Projektleitung
- Lango: Language and translation manager
1. Worum geht es in diesem Modul?
Das Modul Projektmanagement ermöglicht es Mitarbeitern/Benutzern, alle (großen oder kleinen) Projekte zu verwalten. Mit Projektvorlagen können verschiedene Projekttypen mit allen relevanten Projektphasen erstellt werden. Neue Projekte können einfach aus einer Projektvorlage mit einem vordefinierten Satz von Projektphasen erstellt werden. Sie können Ihr Projektbudget für die verschiedenen Projektphasen anfragen, genehmigen und zuweisen und die tatsächlichen Kosten mit den aus den Projektphasen erstellten Arbeitsaufträgen erfassen. Behalten Sie den Überblick über den Zeitplan des Projekts mithilfe verschiedener Berichte und eines Gantt-Diagramms.
In den folgenden Kapiteln wird die Nutzung dieses Moduls als Key-User beschrieben. Ob Ihnen als Benutzer alle unten genannten Funktionalitäten zur Verfügung stehen, hängt von den Ihnen zugewiesenen Berechtigungen ab. Wenden Sie sich an Ihren Anwendungsmanager, falls Sie für Sie relevante Funktionalitäten vermissen.
Sie können Ihre aktuellen Berechtigungen jederzeit über Ihr Profil in der oberen rechten Ecke überprüfen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter: Verlauf, Favoriten, persönlicher Speicher und Gruppen
2. Erstellen eines Projekts
2.1 Wie man ein Projekt erstellt
Ein neues Projekt kann über das Navigationsmenü "Projekte" und das "Projektverwaltungs-Dashboard" erstellt werden. Es gibt zwei Möglichkeiten, ein neues Projekt zu erstellen:
Neues Projekt (ein neues leeres Projekt muss manuell ausgefüllt werden)
Neues Projekt aus Vorlage (Projektdetails (Name, Beschreibung usw.), Projekt(unter)phasen und Dokumente werden automatisch aus der Vorlage übernommen)
2.2 Felder
Bei der Erstellung eines neuen Projekts müssen einige Felder ausgefüllt werden, bevor das Projekt eingereicht werden kann. Die folgenden Felder sind Pflichtfelder:
Name des Projekts
Hauptverantwortlich
Start
Ende
Bevor Sie das Projekt einreichen, können Sie bereits über die Registerkarte "Team" Mitglieder des Projektteams hinzufügen, über die Registerkarte "Projektphasen" Projektphasen anlegen und über die Registerkarte "Budget" ein Projektbudget anfragen, dies ist jedoch nicht zwingend erforderlich.
Weitere Informationen über die Bedeutung der einzelnen Projektfelder finden Sie im folgenden Kapitel: Projektleitung - Alle Bereiche
2.3 Überblick über den Prozess
Nachdem das Projekt eingereicht wurde, wird der Schritt der Budgetgenehmigung aktiviert. Das angefragte Projektbudget kann vom Budgetbewilliger genehmigt oder abgelehnt werden. Wird das angefragte Budget abgelehnt, geht das Projekt zurück an den/die Projektverantwortlichen, um Anpassungen vorzunehmen und das Projekt mit einem angepassten Projektbudget erneut einzureichen. Wenn das Projektbudget genehmigt wird, geht das Projekt in den Vorbereitungsstatus über.
Während der Vorbereitung können die Projektteammitglieder hinzugefügt, Projektphasen erstellt, Projektteammitglieder den Projektphasen zugeordnet und das genehmigte Projektbudget den Projektphasen zugewiesen werden. Sobald alle relevanten Projektdetails hinzugefügt und ausgefüllt sind, kann das Projekt gestartet werden.
Während der Projektdurchführung können die Verantwortlichen der Projektphasen das zugewiesene Budget nutzen, um Projektarbeitsaufträge zu erstellen und die Arbeitsaufträge an Auftragnehmer zu vergeben, die die mit der Projektphase verbundenen Arbeiten ausführen. Zur Überwachung des genehmigten Budgets, der realisierten Kosten und des für die einzelnen Projektphasen verbleibenden Budgets stehen Übersichten zu Budget und Realisierung zur Verfügung. Die Projektdauer kann über ein Gantt-Diagramm überwacht werden.
