordt een uniek referentienummer gebruikt. De unieke externe referentie wordt automatisch gegenereerd in de importsjabloon voor elke invoer.
Bij het importeren van organisaties is de automatisch gegenereerde externe referentie bijvoorbeeld ORGANIZATIE-1, ORGANIZATIE-2, ORGANIZATIE-3, enzovoort.
Op de instructies pagina is het mogelijk om het startnummer voor de automatisch gegenereerde externe referentie op te geven. Standaard is dit 1, maar als de klant van plan is om meerdere keren te importeren, moet het startnummer worden gewijzigd om te voorkomen dat reeds geïmporteerde gegevens worden overschreven. Als mijn volgende import ook begint met ORGANIZATIE-1, dan wordt de ORGANIZATIE-1 die ik de eerste keer heb geïmporteerd, overschreven.
Dus als de eerste import voor de externe referenties ORGANIZATIE-1 tot en met ORGANIZATIE-800 was, kan het nummer voor de volgende import worden gewijzigd in bijvoorbeeld 900. De automatisch gegenereerde externe referentie zal nu beginnen met ORGANIZATIE-900, ORGANIZATIE-901, ORGANIZATIE-902, enzovoort. De automatisch gegenereerde externe referentie zal nu beginnen met ORGANISATIE-900, ORGANISATIE-901, ORGANISATIE-902, enz. en er worden geen gegevens overschreven.
Indien van toepassing is er ook een screenshot van het te importeren object toegevoegd op de pagina met instructies.
Voer de te importeren gegevens in
Op het volgende (rode) blad (bladen) van de importsjabloon moeten de feitelijke gegevens die geïmporteerd moeten worden, worden toegevoegd. De beschrijving in elke kolom beschrijft welke gegevens worden verwacht in elke kolom, of het verplichte gegevens zijn, of het vrije tekst is of een drop-down met opties, enz.
Elk importblad bevat ook enkele voorbeeldgegevens.
Sommige kolommen in de importsheets zijn verborgen. In de bovenstaande schermafbeelding zijn bijvoorbeeld kolom D en kolom E verborgen. Deze kolommen worden bijvoorbeeld gebruikt voor het genereren van de unieke externe referentie. Voor de klant die deze importsjabloon invult, zijn deze kolommen niet relevant. Voor het importeren van de gegevens zijn deze kolommen wel belangrijk.
Verborgen kolommen worden gebruikt zodat de klant niet wordt gestoord door kolommen die hij niet hoeft in te vullen en die alleen maar voor verwarring kunnen zorgen.
De gegevens importeren
Zodra de klant het importsjabloon volledig heeft ingevuld, kunnen de gegevens worden geïmporteerd via de bijbehorende import. De consultant die de gegevens importeert, moet het te importeren blad opslaan als een .csv-bestand.