1. Worum geht es in diesem Modul?

Mit dem Modul Projektmanagement können Mitarbeiter/Nutzer alle (großen oder kleinen) Projekte verwalten. Über Projektvorlagen können verschiedene Projekttypen mit allen relevanten Projektphasen erstellt werden. Neue Projekte können aus einer Projektvorlage mit vordefinierten Projektphasen erstellt werden. Fragen Sie Ihr Projektbudget an, genehmigen Sie es, verteilen Sie es auf die verschiedenen Projektphasen und erfassen Sie die tatsächlichen Kosten mit Arbeitsaufträgen, die aus den Projektphasen heraus erstellt werden. Behalten Sie den Überblick über den Zeitplan des Projekts mithilfe verschiedener Berichte und eines Gantt-Diagramms.

In den folgenden Abschnitten werden einige der wichtigsten Konzepte dieses Moduls erläutert. Einen vollständigen Überblick über die Verwendung dieses Moduls finden Sie unter: Projektverwaltungsmodul für Benutzer

1.1 Projekt- und Projektphasenvorlagen

Projektvorlagen ermöglichen es den Benutzern, schnell ein neues Projekt auf der Grundlage einer Projektvorlage mit vordefinierten Projektphasen zu erstellen. Wenn zum Beispiel ein Renovierungsprojekt immer oder üblicherweise aus 10 Hauptprojektphasen besteht und jede der Hauptprojektphasen 4 Unterphasen hat, wäre es mühsam, die Haupt- und Unterphasen jedes Projekts für jedes neue Projekt immer wieder neu zu erstellen. Für diesen "Typ" von Projekt kann eine Projektvorlage erstellt werden. Wenn ein neues Renovierungsprojekt erstellt werden muss, kann eine Renovierungsprojektvorlage (mit allen vordefinierten Projektphasen) verwendet werden, um das neue Projekt zu erstellen, wobei alle Projektphasen (Unterphasen) aus der Projektvorlage in das neue Projekt übernommen werden.

Es besteht auch die Möglichkeit, individuelle Projektphasenvorlagen zu erstellen. Diese individuellen Projektphasenvorlagen können zur Erstellung von Projektphasen in jedem Projekt verwendet werden.

Wichtige Dokumente (z.B. Sicherheitsanweisungen) können ebenfalls hochgeladen und mit den Vorlagen verknüpft werden. Diese Dokumente werden auch in das generierte Projekt und die Projektphasen übernommen.

Auf einer Projektvorlage ist es möglich, die Projektbudgetgenehmigung zu aktivieren oder zu deaktivieren. Auf diese Weise kann die Projektbudgetgenehmigung von den allgemeinen Mandanteneinstellungen für die Projektbudgetgenehmigung abweichen.

Benutzer mit der Systemgruppe 'Projektvorlagen verwalten' (FMB-G157) können Projekt- und Projektphasenvorlagen erstellen und verwalten. Projekt- und Projektphasenvorlagen können aus erstellt werden:

• Das Navigationsmenü 'Projekte'

• Das 'Projektmanagement-Dashboard'

Open

Open

Ein neues Projekt kann über das Navigationsmenü "Projekte" und das "Projektverwaltungs-Dashboard" erstellt werden. Es gibt zwei Möglichkeiten, ein neues Projekt zu erstellen:

• Neues Projekt (ein neues leeres Projekt muss manuell eingegeben werden)

• Neues Projekt aus Vorlage (Projektdetails (Name, Beschreibung, etc.), Projekt(teil)phasen und Dokumente werden automatisch aus der Vorlage übernommen)

1.2 Projektteilnehmer

Neben dem Hauptverantwortlichen des Projekts (der auf der Registerkarte "Allgemein" des Projekts registriert ist) können zusätzliche Projektteilnehmer über die Registerkarte "Team" des Projekts hinzugefügt werden. Es gibt zwei Arten von Projektteilnehmern, die hinzugefügt werden können:

• Projektverantwortliche: Fügen Sie zusätzliche Projektverantwortliche hinzu, die in der Lage sind, Aufgaben im Projekt-Workflow auszuführen, das Projektbudget anzufragen, Projektteilnehmer hinzuzufügen, alle Projektphasen zu verwalten usw.