Wenn alle Projektphasen abgeschlossen sind, ist das Projekt beendet und kann abgeschlossen werden.
Eine genauere Beschreibung des Projektablaufs finden Sie im folgenden Kapitel: Prozess Schritt für Schritt
3. Navigationsmenü & Startboard
Für das Modul Projektmanagement werden die folgenden Navigationsmenüoptionen verfügbar:
Menüpunkt Navigation | Verfügbar für Systemgruppen | Beschreibung |
|---|---|---|
Projekte |
|
|
Das Navigationsmenü "Projekte" zeigt eine umfassende Übersicht mit verschiedenen Einblicken (Grafiken), wichtigen Funktionen wie dem Anlegen von Projekten und verfügt über eine Suchfunktion.
Für das Modul Projektmanagement wird die folgende Registerkarte der Startleiste verfügbar:
Diese Registerkarte ist für die folgenden Systemgruppen verfügbar:
Projekte erstellen
Projekte ansehen
Projektstarttafel anzeigen
Diese Registerkarte enthält Schaltflächen, die dem Navigationsmenü "Projekte" ähneln. Außerdem hat diese Registerkarte die folgenden Übersichten:
Aufgaben: Diese Übersicht zeigt alle aktiven Projekt- und Projektarbeitsauftrags-Workflowaufgaben für den Benutzer.
Offene Projekte, für die ich verantwortlich bin: Diese Übersicht zeigt alle offenen Projekte, für die ich hauptverantwortlich oder mitverantwortlich bin.
Offene Projektphasen, für die ich verantwortlich bin: Diese Übersicht zeigt alle offenen Projektphasen, bei denen ich im Feld "Verantwortlich" eingetragen bin.
Offene Projektarbeitsaufträge, für die ich verantwortlich bin: Diese Übersicht zeigt alle offenen Projektarbeitsaufträge, bei denen ich der 'Interne Verantwortliche' bin.
4. Prozess im Detail
4.1 Prozess Schritt für Schritt
Projekt einreichen
Wenn Sie ein neues Projekt erstellen, beginnt das Projekt im Status "Neu". Der Ersteller des Projekts wird automatisch als Hauptverantwortlicher des Projekts festgelegt. Der Hauptverantwortliche (und mögliche weitere Projektverantwortliche) haben die Aufgabe, die Projektdetails einzugeben und das Projekt einzureichen.
Die Pflichtfelder auf der Registerkarte "Allgemein" müssen ausgefüllt werden. Pflichtfelder sind an dem * hinter der Feldbezeichnung zu erkennen (z. B. Projektname *).
Über die Registerkarte "Team" des Projekts können zusätzliche Projektverantwortliche und Projektteilnehmer zum Projekt hinzugefügt werden. Projektverantwortliche haben die gleichen Rechte für das Projekt wie der Hauptverantwortliche und können das Projekt bearbeiten und die Workflow-Aufgaben ausführen. Projektteilnehmer können hinzugefügt und später jeder der Projektphasen zugewiesen werden, für die sie verantwortlich sind. Das Hinzufügen von Projektverantwortlichen und Projektteilnehmern kann während der gesamten Projektlaufzeit erfolgen, so dass es nicht notwendig und auch nicht zwingend erforderlich ist, das gesamte Projektteam bereits vor dem Einreichen des Projekts hinzugefügt zu haben.
Neben den Feldern auf der Registerkarte "Allgemein" gibt es keine weiteren Pflichtfelder. Es wird jedoch empfohlen, bereits das (geschätzte) Projektbudget anzugeben, das für die Durchführung des Projekts benötigt wird. Das Projektbudget kann über die Registerkarte "Budget" angefragt werden. Es ist ratsam, das Budget bereits in diesem Schritt anzufragen, da der Schritt der Budgetgenehmigung der nächste Schritt im Arbeitsablauf ist.
Die Projektphasen des Projekts können über die Registerkarte "Projektphasen" erstellt werden. Jede Projektphase kann einem verantwortlichen Benutzer (aus dem Projektteam) zugewiesen werden, und es kann ein Budget (nach Genehmigung) zugewiesen werden. Es können Unterprojektphasen erstellt werden, um eine Hierarchie und Abhängigkeiten zu schaffen.
Auf der Registerkarte "Arbeitsaufträge" des Projekts werden die in den verschiedenen Projektphasen erstellten Arbeitsaufträge angezeigt. Der Arbeitsauftrag wird während der Projektdurchführung erstellt und die tatsächlichen Kosten können registriert werden. Während dieser Aufgabe sind die Arbeitsaufträge noch nicht anwendbar, da das Projektbudget erst genehmigt werden muss.
Die Registerkarte "Gantt-Diagramm" zeigt alle Projektphasen mit einem Start- und Enddatum in einer Kalenderansicht. Über diese Ansicht ist es einfacher zu sehen, ob die Projektphasen noch dem Plan entsprechen.
Über die Registerkarte "Verwandte Gebäude" können Sie relevante Gebäude mit dem Projekt verknüpfen. Projekte, mit denen das Gebäude verknüpft ist, werden auch auf der Registerkarte Gebäude → "Projekte" angezeigt.
Die Verknüpfung von Gebäuden mit dem Projekt ist nur informativ und führt nicht zu zusätzlichen Funktionalitäten.
Über die Registerkarte "Dokumente" können relevante Dokumente zum Projekt hochgeladen und mit dem Projekt verknüpft werden. Über diese Registerkarte ist es auch möglich, alle mit den Projektphasen verknüpften Dokumente einzusehen. Wenn das Projekt aus einer vordefinierten Projektvorlage erstellt wird, werden die Dokumente der Projektvorlage automatisch in das neue Projekt übernommen und sind über diese Registerkarte sichtbar.
Projektverantwortliche und Teilnehmer können über die Registerkarte "Notizen" Notizen erstellen.
Nachdem die Pflichtfelder ausgefüllt wurden, kann das Projekt eingereicht werden.
Überprüfung des Projektbudgets
Nachdem das Projekt eingereicht wurde, wird der Schritt der Projektbudgetgenehmigung aktiviert. Der Status des Projekts lautet nun "Warten auf Budgetgenehmigung". Die Verwendung der Projektbudgetgenehmigung wird über die allgemeinen Einstellungen und die Projektvorlage festgelegt. Die Benutzer einer vordefinierten Systemgruppe sind dafür verantwortlich, das angefragte Projektbudget entweder zu genehmigen oder abzulehnen.
Das angefragte Budget kann auf der Registerkarte "Budget" eingesehen werden. Wenn das Projektbudget abgelehnt wird, muss der Genehmiger des Projektbudgets einen obligatorischen Grund für die Ablehnung angeben. Das Projekt wird an den/die Projektverantwortlichen zurückgegeben, um das Projektbudget anzupassen.
Wenn die Genehmigung des Projektbudgets deaktiviert ist oder das angefragte Budget 0 beträgt, wird der Schritt der Budgetgenehmigung übersprungen und das Projekt geht in den Status "Vorbereitung" über.
Wird das angefragte Projektbudget genehmigt, geht das Projekt ebenfalls in den Status "Vorbereitung" über.
Projekt starten
Nachdem das Projektbudget genehmigt wurde, geht das Projekt in den Status "Vorbereitung" über. In diesem Status können die Projektteilnehmer den Projektphasen zugewiesen werden und das genehmigte Projektbudget kann den Hauptprojektphasen zugeordnet werden.
Das allen Hauptprojektphasen zugewiesene Budget darf das gesamte (genehmigte) Projektbudget nicht überschreiten. Das den Hauptprojektphasen zugewiesene Budget kann allen Unterphasen zugewiesen werden, und auch das allen Unterphasen zugewiesene Gesamtbudget kann das der Hauptprojektphase zugewiesene Budget nicht überschreiten.
Ein Fehler wird angezeigt, wenn das Budget das geltende Budget überschreitet:
Sobald die Projektphase dem zuständigen Projektmitarbeiter zugewiesen ist, kann dieser die Projektphase verwalten, Unterphasen erstellen und das Budget der Hauptprojektphase allen Unterphasen zuweisen.
Nachdem alle Projektphasen einem Projektteammitglied zugewiesen wurden und das Projektbudget allen (relevanten) Projektphasen zugewiesen wurde, ist das Projekt bereit, zum vorher festgelegten Starttermin zu beginnen.