• Projektteilnehmer: Fügen Sie Projektteilnehmer hinzu, die mit Projektphasen verknüpft werden können und somit für diese Projektphasen verantwortlich sind. Die Projektteilnehmer können nur Projektphasen bearbeiten, für die sie verantwortlich sind.

1.3 Projektbudget

Auf Projektebene kann das Projektbudget registriert werden. Das Projektbudget ist ein Kostenvoranschlag für den erfolgreichen Abschluss des Projekts. Es umfasst alle Ausgaben, die zur Erreichung der Projektziele notwendig sind, wie Arbeit, Material, Ausrüstung, Dienstleistungen und andere Ressourcen.

Ermöglichung der Genehmigung des Projektbudgets

Die Projektbudgetgenehmigung kann über "Moduleinstellungen" → "Projekte" aktiviert werden. Die Systemgruppe für die Projektbudgetgenehmigung kann ausgewählt werden. Standardmäßig ist die Systemgruppe '4. Projektbudgetbewilliger' verfügbar und kann dem entsprechenden Benutzer zugewiesen werden.

Die Projektvorlagen übernehmen automatisch die allgemeinen Einstellungen für die Projektbudgetgenehmigung, aber es ist möglich, von diesen allgemeinen Einstellungen abzuweichen. Für bestimmte Projektvorlagen kann die Genehmigung des Projektbudgets deaktiviert werden oder durch eine andere Budgetgenehmigungssystemgruppe erfolgen. Ein Administrator der Ebene 3 kann benutzerdefinierte Systemgruppen unter der Systemgruppe '4. Projektbudgetgenehmiger' benutzerdefinierte Systemgruppen erstellen, die dann als Systemgruppen für die Projektbudgetgenehmigung ausgewählt werden können.

Wenn ein neues Projekt aus einer Projektvorlage erstellt wird, werden die Einstellungen für die Genehmigung des Projektbudgets aus der Vorlage in das neue Projekt übernommen. Wenn ein Projekt von Grund auf neu erstellt wird, werden die allgemeinen Einstellungen für die Projektbudgetgenehmigung in das neue Projekt übernommen.

Anfrage und Überprüfung des Projektbudgets

Über die Registerkarte "Budget" des Projekts kann ein Projektbudget von dem/den Projektverantwortlichen angefragt werden. Wenn die Projektbudgetgenehmigung aktiviert ist, muss das angefragte Projektbudget von einem Benutzer aus der vordefinierten Projektbudgetgenehmigungssystemgruppe genehmigt werden, nachdem das Projekt eingereicht wurde.

Nach der Einreichung des Projekts erhält die zuständige Gruppe des Projektbudgetgenehmigungssystems die Aufgabe, das Projektbudget zu prüfen und das angefragte Budget entweder zu genehmigen oder abzulehnen.

Wenn sich ein Projekt in der Ausführungsphase befindet, kann es sein, dass das ursprünglich angefragte Projektbudget nicht ausreicht, um das Projekt abzuschließen. In diesem Fall kann eine Anpassung des Projektbudgets angefragt werden.

Das zuvor genehmigte Projektbudget bleibt so lange gültig, bis die angefragte Anpassung des Projektbudgets genehmigt wird.

1.4 Projektphasen

Ein Projekt besteht in der Regel aus einer oder mehreren Projektphasen. Jede Phase hat ihre Aufgaben und Ziele, die zu erfüllen sind, um das gesamte Projekt erfolgreich abzuschließen. Gängige Beispiele für Projektphasen sind Initiierung, Planung, Durchführung, Überwachung/Steuerung und Abschluss.

Wird ein neues Projekt aus einer vordefinierten Vorlage erstellt, so werden die Projektphasen aus der Vorlage automatisch in das neue Projekt übernommen. Zusätzliche Projektphasen können manuell hinzugefügt oder auch aus den verfügbaren Projektphasenvorlagen generiert werden.

Das genehmigte Projektbudget kann den verschiedenen Hauptprojektphasen zugewiesen werden. Das den Hauptprojektphasen zugewiesene Gesamtbudget darf das genehmigte Projektbudget nicht überschreiten. Das den Hauptprojektphasen zugewiesene Budget kann den Unterphasen zugewiesen werden. Das den Unterprojektphasen zugewiesene Gesamtbudget darf das den Hauptprojektphasen zugewiesene Budget nicht überschreiten.