Projektdurchführung
Nachdem das Projekt begonnen wurde, befindet es sich im Status "In Bearbeitung". Das Projekt ist offiziell in Ausführung. Das Projektbudget kann für die Ausführung von Arbeiten verwendet werden, die mit den Projektphasen über Arbeitsaufträge verbunden sind. Die Verantwortlichen der Projektphasen können auf der Registerkarte "Arbeitsaufträge" Arbeitsaufträge erstellen. Arbeitsaufträge können nur auf der untersten Ebene der Projektphasen (innerhalb der Hierarchie) erstellt werden.
Bei der Erstellung eines Arbeitsauftrags aus der Projektphase heraus wird der Name der Projektphase und des Auftraggebers automatisch in den Arbeitsauftrag übernommen. Die Details des Arbeitsauftrags, das geplante Start- und Enddatum, der interne Verantwortliche und der Auftragnehmer können eingegeben werden. Fügen Sie Kostenpositionen mit einer geschätzten geplanten Menge und einem Betrag hinzu, um die vom Auftragnehmer auszuführenden Arbeiten zu erfassen.
Entscheiden Sie pro Arbeitsauftrag, ob der Arbeitsauftrag per E-Mail an den Auftragnehmer gesendet werden soll oder nicht. Auftragnehmer, die über ein eigenes Benutzerkonto in Workplace Management verfügen, können den Arbeitsauftrag direkt aus der Anwendung heraus bearbeiten. Wenn der Auftragnehmer kein Benutzerkonto hat, kann der interne Verantwortliche den Arbeitsauftrag im Namen des Auftragnehmers bearbeiten.
Projektaufträge können erst nach Genehmigung des Projektbudgets eingereicht oder an einen Auftragnehmer weitergeleitet werden.
Das Gesamtbudget, die Realisierung aus den Arbeitsaufträgen und das verbleibende Budget pro Projektphase wird in der Projektphasenübersicht auf dem Projekt angezeigt.
Während die Projektarbeitsaufträge von den Auftragnehmern bearbeitet werden, kann der Fortschritt der Projektphasen über das Feld "Abgeschlossen" (0-100%) registriert werden. Das Feld "Abgeschlossen" kann nur auf der untersten Ebene der Projektphasen bearbeitet werden. Der Prozentsatz der abgeschlossenen Phasen des Hauptprojekts (übergeordnetes Projekt) wird automatisch auf der Grundlage des Prozentsatzes aller Unterphasen berechnet. Der Fertigstellungsgrad des Gesamtprojekts wird ebenfalls auf der Grundlage des Fertigstellungsgrads aller Hauptprojektphasen berechnet.
Eine Projektphase kann über die Schaltfläche "Schließen" geschlossen werden. Der Fertigstellungsgrad wird automatisch auf 100% gesetzt und die Projektphase ist nicht mehr bearbeitbar. Die Projektphase kann über die Schaltfläche "Wieder öffnen" erneut geöffnet werden und ist dann wieder bearbeitbar. Der Fertigstellungsgrad wird dann auf 0% gesetzt und der Benutzer muss den aktuellen Fertigstellungsgrad erneut eingeben.
Zurückziehen
Wenn ein Projekt begonnen und versehentlich in den Status "In Bearbeitung" versetzt wurde oder wichtige Details des Projekts geändert werden müssen, kann das Projekt in den Status "Vorbereitung" zurückversetzt werden.
Anfrage zur Anpassung des Projektbudgets
In der Regel wird das ursprüngliche Projektbudget vor Beginn des Projekts angefragt. Sollte sich herausstellen, dass das ursprünglich beantragte Projektbudget nicht ausreicht, um das Projekt abzuschließen, kann der/die Projektverantwortliche eine Anfrage zur Anpassung des Projektbudgets stellen.
Auf der Registerkarte "Budget" kann über die Schaltfläche "Budgetanpassung anfragen" ein neues (verbessertes) Budget angefragt werden. Das Feld für das angefragte Projektbudget wird editierbar und das neue Budget kann eingegeben werden. Nach der Eingabe des neuen angeforderten Budgets wählen Sie zur Bestätigung die Schaltfläche "Anfrage zur Budgetanpassung bestätigen".
Das Projekt wechselt wieder in den Status "Warten auf Budgetgenehmigung" und die Benutzer der Projektbudgetgenehmigung müssen die Budgetanpassung genehmigen. Nachdem die angefragte Budgetanpassung genehmigt wurde, steht das neue Budget dem Projektteam zur Verfügung, um es den entsprechenden Projektphasen zuzuweisen. Das Projekt kehrt zu dem Status zurück, von dem es ausgegangen ist ("Vorbereitung" oder "In Bearbeitung").
Schließen Sie
Sobald alle Projektphasen abgearbeitet sind und das Projekt beendet ist, kann das Projekt mit der Schaltfläche "Schließen" abgeschlossen werden.
Abbrechen
Ein Projekt kann während des gesamten Prozesses (Workflow) abgebrochen werden, bis es abgeschlossen ist. Brechen Sie das Projekt über die Schaltfläche "Abbrechen" ab.
4.2 Zusätzliche Optionen und zugehörige Module
Über das Navigationsmenü "Projekte" erhalten Sie einige schnelle Einblicke.
Über die Schaltfläche "Berichte" sind zusätzliche Berichte verfügbar, um die Kosten im Vergleich zur Realisierung und die geplante im Vergleich zur tatsächlichen Zeit zu sehen.
4.3 Alle Felder
Die folgende(n) Übersicht(en) enthalten eine Beschreibung der in diesem Modul verwendeten Felder.
Projekt:
Feld | Beschreibung | Standort des Feldes |
|---|---|---|
Name des Projekts | Der Name des Projekts. | Registerkarte Allgemein |
Beschreibung | Eine zusätzliche (detaillierte) Beschreibung des Projekts. | Registerkarte Allgemein |
Hauptverantwortlich | Der Benutzer, der der Hauptverantwortliche für das Projekt ist. Dieser Benutzer kann die relevanten Workflow-Aufgaben des Projekts ausführen, das Projektbudget anfragen, Projektphasen erstellen, Gebäude zuweisen, Projektarbeitsaufträge erstellen, usw. Neben dem Hauptverantwortlichen können über die Registerkarte "Team" weitere Projektverantwortliche zum Projekt hinzugefügt werden. Diese zusätzlichen Projektverantwortlichen haben die gleichen Projektrechte wie der Hauptverantwortliche. Zusätzliche Projektverantwortliche können über die Registerkarte "Team" hinzugefügt werden. | Registerkarte Allgemein |
Referenz | Jedes neue Projekt erhält automatisch eine eindeutige Projektreferenz. Diese Referenz ist nicht editierbar und kann für die Suche nach bestimmten Projekten verwendet werden. | Registerkarte Allgemein |
Status | Der Status des Projekts. Der Status des Projekts wird durch den Arbeitsablauf bestimmt und kann verwendet werden, um schnell zu sehen, in welcher Phase sich das Projekt gerade befindet. | Registerkarte Allgemein |
Start | Das Startdatum des Projekts. | Registerkarte Allgemein |
Ende | Das (voraussichtliche) Enddatum des Projekts. | Registerkarte Allgemein |
Abgeschlossen | Der Prozentsatz der Fertigstellung des Projekts. Dieses Feld ist nicht bearbeitbar und wird automatisch auf der Grundlage des Prozentsatzes der abgeschlossenen Projektphasen des Projekts berechnet. | Registerkarte Allgemein |
Genehmigt am | Das Datum und die Uhrzeit, zu der das angefragte Projektbudget genehmigt wird. Dieses Feld wird auch automatisch ausgefüllt, nachdem das Projektbudget genehmigt wurde oder wenn keine Budgetgenehmigung vorliegt. | Registerkarte Allgemein |
Angefragtes Projektbudget | Das angefragte Projektbudget, das für den erfolgreichen Abschluss des Projekts benötigt wird. Das angefragte Projektbudget kann erst nach seiner Genehmigung den Projektphasen zugewiesen werden. | Registerkarte "Budget |
Genehmigtes Projektbudget | Das angefragte Projektbudget wird genehmigt und kann den Projektphasen zugewiesen werden. | Registerkarte "Budget |