Die Mitglieder des Projektteams (Projektverantwortliche und Projektteilnehmer) können als Projektphasenverantwortliche hinzugefügt werden. Der für die Projektphase verantwortliche Benutzer kann:

• Geben Sie Details zur Projektphase ein, z. B. den Namen, die Beschreibung, das Startdatum, das Enddatum, usw.

• Zuweisung des Budgets

• Unterphasen erstellen

• Projektarbeitsaufträge erstellen

• Dokumente und Notizen hinzufügen

Die Unterphasen, die aus der Hauptunterphase entstehen, für die der Benutzer verantwortlich ist, können ebenfalls von diesem Benutzer verwaltet werden.

Zum Beispiel:

• Hauptprojektphase → Verantwortlich: Benutzer 1

  • Unterphase 1 → Verantwortlich: Benutzer 2

  • Unterphase 2 → Verantwortlich: Benutzer 3

    • Unterphase 2.1 → Verantwortlich: Benutzer 2

  • Unterphase 3 → Verantwortlich: Benutzer 3

Benutzer 1 kann die Hauptprojektphase, Unterphase 1, Unterphase 2, Unterphase 2.1 und Unterphase 3 verwalten.

Benutzer 2 kann Teilphase 1 und Teilphase 2 verwalten.1.

Benutzer 3 kann Teilphase 2, Teilphase 2.1 und Teilphase 3 verwalten.

1.5 Projektarbeitsaufträge

Die eigentliche Ausführung der Arbeiten, die für die Fertigstellung aller Projektphasen und des Projekts als Ganzes erforderlich sind, erfolgt über Projektarbeitsaufträge. Projektarbeitsaufträge können von der untersten hierarchischen Ebene der Projektphasen aus erstellt werden.

Bei der Erstellung eines Projektauftrags können die Kostenpositionen hinzugefügt, ein interner Verantwortlicher zugewiesen und der Auftragnehmer ausgewählt werden.

Die Ist-Kosten der Projektarbeitsaufträge gelten als Realisierung des Budgets. In der Projektphasenübersicht des Projekts ist direkt ersichtlich, was das zugewiesene Budget war, die Realisierung (aus den Projektarbeitsaufträgen) und das verbleibende Budget pro Projektphase.

Alle Arbeitsaufträge des Projekts sind auch auf der Registerkarte "Arbeitsaufträge" des Projekts sichtbar, um einen schnellen Überblick über alle Arbeitsaufträge des gesamten Projekts zu erhalten.

1.6 Arbeitsabläufe

1.6.1 Projekt-Workflow-Prozess

Der folgende Teil beschreibt den Arbeitsablauf für ein Projekt aus einer übergeordneten Sichtweise. Eine detaillierte Beschreibung finden Sie im Benutzerhandbuch Projektverwaltungsmodul für Benutzer.

Das Projekt erstellen und einreichen
Ein Benutzer kann ein neues Projekt von Grund auf oder auf der Grundlage einer Projektvorlage erstellen. Der Benutzer, der das Projekt erstellt, wird automatisch als Hauptverantwortlicher festgelegt (über das entsprechende Feld im Projekt). Der Benutzer kann die Projektdetails eingeben (Name, Beschreibung, Startdatum, Enddatum usw.), ein Projektbudget anfragen, Projektteilnehmer hinzufügen und die Projektphasen erstellen. Sobald das Projekt vollständig ausgefüllt ist, kann es eingereicht werden.

Überprüfung des Projektbudgets
Wenn das angefragte Projektbudget > 0 ist und die Budgetgenehmigung aktiviert ist, müssen die Projektbudgetgenehmiger das angefragte Budget überprüfen. Wenn das Budget 0 ist oder die Budgetgenehmigung deaktiviert ist, wird dieser Schritt im Arbeitsablauf übersprungen.

Die Budgetgenehmiger können das angefragte Budget entweder genehmigen oder ablehnen. Im Falle einer Ablehnung muss der Genehmigende einen zwingenden Grund für die Ablehnung des beantragten Budgets angeben. Wird das beantragte Budget abgelehnt, geht das Projekt zurück an den Projektverantwortlichen, um das beantragte Budget anzupassen und das Projekt erneut einzureichen.

Budgetzuweisung und Zuweisung von Projektphasen
Nach der Genehmigung des Projektbudgets kann das Projektbudget allen Haupt- (oder übergeordneten) Projektphasen zugewiesen werden. Das allen Hauptprojektphasen zugewiesene Budget darf das Projektbudget nicht überschreiten. Das den Hauptprojektphasen zugewiesene Budget kann dann allen Unterphasen zugewiesen werden (falls zutreffend). Das Budget der Unterphasen darf das Budget der Hauptprojektphasen nicht überschreiten.

Projektteilnehmer können jeder der Projektphasen zugewiesen werden und werden für diese Projektphase verantwortlich. Die Projektphasenverantwortlichen können die Projektphasen, für die sie verantwortlich sind, verwalten und zusätzliche Unterphasen erstellen und das Budget auf diese Unterphasen aufteilen.

Nach der Zuteilung des Projektbudgets und der Zuweisung der ersten oder wichtigen Projektphasen an die zuständigen Benutzer kann das Projekt gestartet werden.

Anfrage zur Haushaltsanpassung
Wenn das Projektbudget nicht ausreicht, kann der Projektverantwortliche eine Anfrage zur Budgetanpassung stellen. Der Projektverantwortliche sieht das bereits genehmigte Budget und kann ein neues Budget eingeben und die Anfrage zur Budgetanpassung bestätigen. Der Budgetgenehmiger muss diese Budgetanpassung überprüfen und kann sie genehmigen oder ablehnen.

Zurückziehen
Wenn das Projekt versehentlich gestartet wurde oder das Projekt angepasst werden muss, kann das gestartete Projekt zurückgezogen werden.

Bearbeitung und Abschluss des Projekts
Das Projekt befindet sich in der Ausführung. Alle Projektteilnehmer müssen die Projektphasen bearbeiten, für die sie verantwortlich sind, und können Arbeitsaufträge erstellen, um die mit der Projektphase verbundenen Arbeiten an die entsprechenden Benutzer oder Lieferanten zu vergeben.

Das Projekt kann abgeschlossen werden, sobald das Projekt beendet ist und alle Projektphasen abgeschlossen sind.

1.6.2 Projektphasen-Workflow-Prozess

Für die Projektphasen gibt es ebenfalls einen Workflow, der jedoch nur zur Unterscheidung zwischen offenen und abgeschlossenen Phasen dient. Der Prozentsatz einer abgeschlossenen Projektphase kann manuell eingegeben werden. Das Schließen der Projektphase kann über eine Schaltfläche erfolgen, die die Projektphase automatisch auf 100 % setzt.

1.6.3 Arbeitsablauf bei Projektaufträgen

Der folgende Teil beschreibt den Arbeitsablauf eines Projektarbeitsauftrags aus einer übergeordneten Sichtweise. Eine detaillierte Beschreibung finden Sie im Benutzerhandbuch Projektmanagement-Modul für (End-)Nutzer.

Einen Projektarbeitsauftrag erstellen
Aus einer Projektphase kann ein neuer Projektarbeitsauftrag erstellt werden. Der Name der Projektphase wird automatisch in den neuen Projektarbeitsauftrag übernommen. Der Benutzer kann allgemeine Positionen mit geplanten Mengen und Preisen hinzufügen.

Projektarbeitsaufträge können nur auf der untersten Ebene der Projektphasen erstellt werden.

Projektarbeitsauftrag einreichen oder direkt weiterleiten
Nachdem der Projektauftrag vollständig ausgefüllt wurde, kann der Arbeitsauftrag entweder eingereicht oder direkt an den Auftragnehmer weitergeleitet werden.

• Wenn der Auftragnehmer bei der Erstellung des Arbeitsauftrags noch nicht feststeht, kann der Arbeitsauftrag eingereicht werden. Der Auftragnehmer kann im nächsten Schritt manuell oder über ein Ausschreibungsverfahren mit dem Arbeitsauftrag verknüpft werden.

• Wenn der gewünschte Auftragnehmer bereits bekannt ist, kann der Arbeitsauftrag direkt an den Auftragnehmer weitergeleitet werden.