Projektphase:
Feld | Beschreibung | Standort des Feldes |
|---|---|---|
Name | Der Name der Projektphase. | Registerkarte Allgemein |
Beschreibung | Eine zusätzliche (detaillierte) Beschreibung der Projektphase. | Registerkarte Allgemein |
Teil von | Die Projektphase, zu der diese Projektphase gehört. Wenn eine Unterphase erstellt wird, wird die Unterphase Teil der Hauptprojektphase. Dieses Feld ist leer, wenn es sich um eine Hauptprojektphase handelt. | Registerkarte Allgemein |
Verantwortlich | Der Benutzer, der für die Projektphase verantwortlich ist. Der verantwortliche Benutzer kann die Projektphasendetails bearbeiten, das Budget zuweisen, Unterphasen erstellen und Arbeitsaufträge für das Projekt (die Phase) erstellen. | Registerkarte Allgemein |
Projekt | Das Projekt, zu dem die Projektphase gehört. | Registerkarte Allgemein |
Referenz | Jede neue Projektphase erhält automatisch eine eindeutige Projektphasenreferenz. Diese Referenz ist nicht editierbar und kann für die Suche nach Projektphasen verwendet werden. | Registerkarte Allgemein |
Status | Der Status der Projektphase. Der Status einer Projektphase kann entweder "Offen" oder "Abgeschlossen" sein. | Registerkarte Allgemein |
Start | Das (geschätzte) Startdatum der Projektphase. Wenn die Projektphase Unterphasen hat, wird das Startdatum der Hauptprojektphase automatisch durch das früheste Startdatum der Unterphasen bestimmt und ist nicht editierbar. Wenn die Projektphase keine Unterphasen hat, ist das Feld editierbar. | Registerkarte Allgemein |
Ende | Das (geschätzte) Enddatum der Projektphase. Wenn die Projektphase Unterphasen hat, wird das Enddatum der Hauptprojektphase automatisch durch das späteste Enddatum der Unterphasen bestimmt und ist nicht editierbar. Wenn die Projektphase keine Unterphasen hat, ist das Feld editierbar. | Registerkarte Allgemein |
Abgeschlossen | Der Prozentsatz der Fertigstellung der Projektphase. Wenn die Projektphase Unterphasen hat, wird der Fertigstellungsgrad automatisch auf der Grundlage des Fertigstellungsgrads der Unterphasen berechnet und kann nicht bearbeitet werden. Wenn die Projektphase keine Unterphasen hat, ist das Feld editierbar. | Registerkarte Allgemein |
Code | Der Code der Projektphase. Das Feld Code kann verwendet werden, um einer oder mehreren Projektphasen einen Referenzcode zu geben. Dies kann zum Sortieren von Projektphasen anhand des Codes und zur Konsolidierung von Projektphasen verwendet werden. | Registerkarte Allgemein |
Priorität | Die Priorität der Projektphase. Standardmäßig ist die Projektphasenpriorität Mittel, kann aber von Kritisch auf Sehr niedrig geändert werden, um eine Prioritätsunterscheidung zu schaffen und die Projektphasen in der richtigen Reihenfolge zu bearbeiten. | Registerkarte Allgemein |
Haushalt | Das der Projektphase zugewiesene Budget. | Registerkarte Allgemein |
Projektarbeitsauftrag:
Feld | Beschreibung | Standort des Feldes |
|---|---|---|
Referenz | Jeder neue Projektarbeitsauftrag erhält automatisch eine eindeutige Arbeitsauftragsreferenz. Diese Referenz ist nicht editierbar und kann zum Suchen von Arbeitsaufträgen verwendet werden. | Registerkarte Allgemein |
Status | Der Status des Arbeitsauftrags. Der Status des Arbeitsauftrags wird durch den Workflow bestimmt und kann verwendet werden, um schnell zu sehen, in welcher Phase sich der Arbeitsauftrag gerade befindet. | Registerkarte Allgemein |