Optional: Start des Ausschreibungsverfahrens
Ein Ausschreibungsprozess kann gestartet werden, wenn ein Auftragnehmer aus einer Liste potenzieller Auftragnehmer ausgewählt werden muss. Der Ausschreibungsprozess kann entweder ein neuer Prozess im Workplace Management oder komplett außerhalb der Anwendung sein. Der Auftragnehmer mit dem besten Angebot kann ausgewählt und dem Arbeitsauftrag zugewiesen werden.

Laufender Arbeitsauftrag
Der Arbeitsauftrag für das Projekt ist in Bearbeitung, und der Auftragnehmer muss die im Arbeitsauftrag angegebenen Arbeiten ausführen. Wenn der Auftragnehmer über ein Benutzerkonto verfügt, kann er den Arbeitsauftrag direkt in der Anwendung bearbeiten. Wenn der Auftragnehmer kein Benutzerkonto hat, muss der interne Verantwortliche den Arbeitsauftrag im Namen des Auftragnehmers bearbeiten. Die tatsächlichen Mengen und Preise, die bei der Bearbeitung des Projektauftrags verwendet werden, können registriert werden.

Optional: Zurückziehen oder verschieben

Wenn ein Projektarbeitsauftrag in Arbeit ist, aber auf einen anderen Termin verschoben werden muss, kann der interne Verantwortliche den Arbeitsauftrag neu planen und ihn erneut an den Auftragnehmer weiterleiten. Wenn der Projektarbeitsauftrag einem anderen internen Verantwortlichen zugewiesen werden muss, kann der Projektarbeitsauftrag zurückgezogen werden und wird wieder der gesamten Servicegruppe zugewiesen, damit er abgeholt und einem Auftragnehmer zugewiesen werden kann.

Beendigung der Arbeit und Überprüfung

Nachdem der Arbeitsauftrag bearbeitet wurde, kann der interne Verantwortliche die ausgeführten Arbeiten überprüfen. Die Überprüfung kann auch automatisch erfolgen (über eine Einstellung). Wenn der interne Verantwortliche die Arbeit ablehnt, geht der Arbeitsauftrag mit zusätzlichen Informationen über die Ablehnung an den Auftragnehmer zurück. Der Auftragnehmer muss die Arbeit im Auftrag erneut bearbeiten.

Optional: Finanzverwaltung
Wenn die ausgeführten Arbeiten genehmigt werden, kann die Finanzverwaltung rund um diesen Arbeitsauftrag als Aufgabe im Workflow ausgeführt werden (abhängig von den allgemeinen Arbeitsauftragseinstellungen). Der Auftragnehmer kann eine Rechnung senden, die registriert und bezahlt werden muss.

1.7 Andere relevante Optionen

Gantt-Diagramm

Auf der Registerkarte "Gantt-Diagramm" des Projekts werden die Projektphasen in einer Kalenderansicht angezeigt.

Verknüpfung von Gebäuden

Gebäude, die mit dem Projekt in Verbindung stehen, können über die Registerkarte "Verwandte Gebäude" im Projekt verknüpft werden.

2. Automatisch versendete E-Mails in den Arbeitsabläufen

Workflows können automatisch E-Mails versenden, nachdem eine bestimmte Aufgabe ausgeführt wurde oder ein Workflow eine bestimmte Zeit lang in einem Status war. Die Standard-E-Mails müssen pro Workflow aktiviert werden. Weitere Informationen zur Aktivierung der Standard-Workflow-E-Mails finden Sie unter Workflow-E-Mails.

Für das Projektmodul finden Sie im Benutzerhandbuch eine Übersicht über die Standard-Workflow-E-Mails: Projekt-Workflow-E-Mails

3. Zusätzliche Informationen zu diesem Modul

Weitere Informationen über das Modul Projektmanagement finden Sie in den folgenden Artikeln:

• Ein Benutzerhandbuch finden Sie unter: Projektverwaltungsmodul für Benutzer

• Ausführlichere Informationen zur Implementierung (u. a. zur Aktivierung des Moduls, zu den beteiligten Systemgruppen, zum Datenimport und zu den Optionen des Startboards und des Navigationsmenüs) finden Sie hier: Aktivierung und Information des Moduls Projektmanagement