Erstellt von | Von welchem Objekt aus wird dieser Arbeitsauftrag erstellt. Projektarbeitsaufträge können aus Projektphasen erstellt werden. Das Feld Erstellt von gibt Auskunft darüber, aus welcher Projektphase der Arbeitsauftrag erstellt wurde und mit welcher er verknüpft ist. | Registerkarte Allgemein |
Datum der Anfrage | Das Datum und die Uhrzeit, zu der der Projektarbeitsauftrag erstellt wurde. | Registerkarte Allgemein |
Antragsteller | Der Benutzer, der den Projektarbeitsauftrag erstellt hat. | Registerkarte Allgemein |
Thema | Das Thema des Projektarbeitsauftrags. Standardmäßig wird der Betreff der Projektphasen automatisch in den Betreff des Arbeitsauftrags übernommen. | Registerkarte Allgemein |
Beschreibung | Eine zusätzliche (detaillierte) Beschreibung des Projektauftrags. | Registerkarte Allgemein |
Start | Das Startdatum des Projektarbeitsauftrags. | Registerkarte Allgemein |
Ende | Das Enddatum des Projektarbeitsauftrags. | Registerkarte Allgemein |
Intern verantwortlich | Der Benutzer, der intern für den Projektarbeitsauftrag verantwortlich ist. Der verantwortliche Benutzer kann Kostenpositionen hinzufügen und den Arbeitsauftrag an den jeweiligen Auftragnehmer weiterleiten. Wenn der Auftragnehmer kein Benutzerkonto hat, ist der interne Verantwortliche dafür zuständig, den Arbeitsauftrag im Namen des Auftragnehmers zu bearbeiten. | Registerkarte Allgemein |
Auftragnehmer | Der Auftragnehmer, an den der Arbeitsauftrag weitergeleitet wird. Der Auftragnehmer muss die mit dem Arbeitsauftrag verbundenen Arbeiten ausführen. Wenn der Auftragnehmer über ein Benutzerkonto verfügt, kann er den Arbeitsauftrag selbst bearbeiten. | Registerkarte Allgemein |
Abschluss der Arbeiten bis | Dieses Feld gibt an, wer für die Ausführung der Aufgabe "Arbeit beendet" zur Bearbeitung des Arbeitsauftrags verantwortlich ist. Dies kann der Auftragnehmer sein (wenn der Auftragnehmer ein Benutzerkonto hat) oder der interne Verantwortliche. Das Feld wird automatisch ermittelt und ist nicht editierbar. | Registerkarte Allgemein |
Arbeitsauftrag per E-Mail senden | Pro Arbeitsauftrag kann entschieden werden, ob der Arbeitsauftrag per E-Mail an den Auftragnehmer weitergeleitet wird. | Registerkarte Allgemein |
Bemerkungen für den Auftragnehmer | Zusätzliche Bemerkungen für den Auftragnehmer. Diese Bemerkungen sind auch in der E-Mail mit dem Arbeitsauftrag an den Auftragnehmer enthalten. | Registerkarte Allgemein |
Geplanter Betrag | Der voraussichtliche/geplante Auftragswert (ohne MwSt.) | Registerkarte Allgemein |
Geplante Mehrwertsteuer | Der erwartete/geplante Mehrwertsteuerbetrag des Arbeitsauftrags | Registerkarte Allgemein |
Geplanter Gesamtbetrag | Erwarteter/geplanter Gesamtbetrag des Auftrags (inkl. MwSt.) | Registerkarte Allgemein |
Betrag | Der tatsächliche Betrag des Arbeitsauftrags (ohne MwSt.) | Registerkarte Allgemein |
MEHRWERTSTEUER | Der tatsächliche Mehrwertsteuerbetrag des Arbeitsauftrags | Registerkarte Allgemein |
Insgesamt | Der tatsächliche Gesamtbetrag des Arbeitsauftrags (inkl. MwSt.) | Registerkarte Allgemein |
ID | Jede neue Arbeitsauftragsposition oder Kostenposition erhält automatisch eine eindeutige ID innerhalb des Arbeitsauftrags. Diese ID ist nicht editierbar. | Kosten umfassen |
Beschreibung | Eine Beschreibung der Arbeitsauftragsposition. Die Beschreibung gibt Auskunft über die auszuführende Arbeit. | Kosten umfassen |
Geplante Menge | Die erwartete/geplante Menge der Arbeitsauftragsposition. Kann eingegeben werden, bevor der Arbeitsauftrag an den Auftragnehmer weitergeleitet wird. | Kosten umfassen |
Tatsächliche Menge | Die tatsächliche Menge der Auftragsposition. Kann vom Auftragnehmer eingegeben werden, um die tatsächlich verwendete Menge zu registrieren. | Kosten umfassen |
Geplanter Preis | Der erwartete/geplante Preis für die Auftragsposition. Kann eingegeben werden, bevor der Arbeitsauftrag an den Auftragnehmer weitergeleitet wird. | Kosten umfassen |
Tatsächlicher Preis | Der tatsächliche Preis der Auftragsposition. Kann vom Auftragnehmer eingegeben werden, um den tatsächlichen Preis zu registrieren. | Kosten umfassen |
Per | Der Plan- und Istpreis gilt pro X Einheiten. Zum Beispiel der Preis pro 1 Stück oder 10 Kilogramm. | Kosten umfassen |
Einheit | Der Plan- und Istpreis gilt pro X Einheiten. Zum Beispiel der Preis pro 1 Stück oder 10 Kilogramm. | Kosten umfassen |
Cur. | Die Währung, die für den Preis gilt. Die Standardwährung des Kunden wird automatisch für den Arbeitsauftrag und alle Arbeitspositionen übernommen. | Kosten umfassen |
MEHRWERTSTEUER | Der Prozentsatz der anwendbaren Mehrwertsteuer für die Auftragspositionen. | Kosten umfassen |
Geplanter Betrag | Der erwartete/geplante Betrag der Auftragsposition (ohne MwSt.) | Kosten umfassen |
Tatsächlicher Betrag | Der tatsächliche Betrag der Auftragsposition (ohne MwSt.) | Kosten umfassen |
Insgesamt | Der tatsächliche Gesamtbetrag der Auftragsposition (inkl. MwSt.) | Kosten umfassen |
5. Automatisierte E-Mails
Sowohl der Projekt-Workflow als auch der Arbeitsauftrags-Workflow können automatisch E-Mails versenden, wenn z.B. eine Workflow-Aufgabe ausgeführt werden muss.
Die folgende Übersicht enthält alle möglichen Standard-E-Mails in diesem Modul. Es hängt jedoch davon ab, ob sie aktiviert sind oder nicht.
Projektablauf:
E-Mail-Inhalt | Wann wird sie verschickt? | Senden an |
|---|---|---|
Eine E-Mail, dass das Projektbudget überprüft werden muss | Wenn die Budgetgenehmigung aktiviert ist, muss das angefragte Projektbudget nach der Übermittlung des Projekts überprüft werden. | Der Projektbudgetgenehmiger im Rahmen des Projekts |
Eine E-Mail, dass die Anpassung des Projektbudgets überprüft werden muss | Wenn die Budgetgenehmigung aktiviert ist, muss die angeforderte Projektbudgetanpassung überprüft werden, nachdem die Anfrage zur Budgetanpassung bestätigt wurde. | Der Projektbudgetgenehmiger im Rahmen des Projekts |
Eine E-Mail, dass das ursprünglich angefragte Projektbudget abgelehnt wurde | Wenn die ursprünglich angefragten Projektmittel abgelehnt werden | Der/die Projektverantwortliche(n) |
Eine E-Mail, dass die angefragte Anpassung des Projektbudgets abgelehnt wurde | Wenn die ursprünglich angefragte Anpassung des Projektbudgets abgelehnt wird | Der/die Projektverantwortliche(n) |
Workflow für Arbeitsaufträge:
E-Mail-Inhalt | Wann wird sie versandt? | Senden an |
|---|---|---|
Eine E-Mail, dass der Arbeitsauftrag bearbeitet werden kann | Wenn der Arbeitsauftrag weitergeleitet wird | Die Arbeitsaufträge Auftragnehmer |
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Die folgenden Artikel richten sich an Anwendungsmanager und Implementierungsberater:
Ausführlichere Informationen zur Implementierung (u. a. wie das Modul aktiviert wird, welche Systemgruppen beteiligt sind, Datenimporte) finden Sie unter: Aktivierung und Information des Moduls Projektmanagement
Weitere Informationen über den Inhalt dieses Moduls, einschließlich detaillierter Beschreibungen einiger Kernkomponenten, finden Sie unter: Modul Projektverwaltung im Abschnitt 'Anwendungsmanager'.